11 03 131223 1

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 230085 Winsum, Procesmanagement Gemeentehuis 15 oktober 2023

Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................................2 1.

2.

3.

4.

5.

Inleiding ......................................................................................................................................................4 1.1

Aanleiding ..........................................................................................................................................4

1.2

Toelichting Plan van Aanpak definitiefase .........................................................................................4

Uitgangspunten ..........................................................................................................................................5 2.1

Besluiten ............................................................................................................................................5

2.2

Scope en afbakening .........................................................................................................................7

Definitiefase ................................................................................................................................................9 3.1

Doel definitiefase ...............................................................................................................................9

3.2

Projectmatig Werken..........................................................................................................................9

3.3

Eindproducten definitiefase..............................................................................................................10

Proces en planning ...................................................................................................................................12 4.1

Stappenplan .....................................................................................................................................12

4.2

Planning ...........................................................................................................................................14

Ambitiedocument ......................................................................................................................................15 5.1

6.

Ambitiedocument: Uitgebreide lijst van terugkomende thema’s ......................................................15

Programma van Eisen ..............................................................................................................................17 6.1

Activiteiten, ruimten en relaties en techniek.....................................................................................17

6.2

Duurzaamheid en toekomstbestendigheid.......................................................................................18

6.3

Plan van Aanpak van ontwerpfase ..................................................................................................19

7.

Herijking financiële haalbaarheid..............................................................................................................20

8.

Risicomanagement ...................................................................................................................................21

9.

8.1

RISMAN methode ............................................................................................................................21

8.2

Monte Carlo systematiek .................................................................................................................22

Locatiekeuze ............................................................................................................................................23 9.1

Opstellen selectiecriteria en van longlist naar shortlist ....................................................................23

9.2

Waardering locaties shortlist ............................................................................................................23

9.3

Selectie naar twee á drie locaties ....................................................................................................25

9.4

Uitwerken beeldkwaliteit ..................................................................................................................25

9.5

Definitieve voorstel op basis van beeldkwaliteit en criteria ..............................................................25

9.6

Definitieve keuze..............................................................................................................................25

10. Projectorganisatie voor definitiefase.........................................................................................................26 10.1

Visualisatie projectorganisatie .........................................................................................................26

10.2

Gemeenteraad .................................................................................................................................27

10.3

Raadsoverleg Grote Projecten.........................................................................................................27 Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

2 / 37

10.4

Auditcommissie ................................................................................................................................27

10.5

Ondernemingsraad ..........................................................................................................................27

10.6

College van B & W ...........................................................................................................................27

10.7

Directieteam .....................................................................................................................................28

10.8

Stuurgroep .......................................................................................................................................28

10.9

Projectgroep.....................................................................................................................................28

10.10 Werkgroepen ...................................................................................................................................29 10.11 Inwoners ..........................................................................................................................................31 10.12 Externe inzet ....................................................................................................................................31 10.13 Communicatie en participatie...........................................................................................................31 11. Begrippenlijst ............................................................................................................................................35 Bijlagen ............................................................................................................................................................37

Bijlagen 1 2

Planning definitiefase nieuwbouw gemeentehuis Het Hogeland concept dd. 12-10-2023 Raming definitiefase Hogeland dd. 12-10-2023

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

3 / 37

1. Inleiding 1.1

Aanleiding

Na een zorgvuldige verkenningsfase waarin verschillende mogelijkheden en behoeften zijn geanalyseerd, is de gemeente Het Hogeland tot de conclusie gekomen dat de realisatie van een nieuw gemeentehuis een essentiële stap is om haar ambities en uitdagingen voor de toekomst het hoofd te bieden. Op 1 februari 2023 heeft de gemeenteraad besloten om het nieuwe gemeentehuis te realiseren op de lijn Winsum – Baflo – Warffum. De gebouwen van de huidige drie gemeentehuizen in Winsum, Leens en Uithuizen voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd. Bijvoorbeeld als het gaat om duurzaamheid. Veel medewerkers werken zowel vanuit huis als op kantoor. Hun werkplekken moeten hier zo goed mogelijk op worden ingericht. Verder biedt een nieuw gemeentehuis niet alleen kansen voor een betere samenwerking tussen binnen- en buitendienst, maar is het ook een plek waar inwoners, de gemeenteraad, het bestuur en de medewerkers elkaar kunnen ontmoeten. Het moet een ‘huis van de gemeente’ worden, een ontmoetingsplek en werkplek voor de medewerkers, maar vooral ook een plaats waar de lokale democratie vorm krijgt; een ‘huis van de democratie’. Waar het bestuur zetelt en de raad vergadert. Een gemeentehuis waarmee Het Hogeland zich als nieuwe gemeente kan identificeren en waar haar inwoners zich gezien en gehoord weten en zich altijd welkom voelen.

