Bijlage II MGR RvN - ontwerpjaarrekening 2023
Tekst van het document
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
23
Winkelsteeg; een dynamisch woon- en werkgebied. Financieel Voor 2023 hebben we van de gemeenten een bijdragen ontvangen van € 37,1 miljoen (hierin is het voordelig resultaat reeds verwerkt). Van het rijk heeft onze regio een bedrag van € 37,3 ontvangen. Daarmee is er voor het eerst geen aanvullende bijdrage vanuit de gemeenten nodig geweest op de uitvoering van de sociale werkvoorziening. Wij gaan graag met de gemeenten in gesprek om te bezien hoe we dit overschot op een zinvolle wijze kunnen inzetten voor de onderkant van de arbeidsmarkt.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
24
ICT Rijk van Nijmegen ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) beheert, exploiteert en ontwikkelt de technische ICT-infrastructuur (inclusief telefonie) van en voor de gemeenten in de regio Rijk van Nijmegen, WerkBedrijf en de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN). Daarnaast verzorgen we voor gemeente Nijmegen, WerkBedrijf en ODRN een groot deel van het functioneel beheer. We doen dat op verzoek ook voor (primaire) procesapplicaties van de overige deelnemende gemeenten. In 2023 hebben we expliciet onze missie geformuleerd: “We zijn er om álle ambtenaren van de gemeentelijke organisaties in onze regio in staat te stellen om hún dienstverlening naar burgers in te richten en uit te voeren”. Samen bereik je meer dan ieder voor zich. Daar geloven wij in en dat hebben we vertaald in kernwaarden en strategische doelen voor 2024 en volgende jaren. De kracht van iRvN zit daarbij in haar mensen. Hun kennis, kunde en betrokkenheid is wat ons slagvaardig maakt en daar willen we in blijven investeren. We zijn in 2023 gestart met het opstellen van een strategisch HR-beleid, waarin wij onze speerpunten verwerken om deze kracht te behouden en te blijven ontwikkelen daar waar nodig.
Evaluatie, opdracht en organisatieontwikkeling In 2023 heeft iRvN een organisatieontwikkeling doorgevoerd. De opdracht die aan iRvN is meegegeven, om verder door te ontwikkelen als een professionele ICT-dienstverlener, vraagt een hoger volwassenheidsniveau. Het iRvN-product is een integraal totaal van devices, beveiligde infrastructuur, technisch en functioneel beheer en van dienstverlening. Dat maakt de onderlinge samenwerking steeds belangrijker, zowel binnen iRvN als ook met de deelnemers. Vanaf 1 januari 2023 zijn we gaan werken met een organisatorische middenlaag van vijf teamleiders. Zij hebben een grotere beslissingsbevoegdheid dan voorheen de coördinatoren hadden. Het doel van deze operationele/tactische middenlaag is om de autonomie te vergroten, om zo beslissingen in de operatie meer bij het proces te beleggen. Het maakt de kwaliteit van de beslissingen beter en het verhoogt de betrokkenheid (en daarmee de kwaliteit van het werk), wanneer je zelf grotere invloed kunt uitoefenen op het werk. Er worden vanaf 2023 drie verantwoordelijkheidsgebieden onderscheiden: • Dienstverlening • (ICT) Beheer en Beveiliging • Samenwerken en Innovatie
De eerste twee verantwoordelijkheidsgebieden betreffen voornamelijk alle operationele iRvN(beheer)activiteiten en de kwaliteitsbewaking daarvan. Samenwerken en Innovatie richt zich meer op de ontwikkelingen bij de gemeenten en de gewenste ICT-innovaties. Het gaat daarbij om de vertaling en begeleiding van de daaruit voortkomende iRvN-activiteiten. We lichten 2023 toe op basis van deze drie gebieden en noemen een aantal in het oog springende zaken. HR en online leerplatform In 2023 is veel aandacht besteed aan het begeleiden en ondersteunen van de nieuwe teamleiders in hun rol. Er is actief ingezet op zeswekelijkse intervisie op het gebied van leiderschap en om de overgang van coördinator naar leidinggevende goed en op maat te kunnen maken. Begeleiding en opleiding zijn daarbij belangrijk geweest in 2023. Er is een aanbesteding geweest voor een online leerplatform, dat nu geïmplementeerd wordt om in de volle breedte de doorontwikkeling van medewerkers nog meer te kunnen ondersteunen. Duurzaamheid In 2023 is een ambitie Duurzaamheid vastgesteld om onze CO2-footprint te verminderen. In 2024 vertalen we de ambities naar concrete acties.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
25
Dienstverlening Rapportages en Power BI In 2023 zijn we verder gegaan met het doorontwikkelen van onze Servicerapportage (voorheen de DienstenLandKaart) met behulp van Power BI. Er is een uitgebreide rapportagestructuur ontstaan, die bijdraagt aan inzicht over onze dienstverlening voor zowel iRvN zelf als voor de organisaties waar iRvN voor werkt. In de accountgesprekken en de kwartaalgesprekken die gevoerd worden, spelen deze rapportages een steeds grotere rol bij het gezamenlijk monitoren van de voortgang. SelfService portal Voor de gebruikers is regionaal een digitaal SelfService portal uitgerold. Door middel van dat portaal kunnen gebruikers zelf gemakkelijk en snel meldingen doen en de afhandelingsvoortgang monitoren. Ook kunnen zij, op een moment dat zij zelf kiezen, handleidingen en instructies raadplegen/downloaden en diverse aanvragen doen. Communicatie In 2023 hebben we verbeteringen doorgevoerd in onze interne en externe communicatie om iRvN steeds zichtbaarder te laten zijn. Zo hebben
wij ons Intranet ontwikkeld in Sharepoint en hebben op die manier een centrale plek gecreëerd voor onze informatievoorziening van en naar de medewerkers. Daarnaast is veel aandacht besteed aan het meenemen van de deelnemers en eindgebruikers in onze processen, onder andere door middel van een periodieke nieuwsbrief. Roll based werken De iRvN-systemen die we gebruiken voor het beheren van alle accounts en de bijbehorende rechten zijn allemaal gekoppeld aan de P-systemen van de gemeenten. Het liefst kennen we die rechten toe op basis van ‘rollen’. Dat vraagt aan de kant van gemeenten een ‘roll based’-aanpak. In 2023 zijn de technische randvoorwaarden regionaal ingevuld om Identity en Access Management roll based te kunnen laten verlopen. Service Level Management De doorontwikkeling heeft bij de afdeling Dienstverlening gezorgd voor extra structurele formatie op het gebied van Service Level Management. Dat doen we om de dienstverlening van iRvN, in de breedste zin, continu af te stemmen op de verwachtingen van de gemeenten. En vooral ook om een continu verbeterproces te implementeren waarin we actief blijven zoeken naar verbetering in onze dienstverlening.
