Bijlage IV Memo informatie en advies gemeenschappelijke adviescommissie

Memo

Aan

Leden Agendacommissie MGR Datum Opgesteld door, telefoonnummer Onderwerp Informatie en advies gemeenschappelijke adviescommissie In ons overleg van 4 maart jl. heeft u om een advies gevraagd op de vragen uit de motie van de raad van de gemeente Mook en Middelaar (zie bijgevoegd). Ook is gevraagd te onderzoeken of de werkwijze van een auditcommissie aansluit bij de werkwijze van een gemeenschappelijke adviescommissie. Wijzing Wet gemeenschappelijke regelingen1 Artikel 24a van de Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt o.a. het volgende: Op voorstel van de raden van de deelnemende gemeenten gezamenlijk stelt het Algemeen Bestuur (AB) van een openbaar lichaam een gemeenschappelijke adviescommissie in die het AB van advies kan voorzien, de besluitvorming van de raden van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de regeling kan voorbereiden of de raden van advies kunnen voorzien (bijv. kunnen de leden helpen bij het voorbereiden van de zienswijze voor hun eigen raden). Het AB van het openbaar lichaam regelt de bevoegdheden, de taken en werkwijze van de commissie, nadat de raden de gelegenheid hebben gehad om hun wensen en bedenkingen te geven.

Kennissessie wijziging Wgr 21 maart 2023 In deze kennissessie is de heer Richters (Capra juristen) ingegaan op de zelfreflectie van de agendacommissie en de scenario’s, voor- en nadelen voor het instellen van een regionale gemeenschappelijke adviescommissie/regionale agendacommissie. In de huidige wet kan het AB, op voorstel van het Dagelijks Bestuur (DB), vaste adviescommissies instellen voor advisering aan het DB. De advisering kan gaan om bepaalde belangen, een bepaald deel van belangen of taken. In de nieuwe Wgr stelt het AB de commissie in (art. 24a Wgr). Er is geen sprake van een bevoegdheidsoverdracht. De commissie bestaat alleen uit raadsleden. Zij ontvangen een extra vergoeding voor het werk. De raden moeten het unaniem eens zijn over het instellen van een regionale adviescommissie, anders is er geen verplichting voor het AB tot instelling. De commissieleden worden in een vroegtijdig stadium betrokken bij voorgenomen besluiten door het AB/DB. De leden kunnen ook zelf aandacht voor een onderwerp vragen en daarover gezamenlijke standpunten voorbereiden en daarover adviseren (Mvt Wgr)2. Vragen dictum motie gemeenteraad Mook en Middelaar De raad van Mook en Middelaar acht het daarom belangrijk alvorens een besluit tot het instellen van een regionale adviescommissie te nemen, dat een goede afweging plaatsvindt van doel, capaciteit en middelen.

Hierbij dient ook inzichtelijk te zijn: 1

Staatsblad 2022, 18 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl)

2

Memorie van Toelichting. 1

Memo

Wat de gevraagde inzet van de raadsleden gaat worden? De gevraagde inzet hangt af van de gewenste kwaliteit die de raden verwachten van de leden die zij benoemen in de adviescommissie. Een meer inhoudelijke bijdrage in de commissie vraagt om inzet en deskundigheid bij de leden. De mate waarin een lid zich inzet ligt bij het lid zelf net als de wijze waarop een lid zich voorbereid op het debat in zijn eigen gemeenteraad. Door meer budget voor het secretariaat3 van de regionale adviescommissie ter beschikking te stellen kan een secretaris meer ondersteuning bieden bij het voorbereiden van de stukken met oplegadviezen en daardoor leesbaarder maken van de stukken voor de delegatieleden. De delegatieleden scheelt dit in voorbereidingstijd bij het lezen en doorgronden van de stukken. Het huidige ondersteuningsbudget is € 20.000 euro, waaronder 4 uur per week voor het voeren van het secretariaat. Bij een verdubbeling van het budget naar 8 uur per week (€ 40.000) kan de secretaris naar verwachting voorbereidende advieswerkzaamheden vervullen. De leden van de gemeenschappelijke adviescommissie kunnen een vergoeding ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie, in redelijke verhouding tot het lidmaatschap (art. 96 en 98GW). Voor een bijzondere commissie ontvangen de leden een maximale bijdrage van € 139,90.

