Briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

Uitgaande correspondentie Gemeenteraad gemeente Heumen (Afschrift aan: College van B&W)

Onderwerp:

Briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

Datum: Uw brief: Ons kenmerk:

8 april 2025

Behandeld door:

232060 Bij beantwoording datum en ons kenmerk vermelden Rekenkamer Heumen

Geachte leden van de gemeenteraad, De rekenkamer Heumen heeft in de periode september t/m november 2024 een quick scan uitgevoerd naar de samenvoeging van het welzijnswerk in de gemeente Heumen. Een quick scan is een oriënterend onderzoek op hoofdlijnen, waarin de belangrijkste kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden centraal staan. Het doel van de quick scan was om na te gaan hoe de besluitvorming over het samenvoegen van het welzijnswerk bij één organisatie is verlopen inclusief de daarbij gehanteerde kaders en doel(en). We hebben onderzocht of de besluitvormingsprocedure heeft voldaan aan de vastgestelde kaders en welke afwegingen en (prestatie)afspraken hierbij zijn gemaakt. Ook hebben we onderzoek gedaan naar de vraag of de besluitvormingsprocedure heeft voldaan aan de verwachtingen van de gemeenteraad en de BurgerAdviesRaad (BAR). Met de resultaten van deze quick scan willen we handvatten bieden om - waar nodig - een helder en transparant besluitvormingsproces beter te faciliteren. En om de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij belangrijke ontwikkelingen te borgen. In dit briefadvies delen we met uw raad onze bevindingen, uitgaande van de onderzoeksopzet. We eindigen deze brief met onze conclusies en aanbevelingen.

1 Achtergrond De gemeenteraad van Heumen heeft in 2021 de Strategische visie 2030 ‘Natuurlijk met iedereen’ vastgesteld. De visie geeft antwoord op de vraag: “Wat voor een samenleving wil Heumen zijn in 2030?”. De visie is een kompas voor de gemeente Heumen voor de komende jaren en geeft richting aan de samenleving die Heumen in 2030 wil zijn. In de visie is als belangrijkste doelstelling geformuleerd: “het behouden en ontwikkelen van een Heumense inclusieve samenleving”. Een samenleving waarin iedereen naar vermogen mee kan doen aan de lokale gemeenschap. Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 1

Een sterke sociale samenleving heeft volgens het college goede ondersteuning nodig vanuit één sterke en herkenbare organisatie voor welzijnswerk. Zodat vanuit één algehele visie een samenhangend welzijnsaanbod ontstaat voor alle inwoners, van jong tot oud. Voorafgaand aan het besluit om het welzijnswerk samen te voegen bij één organisatie heeft de gemeente Heumen in de periode 2018 t/m 2021 samen met welzijnsorganisaties Sterker, Malderburch en Forte Welzijn (tot 2020)/Synthese (vanaf 2020) ingezet op het anders organiseren van haar welzijnsfuncties met als doel dat welzijn in 2021 één voordeur zou hebben voor inwoners. Dit doel is niet bereikt, door o.a. corona en veel personele wisselingen bij de desbetreffende organisaties. Daarnaast is het welzijnsaanbod in deze periode meer kwetsbaar geworden vanwege heroriëntatie bij enkele aanbieders; zo had Malderburch het voornemen haar welzijnstaken af te stoten. Met de komst van een nieuw college in 2022 is het streven naar één organisatie voor welzijnswerk hoog op de agenda geplaatst.

2 Onderzoeksresultaten In deze paragraaf vermelden we onze bevindingen van de quick scan. 2.1 Tijdlijn besluitvormingsproces Na de start van een nieuwe collegeperiode medio 2022, heeft de gemeente Heumen in het najaar 2022 gesprekken gevoerd over de toekomst van het welzijnswerk met de welzijnsorganisaties waar de gemeente op dat moment mee samenwerkt. Het college wil het welzijnswerk herijken waarbij het welzijnswerk wordt geleverd door één brede welzijnsinstelling. Met als doel meer samenhang en samenwerking in plaats van de bestaande versnippering en een duidelijk opdrachtgeverschap vanuit de gemeente, meer gericht op resultaten en effecten in plaats van op activiteiten. Voor het selectieproces heeft het college zes criteria opgesteld. Op basis van de gevoerde gesprekken met betrokken welzijnsorganisaties en de selectiecriteria besluit het college op 1 november 2022 in een niet openbaar collegebesluit1 dat één organisatie het welzijnswerk in de gemeente Heumen gaat realiseren waarbij de voorkeur uitgaat naar Synthese. Het college stemt in met het (niet openbare) projectplan. Het college vraagt de BAR in een adviesverzoek d.d. 1 november 2022 welke aandachtspunten de BAR het college meegeeft voor de uitvoering van het project.