MS365 Gemeenten gebruiken MS365 niet als doel op zich, maar om met behulp van dit platform de interne samenwerking te optimaliseren. Dat daar meer voor nodig is dan enkel techniek, is in 2023 steeds duidelijker geworden. Gemeenten en iRvN werk(t) en nauw samen om de functionele implementatie van MS365 verder in te vullen. Mobiele telefonie In 2023 is de eerste aanbesteding mobiele telefonie voor Rijk van Nijmegen door de VNG gepubliceerd en gegund. De overige deelnemers volgen begin 2024. Beheer en Beveiliging Backup en storage In 2022 is de aanbesteding voor de Storage en Backup opgestart en afgerond. De implementatie hiervan heeft in 2023 plaatsgevonden. Dit omvat het gehele serverpark (ruim 1.000 servers) en de backup-voorziening. De verwachting is dat gemeenten in de komende jaren, ook gezamenlijk, verder werk maken van hun verSaaSing (Softwareas-a-Service) en steeds vaker kiezen voor cloudversies in hun applicatielandschap. De druk op fysieke servers in de serverruimtes van iRvN neemt in dat geval af, zodat we over een
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
26
aantal jaren niet nogmaals een dergelijke grote aanbesteding hoeven te doen. Veiligheid De belangrijkste omgeving is nog altijd onze Citrix-omgeving. We hebben er in 2023 voor gezorgd dat dat in 2023 een veilige omgeving is gebleven, onder andere door het implementeren van een systeem waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om de veiligheid 24 uur per dag, 7 dagen per week te bewaken. De dienst wordt geleverd vanuit Hunt & Hackett, in samenwerking met ons eigen CSIRT (Cyber Security Incident en Response Team). Dreigingsinformatie, datagestuurde analyses en menselijke expertise worden bij deze dienst gecombineerd om onze ‘veerkracht’ op ransomware-aanvallen, spionage en andere cyberdreigingen te vergroten. Ons CSIRT reageert actief en proactief op (landelijke) meldingen en dreigingen en onze eindpuntbescherming voor detectie, bescherming en response werpt dagelijks vruchten af. Het is een illusie te veronderstellen dat we ooit voor 100% beveiligd zullen zijn, maar we kunnen er wel naar streven. En dat doen we, onder ander door middel van het integrale beveiligingstraject waarvoor de gemeenten structurele middelen beschikbaar hebben gesteld.
In 2023 hebben we een start gemaakt met de segmentering van de kantoorautomatiseringsomgevingen van gemeenten. Tot nu toe werkten we vanuit efficiëntie-oogpunt samen in één omgeving. Maar dat is wat betreft privacy en informatieveiligheid, en ook om de impact van onverhoopt hackaanvallen te beperken, niet meer verstandig. Beter is het om voor iedere organisatie een eigen omgeving (tenant) te maken en die in gezamenlijkheid te ontwikkelen en te beheren. In 2024 zullen we dat daadwerkelijk doorvoeren.
GT Connect2 In 2022 is door iRvN namens vrijwel de gehele regio ingeschreven voor het landelijke aanbestedingstraject GT Connect2. Dit betreft de aanbesteding van een digitaal platform voor telefonie op basis van MS-teams. De aanbesteding is in 2023 definitief geworden, we verwachten in 2024 de eerste implementatiestappen te kunnen zetten.
Ketens van informatie Applicaties staan allang niet meer op zichzelf. ‘Keten-automatisering’ wordt gebruikt om gegevens van de ene omgeving te kunnen gebruiken in een andere omgeving. Onze regionale Enterprise Service Bus (ESB) is daarin een voorziening voor een gecontroleerde en veilige berichtenuitwisseling tussen interne en externe informatiesystemen. Het is een middel voor de gemeente om invulling te geven aan haar verantwoordelijkheid om zicht te houden op haar informatiestromen. Ook wanneer die informatiestromen zich meer en meer naar de cloud verplaatsen. Dit geldt ook voor de koppelingen met het landelijke stelsel van basisregistraties.
Functioneel beheer In deze afdeling werken we samen met gemeenten op het gebied van functioneel beheer. Dat doen we met name voor gemeente Nijmegen, maar ook voor WerkBedrijf, ODRN en in toenemende mate voor andere gemeenten. In 2023 hebben we in de regio meer kunnen delen op het gebied van functioneel beheer en projectleiding. We zorgen zo voor kennisdeling, samenwerking en het verminderen van kwetsbaarheid in de regio.
Samenwerken en Innovatie
Samenwerking Naast functioneel beheer zien we ook een toename van trajecten waarin gemeenten gezamenlijk op willen trekken. iRvN levert projectleiding om projecten te managen die voor alle organisaties gelden (zoals in 2023 de
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
27
implementatie van Zivver (VeiligMailen), de uitrol van geautomatiseerd account-beheer en de eerder genoemde tenant-scheiding). In 2023 hebben de gemeenten ingezet op de onderlinge ‘governance’ van samenwerken en heeft de onderlinge samenwerking tussen gemeenten verder vorm gekregen. Ook op het gebied van strategische trajecten, zoals datagericht werken, de inzet van MS365 en de digitale werkplek. Datzelfde geldt ook voor het tactisch overleg inzake de informatiseringstrajecten van gemeenten.
Open Source Applicaties Op verzoek van gemeenten, die een actieve Open Standaarden en Open Source strategie hebben geformuleerd, rapporteert iRvN periodiek over de door haar gebruikte en beheerde Open Source producten. Eerder is al vastgesteld dat iRvN alle verplichte en gewenste Open Standaarden, die voor de overheid gelden, hanteert dan wel kan ondersteunen indien nodig. In de bijlagen is een overzicht opgenomen van de betreffende Open Source producten.
BIO-certificering We zijn gestart met het traject/project ‘TPM – Third Party Memorandum’. In de jaren 20232025 werken we verder aan een externe verklaring over de kwaliteit van dienstverlening van iRvN. We hanteren daarbij de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid – dé wet- en regelgeving op het gebied van informatieveiligheid) om onze processen te formaliseren en te auditen. Het doel is om met de uiteindelijke verklaring verantwoording aan gemeenten af te leggen. Dat willen we als iRvN en het wordt ook gevraagd door de gemeentelijke accountants.
Financieel In 2023 is op beide onderdelen binnen ICT Rijk van Nijmegen een positief resultaat gerealiseerd. Op het onderdeel Automatisering is een voordeel van € 28.300 gerealiseerd en op Applicatiebeheer een voordeel van € 92.300. De positieve resultaten worden in 2024 terugbetaald. Het investeringsbudget is overschreden met € 330.000. Deze overschrijding heeft deels te maken met het stijgende aantal gebruikers. Hierdoor was meer hardware (in de vorm van mobiele telefoons en laptops) nodig dan begroot. Daarnaast is er een overschrijding geweest op de back-up en restorefaciliteit van € 105.000.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
28
Paragrafen
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
29
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de MGR Rijk van Nijmegen in staat is tegenvallers op te vangen. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: 1. De weerstandscapaciteit: dit zijn middelen en mogelijkheden waarover MGR Rijk van Nijmegen beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; 2. Alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De paragraaf over het weerstandsvermogen bevat minimaal een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en risico’s en het beleid hierop. Voor nadere informatie verwijzen we naar de notitie risico-inventarisatie die door ons bestuur is vastgesteld.
Weerstandscapaciteit
De MGR kiest ervoor om (ter voorkoming van mogelijke financiële risico’s) geen weerstandsvermogen aan te houden, maar mogelijk een kostenegalisatiereserve per gemeente te vormen. Dit betekent dat de risico’s worden opgenomen in de begroting en jaarrekening van de deelnemende gemeenten en niet binnen de begroting en jaarrekening van de MGR.
Risico’s
We inventariseren risico’s om verantwoording af te leggen over en inzicht te geven in de risico’s die voor de MGR Rijk van Nijmegen (zowel procesmatig als voor het bedrijf zelf) van belang zijn. Het is essentieel dat de risicoparagraaf voldoende vooruitkijkt naar toekomstige risico’s in beleid, uitvoering en de gevolgen hiervan voor de financiële middelen. De risicoparagraaf geeft informatie over de houdbaarheid van de strategie voor de komende periode. In deze paragraaf benoemen we de grootste risico’s.