Opdracht

Verkenning

Plan van Aanpak definitiefase

Definitie

Ontwerp

Realisatie

In gebruikname (nazorg)

Figuur 1: fasen planvorming en ontwikkeling gemeentelijke huisvesting Het Hogeland.

Direct na de verkenningsfase (zie figuur 1) volgt doorgaans de definitiefase. In deze fase worden de plannen en ideeën verder uitgewerkt in concrete programmering. Ook wordt in deze periode de financiële haalbaarheid onderzocht, met als eindresultaat concrete keuzes in programma, locatie en budget. Een gedegen aanpak en nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen zijn essentieel om tot een goed doordacht en breed gedragen eindresultaat te komen. De gemeente wil hiervoor een zorgvuldig proces doorlopen. Zodoende is een soortement tussenstap aan het proces toegevoegd: we stellen eerst een helder Plan van Aanpak op voor de definitiefase voordat we in de definitiefase naar de concrete invulling gaan. Voorliggend plan heeft als doel de processen te beschrijven waarmee invulling wordt gegeven aan de definitiefase en hoe de gemeente tot het gewenste keuzes beoogt te komen. Het Plan van Aanpak voor de definitiefase wordt ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd.

1.2

Toelichting Plan van Aanpak definitiefase

Dit Plan van Aanpak vormt het startdocument voor de definitiefase van het nieuwe gemeentehuis van de gemeente Het Hogeland. Hierin gaan we onder meer in op de: • Doelstelling, uitgangspunten en randvoorwaarden • Organisatie • Proces, fasering en planning • Procedures en kwaliteitsborging • Ambitiedocument • Programma van Eisen • Locatiekeuze • De projectorganisatie en -communicatie. Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

4 / 37

2. Uitgangspunten 2.1

Besluiten

In verband met de realisatie van het nieuwe gemeentehuis zijn binnen Het Hogeland inmiddels de volgende besluiten genomen: Besluiten en aangenomen moties raadsvergadering d.d. 1 februari 2023 • Het gemeentehuis wordt op een nieuwe locatie gerealiseerd. • De toekomstige huisvesting komt geografisch gezien centraal in de gemeente te liggen; op de lijn Winsum - Baflo - Warffum. • Vanaf het moment van planvorming wordt het onderwerp ‘nieuw gemeentehuis’ behandeld als ‘groot project’, waarbij de reeds gemaakte afspraken hierover leidend zijn. Zo blijft de raad goed betrokken bij de verdere planvorming. • In dit traject fungeren de aanbevelingen uit de evaluatie van Ecorys als leidraad. • De raad wordt via fasedocumenten en mijlpaalrapportages gemobiliseerd. • Om de gemeentelijke organisatie en het bestuur voor haar inwoners bereikbaar te houden tijdens de realisatiefase worden in de dorpen bestaande locaties (zoals bibliotheken en dorpshuizen) benut voor het onderhouden van contact met inwoners en de gemeentelijke dienstverlening. • Het college wordt verzocht ook andere organisaties de gelegenheid te bieden en te stimuleren van deze locaties gebruik te maken voor hun contact met inwoners. Besluiten raadsvergadering 30 juni 2021 Dit betreffen besluiten die genomen zijn naar aanleiding van de rapportage over Ecorys’ evaluatie van het proces rondom De Tirrel.

