Bijlage VII Toelichting Verordening op de raadscommissies gemeente Heumen 2021

Verordening op de raadscommissies 2021 gemeente Heumen 2021 – Toelichting Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Behoeft geen nadere toelichting.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling Artikel 2 Instelling raadscommissies In lid drie van het artikel is geregeld dat de commissies in gezamenlijkheid kunnen vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer onderwerpen betrekking hebben op beide commissies of wanneer het gezien het aantal onderwerpen op de agenda efficiënter is deze in één vergadering te behandelen. Het presidium kan bij het bepalen van de voorlopige agenda hiertoe besluiten. Artikel 3 Taken De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.

In de praktijk gebeurt dit over het algemeen op voorstel van het presidium. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken. Artikel 4 Samenstelling De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat alle raads- en commissieleden lid zijn van de via het reglement ingestelde raadscommissies. Daarnaast is in lid twee het maximum aantal leden per fractie per thema aangegeven dat deel mag nemen aan de beraadslaging. Per thema worden de fracties door maximaal 2 leden vertegenwoordigd. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (derde lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het vierde lid zelfs verplicht de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘commissielid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het vierde lid).

Uit het vierde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar 1

moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Artikel 5 Voorzitter De raad benoemt de commissievoorzitters. Op grond van artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet kan alleen een raadslid als voorzitter van een raadscommissie worden benoemd. Mogelijk komt deze verplichting via de Gemeentewet te vervallen om gemeenteraden de ruimte te geven om niet raadsleden te benoemen als commissievoorzitter. Het is dan aan de raad hier nadere regels over te stellen via de verordening op de raadscommissies. Via het eerste lid is hierin al voorzien. Artikel 26 van de Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 5 opgenomen. Ingevolge het tweede lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Artikel 6 Zittingsduur en vacatures De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid. Artikel 7 Griffier en commissiegriffier Dit artikel regelt dat er bij vergaderingen van de commissie een op de griffie werkzame ambtenaar aanwezig is in de rol van commissiegriffier om de commissie te ondersteunen. Via lid 3 is vervanging geregeld in geval van afwezigheid van de commissiegriffier. Vervanging vindt in de regel plaats door een op de griffie werkzame ambtenaar. In uitzonderlijke situaties - waarin geen op de griffie werkzame ambtenaar beschikbaar is – biedt dit artikel de commissie de mogelijkheid om hiervoor een bij de gemeente Heumen werkzame ambtenaar aan te wijzen.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen Paragraaf 1 voorbereiding Artikel 8 Vergaderfrequentie Behoeft geen nadere toelichting. Artikel 9 Oproep en agenda Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In het eerste lid en het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de 2

commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door het presidium. De instelling en taken van het presidium zijn geregeld in het ‘Reglement van orde en andere werkzaamheden 2021 Gemeente Heumen. Artikel 10 Ter inzage leggen van stukken Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Doorgaans worden stukken op elektronische wijze aangeboden. Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. Als stukken niet elektronisch beschikbaar zijn, worden deze in het gemeentehuis ter inzage gelegd. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd.

Op verzoek van de commissieleden kan de griffier inzage aan hen verlenen. Artikel 11 Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hierin wordt expliciet vastgelegd op welke wijze de aankondiging van een vergadering van een commissie plaatsvindt.

Paragraaf 2 Vergadering Artikel 12 Presentielijst De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. Artikel 13 Opening vergadering en quorum Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 13 voorziet hierin. Indien tenminste een meerderheid van de fracties aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid). Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 15 Spreekrecht burgers Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het 3

besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de verordening op de raadscommissies 2021 gemeente Heumen. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Het spreekrecht geldt alleen voor alle onderwerpen. De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. Als ‘redelijke termijn’ hanteren wij 4 uur. De totale beschikbare tijd is 30 minuten. Ook is er in Heumen een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burger hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden. Op basis van het tweede lid zijn benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over deze onderwerpen de belangen van kandidaten, al dan niet in uitoefening van hun ambt of functie, kunnen schaden. In het vijfde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn wordt 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden.

Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Artikel 16 Mededelingen commissieleden en college Het college heeft op basis van artikel 169, lid 2 Gemeentewet een (actieve) informatieplicht. Dit artikel geeft collegeleden ruimte voor het doen van (korte en bondige) actuele mededelingen als instrument om invulling te geven aan de actieve informatieplicht. Zodoende wordt dit als een vast agendapunt geagendeerd bij commissievergaderingen. Daarnaast hebben ook commissieleden de mogelijkheid om bij dit agendapunt mededelingen te doen in de commissie. Artikel 17 Voeren van het woord Behoeft geen nadere toelichting. Artikel 18 Aantal spreektermijnen Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Artikel 19 Voorstellen van orde Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering. Artikel 20 Handhaving orde en schorsing Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 5 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de 4

handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het derde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 28. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 21 Deelname aan beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen. Artikel 22 Advies: geen stemmingen Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester.

Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Artikel 23 Afsprakenlijst Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze waarop de afsprakenlijst wordt vastgesteld. Het maken van een afsprakenlijst is niet verplicht. Een voorstel tot verandering kan worden ingediend zolang de afsprakenlijst niet is vastgesteld. De commissiegriffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de commissie. Daarom is de commissiegriffier aangewezen om de afsprakenlijst op te stellen en deze, samen met de commissievoorzitter, te ondertekenen. Naast schriftelijke verslaglegging wordt er ook gebruik gemaakt van ggeluidsopnamen. In de afsprakenlijst wordt vermelding gemaakt van het advies aan de raad en de fracties die aangegeven hebben een stuk als bespreekpunt te willen agenderen. Ook wordt de motivatie hiervoor opgenomen.

Hoofdstuk 4: Besloten vergadering Artikel 24 Algemeen: toepassing verordening op besloten vergaderingen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. 5

De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Artikel 25 Afsprakenlijst besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier. Artikel 26 en 27 (Opheffing) geheimhouding De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. In het geval van Heumen is deze laatste echter niet relevant omdat alle raadsleden ook lid zijn van de ingestelde raadscommissies.

Hoofdstuk 5: Toehoorders en pers Artikel 28 Toehoorders en pers Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin. Artikel 29 Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tvstations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Behoeft geen nadere toelichting.

6