Bijlage 2 - Toelichting - Verordening op de raadscommissies 2024

Verordening op de raadscommissies 2024– Toelichting Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Behoeft geen nadere toelichting.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling Artikel 2 Instelling raadscommissies In lid drie van het artikel is geregeld dat de commissies in gezamenlijkheid kunnen vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer onderwerpen betrekking hebben op beide commissies of wanneer het gezien het aantal onderwerpen op de agenda efficiënter is deze in één vergadering te behandelen. Het presidium kan bij het bepalen van de voorlopige agenda hiertoe besluiten. Artikel 3 Taken De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigen beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.

In de praktijk gebeurt dit over het algemeen op voorstel van het presidium. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken. Artikel 4. Samenstelling De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat alle raads- en commissieleden lid zijn van de via het reglement ingestelde raadscommissies. Daarnaast is in lid twee het maximum aantal leden per fractie per thema aangegeven dat deel mag nemen aan de beraadslaging. Per thema worden de fracties door maximaal 2 leden vertegenwoordigd. Door de samenvoeging van de thema’s Bestuur en Samenleving zijn er dan 2 leden per fractie voor het thema Bestuur en 2 leden per fractie voor het thema Samenleving in de commissie Bestuur en Samenleving. In de commissie Ruimte zijn de fracties vertegenwoordigd met 2 leden. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

Zaak Document

: :

204829 204832

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (derde lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘commissielid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid). Uit het vierde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 15 en 89 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Artikel 5: Voorzitter De raad benoemt de commissievoorzitters. Op grond van artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet kan alleen een raadslid als voorzitter van een raadscommissie worden benoemd. Mogelijk komt deze verplichting via de Gemeentewet te vervallen om gemeenteraden de ruimte te geven om niet raadsleden te benoemen als commissievoorzitter.

Het is dan aan de raad hier nadere regels over te stellen via de verordening op de raadscommissies. Via het eerste lid is hierin al voorzien. Artikel 26 van de Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 5 opgenomen. Ingevolge het tweede lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Artikel 6. Zittingsduur commissieleden Commissieleden dienen aan dezelfde eisen te voldoen als het raadslid. Om de raadsfracties goed te kunnen ondersteunen in het raadswerk worden commissieleden, voor zover wettelijke bepalingen en het reglement van orde zich daartegen niet verzetten, zoveel als mogelijk gelijkgesteld met raadsleden. Commissieleden ondersteunen de gemeenteraad in hun werk, maar zijn geen raadsleden, en hebben dientengevolge niet dezelfde bevoegdheden en instrumenten. Opzegging van het commissielidmaatschap geschiedt schriftelijk. Artikel 7 Griffier en commissiegriffier Dit artikel regelt dat er bij vergaderingen van de commissie een op de griffie werkzame ambtenaar aanwezig is in de rol van commissiegriffier om de commissie te ondersteunen. Via lid 3 is vervanging geregeld in geval van afwezigheid van de commissiegriffier.

Vervanging vindt in de regel plaats door een op de griffie werkzame ambtenaar. In uitzonderlijke situaties - waarin geen op de griffie werkzame ambtenaar beschikbaar is – biedt dit artikel de commissie de mogelijkheid om hiervoor een bij de gemeente Heumen werkzame ambtenaar aan te wijzen.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen Paragraaf 1 voorbereiding Artikel 8 Vergaderfrequentie Behoeft geen nadere toelichting.

Zaak Document

: :

204829 204832

Artikel 9 Oproep en agenda Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In het eerste lid en het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Als omtrent stukken op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door het presidium. De instelling en taken van het presidium zijn geregeld in het ‘Reglement van orde en andere werkzaamheden 2023 Gemeente Heumen".

Artikel 10 Ter inzage leggen van stukken Informatie is voor eenieder digitaal beschikbaar, tenzij er geheimhouding is opgelegd. In dat geval kunnen commissieleden de stukken schriftelijk inzien. De burger kan alle openbare stukken digitaal raadplegen via de gemeentelijke website. In het uitzonderlijke geval dat de burger hiertoe niet in staat is, kan hij via de griffie deze schriftelijk inzien. Informatie is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Woo. Onder de informatie als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden verstaan: geheime documenten en de zogenaamde ‘achterliggende’ documenten waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Aan commissieleden wordt in beginsel dezelfde informatie ter beschikking gesteld als aan raadsleden. Dit brengt eveneens de plicht met zich mee om, conform art.

2:5 Algemene Wet Bestuursrecht, geheimhouding te betrachten van de gegevens waarvan het commissielid het vertrouwelijke of geheime karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke informatie, waarop geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde documenten toch in de openbaarheid komen. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten Zaak Document

: :

204829 204832

blijven bij de griffier ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen. Artikel 11 Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hierin wordt expliciet vastgelegd op welke wijze de aankondiging van een vergadering van een commissie plaatsvindt.