• Voor de grote projecten wordt een raadsoverleg ingesteld. • Voor de grote projecten is het opstellen van een investerings- en exploitatiebegroting in elk fasedocument verplicht. • Voor grote projecten is het opstellen van een contingentieparagraaf in de risicoanalyse van elk fasedocument verplicht. Voornaamste bevindingen onderzoek Ecorys Onderzoeksbureau Ecorys heeft in opdracht van de gemeente Het Hogeland een evaluatie uitgevoerd. Daarbij is gekeken naar de informatievoorziening aan de raad over het procesverloop tijdens de ontwikkeling van De Tirrel. Ecorys heeft in dit kader onderzocht wat er te leren valt ten behoeve van de verbetering van de positie van de raad bij de beheersing en processturing van grote projecten en hierover een eindrapport uitgebracht (d.d. 28 mei 2021). De aanbevelingen zijn: • In de toekomst moet voorkomen worden dat kritische informatie over grote projecten niet tot de raad doordringt. Om dit te bereiken stelt Ecorys voor in de Planning en Control (PC)-cyclus een paragraaf over projecten op te nemen, zodat de raad beter kan kaderstellen en controleren. • De betrokkenheid van de raad bij grote projecten kan verder verbeterd worden door de instelling van een speciaal raadsoverleg.

In dit overleg kunnen de fasedocumenten van de grote projecten worden behandeld, zodat de raad een compleet en actueel beeld heeft van de voortgang en financiële consequenties. Thema’s in dit overleg zijn organisatie, tijd, kwaliteit (gewenst programma), geld en risico’s. • Voor alle grote projecten moet de gemeente beschikken over een actuele en complete investeringsbegroting en exploitatiebegroting, die bij elke fase geactualiseerd en vervolgens aan het fasedocument toegevoegd moeten worden.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

5 / 37

•

•

De in realisatieovereenkomsten vastgelegde afspraken moeten duidelijk zijn voor de raadsleden. Ook moet er inzage worden gegeven in deze overeenkomsten en de bijlagen om misverstanden te voorkomen. In de contingentieparagraaf van fasedocumenten moeten mitigerende maatregelen worden overwogen voor gebeurtenissen met een grote kans op optreden en een grote impact op het project.

Kaders huisvestingsscenario’s, raadsvergadering 9 juni 2021 • Locaties moeten goed bereikbaar zijn met zowel de auto als het openbaar vervoer. • Afhankelijk van de uitwerking van de bestuursopdracht Dienstverlening kan de fysieke uitwerking hiervan (o.a. balieconcept) aan elk scenario worden toegevoegd; er volgt vanuit dienstverlening dus geen voorkeursscenario. • Bij de uitwerking van de uitkomsten van de bestuursopdracht ‘Buitendienst’ is het geen eis dat één of meerdere locaties van de buitendienst een directe relatie/ heeft c.q. hebben met de locatie van de binnendienst dan wel in de nabijheid daarvan ligt (liggen. Mocht echter een combinatie mogelijk zijn, dan wordt dit wel als ideaal gezien. Het werkplekconcept en de uitstraling van de buitendienst en de binnendienst zijn wel gelijk. • Werkplein Ability (lndustrie & Diensten) heeft fysiek en functioneel geen directe relatie met de binnendienst en ‘nabijheid’ is dan ook geen vereiste. Wel zal ook hier het werkplekconcept voor de kantoorfuncties gelijk zijn aan dat van de binnendienst. De medewerkers belast met PIOFACH taken worden samengevoegd met de binnendienst. • Het werkplekconcept gaat uit van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. De werkplekfactor bij nieuwbouw is 0,7 – 0,8 werkplek per medewerker.