De huidige samenstelling in de regionale agendacommissie betreft een delegatielid en een plaatsvervangend delegatielid, benoemd door elk van de 7 raden Rijk van Nijmegen. Deze vertegenwoordiging kan ook voor de regionale adviescommissie gehandhaafd worden. Wat de consequenties voor de raden en de (termijnen van) besluitvormingsprocessen gaan zijn? In de huidige regeling stuurt het AB de begroting en de jaarstukken jaarlijks voor 1 april aan de raden. Voor 15 juli stelt het AB jaarlijks de begroting en jaarstukken vast. In de voorgestelde regeling worden dezelfde termijnen gehanteerd. De huidige agendacommissie bepaalt aan de hand van een jaarkalender (o.b.v. het informatieprotocol waarin de begrotings- en verantwoordingsmomenten staan) de frequentie van de bijeenkomsten (in 2024, 6 vergaderingen) en de agendapunten. De voorgestelde regionale commissie adviseert het AB en baseert zich op de agendaonderwerpen van het AB en de genoemde jaarkalender. In 2024 vergadert het AB vijf keer. De agenda’s van het AB worden ongeveer 2 weken voor de vergadering gepubliceerd /openbaar. Een regionale adviescommissie zal haar jaarkalender en vergaderfrequentie ook baseren op de verantwoordingsmomenten uit het informatieprotocol MGR.

Om als commissie vroegtijdig bij de besluitvorming van het AB/DB betrokken te worden, zal daarnaast nagedacht worden over de vraag of het AB (en daaraan voorafgaand het DB) meer tijd inruimt voor de thema’s vanuit de raden, voordat besluitvorming plaatsvindt. Een termijnagenda is daarbij een belangrijk instrument. Aan de hand van een termijnagenda kunnen de leden ook thema’s aandragen of agenderen, voordat deze in AB/DB geagendeerd worden. Door dit anticiperen wordt ook rust gecreëerd welke ten goede komt van de werkdruk. Wat de meerwaarde ten opzichte van de huidige agendacommissie is? Geïnspireerd op de werkwijze van een (audit)commissie is een commissie belast met de voorbereiding van de besluitvorming in de regionale raden. Bijvoorbeeld door het bepalen van de informatieve kwaliteit van de tussentijdse rapportages en verslagen, en het toezicht houden op de doorgevoerde verbeteracties. Voor meerdere aspecten kan een gemeenschappelijke adviescommissie aansluiten bij de werkwijze van een (audit)commissie, waarmee rekening te houden is dat de delegatieleden raden vertegenwoordigen. Een gemeenschappelijke adviescommissie kan het AB en de raden hetzij op verzoek als ook uit eigen beweging adviseren over de procesmatige aspecten van onder meer de planning- en3

De werkzaamheden & taken van de secretariaatsvoering staan beschreven in het RvO RAC MGR.

Memo

controlcyclus, de ontwerpbegroting en de lange termijnagenda-onderwerpen. Ook kunnen de leden vanuit de kaderstellende en controlerende rol van de raden adviezen geven, zodanig dat de raden weten wat belangrijk is en op welke thema’s te letten. De commissie neemt geen besluiten en behandelt geen politieke standpunten. De adviezen kunnen gaan over de betrokkenheid tussen raden lokaal en samenwerking regionaal. Zo zouden leden kunnen signaleren welke thema’s regionaal spelen en welke gemeentelijke ambities er zijn en vervolgens de raden adviseren over de verbinding hiertussen (bijv. bij invulling van de regionale bijeenkomsten). Een voorbeeld van een regionale adviescommissie die vooruitlopend op de nieuwe WGR ingesteld is, is de regionale adviescommissie Hart van Brabant4. Leden van deze commissie geven aan dat de formalisatie er ook toe leidt dat zij serieuzer worden genomen door het Dagelijks Bestuur. Dat geeft de gemeenteraad vervolgens weer het gevoel dat de raden meer in de pap te brokkelen hebben en daarmee meer vertrouwen dat zij sturing kunnen geven. 

hoe groot het risico is dat raadsleden die geen deel uitmaken van een regionale adviescommissie op achterstand komen te staan. Het tegendeel is waar, de betrokkenheid en de kennis van de raden wordt vergroot. De vergaderingen en de vergaderstukken/besluitenlijsten van de regionale adviescommissie zijn openbaar. De bijeenkomsten kunnen live uitgezonden worden en zijn daardoor naderhand terug te zien. De agendaonderwerpen worden voorzien van advies(brieven) vanuit het secretariaat. Bij onderwerpen die in een gemeenschappelijke adviescommissie aan bod komen ligt de focus op proces en informatievoorziening en niet op partijpolitiek. De nadruk kan gelegd worden op datgene dat voor de regionale samenwerking van belang is en de toon en kleur kunnen aangepast worden aan de behoefte van de raden.

Behandeling zienswijze toestemming wijziging Wgr MGR raden Rijk van Nijmegen Gemeente Berg en Dal

Gemeente Beuningen

Gemeente Druten

Gemeente Heumen

Gemeente Mook en Middelaar

Gemeente Nijmegen

Gemeente Wijchen

College

23 april

23 april

23 april

Informeren/ Opiniërend/ Commissie

30 mei (IC WGR)

22 mei

Informerend 23 mei

Raadsvergadering

6 juni

5 juni

13 juni

4

“Andere regio’s kijken stiekem mee hoe we dat hier regelen met de RAC” - Regio Hart van Brabant (regiohartvanbrabant.nl)