Bijlage VI Toelichting Verordening raadscommissie gemeente Heumen 2026

Toelichting ‘Verordening raadscommissies gemeente Heumen 2026’

In deze toelichting worden alleen de bepalingen behandeld die een nadere toelichting behoeven. Voor definities wordt verwezen naar artikel 1 van de verordening.

Artikel 2. Instelling commissies In lid 2 van het artikel is geregeld dat de commissies in gezamenlijkheid kunnen vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer onderwerpen betrekking hebben op beide commissies of wanneer het gezien het aantal onderwerpen op de agenda efficiënter is deze in één vergadering te behandelen. Het presidium kan bij het bepalen van de voorlopige agenda hiertoe besluiten.

Artikel 3. Taken De taken van de commissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de wet . De commissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigen beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de commissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De commissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar de commissie bepaalt of een voorstel aan de commissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In de praktijk gebeurt dit over het algemeen op voorstel van het presidium. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een commissie wordt besproken.

Artikel 4. Commissieleden Commissieleden worden benoemd door de raad op voordracht van een fractie. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies.

Artikel 82, lid 3, van de wet schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigende politieke groeperingen. Commissieleden dienen aan dezelfde eisen te voldoen als het raadslid. Op grond van lid 3 moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 15 en 89 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en bepaalde functies niet mogen vervullen. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht – de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘commissielid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet. Om de raadsfracties goed te kunnen ondersteunen in het raadswerk worden commissieleden, voor zover wettelijke bepalingen en het Reglement van Orde van de gemeenteraad zich daar niet tegen verzetten, zoveel als mogelijk gelijkgesteld met raadsleden. Aan commissieleden wordt in beginsel dezelfde informatie ter beschikking gesteld als aan raadsleden. Dit brengt eveneens de plicht met zich mee om, conform artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, geheimhouding te betrachten van de gegevens waarvan het commissielid het vertrouwelijke of geheime karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.

Commissieleden ondersteunen de raadleden in hun werk, maar zijn geen raadsleden, en hebben dientengevolge niet dezelfde bevoegdheden en instrumenten. Opzegging van het commissielidmaatschap geschiedt schriftelijk.

Artikel 5. Samenstelling commissie De raad bepaalt de samenstelling van de commissies. Wel schrijft artikel 82, lid 3, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft lid 1 voor dat alle raads- en commissieleden lid zijn van de via de verordening ingestelde commissies. Daarnaast is in lid 2 het maximum aantal leden per fractie per agendapunt aangegeven dat deel mag nemen aan de beraadslaging. Per agendapunt worden de fracties door maximaal twee leden vertegenwoordigd. Door de samenvoeging van de thema’s Bestuur en Samenleving zijn er dan twee leden per fractie voor het thema Bestuur en twee leden per fractie voor het thema Samenleving in de commissie Bestuur en Samenleving.

In de commissie Ruimte zijn de fracties vertegenwoordigd met twee leden. De verhoudingen in de commissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

Artikel 6. Commissievoorzitter De raad benoemt de commissievoorzitters. Op grond van artikel 82, lid 4, van de wet kan alleen een raadslid als voorzitter van een commissie worden benoemd. Mogelijk komt deze verplichting via de wet te vervallen om gemeenteraden de ruimte te geven om niet raadsleden te benoemen als commissievoorzitter. Het is dan aan de raad hier nadere regels over te stellen via deze verordening. Via het eerste lid is hierin al voorzien. Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 6 opgenomen. Ingevolge lid 3 is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Het einde van het voorzitterschap is geregeld in de leden 4 en 5.

Artikel 7. Commissiegriffier Dit artikel regelt dat er bij commissievergaderingen de (plaatsvervangend) griffier aanwezig is in de rol van commissiegriffier om de commissie te ondersteunen. In uitzonderlijke situaties – waarin geen (plaatsvervangend) griffier beschikbaar is – biedt lid 2 de commissie de mogelijkheid om hiervoor een bij de gemeente Heumen werkzame ambtenaar aan te wijzen.