Aanvullende kaders Tijdens de raadsbehandeling op 9 juni 2021 is ook toegezegd de volgende kaders te betrekken bij de verkenning van de verschillende scenario’s: • Per huisvestingsscenario wordt tevens een sub-variant uitgewerkt met een werkplekratio van 0,5 (1 werkplek per 2 medewerkers). • De raad ontvangt per scenario een financiële uitwerking en analyse. Daarin zijn niet alleen de directe kosten van de gebouwen en het gebruik hiervan opgenomen, maar ook de afgeleide kosten (positief en negatief), zoals minder kosten door het afstoten van gebouw(en), het herplaatsen van KCC’s (klantcontactcentra), etc. • Er wordt inzicht gegeven in de huidige huisvestingskosten. Alle scenario’s dienen voordeliger uit te vallen dan de huidige huisvestingskosten. • Beoordelingscriteria zijn (bij het opstellen van de scenario’s wordt aandacht besteed aan): o Voldoen aan randvoorwaarden werkplekconcept. o Goede ICT-voorziening aanwezig. o Locatie(s) is (zijn) centraal en goed bereikbaar. o Uitgangspunt ‘ontmoeten en samenwerken’ wordt gefaciliteerd. o Sober, maar wel een goede uitstraling. o Duurzaamheid: materialengebruik, circulariteit en voldoen aan energielabel-eisen. o Kostenefficiënt en structureel financieel binnen het huidige budget. o Goed werkgeverschap, inclusie, waaronder toegankelijkheid. • In het algemeen zal er aandacht zijn voor: o Communicatie richting medewerkers.

o Betrokkenheid van medewerkers bij het opstellen van de scenario’s. o Communicatie richting inwoners; mede in relatie tot het dienstverleningsconcept.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

6 / 37

• • • •

Naar aanleiding van een aan de raad aan te bieden notitie over het duurzaamheidsbeleid wordt per scenario bepaald of deze past bij de besluitvorming over duurzame ontwikkelingsdoelen. De raadsleden worden in het traject op weg naar een nieuw huisvestingsconcept ook als ‘medebewoner en –gebruiker’ betrokken. Bij de oriëntatie op de huisvesting van de buitendienst wordt ook de vrijkomende ruimte op de locatie van Werkplein Ability meegenomen. Ter voorkoming van desinvesteringen beziet het college de uitzonderingen en mogelijkheden voor ontheffing (indien noodzakelijk) om het gemeentehuis in Uithuizen te laten voldoen aan de energielabel-eisen.

Andere besluiten • De exploitatiekosten van het nieuwe gemeentehuis mogen niet hoger zijn dan de kosten van de gebouwen die de gemeente momenteel (red. juni 2021) in gebruik heeft. De kosten voor een nieuw, duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis passen daar binnen. • In de gemeenteraadsvergadering van 15 september 2021 heeft de gemeenteraad het beleidsstuk ‘Duurzame ontwikkeling in Het Hogeland” d.d. 5 juli 2021 vastgesteld. Hiermee committeert de gemeente zich aan de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (‘sustainable development goals’) van de Verenigde Naties. Onderdeel daarvan is het verduurzamen van maatschappelijk vastgoed. In de definitiefase dient het criterium ‘duurzaamheid’ dus ook prominent te worden meegenomen in de ambities en afweging.

2.2

Scope en afbakening

De volgende activiteiten of eindproducten vallen binnen de scope van de definitiefase: • Het bepalen van de invullingsrichting van de realisatie voor het nieuwe gemeentehuis van Het Hogeland, zodat het grootste deel van het gemeentelijke apparaat hier gehuisvest kan worden. • Het kiezen van de definitieve locatie waar het nieuwe gemeentehuis dient te worden gerealiseerd. • Het Programma van Eisen voor de realisatiefase op een dusdanig niveau samenstellen dat het ten behoeve van de realisatie in de markt gezet kan worden. • Hett opstellen van het gebruiks-, werkplek- en dienstverleningsconcept. • Het uitbrengen van een advies over de bouworganisatievorm voor de ontwerp- en/of realisatiefase. • Het bepalen van de aard van de overeenkomsten met betrekking tot de realisatie van het project. Dit wordt in de definitiefase bepaald omdat het type en de vorm van deze documenten afhankelijk is van de gekozen bouworganisatievormen. • Het toetsen van de (financiële) haalbaarheid van het nieuwe gemeentehuis. Dit omvat zowel een investerings- als exploitatiekostenraming. • Het opstellen van een conceptdetailplanning voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis tot en met ingebruikname. • Het opstellen van een risicoanalyse inclusief contingentieparagraaf. • Een massastudie op twee á drie potentiële locaties voor het nieuwe gemeentehuis voor Het Hogeland.