Op 3 november 2022 stelt de raad de programmabegroting vast en daarmee, zoals vermeld bij programma 1 Sociale leefomgeving - Transformatie sociaal domein, de herijking van het welzijnswerk, waarbij het welzijnswerk geleverd zal gaan worden door één brede welzijnsinstelling. Het advies van de BAR verschijnt 29 november. In het advies wordt een aantal aandachtspunten genoemd, veelal op strategisch/tactisch niveau. Op 23 januari 2023 geeft het college per brief een reactie op de genoemde aandachtspunten van de BAR. 1

Het collegebesluit is niet openbaar i.v.m. lopende gesprekken met betrokken organisaties en personele aangelegenheden. De in dit briefadvies vermelde informatie is inmiddels algemeen bekend. Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 2

In de commissievergadering Bestuur en Samenleving d.d. 8 december 2022 staat het vaststellen van de maandrapportage sept./okt. 2022 op de agenda. In deze maandrapportage staat bij het taakveld sociaal domein – overige kosten vermeld dat op 19 oktober tijdens een bestuurlijk overleg met Synthese is overeengekomen dat Synthese op korte termijn een kwartiermaker aanstelt voor het project Naar één organisatie voor welzijnswerk in de gemeente Heumen. Het hiervoor benodigde budget wordt gelijk verdeeld tussen Synthese en de gemeente Heumen. Op 16 januari 2023 wordt de intentieovereenkomst getekend tussen Synthese en de gemeente Heumen. Het doel van de overeenkomst is het formeel bekrachtigen van de intentie om toe te werken naar een langdurige samenwerkingsrelatie tussen partijen rondom de uitvoering van het brede welzijnswerk in de gemeente Heumen. Partijen streven naar een duurzaam partnerschap per 1 juli 2023 op basis van een meerjarige subsidierelatie voor vijf jaar met een jaarlijkse bijsturing op inhoud. Het persbericht over de voorgenomen samenwerking met Synthese verschijnt 2 weken daarna, op 30 januari. Synthese ontvangt 22 juni 2023 de subsidiebeschikking van de gemeente; aan Synthese wordt een jaarlijkse subsidie toegekend voor uitvoering van het brede welzijnswerk: jongerenwerk, buurtsportcoach, mantelzorg en ouderenadvieswerk.

Per 1 juli 2023 wordt de subsidie aan Malderburch voor welzijnsdiensten beëindigd en is de overdracht van deze welzijnsdiensten aan Synthese gerealiseerd. In de periode daarna volgt o.a. een collegebesluit over de doorontwikkeling van de transformatie sociaal domein en ontvangt de gemeenteraad het werkplan van Synthese voor de gemeente Heumen 2024-2027. Dit werkplan wordt tijdens een raadsavond in februari 2024 door medewerkers van Synthese gepresenteerd. Synthese ontvangt de jaarlijkse subsidiebeschikking voor 2024 voor uitvoering van het brede welzijnswerk. En in de programmarekening 2023 staat vermeld: Sinds 1 juli 2023 werken we voor het welzijnswerk met één welzijnsinstelling.2 2.2 Kaders en afwegingen Het college heeft een aantal kaders gehanteerd en afwegingen gemaakt bij de besluitvorming over het samenvoegen van het welzijnswerk bij één organisatie. Beleidskader De Strategische visie 2030 ‘Natuurlijk met iedereen’ uit 2021 en de daarop volgende transformatie sociaal domein vormt het beleidskader voor de samenvoeging van het welzijnswerk. In december 2023 stelt het college de notitie “Doorontwikkeling Transformatie Sociaal Domein 2023-2026” vast. De conceptnotitie is eerder dat jaar besproken met de raad en maatschappelijke partners. Het college wil de sociale basis in de gemeente versterken, met meer preventie en voorliggende voorzieningen.

Deze ambitie is ook de basis voor het werkplan gemeente Heumen 2024-2027 van Synthese. 2

Nog niet voor het algemeen maatschappelijk werk, ondersteuning vrijwilligers, beweegcoach en buurtvervoer; dit volgt later, het project verloopt in fasen. Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 3

Financieel kader De samenvoeging van het welzijnswerk mag niet leiden tot hogere kosten. De toegekende jaarlijkse welzijnsbudgetten voor 2022 vormen het financiële kader. Voor de frictiekosten heeft de raad in de programmabegroting 2024 extra budget toegekend. Afwegingskader Bij de selectie van een welzijnsinstelling heeft het college een pragmatische aanpak gevolgd. Er zijn zes criteria geformuleerd: overnemen van het personeel (mens volgt functie), werkzaam in de gemeente Heumen, werkzaam in een van de buurgemeenten, aanbod van (nagenoeg) alle gewenste welzijnsdiensten, gemeente is er tevreden over, soliditeit en continuïteit. Van de destijds betrokken welzijnspartners waren er nog 2 organisaties in beeld: Synthese en Sterker. Uitgaande van de genoemde criteria ging de voorkeur van het college uit naar Synthese. 2.3 Te bereiken resultaten In de intentieovereenkomst staat vermeld: “De samenwerking is erop gericht de kracht van de gemeenschap en inwoners te versterken en kwetsbare inwoners te ondersteunen waar nodig. (…) Het beleid van de gemeente is het centrale vertrekpunt (het wat), op basis hiervan worden afspraken gemaakt in de vorm van een werkplan: wat zijn prioriteiten, welke thema's worden opgepakt etc. Het werkplan vormt het kader voor de uitvoering van het welzijnswerk.

