A10 Raadsmededeling Aanpak en invulling bezuinigingsopdracht op organisatie

RAADSMEDEDELING

Onderwerp: Datum:

Aanpak en invulling bezuinigingsopdracht op organisatie 24 februari 2021

Samenvatting U heeft als gemeenteraad op 9 november 2020 de begroting 2021 vastgesteld met daarbij een pakket aan ombuigingen. Hierbij zat een ombuigingsopgave binnen het taakveld evenementen (€ 55.000), de formatieve besparing op duurzaamheid (€ 10.000) en de algemene taakstelling op de organisatie (€ 30.000). Totaal te realiseren ombuigingen op de personele budgetten € 95.000. Wij nemen u mee in de aanpak en uitvoering van deze bezuinigingsopdracht. Daarnaast krijgt u inzicht in de consequenties van het afstoten van taken op het gebied van evenementen. De opdracht was te stoppen met de actieve ondersteuning van evenementen en t.a.v. evenementen alleen nog vergunningen te verlenen en faciliteiten (plein, stroomvoorziening e.d.) beschikbaar te stellen. Ook zullen we de inzet t.a.v. representatieve taken beperken. We gaan de taakstelling realiseren door een aantal maatregelen te nemen waaronder: Bezuiniging op taken van de medewerker evenementen; Bezuiniging op de stelpost Uitvoering personele regelingen; Bezuiniging op het gebarenbudget; Bezuiniging op formatie duurzaamheid.

Toelichting Bezuiniging op taken medewerker evenementen: Expliciet is in het coalitieakkoord aangegeven dat onze rol bij evenementen wordt beperkt tot een faciliterende rol; dat we stoppen met de taken van de gemeentelijke functie van evenementencoördinator en het versoberen van onze rol op het gebied van representatie. Bij grote evenementen komen we al onze huidige toezeggingen na. Onze rol bij de Vierdaagse beperken we tot onze representatieve taak. Bij het Winterfestijn (mocht dit doorgang vinden) zal onze rol zich beperken tot vergunningverlening en gebruikmaken van het plein/ruimte en elektriciteitsaansluiting (de stroomkosten zijn voor de initiatiefnemers). De initiatiefnemers zijn na het realiseren van de bezuiniging zelf aan zet. De formatie van de medewerker representatie en evenementen wordt omgebogen van 28 naar 16 uur medewerker Kabinetzaken en representatie. Dit komt samen met een besparing op uitvoeringsbudget Evenementen (€ 7.500) neer op een besparing van € 27.500. Achtergrond en besluitvorming tot nu toe: In 2019 heeft de gemeente een coördinator voor evenementen aangesteld. Zij werkt aan professionalisering van het faciliteren van evenementen, in nauw contact met andere betrokken afdelingen, zoals communicatie en vergunningen i.v.m. openbare orde en veiligheid.

Tevens heeft zij bij grotere evenementen van derden een coördinerende rol (Vierdaagse, winterfestijn). Ook organiseert zij in afstemming met het bestuurssecretariaat interne representatieve activiteiten, zoals Dodenherdenking en Veteranendag. Zaak Document

: :

60673 64368

De rol van de gemeente is om initiatieven van inwoners zo goed mogelijk te faciliteren. De evenementencoördinator speelt een belangrijke rol door te zorgen voor goede afstemming tussen initiatiefnemers en de gemeente. Het is niet gewenst dat de gemeente zelf grote evenementen organiseert, aangezien zij ook de toetser is van de evenementenvergunning die toeziet op openbare orde en veiligheid. Evenementen zijn voor de gemeente Heumen en haar inwoners van belang voor de sociale samenhang en leefbaarheid. Tegelijkertijd is de continuïteit van grotere evenementen een probleem gebleken. Deze zijn op zuiver commerciële basis door de schaal van de gemeente Heumen niet mogelijk en daarom afhankelijk van bijdragen van de gemeente. Niet commerciële evenementenorganisaties houden het in de regel niet lang vol door gebrek aan menskracht en de hoge eisen die worden gesteld in combinatie met de beperkte middelen en financiële risico’s. De gemeenteraad heeft zich uitgesproken voor continuering van het Winterfestijn met schaatsbaan met nog twee edities. Tevens heeft het college besloten in principe voor 5 jaar de continuïteit te garanderen van de Vierdaagsefeesten in Malden. We hebben besloten de hierna opgesomde taken m.b.t. coördinatie van evenementen niet meer uit te voeren teneinde de besparing te realiseren.