Wet- en regelgeving en politiek bestuurlijke risico’s Afbouw en ontschotting Participatiebudget Per 1 januari 2023 is het gemeentefonds opnieuw ingericht waardoor het klassieke reintegratiebudget, de begeleiding nieuw Wajong en de begeleiding nieuw regulier zijn overgeheveld naar het sociaal domein, onderdeel participatie. Daarmee is de inzichtelijkheid van de financiering voor WerkBedrijf komen te vervallen, omdat uit het onderdeel participatie meer gefinancierd moet worden dan alleen de taken die WerkBedrijf uitvoert. Hieruit moet ook het minimabeleid en de uitvoering van de uitkeringenverstrekking bekostigd worden. Voor 2024 baseren wij ons nog
op de oude systematiek. De regio heeft in februari 2024 besloten om met ingang van 2025 over te gaan op een verdeling van de middelen volgens het Berenschotmodel. Tevens is in dit besluit een korting opgenomen van € 1,2 miljoen. Wanneer deze korting effectief wordt is afhankelijk van de besluitvorming rondom nieuw beschut, maar in ieder geval vanaf 2027. De nieuwe systematiek van het gemeentefonds kent een grotere dynamiek door de door het rijk gekozen indicatoren. Dit leidt ertoe dat pas in september van het lopend boekjaar duidelijk is welk budget beschikbaar is voor Werkbedrijf. Om gemeenten niet in het lopend boekjaar te confronteren met tekorten, stellen we voor om eventuele overschotten tot een bedrag van circa 10% van het participatiebudget toe te voegen aan een risico reserve om onverwachte tegenvallers voor de regio mee te kunnen opvangen. Tevens stellen we voor deze systematiek in 2028 te evalueren. Aanbieden beschut werk (nieuw) vanuit de Participatiewet Kandidaten die uitsluitend in een beschutte werkomgeving betaald werk kunnen verrichten, ondersteunen we zoveel mogelijk om actief te kunnen zijn op de arbeidsmarkt. Voor kandidaten die een positief advies beschut werk (nieuw) van
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
30
UWV krijgen, organiseren we (indien mogelijk) een tijdelijk dienstverband in een beschutte omgeving van maximaal 23 maanden, met 100% Wettelijk minimumloon (WML). In totaal waren eind 2023 43 kandidaten aan het werk met een beschut werk (nieuw) dienstverband. We sturen op duurzame plaatsingen en bemiddelen de kandidaat naar een volgende of vaste werkplek. De kosten dekken we uit de loonkostensubsidie. Die wordt overgeheveld vanuit het bijstandsbudget (BUIG) van de gemeenten. Uit het Participatiebudget financieren we de begeleidingsvergoeding en eventuele werkplekaanpassingen. Het eerste risico is dat deze dekking afneemt of wegvalt, terwijl de loonkosten voor kandidaten met een nieuw dienstverband beschut blijven bestaan. Een tweede risico is het niet tegen kostendekkende tarieven kunnen plaatsen van kandidaten met een dienstverband. Een derde risico is de stijging van de loonkosten. Wanneer de structurele kosten niet meer gedekt kunnen worden vanuit deze middelen, ontstaat een financieel risico voor de gemeenten. Voor (naar schatting) drie jaar hebben we dit financieel risico afgedekt, daarna niet meer. De omvang van dit risico is pas te bepalen als het aantal kandidaten met een vast dienstverband bekend is. In de begroting van 2024 bijgesteld en 2025 en volgende jaren is daar een inschatting voor gemaakt. Het aantal
kandidaten dat onder deze regeling valt is nog te beperkt om een goede calculatie te maken. Het vierde risico is dat wij op dit moment substantieel minder nieuw beschut plaatsen realiseren dan onze taakstelling, terwijl we wel bekostigd krijgen op deze taakstelling. Het Rijk is voornemens om vanaf 2025 de bekostiging te baseren op basis van realisatie. In dat geval gaat de regio rond de € 1,8 minder middelen ontvangen, die nu deels voor andere uitvoeringstaken ingezet worden. Meer duidelijkheid hierover komt in de loop van 2024. Uittreden van een gemeente Uittreding van een gemeente uit de MGR of uit één of meerdere modules heeft tot gevolg dat er frictiekosten ontstaan bij de MGR. Vooral als er langlopende verplichtingen zijn aangegaan, kunnen de frictiekosten aanzienlijk zijn. Afbouw WSW-budget en stijging gemiddelde loonkosten SW-medewerkers WerkBedrijf rekent voor de dienstverlening van de Sociale Werkvoorziening (onderdeel SW) een kostendekkende bijdrage (kostprijs per SE) bij gemeenten. Deze bijdrage is hoger dan het WSW-budget dat de deelnemende gemeenten ontvangen vanuit het Rijk. Een afname van het WSW-budget betekent geen direct risico voor de MGR. Aangezien gemeenten de bijdrage
voor de uitvoering van de SW financieren vanuit het WSW-budget, benoemen we het risico wel in deze paragraaf. Wettelijke wijzigingen (cao, minimumloon en premies) zijn niet beïnvloedbaar, maar hebben een grote impact op de kosten. Sinds 2015 is er geen nieuwe instroom meer op basis van de Participatiewet. Dit heeft een vertragend effect op de daling van het loongebouw. Dit betekent ook geen direct risico voor de MGR, omdat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor de bijdragen. De afgelopen jaren is het verschil tussen de bijdrage van gemeenten en de bekostiging vanuit het Rijk kleiner geworden. Of deze trend zich doorzet is op dit moment nog niet met zekerheid vast te stellen.
Maatschappelijke risico’s Klant- en marktrisico’s onderdeel SW Hierbij gaat het voornamelijk om de volgende risicofactoren: • Lagere uurtarieven gedetacheerde SW-medewerkers; • Minder productieve uren gedetacheerde SW-medewerkers en/of lagere stijging toegevoegde waarde in beschut werk door ouder wordende doelgroep en cao-afspraken; • Onvoldoende detacheringsmogelijkheden in de markt.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
31
ICT Dit betreft met name het risico van uitval of het hacken van ICT voorzieningen. De MGR anticipeert op dit risico door het uitvoeren van tests en door permanent te werken aan het verbeteren van haar ICT omgeving. Het voldoen aan de vereisten van de BIO maakt daar onderdeel van uit. Desondanks blijft de mogelijkheid van uitval bestaan. Dit brengt risico’s in de continuïteit van dienstverlening met zich mee en kan tevens leiden tot hoge herstelkosten. De impact daarvan laat zich vooraf moeilijk bepalen.
Middelen, organisatie, medewerkers en efficiency Belastingen Ten aanzien van de vennootschapsbelasting, de loonheffing en de omzetbelasting zijn momenteel geen risico’s bekend. Naleving van de fiscale regels borgen wij door instructies en toetsing achteraf bij de BTW-aangiften en bij de uitvoering van interne controles op bijvoorbeeld het gebruik van de poolauto’s, etc. Daarnaast laten wij ons bij fiscale vraagstukken bijstaan door externe deskundigen.
Juridisch Op juridisch gebied zijn op dit moment geen risico’s bekend. Naleving van wet- en regelgeving borgen we door het geven van voorlichtingsbijeenkomsten. We werken het zo concreet als mogelijk uit in instructies, verordeningen en beleidsregels. Tot slot toetsen onze kwaliteitsmedewerkers op de naleving ervan. Informatiebeveiliging en Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Informatiebeveiliging vormt een belangrijk onderwerp binnen de MGR Rijk van Nijmegen. Met name aan de borging van de privacy van betrokkenen wordt veel aandacht besteed. De noodzakelijke maatregelen zijn getroffen om tijdig te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging. Het grootste risico is dat bijzondere persoonsgegevens uitlekken. Ook het uitlekken van bedrijfsinformatie valt onder deze risico’s. Ondanks de getroffen maatregelen kunnen zich dergelijke incidenten voordoen. De impact van een dergelijk incident is niet vooraf in te schatten. De maximale geldboete kan oplopen tot ruim € 20 miljoen of 4% van de omzet van een organisatie. Voor MGR houdt dit in een maximale boete van € 4,1 miljoen en er kan sprake zijn van veel negatieve publiciteit.