Binnen dit kader krijgt het welzijnswerk professionele ruimte om vorm te geven aan de lokale uitvoering van de taken om zo een optimaal resultaat te bereiken (het 'hoe').” Het werkplan Synthese 2024-2027 heeft dan ook als basis de Transformatieagenda Sociaal Domein van de gemeente Heumen. In het werkplan beschrijft Synthese met welke activiteiten ze bijdragen aan de realisatie van de 6 speerpunten uit de transformatieagenda. Deze speerpunten zijn: 1. Inwoners van de gemeente Heumen hebben zorg voor elkaar. 2. Inwoners voelen zich vitaal, iedereen telt en doet mee. 3. Ondersteuning is passend en nabij, voor jong en oud. 4. Inwoners hebben mogelijkheden zichzelf te ontwikkelen (met name jeugd). 5. Inwoners zijn tevreden met hun leefomgeving. 6. Voorzieningen en ondersteuning zijn betaalbaar, toegankelijk en kwalitatief goed. In het werkplan worden doelstellingen en activiteiten kwalitatief beschreven, met nadruk op ‘faciliteren’, ‘ondersteunen’ en ‘zelfredzaamheid’. In ons gesprek met de wethouder hebben we gevraagd hoe de gemeente op basis van dit werkplan kan sturen op doelrealisatie. De wethouder gaf aan dat resultaten van welzijnswerk moeilijk tastbaar en bijna niet meetbaar zijn. Het formuleren van KPI’s een paar jaren geleden bij een andere gemeente is niet gelukt. Een leidend motto is ‘Vertrouwen aan de voorkant, controle achteraf’.

Er is 2-3 keer per jaar bestuurlijk overleg waarin ontwikkelingen en resultaten worden besproken en ambtelijk is er 4-6 keer per jaar overleg met meerdere ambtenaren en vertegenwoordigers van Synthese. Operationeel is er vrijwel dagelijks contact en worden de ingezette uren zeer specifiek gemonitord.

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 4

In ons gesprek met de vertegenwoordigers van de raadsfracties gaven de raadsleden aan het moeilijk te vinden hun controlerende rol in te vullen, uitgaande van de kwalitatieve doelstellingen en dat de monitor Sociaal domein niet voldoende informatie aan de raad geeft om te bepalen of het ‘goed gaat’ met het welzijnsaanbod en -gebruik in de gemeente Heumen. 2.4 Verwachtingen raad t.a.v. hun rol in het besluitvormingsproces samenvoeging welzijnswerk In ons gesprek met de vertegenwoordigers van de raadsfracties gaf het merendeel aan dat zij vanuit hun kaderstellende rol meer invloed hadden willen uitoefenen op zowel de keuze voor één welzijnsorganisatie als de specifieke keuze voor de organisatie zelf. Hun overwegingen hierbij zijn dat het brede welzijnswerk een groot deel van de inwoners van de gemeente Heumen raakt, dat het om een aanzienlijk bedrag gaat van momenteel circa € 5 ton per jaar, oplopend naar circa € 7 ton als ook het algemeen maartschappelijk werk wordt overgeheveld en dat de samenwerking met Synthese gericht is op de lange termijn, in ieder geval tenminste 5 jaar. De raad heeft de strategische kaders vastgesteld met de visie ‘Natuurlijk met iedereen’ en er is met de raad gesproken over de invulling van de doorontwikkeling sociaal domein. Maar doelstellingen op dit strategische niveau zijn vaak weinig concreet.

De meeste vertegenwoordigers van de raadsfracties hadden beter in positie gebracht willen worden door een gesprek met het college over de kaders voor de samenvoeging van het welzijnswerk. Wat doen we nu, wat willen we en van welke inhoudelijke kwaliteit? Waarbij ook de meer praktische consequenties in beeld zouden komen. Algemeen geformuleerde doelstellingen zijn lastig controleerbaar, zo werd gesteld. Andere vertegenwoordigers van raadsfracties vonden dat ze hun kaderstellende rol voldoende hebben kunnen invullen. In ons gesprek met de vertegenwoordigers van de raadsfracties kwam naar voren dat de raad beter geïnformeerd had willen worden c.q. wil worden over het verloop van het samenvoegingsproces. Het merendeel van de raadsfracties geeft aan dat het college meer reactief dan proactief informatie met de raad heeft gedeeld. Voornamelijk door het stellen van vragen heeft de raad de gewenste informatie gekregen over inhoudelijke zaken van de samenvoeging welzijnstaken. Volgens de aanwezigen heeft de raad zelf moeten verzoeken om een raadsinformatieavond over het Sociaal domein. Deze raadsinformatieavond, in februari 2024, heeft voldaan aan de verwachtingen en vragen zijn goed beantwoord. De vertegenwoordigers van de fracties geven aan dat ze gedurende de transitie eens per kwartaal over de voortgang en bereikte resultaten geïnformeerd willen worden.

Als de samenvoeging is gerealiseerd, is rapportage via de reguliere P&C-cyclus voldoende. Daarnaast zou de raad een op de gemeente Heumen toegespitst populair jaarverslag van Synthese willen ontvangen. O.a. over activiteiten en trends. Vergelijkbaar met het jaarverslag dat ze van de Bibliotheek, een andere grote subsidiepost, ontvangen. Het college kan dit jaarverslag via een raadsmededeling aanbieden aan raad. 2.5 Juridische toets De rekenkamer heeft getoetst of de besluitvorming over het samenvoegen van het welzijnswerk heeft voldaan aan de externe en interne regelgeving. Dit binnen de reikwijdte van een quick scan.

