Bijlage 1 Controleprotocol 2021

Bijlage 1 van het raadsvoorstel en -besluit ‘Controleprotocol 2021’

Protocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Heumen Inleiding In de Controleverordening gemeente Heumen 2005 zijn de uitgangspunten voor de accountantscontrole vastgelegd. Controleobject is nu de jaarrekening 2021. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole 2021, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. Wettelijk kader De gemeenteraad heeft op 22 december 2005 de verordening vastgesteld voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heumen. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2021. Procedure Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt minimaal tweemaal per jaar afstemming plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Deze commissie is samengesteld uit een vertegenwoordiger van elke partij uit de gemeenteraad met als adviseurs de portefeuillehouder financiën, het afdelingshoofd bedrijfsondersteuning en de controller bedrijfsvoering. Secretaris van de commissie is de raadsgriffier. De auditcommissie adviseert aan de raad.

De raad stelt, voorafgaand aan de controle en in overleg met de accountant, de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen vast waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven, zal de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door een door de raad benoemde accountant.

De accountantscontrole is gericht op het afgeven van een oordeel over:  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  het in overeenstemming zijn van de jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, BBV);  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

1

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden, BADO) alsmede de richtlijnen voor de accountantscontrole van het NIVRA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV; ‘voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving’. Hierbij gaat het niet alleen om zogenaamde externe regelgeving, zoals Europese en nationale wetgeving, maar ook om eigen regels van een overheid. Tot deze laatste groep behoren naast verordeningen, beleidsregels, interne afspraken e.d. ook zaken zoals de vastgestelde begroting en formele wijzigingen daarvan. Te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties Goedkeuringstolerantie In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt er ook een rapporteringstolerantie onderkend. In het hierna opgenomen schema zijn de toleranties opgenomen zoals deze door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Hiermee wordt voldaan aan de minimumeisen, zoals deze zijn opgenomen in het BADO.

Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Fouten in de jaarrekening ≤ 1% >1% <3% (% lasten) Onzekerheden in de controle ≤ 3% >3%<10% (% lasten)

Oordeelonthouding Afkeurend -

≥ 3%

≥ 10%

-

Op basis van de vastgestelde Programmabegroting 2021 betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van afgerond € 406.000 (1% van de totaal vastgestelde lasten ad € 40.635.000) en een totaal van onzekerheden van afgerond € 1.219.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De in het kader van de accountantscontrole geconstateerde fouten dienen te worden hersteld. Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80% van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 50.000. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen.

De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan € 50.000 rapporteert.

2

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheid toetsing De accountantscontrole op de rechtmatigheid dient voor het kalenderjaar 2020 limitatief gericht te zijn op:  de naleving van de kaders, zoals opgenomen in:  de extern geldende regelgeving;  de intern geldende regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader 2021 gemeente Heumen (bijlage 2 van het raadsvoorstel en -besluit). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.  de naleving van de kaders, zoals opgenomen in:  de Programmabegroting 2021 inclusief begrotingswijzigingen;  de Financiële verordening gemeente Heumen 2016;  de Controleverordening gemeente Heumen 2005.  de naleving van de kaders zoals vastgelegd in het algemeen landelijk accountantsprotocol en productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020. (is in/voor 2021 ook van toepassing) Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen. Indien ten aanzien van derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen, worden deze overigens wel volledig in de controle van de accountant betrokken omdat dit ook relevant is voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, zullen deze uitsluitend in de rapportage en oordeelsweging worden betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Uitzondering hierop vormen de subsidieregels en de mandaat- en delegatiebepalingen voor zover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten maar zijn op zich geen object van onderzoek. Rapportering accountant Na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interimcontroles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controles wordt een managementletter uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden - op grond van de overeengekomen rapportagewensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.) toegelicht. Fouten of onzekerheden welke de rapporteringtolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. 3

Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde, wettelijk voorgeschreven, wijze de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders aangeboden jaarrekening kan vaststellen. Verschuiving rechtmatigheidsverantwoording Per boekjaar 2022 verschuift de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van de raad (uitvoering door de accountant) naar het college. Hiervoor is nog wel een wetswijziging nodig. De wetgever beoogt door middel van deze verschuiving meer bewustwording en dialoog te creëren bij zowel de gemeenteraad en bij het college over het begrip rechtmatigheid. Oorspronkelijk was de verschuiving voorzien voor dit boekjaar (2021), maar de benodigde wetswijziging heeft nog niet plaatsgevonden, waardoor het Rijk besloten heeft de ingangsdatum een jaar uit te stellen. Invloed corona op rechtmatigheid Rechtmatigheid betekent het handelen in overeenstemming met wet- en regelgeving. Door de coronacrisis verloopt de dienstverlening (deels) anders, dan waarvan wordt uitgegaan in de regelgeving en overeenkomsten. Dit kan formeel tot onrechtmatigheden leiden.

Hiermee wordt niet in de eerste plaats gedoeld op fraude, maar op een uitvoeringspraktijk in crisistijd, die niet overeenkomt met de juridische uitgangspunten die gelden in een normale situatie. De jaarrekening 2020 heeft uitgewezen dat de gemeente Heumen, in samenwerking met de regiogemeenten hier adequaat mee omgegaan is en Corona niet tot onrechtmatigheden in de jaarrekening hebben geleid. Daar wordt ook voor 2021 vanuit gegaan. De gevolgen van eventuele onrechtmatigheden vertalen zich met name in het oordeel van de controlerend accountant over de jaarrekening van de gemeente en de strekking van de controleverklaring. Voor de controle van een gemeente zijn de normen uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) leidend, voor de uiteindelijke conclusie of iets materieel is en wat hiervan de gevolgen zijn voor de strekking van de controleverklaring.

4