Economische risico’s De geopolitieke ontwikkelingen in 2023, zoals de voortdurende oorlogen en het ruime liquiditeitsbeleid van de centrale banken hebben geleid tot schaarste en oplopende prijzen. Daar ondervindt de iRvN nadeel van door oplopende prijzen, chiptekort en schaarste aan personeel. Werkbedrijf ondervindt ook nadelen, maar op dit moment nog in mindere mate dan iRvN, omdat WerkBedrijf een deel van de lasten vergoed krijgt door hogere vergoedingen vanuit het Rijk zoals het SW-budget. Toelichting van een schema van de risicoinventarisatie van 2024 Het netto (rest)risico is het ingeschatte, te betalen schadebedrag als het risico zich daadwerkelijk voordoet. Het totale netto (rest)risico na aftrek van de voorzieningen is het risico waarmee de MGR rekening moet houden. Aangezien de MGR geen weerstandsvermogen opbouwt, betekent dit dat de deelnemende gemeenten rekening dienen te houden met dit risico bij het bepalen van hun weerstandscapaciteit. In bijlage 4 is de verdeling per gemeente te vinden.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
32
Bruto risico
Bedragen in € 1
Netto (rest) risico
Politiek Landelijk politiek niveau
8.316.000
Regionaal politiek niveau
400.000
Subtotaal
3.210.000 140.000 8.716.000
3.350.000
Maatschappelijk Imagoschade
735.000
452.000
Ecologisch/milieu
0
0
Subtotaal
735.000
452.000
Juridisch/wettelijk Juridisch/ wettelijk
1.260.000
Subtotaal
435.000 1.260.000
435.000
Financieel/ economisch Economisch
1.730.000
790.000
Financieel
0
0
Subtotaal
1.730.000
790.000
ICT Algemeen
0
0
Tevredenheid regiogemeenten
400.000
210.000
Informatiebeveiliging / privacy
1.830.000
705.000
Subtotaal
2.230.000
915.000
Organisatorisch/Bestuurlijk Bestuurlijk
0
0
Personeel
1.700.000
760.000
Vastgoed
350.000
70.000
Subtotaal
2.050.000
830.000
Totaal exclusief voorzieningen
16.721.000
6.772.000
Reserves & voorzieningen Voorziening SPP Totaal risico-inventarisatie MGR
920.000
920.000 15.801.000
5.852.000
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
33
Kengetallen De netto schuldquote wordt als volgt berekend: de som van de onderhandse leningen, overige vaste schuld, kortlopende schuld en overlopende passiva minus kortlopende (debiteuren) vorderingen en uitzettingen, liquide middelen en overlopende activa wordt gedeeld door de totale inkomsten (voor bestemming reserves). De netto schuldquote blijft relatief stabiel aangezien er enkel is afgelost op bestaande leningen en geen nieuwe lening is afgesloten.
Kengetallen:
Begroot 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
Netto schuldquote
9,8%
12,1%
7,4%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
9,8%
12,1%
7,4%
Solvabiliteitsratio
0%
0%
0%
Structurele exploitatieruimte
0%
0%
0%
Liquiditeit
0,9
0,8
1,0
De liquiditeit betreft de vlottende activa gedeeld door de vlottende passiva. De liquiditeit bedraagt 1. Dit is een gebruikelijke ratio. Hiermee kan de MGR aan haar kortlopende verplichtingen voldoen.
De solvabiliteit betreft de ratio van het totale eigen vermogen gedeeld door het totaal van de passiva. Een solvabiliteit van 20% is gebruikelijk. De MGR Rijk van Nijmegen heeft een solvabiliteit van 0%. Dit komt doordat de MGR ‘het resultaat’ per einde boekjaar naar rato afrekent met de deelnemende gemeenten. Dit gebeurt omdat er sprake is van een gemeenschappelijke regeling waarvoor de deelnemende gemeenten verantwoordelijk zijn. Het uitgangspunt is dat er geen vermogensvorming binnen de MGR Rijk van Nijmegen bestaat. De deelnemende gemeenten houden in hun weerstandsvermogen rekening met de bij de MGR aanwezige risico’s.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
34
Financiering Het doel van deze paragraaf is om te informeren over het treasurybeleid en de beheersing van financiële risico’s. De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. Treasury is het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden. Treasurystatuut Op de MGR is de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) van toepassing. Het doel van deze wet is onder andere om op een verantwoorde, verstandige en professionele wijze de inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie (financieringsactiviteiten) van de MGR met een statuut te regelen. In het statuut zijn regels opgenomen over de algemene doelstellingen, de te hanteren richtlijnen en limieten en de administratieve organisatie van de financieringsfunctie. Treasurybeheer Volgens artikel 13 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten dient de begrotingsparagraaf over de financiering in ieder geval de beleidsvoornemens voor het risicobeheer
te bevatten. Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: • De MGR mag leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak uitsluitend verstrekken aan door het algemeen bestuur goedgekeurde derde partijen. Hierbij wordt vooraf advies ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij; • De MGR kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie als deze uitzettingen vertrouwd zijn en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het vertrouwde karakter van deze leningen c.q uitzettingen wordt gewaarborgd met richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut; • Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. Er is in 2023 niet afgeweken van deze uitgangspunten.
Risicobeheer; de Kasgeldlimiet en Rente-risiconorm
De belangrijkste financiële risico’s bij de uitvoering van het treasurybeleid zijn koersrisico’s, renterisico’s en kredietrisico’s. Koersrisico’s De MGR heeft geen leningen in buitenlandse
valuta. Transacties in buitenlandse valuta komen niet of nauwelijks voor. Het koersrisico is dus nihil. De MGR heeft geen beleggingen en staatsobligaties. De MGR is verplicht eventuele overtollige middelen bij de schatkist te stallen (schatkistbankieren) en gaat dus geen nieuwe beleggingen aan. Renterisicobeheer De kasgeldlimiet geeft het renterisico op korte termijn weer. Hieronder vallen alle kortlopende financieringen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar. Het doel van deze limiet is om te voorkomen dat bij herfinanciering van de leningen bij (aanzienlijk) hogere rente grote schokken gaan optreden in de hoogte van de rente die de MGR moet betalen. Het niveau van de kasgeldlimiet is beperkt tot 8,2% van het totaal van de primitieve begroting. De wettelijk toegestane kasgeldlimiet van 8,2% is in 2023 niet overschreden. Ook het meerjarenperspectief is dat het niet structureel wordt overschreden. Renterisiconorm De renterisico’s op de vaste schuld worden ingekaderd door de renterisiconorm. Jaarlijks mogen de renterisico’s door renteherziening en herfinanciering niet hoger zijn dan 20% van het begrotingstotaal (leningen met een
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
35
looptijd vanaf 1 jaar). In 2023 heeft een aflossing plaatsgevonden. Dit is weergegeven in de tabel. In de betreffende tabel is ook te zien dat de renterisiconorm wordt gehaald. Rentelasten, renteresultaat en wijze van toerekenen Over 2023 bedroegen de rentelasten € 134.500. De rentelasten zijn naar rato van de gemiddelde boekwaarde toegerekend aan de investeringen. De rentelasten worden volledig toegerekend aan de taakvelden. De rentebaten bedragen voor 2023 € 663.400. In 2023 is een renteresultaat behaald van € 528.900. Schatkistbankieren De MGR is verplicht om haar overtollige middelen aan te houden bij het Rijk. Dit wordt schatkistbankieren genoemd. Hierdoor kan de MGR geen gelden meer beleggen en zijn we voor rentevergoedingen afhankelijk van de vergoedingen die het Rijk geeft. Deze waren in 2023 € 663.400. De ‘overtollige middelen’ zijn de gelden boven een drempelbedrag. Dat drempelbedrag wordt bepaald aan de hand van een percentage van het begrotingstotaal. In enig kwartaal mag dit drempelbedrag aan eigen (gemiddeld) banksaldo niet worden overschreden.