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 5

De BAR en een aantal raadsleden hebben de vraag of de uitvoering van het welzijnswerk door één welzijnsorganisatie niet aanbesteed had moeten worden. Een eventuele aanbestedingsplicht geldt bij het aangaan van een (inkoop)overeenkomst; bij het aangaan van een subsidierelatie is er geen expliciete aanbestedingsverplichting ingevolge de Awb 3. Gemeenten maken zelf de afweging voor aanbesteden of subsidiëren. Voor deze afweging zijn richtlijnen maar er is ruimte voor eigen interpretatie. Het college heeft aan de hand van het interne 'Afwegingskader inkoop of subsidie' de afweging gemaakt het welzijnswerk te financieren via een subsidierelatie, zoals verwoord in het niet openbare collegebesluit d.d. 1 november 2022. De rekenkamer constateert dat voorheen het welzijnswerk door Malderburch en Sterker ook werd gesubsidieerd en omliggende gemeenten Nijmegen en Wijchen het welzijnswerk ook via (omvangrijke) subsidiebeschikkingen laten uitvoeren. Interne juridische kaders zijn het Mandaatbesluit 2017 en de Subsidieverordening 2018. Bij toetsing van de besluitvorming aan deze kaders zijn de bevindingen van de rekenkamer: Ondertekening intentieovereenkomst “Samenwerking Gemeente Heumen en Stichting Synthese" Zoals bij 2.1. vermeld heeft het college d.d.

1 november 2022 in een niet openbaar collegebesluit besloten dat één organisatie het welzijnswerk in de gemeente Heumen gaat verzorgen waarbij de voorkeur uitgaat naar Synthese. Het bijhorende projectplan wordt vastgesteld. Op basis van dit collegebesluit heeft de portefeuillehouder het mandaat om het projectplan te realiseren en de opdracht uit te zetten in de ambtelijke organisatie. Uit de door ons geraadpleegde collegebesluitenlijsten maken we op dat de intentieovereenkomst niet voorafgaande aan de ondertekening aan het college is voorgelegd. In het mandaatbesluit staat vermeld dat de burgemeester voor het vertegenwoordigen van de gemeente in en buiten rechte mandaat heeft verleend aan de individuele wethouders. Verlenen subsidiebeschikkingen aan Synthese In de subsidieverordening is opgenomen dat het college bevoegd is te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen of het subsidieplafond. Het college heeft het verstrekken van jaarlijkse subsidies op het gebied van Welzijn gemandateerd aan het afdelingshoofd (Mandaatbesluit). Specifieke voorwaarde bij deze mandatering is “Indien deze subsidie is opgenomen in het overzicht in de programmabegroting”.

De rekenkamer constateert dat de jaarlijkse subsidie aan Synthese voor de periode 1 juli t/m 31 december 2023 niet is opgenomen in het subsidieoverzicht in de Programmabegroting 2023 en de jaarlijkse subsidie voor het jaar 2024 niet is opgenomen in het subsidieoverzicht in de Programmabegroting 20244. De betreffende subsidiebeschikkingen zijn verleend door het afdelingshoofd. Het college heeft over de jaarlijkse subsidieverlening aan Synthese geen separaat besluit genomen. De subsidiegelden zijn wel opgenomen in het lastenoverzicht bij Programma 1 Sociale leefomgeving en de uitgaven zijn dus geautoriseerd door de raad.

3 4

Algemene wet bestuursrecht In de Programmabegroting 2024 vermeldt het subsidieoverzicht (bijlage 10) alleen de vrijwilligersorganisaties.

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 6

2.6 Verwachtingen BurgerAdviesRaad t.a.v. hun rol in het besluitvormingsproces samenvoeging welzijnswerk Hoewel de portefeuillehouder in het najaar van 2022 de BAR heeft geïnformeerd op een komende wijziging in de organisatie van het welzijnswerk in Heumen, voelde de BAR zich “onaangenaam verrast” door het adviesverzoek van het college aan de BAR d.d. 1 november 2022. In dit adviesverzoek informeert het college de BAR kort en bondig over het collegebesluit om zo snel als mogelijk één sterke en herkenbare organisatie voor welzijnswerk te realiseren in de gemeente Heumen, die werkt vanuit één integrale visie en zorgt voor een samenhangend en effectief welzijnsaanbod voor inwoners van de gemeente Heumen. De voorkeur van het college voor deze organisatie gaat, op basis van een aantal criteria, uit naar Synthese. Het adviesverzoek luidt: “Welke aandachtspunten geeft de BAR voor de uitvoering mee?” In ons gesprek met een vertegenwoordiging van de BAR wordt naar voren gebracht dat ze ook een adviesaanvraag tegemoet wilde zien over de vorming van één welzijnsorganisatie. Het adviesverzoek aan de BAR is in het bestuurlijk overleg d.d. 15 november 2022 besproken. Kort daarna verschijnt het advies van de BAR. In dit advies benoemt de BAR een aantal aandachtspunten, meer gericht op de voorbereiding van het besluit dan op de uitvoering. De BAR vindt het collegebesluit niet goed onderbouwd.