activiteit of evenement Nieuwjaarsreceptie 50 jarige bruidsparen bijeenkomst Gedecoreerden bijeenkomst Sleuteloverdracht en sleutelinname Carnaval Boomfeestdag 5 mei viering Bericht over activiteiten rondom Koningsdag in alle dorpen Dodenherdenking Veteranendag 4 dorpentocht Lopersbijeenkomst (deelnemers vierdaagse gemeente Heumen) Vierdaagse Democratiefestival 2019 vervolg Open Monumentendag (uit subsidie Erfgoedplatform) Incidentele activiteiten (opening Sportcentrum Malden e.d.) Sint intocht (krijgen subsidie) Representatie College rond Kerst en Nieuwjaar Activiteiten rond warenmarkt in Kersttijd Winterfestijn Jubileum Gilde e.a. Onthullingen (gedenktekens, monumenten, het mindervaliden pad Overasseltse en Haterse vennen. etc.)

Stoppen coördinatie? Nee (is vanuit gemeente) Nee (is vanuit gemeente) Nee (is vanuit gemeente) Ja, alleen nog representatie en faciliteiten beschikbaar stellen Ja Nee, (is vanuit gemeente) Ja Nee (is vanuit gemeente) Nee (is vanuit gemeente) Ja Ja Ja, alleen nog representatie en faciliteiten beschikbaar stellen Ja Ja Ja, alleen nog representatie Ja Nee, is vanuit gemeente Ja Ja Ja Ja, alleen nog representatie

De inzet van de medewerker representatie en evenementen wordt gestopt t.a.v. de hiervoor opgesomde taken waarvoor dit wordt aangegeven. De inzet t.a.v. de activiteiten/evenementen die vanuit de gemeente worden geïnitieerd, wordt beperkt. Bezuiniging op de stelpost Uitvoering personele regelingen We verlagen de stelpost uitvoering personele regelingen (betreft de uitwerking van personele regelingen, zoals verkopen van verlof, verkoop van overuren, gevolgen functiewaardering e.d.). 2

Jaarlijks fluctueert de uitgave op dit budget, afhankelijk van de situatie. Mocht er op dit budget onverhoopt een overschrijding aan de orde zijn dan wordt dit via de maandrapportage gemeld. De besparing bedraagt € 22.500. Bezuiniging op het gebarenbudget We ramen het gebarenbudget deels af. Het gevolg is dat we terughoudender moeten zijn met het maken van gebaren richting de medewerkers. We kunnen tevens de eindheffing over dit bedrag (in het kader van de werkkostenregeling) inbrengen als onderdeel van de bezuiniging. Het effect van deze besparing is € 20.700. Bezuiniging van € 10.000 op formatie duurzaamheid. Deze is ingevuld door voor 2021 uit te gaan van minder ondersteuning. Ook het aantal activiteiten is verminderd waardoor deze lagere inzet mogelijk is. Besparing € 10.000. Er resteert nog een tekort van € 14.300. Dit nog te bezuinigen bedrag nemen we mee bij de integrale afweging van plussen en minnen bij de kadernota, ook in relatie tot het proces Zero-based budgeting (ZBB).

23 februari 2021 Burgemeester en wethouders

Dirk van Eeten Gemeentesecretaris

Marriët Mittendorff Burgemeester

3