Raadsvoorstel Actualisering privacybeleid

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

2 februari 2023 Actualisering privacybeleid Joerie Minses

Voorstel Het geactualiseerde gemeentelijk privacybeleid (kenmerk 128409-129362) vast te stellen en dit beleid in werking te laten treden met ingang van 1 januari 2023, onder gelijktijdige intrekking van het huidige privacybeleid (kenmerk 26862-33426). Inleiding In 2020 is het huidige privacybeleid vastgesteld. Sindsdien zijn er ontwikkelingen geweest in wet- en regelgeving en in onze organisatie. Ook heeft er in 2021 een evaluatiesessie plaatsgevonden met de Functionaris Gegevensbescherming van een andere gemeente uit de regio. Hieruit is gebleken dat er in ons huidige privacybeleid zaken ontbreken, maar ook dat het beleid beter kan aansluiten op de organisatie. Toegevoegde passages Concreet zijn er zaken toegevoegd aan het beleid, zoals bepalingen over cameratoezicht, het verwerken van bijzondere persoonsgegevens en een verbinding met andere wet- en regelgeving over gegevensbescherming. Wet- en regelgeving naast de AVG Naast de AVG bestaan er nog meer wetten die in acht genomen moeten worden bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit zijn onder meer de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG), de Wet politiegegevens (Wpg) en de Wet basisregistratie personen (BRP). Daarnaast zijn er, afhankelijk van het proces, nog andere wetten van toepassing op een gegevensverwerking.

Om te beoordelen of een verwerking rechtmatig is wordt er altijd gekeken of er naast de AVG nog andere wet- en regelgeving van toepassing is op de gegevensverwerking. Verwerkingen op basis van de wet BRP (Basisregistratie Personen) kennen een eigen regime dat minimaal gelijk is aan of strenger is dan de AVG-regels. Dit heeft tot gevolg dat sommige rechten worden beperkt of uitgesloten. Daar waar de Wet BRP niets regelt gelden de bepalingen van de AVG en de UAVG. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens In artikel 9 van de AVG worden de regels uiteengezet voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. In beginsel is het verwerken van deze categorieën van persoonsgegevens verboden, maar het is toegestaan als de verwerking noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting of in het geval van een zwaarwegend algemeen belang.

Zaak Document

: :

128409 139991

De gemeente Heumen verwerkt in principe alleen bijzondere persoonsgegevens als dit noodzakelijk is om aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen. Cameratoezicht De gemeente Heumen heeft een gerechtvaardigd belang voor het inzetten van cameratoezicht. In en rondom het gemeentehuis zijn camera’s bevestigd. Dit beleid is van toepassing op de camera in het gemeentehuis zelf en de vier camera’s in de parkeergarage. De camerabeelden worden gebruikt voor het beveiligen van het gebouw, de bezittingen van de gemeente en de werknemers of bezoekers. Ook kan cameratoezicht worden ingezet voor het handhaven van openbare orde en veiligheid. In voorkomende situaties kunnen de beelden worden gedeeld met de politie. Tekstuele wijzigingen Daarnaast zijn er veel zaken geschrapt en is het taalgebruik aangepast zodat het beter aansluit op de praktijk van onze organisatie en geschikter is voor publicatie op het landelijke platform (DROP). Beoogd effect Een actueel privacybeleid dat volledig is, beter aansluit op de dagelijkse praktijk en toekomstbestendiger is.

Argumenten 1.1 Het geactualiseerde beleid bevat belangrijke toevoegingen Uit de evaluatie met de FG uit de regio is gebleken dat ons privacybeleid hier en daar toevoegingen kon gebruiken, zoals het omgaan met bijzondere persoonsgegevens, inzet van cameratoezicht, en de relatie met andere wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Met deze actualisatie zijn die zaken toegevoegd. 1.2 Het geactualiseerde beleid sluit beter aan op de dagelijkse praktijk van de gemeente Het huidige beleid bevatte zaken die niet aansloten op onze dagelijkse praktijk, zoals de rol van de privacy officer. Deze functietitel hebben wij formeel niet, werkzaamheden worden uitgevoerd door de adviseur informatiebeveiliging en privacy. Er is in de tekst het nodige geschrapt, zodat het een betere weerspiegeling is van wat de gemeente Heumen kan en doet. 1.3 Het geactualiseerde beleid is qua taalgebruik aangepast en zodoende geschikter voor publicatie op landelijke platformen Het huidige beleid bevatte passages met taalgebruik wat geschikt is voor eigen medewerkers, maar wat minder voor landelijke publicatieplatformen. De tekst is hierop aangepast. A. Het voorstel heeft geen directe raakvlakken met de Strategische Visie.

Wel draagt het hebben van adequaat privacybeleid indirect bij aan ‘natuurlijk veilig’, omdat we daarmee invulling geven aan het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van onze inwoners en andere samenwerkende partijen. 2

Kanttekeningen A. Dienstverlening en gegevensbescherming soms niet compatibel Het komt soms voor dat een bepaalde verwerking van persoonsgegevens wettelijk niet is toegestaan, maar dat het college of managementteam het toch in het belang van de inwoner acht de bepaalde verwerking doorgang te laten vinden. Afwijken van het beleid en daarmee de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is mogelijk mits er een gemotiveerde onderbouwing wordt gegeven en dit is besproken met de FG.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

burgemeester en wethouders

Garmt Kolhorn Gemeentesecretaris

Joerie Minses Burgemeester

Bijlage:  Privacybeleid gemeente Heumen (128409-129362)

3