Volgens de BAR ontbreekt het o.a. aan een goede analyse en aan voldoende argumenten waarom er voor Synthese wordt gekozen. Ook vraagt de BAR zich af of de opdracht niet aanbesteed moet worden. Het antwoord van het college ontvangt de BAR 23 januari 2023, een week na de ondertekening van de intentieovereenkomst tussen de gemeente Heumen en Synthese. De BAR voelt zich hierdoor gepasseerd en vindt, zo blijkt uit ons gesprek, de antwoorden niet toereikend. In het bestuurlijk overleg dat volgt in 2023 is het advies van de BAR, het proces en de reactie van het college besproken maar dit leverde geen afdoende antwoorden op, aldus de BAR. Op onze vraag welke informatie de BAR uit de samenleving ontvangt over de uitvoering van het welzijnswerk door Synthese, is het antwoord dat de BAR de indruk heeft dat er veel verloop van personeel is en dat (mede daardoor) de werkdruk hoog is. Een tekort aan personeel is een probleem van deze tijd, maar zorgt er volgens de BAR voor dat Synthese in een aantal Heumense werkgroepen regelmatig ontbreekt of niet is vertegenwoordigd. Specifiek geldt dat bijvoorbeeld bij het nieuwe inlooppunt van de gemeente Heumen dat moeizaam verloopt. De BAR maakt zich zorgen over het overbrengen van het algemeen maatschappelijk werk naar Synthese en vraagt zich af of de organisatie deze uitbreiding goed kan opvangen.

Om de verwachtingen van de BAR over hun rol in het besluitvormingsproces in perspectief te kunnen plaatsen, heeft de rekenkamer de verordening Burgerparticipatie geraadpleegd. In de verordening staat o.a.: Artikel 3.1 Taken De burgeradviesraad heeft tot taak het gevraagd en ongevraagd adviseren aan burgemeester en wethouders over alle onderwerpen die de vorming, de uitvoering, de controle en evaluatie van het gemeentelijk beleid betreffen ten aanzien van het sociaal domein.

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 7

Artikel 4.3 Adviesrecht De burgeradviesraad heeft adviesrecht in de beleidsfases: visievorming, beleidsvoorbereiding, ontwerpen beleidsplan, vaststellen verordeningen en beleidsuitvoering, waarbij in de fase beleidsvoorbereiding waar mogelijk coproductie zal plaatsvinden binnen door het college vastgestelde taakstellende kaders. Het college stelt de burgeradviesraad op een zodanig tijdstip in de gelegenheid advies uit te brengen, dat er een daadwerkelijke invloed mogelijk is op de besluitvorming. De gemeente geeft hierbij van tevoren de financiële, juridische en beleidsmatige kaders aan. De rekenkamer constateert dat het college slechts beperkt heeft voldaan aan hetgeen in de verordening staat vermeld. In ons gesprek met de wethouder gaf de wethouder aan dat de BAR een gewaardeerd adviesorgaan is, dat het advies ter harte is genomen, maar dat het college een advies terzijde kan leggen.

3 Conclusies en aanbevelingen De rekenkamer heeft met de quick scan Samenvoeging welzijnswerk de vraag willen beantwoorden hoe de besluitvorming over het samenvoegen van het welzijnswerk bij één organisatie is verlopen inclusief de daarbij gehanteerde kaders en doel(en). Uit de in dit briefadvies vermeldde tijdlijn blijkt dat het college het anders organiseren van het welzijnswerk in de gemeente Heumen zeer voortvarend heeft opgepakt. In een tijdsbestek van ongeveer een half jaar (juli 2022 – januari 2023) heeft het college besloten om te streven naar één organisatie voor welzijnswerk, zijn hierover gesprekken gevoerd met de destijds betrokken welzijnspartners, heeft het college de keuze gemaakt voor Synthese, is een projectplan vastgesteld, is op hoofdlijnen overeenstemming bereikt met Malderburch en Sterker over het (op termijn) overhevelen van hun welzijnstaken voor de gemeente Heumen naar Synthese en is op hoofdlijnen overeenstemming bereikt met Synthese. Met als resultaat het ondertekenen van een intentieovereenkomst tussen Synthese en de gemeente Heumen gericht op een langdurige samenwerkingsrelatie voor het uitvoeren van het brede welzijnswerk in de gemeente Heumen.

De rekenkamer heeft waardering voor deze voortvarendheid, maar concludeert op basis van ons onderzoek ook dat deze voortvarendheid ten koste is gegaan van de kaderstellende rol van de raad en van de adviesrol van de BAR. De zorgvuldigheid van de politiek bestuurlijke besluitvormingsprocedure inzake het samenvoegen van het welzijnswerk is o.i. hiermee tekort gedaan. De raad liep in haar kaderstellende rol achter de feiten aan; op het moment dat de raad de programmabegroting vaststelde op 3 november 2022 en daarmee het kader vaststelde voor de herijking van het welzijnswerk, namelijk één uitvoeringsorganisatie, had het college 2 dagen eerder in een niet openbaar collegebesluit besloten dat één organisatie het welzijnswerk in de gemeente Heumen gaat realiseren waarbij de voorkeur uitgaat naar Synthese. Ook is met dit besluit het bijhorende projectplan vastgesteld en heeft het college tegelijkertijd een adviesverzoek aan de BAR verzonden. Daarnaast waren de gesprekken met Synthese al in een vergevorderd stadium, op 19 oktober 2022 is met Synthese overeengekomen een kwartiermaker aan te stellen voor het project. Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 8

