Raadsvoorstel aanwijzing accountant 2024-2026

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Onderwerp: Wordt behandeld door:

7 november 2024 Aanwijzing accountant Auditcommissie

Voorstel Wij stellen u voor: 1. De opdracht voor de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening 2024, met een wederzijdse optie tot verlenging voor de boekjaren 2025 en 2026 te gunnen aan Crowe Foederer Accountants en Crowe Foederer Accountants aan te wijzen als accountant. 2. Het besluit om Flynth aan te wijzen als accountant voor de accountantscontrole voor de boekjaren 2024-2025 met ingang van 8 november 2024 in te trekken. Inleiding Op 2 februari 2023 heeft u besloten de opdracht voor de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening voor de jaren 2023, 2024 en 2025 definitief te gunnen aan Flynth (voorheen Astrium accountants) voor een vast bedrag van € 69.000 per jaar. Na het gunnen van de opdracht stuurde Flynth een additionele opdrachtbrief voor de jaarrekeningcontrole 2023. Deze kwam niet overeen met de – na meervoudige aanbesteding – uitgebrachte offerte en presentatie hierover. De afgelopen maanden is met Flynth meerdere keren overleg geweest over het verschil van inzicht over het contract 2023 -2025. Het verschil van inzicht ging over de prijs en de uitvoering van de werkzaamheden die niet overeenkwamen met de offerte en de presentatie hierover. Na afloop van het moeizaam verlopen controleproces over 2023 ontvingen wij een naar verhouding hoge meerwerkfactuur voor deze controlewerkzaamheden.

Wij hebben daarom samen met Flynht het controleproces 2023 en de meerwerkfactuur zorgvuldig geëvalueerd. Deze evaluatie heeft er op 4 oktober 2024 uiteindelijk toe geleid dat wij met wederzijds goedvinden de overeenkomst na de jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2023 beëindigen. Beoogd effect Het aanwijzen van Crowe Foederer Accountants (Crowe) als accountant voor de gemeente Heumen Argumenten 1.1 Voldoen aan wettelijke vereisten om een accountant aan te wijzen De gemeenteraad wijst, ingevolge art. 213 lid 2 van de Gemeentewet, een of meer accountants aan als bedoeld in art. 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in art. 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Met het gunnen van de opdracht van de accountantscontrole aan Crowe voldoen wij hieraan en geven wij uitvoering aan onze controlerende taak. Omwille van de zorgvuldigheid ligt ook het besluit voor om het besluit om Flynth als accountant voor de accountantscontrole van de boekjaren 2024 en 2025 aan te wijzen, in te trekken. 1.2 Het aanbesteden van accountantsdiensten Op 4 oktober 2024 is het contract met Flynth wederzijds goedvinden beëindigd. Op dat moment kon pas een aanbestedingsprocedure worden opgestart. Accountants starten begin november de Zaak Document

: :

238418 238420

controlewerkzaamheden voor 2024 op. Een meervoudige onderhandse aanbesteding voor het boekjaar 2024 is niet meer mogelijk. Gezien de positieve ervaringen over de samenwerking met Crowe in de regio is Crowe benaderd om een offerte uit te brengen voor de accountsdiensten 2024 2026, met de mogelijkheid om per jaar op te zeggen. De offerte is getoetst door een selectiecommissie vanuit de auditcommissie. Op 23 oktober 2024 heeft Crowe de offerte aan de hand van een de presentatie mondeling toegelicht aan de selectiecommissie, bestaande uit 3 leden van de auditcommissie, ondersteund door de griffier, de inkoopadviseur en de controller bedrijfsvoering. De presentatie is beoordeeld op de kwaliteit van de presentatie en de beantwoording van vragen, en de invulling van de natuurlijke adviesfunctie en akkoord bevonden. Het bedrag van de offerte biedt ons de mogelijkheid om enkelvoudig onderhands aan te besteden. Dat betekent dat we niet een aanbestedingsprocedure hoeven op te starten en met Crowe de overeenkomst aan kunnen gaan. De wederzijdse optie tot verlenging met 2 boekenjaren (2025 en 2026) geeft ons enerzijds de kans om de samenwerking na 1 jaar te evalueren en anderzijds de mogelijkheid – om binnen de aanbestedingsregels – een samenwerking aan te gaan. De auditcommissie voert deze evaluatie, ondersteund door de organisatie, na 1 jaar uit.

Besluitvormingsproces In de extra auditcommissie op 29 oktober 2024 bespreekt de auditcommissie de beoordeling van de selectiecommissie en het voorstel om Crowe aan te wijzen als de accountant van de gemeente Heumen. Op 7 november neemt de raad op advies van de auditcommissie een besluit. Financiën De opdracht bestaat uit een vast jaarbedrag van 70.000 euro inclusief de grondexploitatie Kanaalzone en inclusief SISA-regelingen. De kosten voor de jaarrekeningcontrole 2023 door Flynth vallen € 40.000 hoger uit dan geraamd. Dit komt door de kosten vanuit de additionele opdrachtbrief, het aantal sisa-regelingen en de reeds gemaakte kosten voor de controlewerkzaamheden 2024. Hierdoor zijn de geraamde uren hoger dan in het contract. Via de maandrapportage wordt het verschil van € 40.000 euro verwerkt in het resultaat van 2024.

De auditcommissie, Voorzitter Edwin Claassen Bijlagen Vertrouwelijk ter inzage: offerte en presentatie Crowe

2