Conceptverslag auditcommissie 20 juni 2023

Error: Reference source not found

VERSLAG

Auditcommissie: Onderwerp:

20 juni 2023 Verslag

Voorzitter: De heer E. Claassen Raadsgriffier: Mevrouw Collombon Aanwezig: De heer L. Jansen (DGH), de heer Van der Cruijsen (GroenLinks), de heer Smeets (VVD), de heer Schoenaker (CDA), de heer Müller-Königkrämer (PvdA), de heer Laenen (D66), de heer Hendriks (De Kiezersclub), de heer Maas (lid rekenkamer) Afwezig: -College: De heer Engels (portefeuillehouder financiën) Ambtelijk: De heer Nekeman (controller bedrijfsvoering), de heer Thijssen (financiën), mevrouw Laarhoven (hoofd afdeling bedrijfsondersteuning) Genodigden: De heer Buiteman en de heer Smit (Flynth accountants) 1. Opening en mededelingen De voorzitter heet de heer Buiteman en de heer Smit van Flynth accountants welkome. Zij zijn aanwezig voor de toelichting op het accountantsverslag 2022. Er is bericht van verhindering ontvangen van de heer Zwaag (DKC), de heer Janssen (PvdA) en de heer Roelofs (voorzitter rekenkamer). Zij worden vervangen door de heer Hendriks (DKC), de heer Müller-Königkrämer (PvdA) en de heer Maas (lid rekenkamer). De heer Smeets vraagt naar de openbaarheid van de stukken en waarom de auditcommissie niet zoals de andere commissies via de livestream te volgen is. De griffier zegt dat de agenda’s en onderliggende stukken zijn openbaar in te zien zijn via de vergaderkalender conform de Woo.

Het accountantsverslag is – omdat dit een concept betreft - op verzoek van de accountant en college alleen ter beschikking gesteld aan de leden en alleen zichtbaar na inloggen. De griffier gaat na waarom de agenda’s en onderliggende stukken niet zichtbaar zijn op de openbare vergaderkalender (actie griffier). Besluit: de auditcommissie zal met ingang van de volgende bijeenkomst via de livestream uitgezonden worden (actie griffier). 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststellen verslag extra auditcommissie 31 januari 2023 Het verslag van digitale extra auditcommissie 31 januari 2023 wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van de actiepuntenlijst: Er volgt een schriftelijke reactie op wanneer het plan van aanpak op de verordeningen volgt (wethouder Engels/controller). Er volgt een schriftelijke reactie op wanneer het collegevoorstel over het percentage rechtmatigheidsverantwoording volgt (wethouder Engels/controller).

Zaak Document

: :

175949 175952

4. Accountantscontrole 2022 De heer Buiteman en de heer Smit lichten het verslag van bevindingen over het boekjaar 2022 toe. De auditcommissie heeft vragen over:  De woningbouwplannen (o.a. kanaalzone), de doorwerking in de weerstandscapaciteit en de extra controle op de bijstandsuitkeringen(de heer Laenen D66).  De 2 keer zo hoge dotatie bij onderhoudsplan sportcentrum Malden; moeten wij dit aanvullen? (blz. 18), een reflectie op de waarnemen bij de prestatieleveringen sociaal domein (blz.13) en de bevindingen managementletter 6.1 bullits “voldoende 2022” voor ICT, ook gezien de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport over ICT, en uitkeringen (de heer Smeets VVD).  Ontbreken goedkeurende controleverklaring sociaal domein en het gemiddelde bedrag per inwoner, kredietoverschrijdingen bij € 100.000,-- vergeleken met andere gemeenten (de heer Müller-Königkrämer PvdA) en het risicomanagement (de heer Van der Cruijsen (GL)  Het opvolgen van de bevindingen op blz 13 over de onderhoudsvoorzieningen/ egalisatievoorzieningen en de rechtmatigheidsverantwoording (de heer Schoenaker, CDA). De accountant licht toe dat bij de woningbouwplannen het ijkpunt 31 december 2022 is en plannen uit 2023 daarom niet zijn opgenomen in de weerstandscapaciteit.