De rekenkamer vindt dat gezien de reikwijdte van welzijnswerk binnen een gemeente, het budget van circa € 7 ton en de beoogde lange termijn samenwerking met Synthese, de raad in de gelegenheid had moeten zijn om een grotere kaderstellende rol te vervullen dan een éénregelig besluit in de programmabegroting. Dit komt ook uit ons gesprek met de vertegenwoordigers van de raadsfracties naar voren, de meeste aanwezigen hadden beter in positie gebracht willen worden inzake de besluitvorming over de samenvoeging van het welzijnswerk. Dat de raad achter de feiten aanliep, komt ook door de beperkte informatievoorziening van het college aan de raad over de samenvoeging van het welzijnswerk bij Synthese. Uit ons onderzoek blijkt dat door een aantal factoren, nl. een niet openbaar collegebesluit, geen separaat collegebesluit over de intentieovereenkomst, geen collegebesluit over de subsidiebeschikking aan Synthese voor de 2de helft van 2023 en het ontbreken van Synthese in het subsidieoverzicht in de programmabegroting 2024, veel relevante informatie (onbedoeld) buiten het zicht van de raad is gebleven. In de commissievergadering Bestuur en Samenleving d.d. 8 december 2022 is n.a.v. technische vragen over de maandrapportage door de portefeuillehouder een korte toelichting gegeven en het college heeft technische vragen beantwoord n.a.v. het persbericht eind januari 2023.

Zoals in dit briefadvies vermeld, had de raad meer proactief geïnformeerd willen worden over het samenvoegingsproces van het welzijnswerk. Dat gebeurde pas bij de raadsinformatieavond in februari 2024 over Synthese, die naar tevredenheid is verlopen. Naast een kaderstellende rol heeft de raad ook een controlerende rol. Het college wil het welzijnswerk meer gaan aansturen op resultaten en effecten i.p.v. aansturen op activiteiten. In het werkplan van Synthese wordt aangesloten op de kwalitatief en ambitieus geformuleerde speerpunten uit de Transformatieagenda Sociaal Domein en zijn doelstellingen en activiteiten kwalitatief beschreven. Voor de raad zijn kwalitatieve doelstellingen moeilijk te controleren, ook omdat de raad op afstand staat van Synthese. Het college heeft regelmatig bestuurlijk overleg met Synthese en er is veel ambtelijk overleg. Om de controlerende rol van de raad beter te faciliteren, sluit de rekenkamer aan bij hetgeen in het groepsgesprek met raadsleden naar voren is gebracht, nl. meer frequente voortgangsinformatie over het transitieproces en jaarlijks een inhoudelijk verslag van Synthese. De BAR, het onafhankelijk adviesorgaan van het college, heeft haar adviesrol maar beperkt kunnen uitoefenen blijkt uit ons onderzoek. En liep daarbij ook achter de feiten aan.

Het adviesverzoek van het college aan de BAR is verstuurd op dezelfde dag dat het college het besluit nam over de samenvoeging van het welzijnswerk en dit te beleggen bij Synthese. De BAR heeft niet alleen adviesrecht in de beleidsuitvoering maar ook in de beleidsvoorbereidende fasen, zo staat in de verordening Burgerparticipatie, met zelfs een optie voor coproductie in de beleidsvoorbereiding. Het college heeft in de voorbereiding van het samenvoegingsbesluit welzijnswerk geen advies gevraagd aan de BAR en de BAR had voorafgaande aan het besluit vrijwel geen informatie om een ongevraagd advies uit te kunnen brengen. Daarnaast staat in de verordening dat de BAR tijdig en met voldoende informatie het adviesverzoek van het college ontvangt zodat invloed op de besluitvorming mogelijk is. Door de snelheid van de besluitvorming door het college is het in de verordening geschetste adviesproces om burgerparticipatie vorm te geven binnen het sociaal domein, niet mogelijk geweest inzake de samenvoeging van het welzijnswerk. Terwijl welzijnswerk, zoals eerder genoemd, veel burgers raakt. Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 9

Aanbevelingen De aanbevelingen van de rekenkamer zijn gericht op het versterken van de informatiepositie van de raad zodat de raad beter in staat is haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen. 1. Het college te verzoeken om niet openbare collegebesluiten 1 keer per jaar te toetsen of de besluiten inmiddels wel (grotendeels) openbaar kunnen worden gemaakt. De raad hierover procesmatig jaarlijks te informeren. Deze aanbeveling sluit aan bij de Wet open overheid met daarin opgenomen een inspanningsverplichting om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken. 2. Het college te verzoeken om adviezen van de BAR, zowel gevraagd als ongevraagd, en de antwoorden van het college op deze adviezen, ter kennisname aan de raad te verzenden. Deze aanbeveling versterkt ook de positie van de BAR. Specifiek inzake samenvoeging welszijnswerk 3. Het college te verzoeken om het niet openbare collegebesluit d.d. 1 november 2022 openbaar te maken. De reden voor niet openbaarheid zijn o.i. of niet meer van toepassing (lopende gesprekken) of er kan tekst worden weggelakt (personele aangelegenheden). Deze aanbeveling geeft de raad meer inzicht in het dossier en ondersteunt de raad bij haar controlerende rol inzake het welzijnswerk. 4.