Artikel 9. Oproep en agenda Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn commissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de commissievergadering. In de leden 1 en 2 gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de

commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Als omtrent stukken op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van leden 1 en 2 onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door het presidium. De instelling en taken van het presidium zijn geregeld in het Reglement van Orde van de gemeenteraad.

Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken Informatie is voor eenieder digitaal beschikbaar, tenzij er geheimhouding is opgelegd. In dat geval kunnen commissieleden de stukken schriftelijk inzien. De burger kan alle openbare stukken digitaal raadplegen via de gemeentelijke website. In het uitzonderlijke geval dat de burger hiertoe niet in staat is, kan hij via de griffie deze schriftelijk inzien. Informatie is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid. Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal, zoals agenda’s, verslagen, (concept) adviezen en magneetbanden, verkrijgen de status van document in de zin van de Wet open overheid. Onder de informatie als bedoeld in lid 3 van dit artikel wordt verstaan: geheime documenten en de zogenaamde ‘achterliggende’ documenten, waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Aan commissieleden wordt in beginsel dezelfde informatie ter beschikking gesteld als aan raadsleden.

Dit brengt eveneens de plicht met zich mee om, conform artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, geheimhouding te betrachten van de gegevens waarvan het commissielid het vertrouwelijke of geheime karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke informatie, waarop geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document

aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde documenten toch in de openbaarheid komen. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij de griffier ter inzage gelegd. Op verzoek van raadsleden kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Artikel 11. Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, lid 5, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht. Hierin wordt expliciet vastgelegd op welke wijze de aankondiging van een commissievergadering plaatsvindt.

Artikel 12. Presentielijst De presentielijst en de ondertekening door de commissievoorzitter en griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de commissieleden te kunnen vaststellen.

Artikel 13. Opening vergadering; quorum Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 13, lid 1, voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is en de leden de presentielijst hebben getekend, kan worden vergaderd. Lid 3 voorziet in een regeling voor een nieuwe commissievergadering, indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van fractie/leden de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de commissievoorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe commissievergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee commissievergaderingen zitten, mag ervan uit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen conform lid 2. Overigens ligt het in de rede dat de

commissievoorzitter overlegt met de commissie over de datum van een nieuwe commissievergadering.

Artikel 14. Orde van de vergadering Ieder lid van de commissie heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een ordevoorstel is aan de commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de commissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, lid 4, van de wet is hierop niet van toepassing). Een ordevoorstel betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een overleg of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 15. Spreekrecht Het spreekrecht is een manier om inwoners en maatschappelijk partijen meer te betrekken bij de besluitvorming in de raad. Het spreekrecht geldt voor alle onderwerpen, zolang deze relevant zijn voor de gemeente Heumen. Sprekers melden zich aan bij de griffie. In lid 4 is ervoor gekozen om een maximale tijd van 30 minuten voor het spreekrecht in te ruimen. Iedere spreker krijgt maximaal 5 minuten de tijd voor zijn betoog. Daarbij wordt in principe de volgorde van aanmelding aangehouden. Bij meer dan zes sprekers is er gelegenheid voor de overige sprekers om hun bijdrage schriftelijk in te dienen. Op basis van lid 2 zijn ‘benoemingen, keuzen, voordrachten, aanbevelingen van personen of besluiten van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of (hoger) beroep openstaat of heeft opengestaan’ uitgesloten van het spreekrecht. Omdat inspraak over deze onderwerpen de belangen van kandidaten, al dan niet in uitoefening van hun ambt of functie, of de belangen van de gemeente kunnen schaden.