Het advies van de accountant is om de onderhoudsplannen te actualiseren - omdat vanuit het college is aangegeven minder te doteren - en het college opdracht te geven een plan van aanpak hiervoor op te stellen. De accountant van de zorgleverancier controleert of de zorg is geleverd en geeft controleverklaring af. Wat kan de gemeente er zelf aan doen om te controleren dat de zorg daadwerkelijk is geleverd? Er is een notitie over hoe dit te controleren door de gemeente opgesteld, o.a. door het aantal zorgaanbieders te verlagen. De gemeente gaat daar komend jaar verder mee aan de slag. Hij geeft mee aan het college dat diegene die het product levert ook degene is die het controleert. De controller vult aan dat het afgelopen jaar 160 brieven zijn verstuurd aan zorgafnemers met 3 vragen over de geleverde zorg. Dit waren gesloten vragen. De accountant is van mening dat dit gesloten vragen moeten zijn. Wethouder Engels zegt de aanpak te continueren om fraude te controleren. De aandachtspunten voor de onderhoudsvoorzieningen (blz. 13) worden gevolgd. De accountant heeft geconcludeerd dat de uitvoering van de werkzaamheden van de rechtmatigheidsverklaring voor 2022 nog onvoldoende zijn. Voor 2023 wordt gewerkt aan de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant licht toe dat voor beide punten uit de managementletter geldt dat de beheersing niet verminderd is.

De accountant steunt op de risicoanalyse, dit is echter geen fraudeanalyse. ICT is ondergebracht bij Rijk van Nijmegen (IrvN). IrvN heeft geen ISA-verklaring, wat wel gevraagd wordt. IrvN is bezig een ISA-verklaring te regelen. De accountant neem dit punt mee. Wat betreft de extra controle op de bijstandsuitkeringen is sprake van een administratieve fout, waar geen middelen aangekoppeld zijn. De raad heeft in de financiële verordening (artikel 7) afspraken gemaakt wanneer het college toestemming moet vragen voor investeringen. Dit is bij € 100.000. 2

Besluit: de commissie adviseert positief aan de raad; er zijn geen procedurele belemmeringen om de programmarekening 2022 vast te stellen. De voorzitter van de auditcommissie koppelt het besluit terug in de integrale commissie van 27 juni 2023. 5. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen voor de rondvraag. De voorzitter sluit de bijeenkomst om 19.15 uur. De volgende bijeenkomst vindt plaats op dinsdag 19 september om 20.00 uur. Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie van 19 september 2023.

de griffier Nicole Collombon

de voorzitter, Edwin Claassen

3

Actiepuntenlijst Onderwerp – datum Controleprotocol en normenkader 2021, 21-9-2021

Rechtmatigheidsverantwoording 15-12-2021

Actie/toezegging Wethouder Engels gaat na of alle verordeningen die ouder zijn dan 2 jaar geactualiseerd kunnen worden.

Voor de zomer van 2022 volgt een collegevoorstel over het percentage.

Door Controller/ Wethouder

Controller/ Wethouder

Stand van zaken Auditcie 21-6-22: alle verordeningen worden bekeken en een plan van aanpak opgesteld wordt. Eind 2022/begin 2023 volgt vaststelling in de raad. Auditcie 20-6-23: Volgt schriftelijke update. Update 27-7-23: Alle verordeningen die opgenomen zijn in het normenkader worden beoordeeld op actualiteit. De lijst zal worden voorgelegd aan het MT en daarna aan het college. In de auditcommissie van 19 september wordt een overzicht geagendeerd met de verordeningen en de planning wanneer welke verordening wordt geactualiseerd. Voorstel: afvoeren lijst Auditcie 20-6-23: Volgt schriftelijke update Update 27-6-2023: In de raad van september/oktober zal het controleprotocol aan de raad worden voorgelegd. Hierbij zal ook de financiële verordening en de controleverordening worden geactualiseerd. Dit is sowieso nodig voor een juiste implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze is vanaf boekjaar 2023 van kracht. In de auditcommissie van 19 september worden deze documenten besproken. Auditcie 21-6-22: Het college komt met een procesvoorstel over het percentage naar de raad toe en hoe de raad mee te nemen via de bestaande P&C-cyclus en stemt dit voorstel af met de accountant

Voorgenomen

In de auditcommissie

Auditcommissie

Voorstel: afvoeren van de lijst

4

onderzoeksonderwerpen 2024

Openbaarheid stukken en uitzendingen auditcommissie 206-23

van september 2023 stemmen wij de onderwerpen voor de (voorgenomen) onderzoeken rekenkamer 2024/controleprotocol 2023 en artikel 213a collegeonderzoek af. De agenda’s en onderliggende stukken moeten openbaar zijn conform de Woo. Nagaan zichtbaarheid op de openbare vergaderkalender.

Staat vandaag op de agenda.

Griffier

Stukken zijn beschikbaar voor iedereen via de vergaderkalender.

Griffier Met ingang van september 2023 zijn de auditcommissies te volgen via de livestream.

Voorstel: afvoeren van de lijst

De auditcommissie wordt miv september 2023 uitgezonden via de livestream.

5