Het college te verzoeken om gedurende de transitie van het welzijnswerk de raad eens per kwartaal over de voortgang en bereikte resultaten te informeren en het college te verzoeken om aan Synthese de opdracht te geven om jaarlijks een op de gemeente Heumen toegespitst populair jaarverslag op te stellen en deze met de raad te delen. De laatste aanbeveling raakt deze quick scan zijdelings en betreft de rechtmatigheid van de subsidieverlening professionele welzijnsorganisaties. Omdat in de programmabegroting 2024 het subsidieoverzicht van de professionele welzijnsorganisaties ontbrak en het college geen separaat besluit over deze subsidies heeft genomen, heeft de subsidieverlening 2024 aan Synthese niet voldaan aan hetgeen in de subsidieverordening en het mandaatbesluit staat vermeld. Ook in de programmabegroting 2025 zijn de professionele welzijnsorganisaties niet in het subsidieoverzicht opgenomen. Ons advies aan de raad is om er op toe te zien dat de subsidieverlening 2025 aan de professionele welzijnsorganisaties rechtmatig verloopt.

Bijlagen Bijlage 1: Bronvermelding Bijlage 2: Onderzoeksopzet Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college Bijlage 4: Nawoord rekenkamer

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 10

Bijlage 1: Bronvermelding Geraadpleegde documenten - Strategische visie ‘Natuurlijk met iedereen’, 2021 - Coalitieakkoord 2022-2026 ‘Inwoners centraal – Natuurlijk samen’ - Collegebesluit, niet openbaar, 01-11-2022 - Adviesverzoek aan BAR “Aandachtpunten bij uitvoering plan Naar één organisatie voor welzijnswerk in de gemeente Heumen”, 01-11-2022 - BAR advies “Structuurwijziging naar één organisatie voor welzijn”, 29-11-2022 - Intentieovereenkomst “Samenwerking Gemeente Heumen en Stichting Synthese”, 16-01-2023 - Brief gemeente aan BAR “Reactie gemeente Heumen op het BAR-advies Structuurwijziging naar één organisatie voor welzijn”, 23-01-2023 - Persbericht “De gemeente Heumen en welzijnsorganisatie stichting Synthese gaan intensieve samenwerking aan”, 30-01-2023 - Collegebesluit “Beantwoording vragen nieuwsbericht Intensieve samenwerking Synthese en gemeente Heumen”, 28-02-2023 - Raadsmededeling “Beantwoording vragen PvdA over Intensieve samenwerking tussen welzijnsorganisatie Synthese en gemeente Heumen”, 01-03-2023 - Beantwoording technische vragen van de PvdA ‘Intensieve samenwerking Synthese’, 09-03-2023 - Werkplan gemeente Heumen juli 2023 t/m december 2023 Synthese, juni 2023 - Subsidiebeschikking Synthese 2023, 22-06-2023 - Collegebesluit “Notitie Doorontwikkeling Transformatie Sociaal Domein 2023-2026”, 12-12-2023 - Werkplan gemeente Heumen 2024-2027 Synthese, november

2023 - Subsidiebeschikking Synthese 2024, 09-02-2024 - Algemene subsidieverordening gemeente Heumen, 2018 - Mandaatbesluit Heumen, 2017 - Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Heumen, 2017 - Afwegingskader inkoop of subsidie, 2022 - Verordening Burgerparticipatie, 2015 - Besluitenlijsten collegevergaderingen 01-10-2022 t/m 01-10-2024 - Programmabegrotingen 2023-2026 en 2024-2027 - Programmarekening 2023 Gesprekken gevoerd met 17-09-2024 afdelingshoofd Sociale Leefbaarheid beleidsmedewerker Welzijn 16-10-2024 wethouder Zorg en Welzijn, in aanwezigheid van beleidsmedewerker Welzijn 17-10-2024 vertegenwoordiging van de raadsfracties: PvdA, DKC, VVD, DGH, GroenLinks en D66 11-11-2024 vertegenwoordiging van de BurgerAdviesRaad voorzitter en lid Geraadpleegde websites Pianoo.nl Expertisecentrum Aanbesteden, ministerie van Economische Zaken Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 11

Bijlage 2: Onderzoeksopzet 1

Achtergrond

De gemeente Heumen is in januari 2023 een intensieve samenwerking aangegaan met stichting Synthese voor de (op termijn) algehele uitvoering van het welzijnswerk. Afspraken hierover zijn vastgelegd in een intentieovereenkomst die door beide partijen op 16 januari 2023 is ondertekend. Voorheen boden meerdere organisaties welzijnswerk aan in de gemeente Heumen. Malderburch bood ouderenwerk aan en mantelzorgondersteuning. Het algemeen maatschappelijk werk komt van Sterker. En bij de gemeente Heumen zelf zijn ook enkele welzijnswerkers in dienst, zoals een buurtsportcoach en beweegcoach. Dat gaat de komende jaren veranderen. In verschillende fases gaan de komende jaren onderdelen van het welzijnswerk naar Synthese. Synthese verzorgt sinds 2020 het jongerenwerk in de gemeente Heumen. Volgens het college heeft een sterke sociale samenleving goede ondersteuning nodig vanuit één organisatie. Daarmee wordt het samenwerken gestimuleerd en dit komt ten goede aan de inwoners. In de regio Noord- en Midden-Limburg heeft Synthese ervaring in het brede welzijnswerk. Het streven is om alle welzijnswerkers en vrijwilligers in de gemeente Heumen te behouden zodat de ondersteuning van inwoners goed doorloopt. De gemeentelijke (subsidie)budgetten voor het welzijnswerk blijven hetzelfde.

