Gemeente Heumen, accountantsverslag

De gemeente stelt zelf extracomptabel een activastaat op. Wij geven u in overweging om de activastaat te integreren in de financiële administratie. Hierbij adviseren wij u tevens om het moment van investeren onderdeel te laten zijn van de activastaat.

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar/ Overlopende activa

De gemeente heeft onder de uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar categorie vorderingen op openbare lichamen verschillende vorderingen opgenomen die formeel een overlopend actief (nog te ontvangen voorschotbedragen) zijn. Een voorbeeld hiervan is de vordering inzake Spuk Oekraïne voor € 1,7 miljoen. Wij adviseren de gemeente bij de verwerking in de financiële administratie onderscheid te maken tussen beide posten door aparte grootboekrekeningen op te nemen.

661077186/RB/2650

Nog te betalen bedragen

Deze worden nu via de crediteuren verantwoord en ten behoeve van de jaarrekening extra comptabel gecorrigeerd. Bij de meeste andere gemeenten zien wij dat deze bedragen (crediteuren en nog te betalen) via aparte grootboekrekeningen worden verantwoord. Dit scheelt jaareinde een extracomptabele aanpassing.

Verwerking in juiste boekjaar

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente facturen die jaareinde worden ontvangen maar betrekking hebben op het volgende boekjaar of begin van het nieuwe boekjaar maar betrekking op het oude boekjaar niet worden verwerkt op basis van de datum van ontvangst maar in het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Formeel gezien is dit niet juist. Gezien de beperkte impact hiervan kunnen wij ons voor dit jaar verenigen met de gehanteerde verwerkingswijze.

32

8.11 Immateriële vaste activa

Bijdragen aan activa in eigendom van derden De gemeente heeft een bedrag van € 6 miljoen aan bijdrage aan activa in eigendom van derden geactiveerd. Het BBV schrijft voor dat de afschrijvingstermijn van deze bijdrage gelijk of korter dient te zijn dan de afschrijvingstermijn die de derden hanteert. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente hier geen zichtbare controle op uitvoert en dat ze hun eigen afschrijvingstermijnen hanteren. Voor de controle 2023 is het noodzakelijk dat de gemeente vaststelt dat het actief waarvoor de bijdrage aan de derden is gedaan nog bestaat alsmede dat de afschrijvingstermijn die gemeente hanteert voldoet aan het BBV. Kosten onderzoek en ontwikkeling Wij hebben vastgesteld dat de kosten voor onderzoek en ontwikkeling conform het BBV zijn verwerkt. Dit betekent dat indien er niet binnen 5 jaar na het maken van de kosten een raadsbesluit is genomen om een grondexploitatie te openen de gemaakte kosten als last worden genomen. Aandachtspunt bij deze systematiek is dat de gemeente lasten naar de toekomst verschuift indien er geen grondexploitatie komt. Voor de Kanaalzone geldt dat de gemeente een subsidie heeft ontvangen die alleen wordt uitgekeerd als er daadwerkelijk woningen worden gerealiseerd. In dit kader is de subsidie voorzichtigheidshalve terecht (nog) niet in mindering gebracht op de gerealiseerde kosten.

Voor alle kosten onderzoek en ontwikkeling geldt dat indien eerder dan 5 jaar duidelijk is geworden dat er geen grondexploitatie ontstaat deze kosten als last verantwoord dienen te worden.

8.12 Vorderingen

Naar aanleiding van de controle zijn de volgende correcties doorgevoerd in de vorderingen: € 123k inzake opvang Oekraïne

De gemeente had in eerste instantie alleen een vordering opgenomen voor het verschil tussen de werkelijke kosten en het reeds ontvangen bedrag. De hoogte van deze vergoeding bedraagt echter een norm bedrag per plek waardoor de opbrengsten en daarmee ook de vordering € 123k hoger diende te zijn.

-/- € 15k inzake onderwijsvertraging

De gemeente had de vordering en daarmee ook de bate voor het gehele toegezegde bedrag (subsidie) verantwoord. Aangezien de opbrengst voor de regeling niet hoger kan zijn dan de gerealiseerde kosten tot ultimo 2022 diende de opbrengst en daarmee ook de vordering naar beneden te worden bijgesteld.