Paragraaf 2 Vergadering Artikel 12 Presentielijst De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. Artikel 13 Opening vergadering en quorum Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 13 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid). Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 15 Spreekrecht burgers Het spreekrecht voor burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming in de raad. Het Spreekrecht geldt voor alle onderwerpen. Burgers die in willen spreken melden zich daarvoor aan bij de griffie. In het derde lid is ervoor gekozen om een maximale tijd van 30 minuten voor het spreekrecht in te ruimen. Iedere inspreker krijgt maximaal 5 minuten de tijd om een toelichting te geven. Daarbij wordt de volgorde van aanmelding aangehouden. Bij meer dan 6 insprekers, is er gelegenheid voor de overige sprekers om de bijdrage op de website te laten publiceren. Op basis van het tweede lid zijn ‘benoemingen, keuzen, voordrachten, aanbevelingen van personen of over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter open staat of heeft open gestaan’ uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over deze onderwerpen de belangen van kandidaten, al dan niet in uitoefening van hun ambt of functie, kunnen schaden.

Zaak Document

: :

204829 204832

Artikel 16 Mededelingen commissieleden en college Commissieleden hebben de mogelijkheid om bij dit agendapunt mededelingen te doen in de commissie, bijvoorbeeld als terugkoppeling van hun functie als vertegenwoordiger van de gemeenteraad van Heumen bij een regionaal orgaan als een regio- of agendacommissie. Het college heeft op basis van artikel 169, lid 2 Gemeentewet een (actieve) informatieplicht. Dit artikel geeft collegeleden ruimte voor het doen van (korte en bondige) actuele mededelingen als instrument om invulling te geven aan de actieve informatieplicht. Zodoende wordt dit als een vast agendapunt geagendeerd bij commissievergaderingen. Artikel 17 Voeren van het woord Behoeft geen nadere toelichting. Artikel 18 Aantal spreektermijnen Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Artikel 19 Voorstellen van orde Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering. Artikel 20 Handhaving orde en schorsing Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 5 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het derde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten.

In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 28. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden. Zaak Document

: :

204829 204832

Artikel 21 Deelname aan beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen. Artikel 22 Advies: geen stemmingen Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester.

Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Artikel 23 Afsprakenlijst en opname Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze waarop de afsprakenlijst wordt vastgesteld. Het maken van een afsprakenlijst is niet verplicht. Een voorstel tot verandering kan worden ingediend zolang de afsprakenlijst niet is vastgesteld. De commissiegriffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de commissie. Daarom is de commissiegriffier aangewezen om de afsprakenlijst op te stellen en deze, samen met de commissievoorzitter, te ondertekenen. Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een beeld- geluidsopname van de raadsvergadering met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen – en een besluitenlijst. In de afsprakenlijst wordt vermelding gemaakt van het advies aan de raad en de fracties die aangegeven hebben een stuk als bespreekpunt te willen agenderen. Ook wordt de motivatie hiervoor opgenomen.

Hoofdstuk 4: Besloten vergadering Artikel 24 Algemeen: toepassing verordening op besloten vergaderingen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- of geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Zaak Document

: :

204829 204832

Artikel 25 Afsprakenlijst besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vijfde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu de raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage voor commissieleden ligt bij de griffier. Artikel 26 en 27 (Opheffing) geheimhouding Schriftelijke informatie die met een commissie wordt gedeeld en waarin leden van de raad zitting hebben, moet ook met de gehele raad worden gedeeld (art 88 lid 5 Gemeentewet). Mondelinge informatie die in een besloten vergadering van de raad of een commissie ter kennis van de aanwezigen komt, is geheim, tenzij de raad of commissie anders beslist. De geheimhoudingsplicht van deze mondelinge informatie geldt dus van rechtswege. Op het moment dat een college staande de besloten commissievergadering geheime informatie 'mondeling' deelt met de aanwezigen, dan is de regel dat die informatie ook met de gehele raad moeten worden gedeeld, niet van toepassing. De geheime informatie is immers niet aan de commissie verstrekt maar enkel mondeling medegedeeld.

Als door de commissie geheime informatie aan een ander bestuursorgaan wordt verstrekt, wordt daarbij vermeld dat op de betreffende informatie geheimhouding rust. Naast de commissie is ook de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen ten aanzien van informatie waarop een door de raad ingestelde commissie geheimhouding heeft opgelegd.

Hoofdstuk 5: Toehoorders en pers Artikel 28 Toehoorders en pers Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin. Artikel 29 Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tvstations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Behoeft geen nadere toelichting.

Zaak Document

: :

204829 204832