Bijlage III Controleverslag accountant

Hoewel de toekomstige financiële impact van de uitbraak van Covid-19 ten tijde van het opmaken van deze jaarrekening niet duidelijk is, is het college van mening dat op basis van de thans beschikbare informatie, de inmiddels genomen maatregelen en de huidige liquiditeitspositie, dat de bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerde continuïteitsveronderstelling niet materieel wordt beïnvloed. 11.9. Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet. Deze normen dient de gemeenteraad zelf nader in te vullen en te concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het College belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het College inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV.

Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft door de accountant niet in alle gevallen te worden meegewogen in zijn oordeel. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer: 1. kostenoverschrijdingen die zijn gecompenseerd door direct gerelateerde baten; 2. kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid en 3. kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen CONCEPT

32

moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant deze kostenoverschrijdingen niet betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het College in de jaarrekening moet aangeven dat de raad deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid kijkt de accountant naar de lastenoverschrijdingen per programma (indien van toepassing in relatie met de batenoverschrijding). Op twee programma’s is een begrotingsoverschrijding op de lasten geconstateerd, welke de rapportagetolerantie overschrijdt. Daarnaast zijn sommige individuele investeringskredieten overschreden. De begrotingsoverschrijdingen zijn in de tabel hierna opgenomen:

Lastenoverschrijding programma

Begrotingsafwijking

Onrechtmatig, telt niet mee in oordeel

Programma 2 Fysieke leefomgeving

€ 40.363

✓

Programma 3 Financiën en organisatie

€ 787.797

€ 631.999

Investeringskredieten

€ 17.816

Onrechtmatig telt wel mee in oordeel

€ 155.798 € 17.816

De overschrijdingen zijn goed herkenbaar in de jaarrekening opgenomen (vermeld in paragraaf Beoordeling begrotingscriterium en Bijlage 2 van de jaarrekening)). De belangrijke overschrijdingen zijn hieronder toegelicht en zijn op basis van de uitgangspunten in de kadernota rechtmatigheid niet meegenomen in het eindoordeel inzake de rechtmatigheid.

CONCEPT

33

Programma 2 Dit betreft voor het grootste deel de kosten afvalbeheer voor € 30.000. De kosten van verwerking grofvuil zijn hoger dan ingeschat als gevolg van de Coronacrisis waardoor meer afval wordt aangeboden. Hiertegenover staan de opbrengsten van de milieustraat die € 39.000 hoger zijn. De overschrijding van de lasten wordt daarmee gecompenseerd door een overschrijding van de baten in positieve zin van de begroting. Derhalve telt deze overschrijding niet mee voor ons oordeel. Programma 3 Het merendeel van de overschrijding wordt veroorzaakt door hogere dotaties aan voorzieningen om te voldoen aan de verslaggevingsregels. Derhalve telt deze overschrijding niet mee voor ons oordeel. Een bedrag van € 155.798 is veroorzaakt door hogere inhuur van personeel. Van die categorie heeft de gemeente vastgesteld dat dat die overschrijdingen ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de Raad. Investeringskredieten De overschrijding van de investeringskredieten voor een bedrag van € 17.816 bestaat uit diverse kleine overschrijdingen. Door de gemeenteraad is geen (tussentijdse) goedkeuring gegeven op deze overschrijdingen van de investeringskredieten, waardoor deze overschrijdingen (voor alsnog) wel meetellen in de oordeelsvorming voor de rechtmatigheid.

Conclusie: De begrotingsoverschrijdingen zijn getoetst aan de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. In totaal €173.614 van de begrotingsoverschrijdingen tellen mee in ons rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening 2020. Wij geven het college en de gemeenteraad in overweging mee om de overschrijding van investeringskredieten middels een indemniteitsprocedure voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening 2020 alsnog goed te (laten) keuren door de gemeenteraad. Indien de totstandkoming en toekomstige herstelmaatregelen ten aanzien van deze investeringskredieten expliciet worden goedgekeurd door de gemeenteraad voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening, dan telt deze overschrijding namelijk niet mee voor ons rechtmatigheidsoordeel.

CONCEPT

34

11.10. Rechtmatigheidsverklaring college Over de jaarrekening 2021 van gemeenten zal – zoals het er nu naar uitziet – door het College van Burgemeester en Wethouders een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening moeten worden opgenomen. Het huidige BBV, het BADO en overige notities worden hierop in de komende tijd aangepast. De accountant zal zijn/haar oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt. Er komt geen apart rechtmatigheidsoordeel meer in de controleverklaring. Voor nadere details verwijzen wij naar de BADO notitie Rechtmatigheidsverantwoording.

CONCEPT

35

12. VRAGEN VANUIT DE AUDIT COMMISSIE Wij hebben voorafgaand aan de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geen specifieke onderzoeksvragen ontvangen vanuit de audit commissie.

CONCEPT

36

Bijlage A – Niet-gecorrigeerde controleverschillen Aard van de fouten

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Overschrijding begroting en investeringskredieten Niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen

€ 173.600 € 60.700

n.v.t. € 60.700

Totaal fouten

€ 234.300

€ 60.700

Aard van de onzekerheden

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Onzekerheden prestatielevering sociaal domein Jeugdwet en WMO Onzekerheden in de bedrijfsvoering van de SVB inzake de PGB (Jeugd en WMO) voor de gemeente Heumen

€ 30.700

€ 30.700

€-

€-

Totaal onzekerheden

€ 30.700

€ 30.700

Wij hebben van het College een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het College bevestigt dat geen sprake is van niet- gecorrigeerde fouten die, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening materieel (kunnen) zijn. De totale omvang van de fouten is lager dan de tolerantie van 1% van de totale lasten (€ 426.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze goedkeurende controleverklaring. De totale omvang van de onzekerheden is lager dan de tolerantie van 3% van de totale lasten (€ 1.278.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Deze overschrijding zal leiden tot een beperking in de controleverklaring.

CONCEPT

37

Bijlage B – Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met de Nederlandse Corporate Governance Code dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het College en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Astrium beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersings- maatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: • Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.

• Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Astrium. • Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

CONCEPT

• Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. • Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Astrium wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een audit commissie of algemeen bestuur, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken.

Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Astrium, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

38

Bijlage C – Overzicht met de belangrijkste afkortingen EMITA

Executive master of IT-auditing

RA

Registeraccountant

RE

Register EDP-auditor

WMO

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

VIC

Verbijzonderde Interne Controle

PGB

Persoonsgebonden budget

SVB

Sociale Verzekeringsbank

BBV

Besluit Begroting en Verantwoording

vGRP VNG

Verbreed Gemeentelijk Riolerings Plan Vereniging van Nederlandse Gemeenten

AO/IB VPB

Administratieve organisatie en interne beheersing Vennootschapsbelasting

WNT

Wet Normering Topinkomens

SiSa

Single information Single Audit

BW

Burgerlijk Wetboek

CONCEPT

39

www.astriumoverheidsaccountants.nl

CONCEPT

40