Salderen vordering en schuld € 30k

Voor deze bijdrage was het resterende toegezegde bedrag ad € 30k als vordering opgenomen. Tegelijk was op basis van de bestedingen ook het terug te betalen bedrag van € 22k als schuld opgenomen. Hierdoor was er sprake van balansophoging. Beide bedragen zijn gesaldeerd tot een vordering van € 8k.

Van belang is dat de gemeente op voorhand zelf vaststelt dat baten en lasten juist, conform de subsidievoorwaarden, worden verantwoord alsmede dat de baten niet hoger kunnen zijn dan de gerealiseerde kosten.

661077186/RB/2650

33

8.13 Sociale uitkeringen participatiewet

661077186/RB/2650

Wij hebben middels een gegevensgerichte steekproef vastgesteld of de uitkeringen rechtmatig zijn toegekend alsmede of de hoogte van de vergoedingen juist zijn. Uit de werkzaamheden zijn de volgende bevindingen gekomen: 1.

Voor 2 dossiers hebben wij vastgesteld dat inkomsten niet juist met de uitkering zijn verrekend. Wij hebben deze bevindingen geëxtrapoleerd en doordat de afwijkingen beperkt zijn leidt dit niet tot een materiele fout. Wel willen wij de gemeente adviseren of het proces rondom rechtmatigheidsformulieren kan worden geautomatiseerd zodat de kans op fouten wordt verkleind.

2.

We hebben vastgesteld dat heronderzoek welke vanwege Corona was uitgesteld niet alsnog heeft plaatsgevonden. Hierdoor is er sprake van een formele rechtmatigheidsfout.

34

661077186/RB/2650

Bijlagen

35

Bijlage A – Niet-gecorrigeerde controleverschillen en / of onzekerheden Toleranties t.b.v. foutenevaluatie (getrouwheid en rechtmatigheid)

Fouten

Goedkeuringstolerantie (respectievelijk 1% en 3% van de totale lasten)

€ 500.000

Rapporteringtolerantie fouten en onzekerheden (grens waarboven gerapporteerd wordt aan de Raad)

€

Foutenevaluatie

Onzekerheden

Aard van de fouten

Fouten Getrouwheid

€

1.500.000 €

50.000

50.000

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Onzekerheid inzake prestatielevering Jeugd

€ 529.000

€ 529.000

Onzekerheid inzake prestatielevering WMO

€ 10.000

€ 10.000

€ 539.000

€ 539.000

€ 122.000

Fout inzake aanbestedingen Te lage last/ verplichting jeugd/ WMO

Rechtmatigheid

Onzekerheden

€ 25.000

€ 25.000

€ 25.000

€ 147.000

Bevestiging college Wij hebben van het college een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college bevestigt dat geen sprake is van nietgecorrigeerde fouten die, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening materieel (kunnen) zijn. Conclusie: Bij de jaarrekening 2022 hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt inzake getrouwheid en de rechtmatigheid.

661077186/RB/2650

36

Bijlage B – SiSa - Fouten en onzekerheden 2022 Aangezien wij ten aanzien van de SiSa-regelingen geen fouten en/of onzekerheden boven de rapportagetolerantie zoals die is voorgeschreven in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2022 hebben geconstateerd is, zijn er geen bevindingen in onderstaande tabel opgenomen. Nr.

Specifieke uitkering of overig

A16

Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021

C9

Specifieke uitkering woningbouwimpuls

C32

Specifieke uitkering ventilatie in scholen

C55

Aanpak energiearmoede

C62

Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen

D8

Specifieke uitkering Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022

D14

Middelen inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen

D19

Specifieke uitkering tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden

E20

Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2020-2021

E44B

Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)

661077186/RB/2650

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in Euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

37

E84

Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2022-2023

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2022

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004_gemeentedeel 2022

G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers en de Tijdelijke regeling overbruggingsregeling (Tozo) _gemeentedeel 2022

G10

Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2022

G12

Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire

G13

Regeling specifieke uitkering onderwijsroute

H4

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

H12

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken

Strekking controleverklaring rechtmatigheid

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid

Goedkeurend

661077186/RB/2650

38

Bijlage C – Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met de Nederlandse Corporate Governance Code dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college.

•

Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.

•

Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Flynth wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een audit commissie of bestuur, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen.

Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Heumen in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Flynth beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersings- maatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: •

Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.

•

Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Flynth.

•

Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

•

Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.

661077186/RB/2650

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Heumen Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Flynth, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeente Heumen die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

39