2023
Bedragen in € 1.000
1e kw
2e kw
3e kw
4e kw
Begrotingstotaal (primitief)
92.406
92.406
92.406
92.406
Percentage
8,20%
8,20%
8,20%
8,20%
Kasgeldlimiet
7.577
7.577
7.577
7.577
Omvang vlottende middelen
15.718
17.258
16.262
17.629
Bank-Giro
362
398
435
432
Tegoeden RC
15.355
16.860
15.827
17.197
Overige uitstaande gelden korter dan 1 jaar
0
0
Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden korter dan 1 jaar
0 0
0 0
0
0 0
0
0 0
Totaal netto-vlottende schuld
15.718
17.258
16.262
17.629
Ruimte (+)
23.295
24.835
23.839
25.206
Bedragen in € 1.000 Begrotingstotaal 2023
2023 92.406
Percentage renterisiconorm
20%
Toetsbedrag renterisiconorm
18.481
Aflossingen Ruimte
56 18.425
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
36
Conclusie continuïteit
2023
Bedragen in € 1.000
1e kw
2e kw
3e kw
4e kw
Begrotingstotaal
92.406
92.406
92.406
92.406
Normpercentage
2,00%
2,00%
2,00%
2,00%
Drempelbedrag
1.848
1.848
1.848
1.848
362
398
435
432
Ruimte onder drempelbedrag
1.486
1.450
1.413
1.416
Overschrijding drempelbedrag
0
0
0
0
Op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist gehouden middelen
De MGR heeft het drempelbedrag in 2023 niet overschreden. Dit is af te lezen uit de tabel. Gewaarborgde geldleningen De MGR is geen gewaarborgde geldleningen aangegaan bij een externe partij. Overige geldleningen In 2023 heeft de MGR geen nieuwe leningen aangetrokken. In de tabel zijn de lopende geldleningen weergegeven.
Jaar van afsluiten
Omvang in €
Vervaldatum
Rente
2015
1.200.000
2 januari 2035
1,74%
Jaarlijks
2017
4.500.000
27 april 2037
1,73%
Einde looptijd
2018
2.500.000
25 juni 2038
1,71%
Einde looptijd
Financieringsbehoefte Met het verwachte investeringsvolume voor de komende jaren is de huidige financiering afdoende. Er bestaat voor de komende jaren geen behoefte aan het aantrekken van nieuwe geldleningen. Op 16 juli 2020 is met de BNG een krediet- en depotarrangement in rekening-courant afgesloten. Dit is met name gedaan om mogelijke pieken of scherpe terugval in inkomsten tijdelijk te kunnen opvangen.
Het karakter van een gemeenschappelijke regeling (GR) is dat gemeenten binnen een GR gezamenlijke taken uitvoeren en de kosten van deze taakuitvoering gezamenlijk delen. De MGR Rijk van Nijmegen is een GR die op deze wijze is ingericht. Overschotten dan wel tekorten worden jaarlijks afgerekend met de deelnemende gemeenten. Alleen al om deze reden is het dagelijks bestuur van mening dat de normale bedrijfsvoering financieel kan worden voortgezet. Daarnaast is door ons een risico-inventarisatie uitgevoerd. Op deze risico-inventarisatie sturen wij en waar mogelijk vertalen we de financiële effecten daarvan in de (meerjaren)begroting. Onze meerjarenbegroting is sluitend.
Aflossing
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
37
Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering is de sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen om het voorgenomen beleid en de daarmee samenhangende doelstellingen van de MGR te realiseren.
vastgelegd. In 2023 hebben wij met rapportages tussentijds aan de regio verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Het jaar sluiten we af met de jaarrekening waarin we verantwoording afleggen over boekjaar 2023.
Een goede bedrijfsvoering is een voorwaarde voor het uitoefenen van het beleid, de dienstverlening aan kandidaten en ondernemers en de uitvoering van projecten. De kwaliteit van de uitvoering van de taken van de MGR is in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf informeren wij u over de belangrijkste bedrijfsvoeringsprocessen binnen de MGR. U vindt informatie over het beleid, de organisatie, het personeelsbeleid, informatisering, de administratieve organisatie en de kansen en bedreigingen voor de MGR.
Naast de verantwoordingsdocumenten zijn de volgende documenten opgesteld om de bedrijfsvoering verder vorm te geven: • Notitie weerstandsvermogen • Notitie en richtlijn activeren en afschrijving • Treasurystatuut • Financiële verordening • Controleverordening • Controleplan • Beschrijvingen van de primaire processen • Gastheerrol • Re-integratieverordening • Mandatering • Informatiebeveiligingsbeleid Bijgaande notities moeten waarborgen dat de MGR binnen de wettelijke en financiële kaders handelt. De resultaten hiervan leggen we aan het dagelijks en het algemeen bestuur ter besluitvorming voor.
Beleid van de bedrijfsvoering
De organisatiestructuur van de MGR is een afgeleide van het zogenoemde afdelingenmodel. De organisatie staat onder algemene leiding van een algemeen directeur en de secretaris van de MGR. Binnen de MGR is de planning & control cyclus ingericht. Deze start met de begroting waarin de afspraken over het te voeren beleid worden
Organisatiestructuur
Rijk van Nijmegen kent de volgende drie bestuursorganen: algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter. Daarnaast hebben we een bestuurscommissie Werk en een agendacommissie vanuit de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Algemeen bestuur Het algemeen bestuur bestaat uit 15 leden (inclusief de voorzitter). Dit zijn leden van de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeenten. Aan het algemeen bestuur behoren de taken en bevoegdheden toe die in de wet aan het algemeen bestuur zijn opgedragen, evenals alle bevoegdheden die op basis van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van Nijmegen aan dit orgaan worden opgedragen en niet aan het dagelijks bestuur, de voorzitter of de bestuurscommissie Werk zijn opgedragen. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur telt drie leden inclusief de voorzitter. Conform de wet en de regeling komt het dagelijks bestuur de bevoegdheid toe die in de gemeente toekomt aan het college van burgemeester en wethouders dan wel het college van Gedeputeerde Staten.
De Modulaire Gemeenschappelijke Regeling
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
38
De voorzitter De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur benoemd. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het dagelijks en het algemeen bestuur. Hij vertegenwoordigt de regeling in- en buiten rechte. Bestuurscommissie Werk De leden van de bestuurscommissie Werk worden door het algemeen bestuur benoemd. De bestuurscommissie Werk is verantwoordelijk voor de inhoudelijke koers van Werk als het gaat om re-integratie en arbeidsmatige dagbesteding. De bestuurscommissie Werk adviseert hierin het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. Agendacommissie De agendacommissie bestaat uit raadsleden van de zeven deelnemende gemeenten en kent zeven leden, inclusief de voorzitter. De agendacommissie heeft haar taken en rolopvatting beschreven in haar reglement van orde. Zij heeft als taak de logistieke voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming ten behoeve van de gemeenteraden van de aan de MGR deelnemende gemeenten en schept randvoorwaarden zodat de raden hun kaderstellende en controlerende taak goed kunnen vervullen. Verder adviseert zij het dagelijks bestuur over de kwaliteit van
de informatievoorziening van en door de MGR, denkt zij mee over de inrichting van de juridische regeling voor de MGR en organiseert ze regionale bijeenkomsten. Uitvoeringsorganisatie en platform De uitvoeringsorganisatie kenmerkt zich door een platte organisatie met 2 modules die worden geleid door een directeur/algemeen manager. De MGR kent daarnaast een secretaris/directeur die zorgdraagt voor de coördinatie en afstemming tussen de modules, de verantwoording naar het bestuur en de ontwikkeling van de platformfunctie voor de regio. Binnen iedere module is sprake van een beperkt aantal afdelingen en teams.
