A94 Raadsmededeling Winterfestijn 2021

RAADSMEDEDELING

Onderwerp: Datum:

Winterfestijn 2021 31 augustus 2021

Samenvatting Het college van B&W heeft op 31 augustus 2021 besloten het Winterfestijn dat in december 2021 zou moeten plaatsvinden met een jaar uit te stellen. De reden voor het uitstel is dat de wensen en voorwaarden zoals geuit in de brief van de betrokken ondernemers, sterk afwijken van de kaders zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Ook kan niet worden voorspeld hoe de COVID-19 pandemie zich verder ontwikkelt en welke beperkingen dit met zich meebrengt voor het doorgaan en voor de exploitatie van het evenement. Tenslotte zou er net als in 2019, te weinig voorbereidingstijd zijn voor de organisatoren om het evenement door te ontwikkelen om te komen tot een betere exploitatie. De gemeente blijft graag met de betrokken ondernemers in gesprek over de nog te organiseren edities van het Winterfestijn. Toelichting Op 14 juni 2021 hebben de heer Smulders van Kanaalzicht en de heer Limbach van Maxi Fun aangegeven aan de portefeuillehouder ook in 2021 wederom het Winterfestijn te willen organiseren. Hierbij gaven zij aan aanvullende wensen en voorwaarden te hebben. Deze hebben zij vervolgens op 12 augustus 2021 per mail kenbaar gemaakt: 1. Stroom vanuit de evenementenkast is voor rekening van de gemeente Heumen, zoals bij alle andere eerdere evenementen op het plein (o.a. Pleinfeest, Heumens genieten, Vierdaagsefeesten, enz.) 2.

Bij het alsnog moeten annuleren van het evenement de gemaakte kosten kunnen betalen vanuit de subsidie en de garantiestelling. 3. Voortijdig overmaken van de subsidie en garantiestelling. 4. Schade aan materialen – zoals de vorige keer aan de tent, veroorzaakt door de hangjeugd – zijn voor rekening van de gemeente Heumen. 5. Eventueel afsluiten van de hangplek gedurende het Winterfestijn Malden. 6. Betere samenwerking / betrokkenheid vanuit de gemeente Heumen zelf, o.a. op het gebied van PR, de nieuwjaarsreceptie en het uitdelen van de kerstpakketten. (NB: dhr. Smulders en dhr. Limbach hebben het hier over subsidie. Het betreft echter inkoop.) De punten 1 tot en met 4 hebben of kunnen consequenties hebben, die niet stroken met de door de raad in 2019 gestelde financiële kaders.

De gemeenteraad heeft in mei 2019 een motie aangenomen waarin zij het college opdraagt; - Om in samenspraak met de ondernemers invulling te geven aan de wens van de raad om in december 2019/januari 2020 een winterfestijn met ijsbaan te organiseren, en daarna om het jaar tot en met december 2023/januari 2024; - Om bij de uitwerking uit te gaan van een gemeentelijke bijdrage van € 20.000 uit de algemene middelen en daarnaast uit te gaan van een borgstelling van maximaal € 20.000 voor eventuele negatieve exploitatieresultaten; - Om bij aanspraak van de borgstelling de gemeenteraad te informeren en te verzoeken om een extra financiële dekking.

Zaak Document

: :

88103 91666

Het tegemoet komen aan de geuite wensen en voorwaarden heeft de volgende consequenties: Ad 1: Indien de gemeente de stroomkosten van de evenementenkast op het Kerkplein niet doorberekent dan gaat dit op basis van de factuur in 2019 om een bedrag van ongeveer € 2.500. Daarnaast maakt het Winterfestijn ook gebruik van de krachtstroom van het gemeentehuis. De gemeente zal om onduidelijkheid bij de afrekening te voorkomen, een stroommeter plaatsen bij de extra krachtstroomaansluiting die in 2019 voor het Winterfestijn aan de buitengevel van het gemeentehuis is aangelegd. De evenementenkast op het Kerkplein is al voorzien van een meter. Ad 2: De toestand vanwege COVID-19 blijft voorlopig onzeker. Indien het evenement vanwege maatregelen van de overheid geen doorgang kan vinden, zou de gemeente, de reeds gemaakte kosten aan derden, moeten vergoeden tot max. € 40.000. Ad 3: Het vooraf beschikbaar stellen van de garantstelling ligt voor de hand, aangezien de verwachting is dat in alle gevallen hier aanspraak op zal worden gemaakt en het is ook gewenst omdat beide ondernemingen die zwaar te lijden hebben gehad van de coronacrisis anders een behoorlijk bedrag moeten voorfinancieren. Dit betekent wel dat de gemeenteraad de inschatting zou moeten bijstellen dat het evenement met minder dan € 40.000 gemeentelijke bijdrage gerealiseerd kan worden.

Ad 4: Om het ondernemersrisico te verkleinen dan wel de kosten van een verzekering, zou de gemeente garant kunnen staan voor schade door vandalisme, voor zover deze niet verhaald kan worden op een andere verzekering en tenten en installaties niet onbeheerd worden achtergelaten. De kosten voor de gemeente van een af te sluiten evenementenverzekering voor schade door vandalisme zijn vooraf niet aan te geven. Dit is afhankelijk van de waarde van tenten, installaties en inboedel, de voorwaarden van de verhuurder van de ijsbaan en het te kiezen eigen risico. Ad 6: Ook het organiseren van de nieuwjaarsreceptie en het uitdelen van de kerstpakketten in de locatie van het Winterfestijn heeft consequenties. Zoals u weet wordt de nieuwjaarsreceptie in één van de kernen van onze gemeente gehouden in één van de dorpshuizen. Door de receptie bij het Winterfestijn te houden wordt de traditie die we hierin als gemeente en gemeenschap hebben doorbroken. Het uitreiken van de kerstpakketten voor het personeel wordt in het gemeentehuis georganiseerd. Hierdoor zijn de kosten beperkt. Het buitenshuis organiseren van deze activiteit maakt dat eventuele kosten die buitenshuis worden gemaakt tegen een zeer ongunstig fiscaal tarief door de gemeente als werkgever met de ficus moeten worden afgerekend. De kostenstijging die dit geeft is niet voorzien in de gemeentebegroting.

De onzekerheid die COVID-19 met zich meebrengt, kan ertoe leiden dat het evenement geen doorgang kan vinden of slechte in beperkte vorm. Ook dit laatste zou kunnen leiden tot afgelasting van het evenement, waarbij de gemeentelijke bijdrage in de voorbereidingskosten wel uitgekeerd moet worden. Ook bestaat de mogelijkheid dat de faciliteiten van ijsbaan en horecatent beperkt gebruikt kunnen worden.

2

Tenslotte is ook de voorbereidingstijd voor de organisatoren te krap om de gemeenschap en sponsoren er optimaal bij te betrekken. Eerder hebben zij aangegeven dat een voorbereidingstijd van een jaar gewenst is. Nu resteren er slechts nog enkele maanden.

13 september 2021 Burgemeester en wethouders

Dirk van Eeten Gemeentesecretaris

Marriët Mittendorff Burgemeester

Bijlage:  Brief van dhr. Smulders en dhr. Limbach d.d.12 augustus 2021

3