De rekenkamer voert deze quick scan uit omdat, zoals in ons Onderzoeksplan 2024 vermeld, raadsleden vraagtekens hebben bij de doelen van de overgang en bij de concrete afspraken en beoogde resultaten van de inzet van de geselecteerde welzijnsorganisatie. De BurgerAdviesRaad (BAR) heeft vraagtekens bij het gevolgde besluitvormingsproces en of het beoogde doel voldoende duidelijk is. Het College zag de samenvoeging van het welzijnswerk hoofdzakelijk als een uitvoeringskwestie. Deze quick scan is dus vooral gericht op de rollen van college, raad, resp. adviesorgaan (BAR) bij het samenvoegen van subsidies voor uiteenlopende doelgroepen aan één organisatie.

2

Doel quick scan

Het doel van de quick scan is om na te gaan hoe de besluitvorming over het samenvoegen van het welzijnswerk bij één organisatie is verlopen inclusief de daarbij gehanteerde kaders en doel(en). We willen onderzoeken of de besluitvormingsprocedure heeft voldaan aan de vastgestelde kaders en welke afwegingen en (prestatie- en/of resultaat-)afspraken hierbij zijn gemaakt. Ook willen we onderzoeken of de besluitvormingsprocedure heeft voldaan c.q. voldoet aan de verwachtingen van de gemeenteraad en de BAR. Met de resultaten willen we handvatten bieden om - waar nodig - een helder en transparant besluitvormingsproces beter te faciliteren (good governance). En om de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij belangrijke ontwikkelingen te borgen.

De onderzoeksvragen zijn: 1. Welke besluiten zijn wanneer en door wie genomen over het samenvoegen van het welzijnswerk en de keuze voor Synthese? (tijdlijn besluitvormingsproces) Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 12

2. Welke kaders en afwegingen zijn gehanteerd bij samenvoegen van welzijnswerk bij één organisatie? 3. Hoe is de keuze voor Synthese tot stand gekomen en welke inzet en concrete resultaten zijn met Synthese afgesproken? 4. Welke kaders geeft de subsidieverordening bij het verstrekken van (grote) subsidies? 5. Welke handvatten biedt de P&C-cyclus voor rolverdeling tussen college en raad bij belangrijke ontwikkelingen in de uitvoering van beleid? 6. Welke rol is weggelegd voor adviesorgaan als de BAR bij dit soort beslissingen?

3

Aanpak

De aanpak bestaat uit de volgende stappen: • Analyse van documenten die de gemeente beschikbaar stelt. • Analyse van subsidieverordening en spelregels P&C-cyclus. • Interviews met ambtelijk medewerker, vertegenwoordiger van de BAR, de portefeuillehouder en een groepsinterview met 1 vertegenwoordiger van elke raadsfractie. • Opstellen van een conceptrapport. • Ambtelijk wederhoor en voorleggen conceptrapport voor feitelijke toets aan vertegenwoordiging van de BAR. • Opstellen conclusies en aanbevelingen. • Bestuurlijk wederhoor. • Afronding van eindrapport en verzending aan de raad. • Presentatie en bespreking eindrapport in commissievergadering. Planning De quick scan start in september 2024, begin november vindt hoor- en wederhoor plaats waarna de quick scan voor einde 2024 wordt afgerond. Tijdsinzet De geplande tijdsinzet voor deze quick scan is als volgt: Stap Tijdsinzet (in uren) Analyse gemeentelijke documenten Analyse subsidieverordening, P&C-cyclus Interviews (4, voorbereiding, terugkoppeling) Opstellen conceptrapport Feitelijke toets door gemeente en BAR Conclusies en aanbevelingen Bestuurlijk wederhoor en afronding rapport Totaal geschatte tijdsinzet

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

6 2 8 10 PM 2 2 Circa 30

p. 13

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 14

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 15

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 16

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 17

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 18

Bijlage 4: Nawoord rekenkamer De rekenkamer bedankt het college voor de bestuurlijke reactie op ons briefadvies naar aanleiding van de quick scan Samenvoeging welzijnswerk. Uit de bestuurlijke reactie spreekt dat het college de bevindingen en conclusies van de rekenkamer herkent en grotendeels onderschrijft. We zijn het met u eens dat er een verschil is tussen de raad en de BurgerAdviesRaad (BAR) in relatie tot de rekenkamer. Er blijft wel een meer principieel verschil van mening tussen college en rekenkamer over de vraag of het samenvoegen van het welzijnswerk onderdeel van de uitvoering is of onderdeel van de kaderstellende rol van de raad. Maar in de bestuurlijke reactie geeft het college ook aan dat de raad uitgebreider geïnformeerd had moeten worden tijdens het besluitvormingsproces over de samenvoeging van het welzijnswerk eind 2022. En het college neemt zich voor om de raad in de komende fasen van de samenvoeging uitgebreider te informeren. De rekenkamer is van mening dat, als de raad over meer informatie beschikt, zij desgewenst haar kaderstellende rol naar zich toe kan trekken. De rekenkamer is verheugd om te lezen dat het college onze aanbevelingen uit het briefadvies overneemt. Het is aan de raad om te besluiten of zij gedurende de transitie van het welzijnswerk eens per kwartaal of halfjaarlijks over de voortgang en bereikte resultaten geïnformeerd wil worden.

Wij adviseren de raad, voor zover aanbevelingen worden overgenomen, om de uitvoering daarvan actief te volgen.

Rekenkamer Heumen - briefadvies quick scan Samenvoeging welzijnswerk

p. 19