Personeelsbeleid
In het HR-beleid van de MGR staan de thema’s duurzame inzetbaarheid, aantrekkelijk werkgeverschap, vitaliteit en ontwikkeling centraal. Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen (door het opdoen van kennis en het verder ontwikkelen van de competenties). Enerzijds verhoogt dit de kwaliteit van onze dienstverlening en anderzijds zorgt dit ervoor dat onze medewerkers makkelijk kunnen meebewegen bij veranderingen. Op deze manier blijven zij wendbaar, weerbaar en
interessant voor en op de arbeidsmarkt. De afdeling HR heeft hier een belangrijke adviserende en faciliterende rol in. In 2023 hebben wij op de thema’s duurzaamheid, aantrekkelijk werkgeverschap, vitaliteit en ontwikkeling de volgende resultaten behaald: Thema duurzame inzetbaarheid • Het DT- en MT-traineeship heeft in 2023 een vervolg gekregen. • De acties die voortkwamen uit de personeelsschouw zijn door de leidinggevenden en medewerkers opgepakt. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot interne doorstroming, het vervullen van extra projecten naast de huidige functie en externe uitstroom. • WerkAcademie. • Onboardingprogramma. • Mobiliteitsbeleid. Thema aantrekkelijk werkgeverschap • Om de zichtbaarheid op de arbeidsmarkt te vergroten heeft WBRN samen met een externe partij een aantal wervingsvideo’s gemaakt. Hierdoor krijgt een geïnteresseerde een kijkje in de keuken bij WBRN. • Maandelijks organiseren we een koffiemoment
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
39
voor geïnteresseerden in werken bij WBRN. Tijdens de koffiemomenten wordt aandacht besteed aan werken bij WBRN en passeren alle functies die er binnen de organisatie zijn. Dit draagt ertoe bij dat deze mensen, als er een vacature beschikbaar komt, bewuster kunnen solliciteren. • Wanneer we gericht werven voor een vacature, dan bieden we ook de gelegenheid om tijdens een specifiek koffiemoment vragen te stellen over de functie. Dit wordt door de sollicitanten zeer gewaardeerd. • Ieder jaar nemen we deel aan de Dag van de Mobiliteit, waarbij geïnteresseerden uit de regio één dag kunnen meelopen met één van onze medewerkers. Ook stimuleren we onze eigen medewerkers om een dagje in de keuken van een andere organisatie mee te kijken. Thema ontwikkeling • Het leiderschapsprogramma voor het leidinggevend kader is opgestart in 2023 en krijgt in 2024 een vervolg. Het programma wordt begeleid door een externe partij. Thema vitaliteit • De jaarlijkse vitaliteitsweek heeft plaatsgevonden. Dit jaar is specifiek aandacht besteed aan mentale vitaliteit.
• De verschillende thema’s uit het Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) zijn door de projectgroep MTO opgepakt. In 2023 is aan de medewerkers binnen de MGR gevraagd welke verbetersuggesties zij hebben rondom het thema communicatie. Hierop zijn verschillende suggesties binnengekomen die verder uitgewerkt worden. Ditzelfde gaat ook voor de thema’s waardering, werkdruk en doorgroeimogelijkheden plaatsvinden.
Informatisering en automatisering
De informatisering en automatisering heeft tot doel de dienstverlening van de MGR aan haar klanten en kandidaten te optimaliseren. De informatisering en automatisering van de MGR maakt gebruik van het netwerk van iRvN. iRvN heeft contracten met diverse IT-aanbieders. De MGR maakt daar gebruik van. De belangrijkste systemen waarvan gebruik wordt gemaakt zijn EVA, Compas, REAT en TopDesk. Voor de bedrijfsvoering wordt ook gebruik gemaakt van de informatiesystemen van de gastheer, gemeente Nijmegen. De belangrijkste systemen daarbij zijn CODA en Beaufort. Back-up, recovery en beveiliging/privacy zijn binnen iRvN vormgegeven en voldoen aan de
minimaal daaraan te stellen vereisten om de continuïteit van de bedrijfsvoering voor de MGR te waarborgen. Conform de overeengekomen basisafspraken (DVO) wordt wekelijks een volledige back-up gemaakt en dagelijks een incremental back-up van de applicatieserver, databases en netwerkschijven (dus niet van de lokale harde schijven van pc’s, laptops en dergelijke). In de DVO zijn eveneens afspraken gemaakt over afdoende logische en fysieke beveiligingsmaatregelen om activiteiten van personen met oneigenlijke of kwaadwillende bedoelingen op het iRvN netwerk en de daarop aangesloten systemen en applicaties uit te sluiten. Ten behoeve van de informatiebeveiliging worden binnen de MGR procedures en voorzieningen ingericht conform de eisen die gesteld worden in de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten).
Administratieve organisatie Algemeen De administratieve organisatie is zodanig opgesteld dat de dagelijkse gang van zaken erop ingericht is dat de financiële verordening, de controleverordening en het mandaat van de treasury nageleefd worden. Daarbij moet opgemerkt worden
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
40
dat de MGR de basisadministratie uitbesteed heeft aan de gastheer. Middels de dienstverleningsovereenkomst (DVO) zijn afspraken met de gastheer gemaakt over het, binnen haar kaders, uitvoeren van de taken. Misbruik en oneigenlijk gebruik: Wat doen we en wat zijn de uitkomsten Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) onderkennen we in de volgende belangrijkste stromen van de MGR: • Te verstrekken subsidies • Inkopen en aanbesteden • Salarissen en declaraties • Betalingen • Integriteit van relaties Op deze stromen hebben we risico’s onderkend en vervolgens maatregelen getroffen om de benoemde risico’s zoveel als mogelijk te mitigeren. Bij voorkeur door controles vooraf, maar ook middels controles achteraf. Uitkomsten Bij de verstrekte loonkostensubsidies hebben we in 2023 twee casussen afgewikkeld waarin de ziektedagen c.q. hersteldatum onjuist aan ons is gemeld, waardoor te veel subsidie is uitbetaald. In de eerste casus hebben we niet kunnen achterhalen of sprake is geweest van bewust
handelen. De subsidievaststelling heeft geleid tot een terugvordering van € 3.000, waarvan € 2.000 is kwijtgescholden wegens betalingsonmacht. De afhandeling van dit traject heeft één jaar geduurd. In de tweede casus hebben we niet kunnen vaststellen of er sprake is geweest van bewust handelen. De werkgever heeft aangegeven geen ziekengeld-betalingen van UWV te hebben ontvangen. Wij hebben wel vastgesteld dat UWV heeft uitbetaald, maar hebben niet de stelling van de werkgever kunnen weerleggen. Op basis van onze informatie hebben we de subsidie lager vastgesteld. Dit heeft geleid tot een terugvordering van € 13.300. De afhandeling van dit traject heeft meer dan twee jaar geduurd. De hier geconstateerde fouten kunnen zich inmiddels niet meer voordoen, omdat de wetgeving op dit punt is gewijzigd. In 2023 hebben we een casus behandeld inzake de authenticiteit van documenten. Omdat steeds meer documenten digitaal aangeleverd worden, wordt het bepalen van de authenticiteit steeds belangrijker. Aan de hand van deze casus zijn richtlijnen vastgesteld, waaraan een digitaal document moet voldoen.
Frauderisico’s Het dagelijks bestuur is zich bewust van de frauderisico’s die de MGR Rijk van Nijmegen loopt en bespreekt dit thema periodiek. De MGR heeft een frauderisicoanalyse opgesteld en concludeert dat de belangrijkste risico’s aandacht hebben en worden ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie. Het dagelijks bestuur heeft geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraude heeft voorgedaan in het afgelopen boekjaar.