Artikel 16. Mededelingen leden van de commissie en college Leden van de commissie hebben de mogelijkheid om bij dit agendapunt mededelingen te doen in de commissie, bijvoorbeeld als terugkoppeling van hun functie als vertegenwoordiger van de raad bij een regionaal orgaan als een agendacommissie. Het college heeft op basis van artikel 169, lid 2, van de wet een (actieve) informatieplicht. Dit artikel geeft collegeleden de ruimte voor het doen van

(korte en bondige) actuele mededelingen om invulling te geven aan de actieve informatieplicht. Zodoende wordt dit als een vast agendapunt geagendeerd bij commissievergaderingen.

Artikel 18. Aantal spreektermijnen Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de leden van de commissie in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe conform lid 1 uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij een raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 6, lid 3 onder b, opgenomen. Op basis van lid 2 kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de commissievoorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de commissievoorzitter de commissievergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag, kan hem de toegang tot de commissievergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 26. Om te bevorderen dat leden van commissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, bepaalt artikel 82, lid 5, van de wet dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van commissies. Hierdoor zijn leden van commissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de commissievergadering zeggen of schriftelijk overleggen.

Dit geldt voor zowel raads- als commissieleden.

Artikel 20. Deelname aan beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, lid 5, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van commissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een commissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden van de commissie, de commissievoorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 20, gelezen in samenhang met artikel 82, lid 5, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de gemeentesecretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden van de commissie. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een ordevoorstel te doen.

Artikel 21. Advies; geen stemmingen Door gebruik van het woord beslissen in lid 1, kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een commissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college of de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen.

Artikel 22. Afsprakenlijst en opname Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze waarop de afsprakenlijst wordt vastgesteld. Het maken van een afsprakenlijst is niet verplicht. Een voorstel tot verandering kan worden ingediend, zolang de afsprakenlijst niet is vastgesteld. De commissiegriffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de commissie. Daarom is de commissiegriffier aangewezen om de afsprakenlijst op te stellen en deze, samen met de commissievoorzitter, te ondertekenen. Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een beeld- of geluidsopname van de commissievergadering met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen en een besluitenlijst.

In de afsprakenlijst wordt vermelding gemaakt van het advies aan de raad en de fracties die aangegeven hebben een stuk als bespreekpunt te willen agenderen. Ook wordt de motivatie hiervoor opgenomen.

Artikel 23. Toepassing verordening Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn, kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en ordevoorstellen. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing daarvan strijdig is met het besloten karakter van de commissievergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- of geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten commissievergadering en het behandelde, zal een commissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgeheven.

Artikel 24. Afsprakenlijst besloten vergadering Op grond van artikel 82, lid 5, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Hierin wordt voorgeschreven dat van een besloten commissievergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt lid 1 dat het verslag van een besloten commissievergadering voor commissieleden ter inzage ligt bij de griffier.

Artikel 25. Geheimhouding Schriftelijke informatie die met een commissie wordt gedeeld en waarin raadsleden zitting hebben, moet ook met de gehele raad worden gedeeld (artikel 88, lid 5, van de wet). Mondelinge informatie die in een besloten commissievergadering ter kennis van de aanwezigen komt, is geheim, tenzij de commissie anders beslist. De geheimhoudingsplicht van deze mondelinge informatie geldt van rechtswege. Op het moment dat het college tijdens de besloten commissievergadering geheime informatie mondeling deelt met de aanwezigen, dan is de regel dat die informatie ook met de gehele raad moeten worden gedeeld, niet

van toepassing. De geheime informatie is immers niet aan de commissie verstrekt, maar enkel mondeling medegedeeld. Als door de commissie geheime informatie aan een ander bestuursorgaan wordt verstrekt, wordt daarbij vermeld dat op de betreffende informatie geheimhouding rust. Naast de commissie is ook de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen ten aanzien van informatie waar een door de raad ingestelde commissie geheimhouding heeft opgelegd.

Artikel 26. Toehoorders en pers Artikel 26, leden 1 en 2, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Dit artikel voorziet hierin.

Artikel 27. Geluid- of beeldregistraties Aangezien de commissievergaderingen in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- of beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten commissievergadering betreft.