Rechtmatigheid Geconstateerde afwijkingen De geconstateerde afwijkingen betreffen: • Totaal lasten: € 92.366.000. • Door algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens: 1% zijnde € 923.000. • Door algemeen bestuur vastgestelde rapportagegrens: € 50.000.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
41
De belangrijkste afwijking is (bedragen in € 1): Begrotingscriterium a. Overschrijding lasten op taakvelden
0
b. Overschrijding investeringsbudgetten kredieten
0
c. Ongeautoriseerde reservemutaties
0
d. O verschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld en niet passen binnen het vooraf door het algemeen bestuur vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel zijn geduid
0
Totaal
0
Voorwaardencriterium Rechtmatigheidsfouten aanbestedingen Onduidelijkheden Totaal
2,05 miljoen 0 2,05 miljoen
M&O criterium Geen bevindingen
0
Totaal
0
Totaal van onrechtmatigheden
Toelichting belangrijkste afwijkingen en ondernomen maatregelen Begrotingscriterium • Investeringskredieten In de bijgestelde begroting 2023 is voor de iRvN een investeringsbedrag opgenomen van € 4,8 miljoen. In de tussenrapportage
2,05 miljoen
van juli 2023 is gemeld dat een ramingsfout gemaakt is en dat van de € 4,8 miljoen een bedrag van € 1,0 miljoen operationele lasten betreft. Daarnaast is gemeld dat we verwachten het budget met € 0,3 miljoen te gaan overschrijden. Dit houdt in dat we bij de tussenrapportage hebben gemeld uit te komen op een bedrag van € 4,1 miljoen. In de
jaarrekening komen we uit op een bedrag van € 4,135 miljoen. Daarmee is de conclusie dat we onze overschrijding tijdig gemeld hebben. • Begrotingsoverschrijdingen en -onderschrijdingen die passen binnen het door het algemeen bestuur gesteld beleid Bij de diverse programma’s zijn verschillen geconstateerd ten opzichte van de begroting, zowel in positieve als in negatieve zin. In deze gevallen is echter sprake van door het algemeen bestuur goedgekeurd beleid, dan wel heeft melding bij de tussenrapportage plaatsgevonden of zijn er direct gerelateerde inkomsten. We hebben voor € 1,9 miljoen aan onderschrijdingen die niet tijdig gemeld zijn, omdat deze zich voordeden nadat de tussenrapportage is verschenen. Dit betreft € 800.000 inzake arbeidsparticipatie en € 1,1 miljoen inzake WSW en beschut werk. Overigens passen de onderschrijdingen van lasten binnen het voorgestelde beleid zoals verwoord in artikel 10 van de financiële verordening. Enerzijds omdat bij de arbeidsmatige dagbesteding sprake is van een open-einderegeling, anderzijds omdat zowel bij de sociale werkvoorziening als bij de participatie sprake is van bestaand beleid. • Overige begrotingsoverschrijdingen en -onderschrijdingen die met de
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
42
tussenrapportage zijn gemeld aan het algemeen bestuur Het is niet noodzakelijk een nadere toelichting te geven op deze begrotingsonrechtmatigheden, omdat deze met de tussenrapportage gemeld zijn. Het betreft een bedrag van € 3,6 miljoen. Voorwaardencriterium De rechtmatigheidsfout in de aanbestedingen ter grootte van € 2,05 miljoen betreft een tweetal aanbestedingen: • Bij één leverancier is de Europese Aanbesteding mislukt waardoor het ons niet gelukt is de aanbesteding tijdig, voor 1 januari 2023 af te ronden. Om deze reden is een overbruggingsovereenkomst voor een jaar gesloten en de aanbesteding in 2023 opnieuw op de markt gezet. Inmiddels is de Europese Aanbesteding afgerond en heeft de gunning voor 2024 plaatsgevonden. Voor het bestede bedrag tijdens de overbruggingsovereenkomst ter grootte van € 1,8 miljoen hebben we onrechtmatig gehandeld. • Bij één leverancier hebben we ten onrechte niet Europees aanbesteed, maar meervoudig onderhands. De onrechtmatigheid bedraagt € 250.000.
Inmiddels zijn bij de iRvN maatregelen getroffen om het proces voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure beter te borgen. Bij de voorzieningen zijn een drietal constateringen ter grootte van € 99.500 gedaan. Omdat deze fouten deels hersteld zijn, is het niet noodzakelijk deze fouten mee te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar in het getrouwheidsoordeel. Wij vinden het wel van belang over deze fouten te rapporteren: • in één geval betrof het een fout in de nota van de bedrijfsarts; • in één geval betrof het een foutief ingezet regime jobcoaching, waardoor het onjuiste bedrag is toegekend; • in één geval betrof het teveel toegekende reiskosten. In het geval van de fout in de nota van de bedrijfsarts is de controle op de facturen van de bedrijfsarts aangescherpt. In het geval van de onjuiste inzet van een jobcoach is sprake van een incident. De consulenten kennen de instructie. In EVA is het foute regime geselecteerd. In het geval van de teveel toegekende reiskosten is onderkend dat het een ingewikkeld proces is. Onderzocht gaat worden of de wijze van toekennen van reiskosten vereenvoudigd kan worden.
Naast de rechtmatigheidsfout boven de € 50.000 is er tevens een rechtmatigheidsfout van € 10.800 geconstateerd bij de loonkostensubsidies. In de verstrekte loonkostensubsidie is uitgegaan van 38 uur, terwijl dit 37 uur had moeten zijn. Bij de vaststelling van de subsidie zal deze fout gecorrigeerd worden. Omdat sprake is van een incident, zijn er geen verdere acties uitgezet. Een medewerker kan immers een fout maken. M&O criterium Geen nadere toelichting noodzakelijk. De verdeling van de afwijkingen per gemeente is in onderstaande tabel terug te vinden. Conclusie De in deze jaarrekening verantwoorde baten en Bedragen in € 1 Gemeente
Rechtmatigheidsfouten
Onduidelijkheden
Berg en Dal
211.877
0
Beuningen
150.544
0
Druten
115.231
0
Heumen
68.767
0
Mook en Middelaar
59.474
0
Nijmegen
1.221.079
0
Wijchen
223.028
0
Totaal
2.050.000
0
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
43
lasten alsmede de balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Begrotingsrechtmatigheid Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van het algemeen bestuur is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door het algemeen bestuur zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Begrotingsonrechtmatigheden Hiervan is sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft: • de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt; • toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves, die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld;
• onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast. Wat niet tijdig concreet betekent, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Deze spelregels zijn hoofdzakelijk in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen.
dan wel onderschrijdingen melden we met de tussenrapportage, zodat ons bestuur tijdig op de hoogte is. In onderstaande tabel is per taakveld aangegeven of zich in 2023 begrotingsonderschrijdingen c.q. -overschrijdingen hebben voorgedaan (x € 1.000).
Toelichting begrotingsonderschrijdingen c.q. -overschrijdingen Arbeidsparticipatie Met de tussenrapportage 2023 hebben we aan het algemeen bestuur en de gemeenten een onderschrijding gemeld van € 2,6 miljoen. Met de jaarrekening is de onderschrijding € 3,4 miljoen geworden. De onderschrijding op de
De MGR Rijk van Nijmegen kan tussentijds wel technische wijzigingen doorvoeren, maar geen begrotingswijzigingen die het budgetrecht van het algemeen bestuur raken. Overschrijding van lasten
Bedragen in € 1.000
Begroting inclusief wijzigingen 2023
Arbeidsparticipatie
19.764
16.362
3.401
WSW en Beschut werk
47.635
46.019
Inkomensregelingen
6.106
5.769
Realisatie 2023
Overschrijding begroting
verschil
onderschrijdingen
nee
ja
1.616
nee
ja
337
nee
ja
Overhead
19.474
19.844
-370
ja
nee
Overhead MGR
10.417
10.241
176
nee
ja
Totaal
103.395
98.235
5.160
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
44
arbeidsparticipatie wordt met name veroorzaakt door de uitvoering van de detacheringsbanen (cao Aan de slag) en de uitvoering van SUWI. De na de tussenrapportage ontstane onderschrijding van € 800.000 is veroorzaakt doordat met het vaststellen van de nieuwe re-integratieverordering een tweetal nieuwe voorzieniningen is ontstaan. Dit betreft de werkgeversbonus en de ontwikkeltrajecten met diagnose-elementen. Vanwege de tijd die nodig was voor een goede implementatie van deze voorzieningen, hebben we een achterstand in de uitvoering. Er staat een hele groep kandidaten nog ‘in de wacht’ vanuit 2023, waarvoor deze voorzieningen kunnen worden ingezet. In 2024 voorzien we een inhaaleffect van € 800.000. WSW en beschut werk Met de tussenrapportage hebben we aan het algemeen bestuur en de gemeenten een onderschrijding gemeld van € 533.000. Met de jaarrekening is de onderschrijding op dit taakveld met € 1,6 miljoen onderschreden. De onderschrijding op het taakveld WSW en beschut wordt met name veroorzaakt door een onderschrijding op de arbeidsmatige dagbesteding en een onderschrijding op loonkosten van de SW. Tegenover deze lagere uitgaven staan ook lagere inkomsten. De na de tussenrapportage ontstane
onderschrijding van € 1,1 miljoen is veroorzaakt doordat de cao stijging over de tweede helft van 2023 minder effect heeft gehad dan bij het opmaken van de tussenrapportage was voorzien. Tegenover de lagere lasten staan ook lagere inkomsten, omdat we op zowel de arbeidsmatige dagbesteding als de sociale werkvoorziening op werkelijk verbruik afrekenen. Inkomensregelingen Met de tussenrapportage hebben we aan het algemeen bestuur en de gemeenten een onderschrijding van € 548.000 gemeld. Met de jaarrekening is de onderschrijding € 337.000 geworden. De onderschrijding op het programma inkomensregelingen wordt veroorzaakt, doordat aan het product wettelijke loonkostensubsidies minder is uitgegeven. Onder andere door een tegenvallende instroom in de detacheringsbanen. Tegenover deze lagere uitgaven staan tevens lagere inkomsten, omdat we op werkelijk verbruik afrekenen. Overhead Met de tussenrapportage hebben we aan het algemeen bestuur en de gemeenten een overschrijding gemeld van€ 350.000. Met de jaarrekening is de overschrijding van de lasten van de overhead € 370.000 geworden. Deze
overschrijding wordt grotendeels veroorzaakt door de extra geleverde plusproducten. Dit zijn diensten of producten die gemeenten extra inkochten. Tegenover deze hogere uitgaven staan ook hogere inkomsten. Overhead (MGR) Met de tussenrapportage hebben we aan het algemeen bestuur en de gemeenten een onderschrijding gemeld van € 151.000. Met de jaarrekening is de onderschrijding van de lasten van de overhead (MGR) € 176.000 geworden. De onderschrijding van de lasten wordt veroorzaakt doordat een aantal formatieplaatsen niet zijn ingevuld. Daarnaast is er een voordeel behaald op de energielasten en de kosten van de gastheer. Conclusie Bij de diverse programma’s zijn verschillen geconstateerd ten opzichte van de begroting, zowel in positieve als in negatieve zin. In deze gevallen is echter sprake van door het algemeen bestuur goedgekeurd beleid, dan wel heeft melding bij de tussenrapportage plaatsgevonden, of zijn er direct gerelateerde inkomsten. We hebben voor € 1,9 miljoen aan onderschrijdingen die niet tijdig gemeld zijn, omdat deze zich voordeden nadat de tussenrapportage is verschenen. Dit betreft
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
45
€ 800.000 inzake arbeidsparticipatie en € 1,1 miljoen inzake WSW en beschut werk. Overigens passen de onderschrijdingen van lasten binnen het voorgestelde beleid zoals verwoord in artikel 10 van de financiële verordening. Enerzijds omdat bij de arbeidsmatige dagbesteding sprake is van een open-einderegeling, anderzijds omdat zowel bij de sociale werkvoorziening als bij de participatie sprake is van bestaand beleid.
Overschrijdingen investeringskredieten Met de tussenrapportage hebben we aan het algemeen bestuur en de gemeenten een overschrijding gemeld van € 300.000. Met de jaarrekening melden we een overschrijding op de investeringskredieten van € 330.000. Deze overschrijding heeft te maken met het stijgende aantal gebruikers. Hierdoor was meer hardware (in de vorm van mobiele telefoons en laptops) nodig dan begroot. Conclusie De investeringskredieten hebben geleid tot overschrijdingen van € 330.000. Deze overschrijding is gemeld bij de tussenrapportage. Daarmee is geen sprake van onrechtmatig handelen.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
46
Onderhoud kapitaalgoederen Voor groot onderhoud wordt geen voorziening gevormd. In de begroting is voor de komende jaren € 150.000 per jaar begroot voor onderhoud. Dit bedrag is beschikbaar voor een tweetal panden: • De locatie Boekweitweg • De locatie Sint Teunismolenweg
schatten. Omdat de verbouwing van het laatste deel van het pand pas in 2024 start, hebben we de herziening van het meerjarenonderhoudsplan uitgesteld tot na het moment van oplevering verbouwing.
Op de locatie Boekweitweg is het productiegedeelte in 2020 volledig gerevitaliseerd. Het kantorendeel is in 2022 gerevitaliseerd, waarbij onze huurder voor de komende 10 jaar een belangrijk deel van het onderhoud voor haar rekening neemt. In 2024 wordt het laatste deel van het pand gerevitaliseerd. We gaan dan het restaurant en het restant van het kantorendeel onder handen nemen. Hierdoor gaan we van energielabel B naar A+++. Het pand aan de Sint Teunismolenweg gaan we verkopen. We zijn momenteel met een potentiële koper in gesprek. Het onderhoud wordt beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Wij verwachten de komende jaren met het budget van € 150.000 uit te kunnen. Het was de bedoeling om in 2023 een nieuwe meerjarenonderhoudsplanning op te stellen om de effecten voor de middellange termijn in te
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
47
Verbonden partijen De MGR Rijk van Nijmegen is de gemeentelijke regeling van de volgende 7 gemeenten: • • • • • • •
Berg en Dal Beuningen Druten Heumen Mook en Middelaar Nijmegen Wijchen
Daarmee is de MGR een verbonden partij van deze gemeenten. De MGR zelf heeft geen verbonden partijen. Er bestaat ook geen visie of voornemen om dit komend jaar te wijzigen.
Jaarstukken 2023 MGR Rijk van Nijmegen
48
Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) De Wet open overheid (Woo) is in werking getreden op 1 mei 2022 en heeft als doel om de overheid transparanter te maken. Deze wet regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. Overheidsinformatie is openbaar, tenzij de Woo of andere wetgeving bepaalt dat de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te maken. De Woo regelt zowel de openbaarmaking van informatie op verzoek (passieve openbaarmaking) als de openbaarmaking uit eigen initiatief van de MGR (actieve openbaarmaking). De MGR heeft een Woo-contactpersoon aangesteld. Deze persoon is (o.a.) aanspreekpunt voor belanghebbenden die een Woo-verzoek willen indienen. Daarnaast is relevante informatie over de Woo beschikbaar gesteld op de diverse relevante websites. Er is in kaart gebracht welke informatie door de MGR actief geopenbaard moet worden. Door redacteuren bij de MGR wordt de Woo-index (overheid.nl) bijgehouden. De Woo-index verwijst naar documentcollecties die al elders door de MGR op het internet zijn gepubliceerd. In 2023 hebben er twee Woo-verzoeken plaatsgevonden.