• Een RO quickscan van de twee á drie potentiële locaties zodat er inzichtelijk is dat het gemeentehuis waarschijnlijk ook daadwerkelijk binnen de juridische kaders gaat passen op de beoogde locatie. Met een quick scan is het mogelijk om in een vroeg stadium eventuele knelpunten van een beoogde (bouw)locatie inzichtelijk te maken. • Het doorlopen van de benodigde besluitvormingsprocessen zodat bij positieve besluitvorming het project van de definitiefase naar het vervolg van de ontwerpfasefase gebracht kan worden. Onderdeel hiervan zijn de hierboven genoemde activiteiten, alsmede een aanvraag om budget beschikbaar te stellen voor de nieuwbouw.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

7 / 37

De volgende activiteiten of eindproducten vallen niet binnen de scope van de definitiefase: • • •

•

• • •

• • • •

Huisvesting buitendienst (beheer/IBOR). Huisvesting Ability. Er moet nog een keus worden gemaakt hoe de Integrale Sociale teams (ist’s) in de toekomst worden gehuisvest. Deze zijn nu als experiment grotendeels gehuisvest buiten de gemeentehuizen. Dit experiment moet worden afgesloten met een oordeel over de gewenste toekomstige situatie. De te maken afweging is het wel of niet meenemen in de centrale huisvesting. Wanneer definitief gekozen wordt voor decentrale huisvesting dan valt de uitwerking hiervan buiten de scope van de definitiefase voor het nieuwe gemeentehuis. Herontwikkelen dan wel vervreemden van de huidige gemeentelijke locaties. Er zal echter wel aandacht besteed worden aan de mogelijkheden voor toekomstig gebruik en functionaliteiten in de kernen, want toekomstige leegstand moet worden voorkomen. De gemeente wil de gebouwen immers goed achterlaten. Uitwerken van het alternatieve gebruik worden separate projecten. Het tijdelijk aanpassen van de huidige huisvesting. Het maken van ontwerpen (SO/VO/DO/TO/UO) van het nieuwe gemeentehuis voor Het Hogeland. Het definitief definiëren van exacte aantallen en de invulling van het huisvestings- en dienstverleningsconcept, klaar voor het eerste gebruik. Omwille van toekomstbestendigheid en flexibiliteit wordt de laatste slag hierin aan het einde van de realisatiefase geslagen.

Het doorlopen van de benodigde vergunningsprocedures voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis. Het uitvoeren van bouwactiviteiten ten behoeve van het nieuwe gemeentehuis. Het verhuizen en/of inhuizen van de betrokken organisatieonderdelen na oplevering van het gebouw. Beoordelen van de duurzaamheidsprestaties van de huidige panden.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

8 / 37

3. Definitiefase 3.1

Doel definitiefase

De definitiefase van een vastgoedontwikkeling is een cruciale periode voor het creëren van een nieuw gebouw. Het markeert het omslagpunt van conceptueel denken in de verkenningsfase naar de concrete planning en voorbereiding voor de daadwerkelijke uitvoering van het project. Het doel is om alle essentiële details en specificaties van het vastgoedproject vast te stellen, zodat alle betrokken partijen een helder en gezamenlijk begrip hebben van de omvang en de realisatie ervan. Zo is ook bij de ontwikkeling van een nieuw gemeentehuis de definitiefase van groot belang. Het creëren van een grondig plan vormt namelijk de basis voor een succesvolle uitvoering van het project. Door zorgvuldig te kijken naar de projectscope, financiële haalbaarheid, stakeholdermanagement, juridische aspecten, duurzaamheid en andere relevante aandachtspunten, kunnen ontwikkelaars en de gemeente ervoor zorgen dat het nieuwe gemeentehuis niet alleen functioneel en efficiënt is, maar ook een bron van trots voor de gemeenschap die het zal bedienen. Een goed doordachte en grondig geplande definitiefase legt de basis voor een duurzame vastgoedontwikkeling met langdurige voordelen en waarde voor de gemeenschap en haar inwoners. Het nieuwe gemeentehuis zal niet alleen voldoen aan hun behoeften, maar ook bijdragen aan een bloeiende en trotse gemeenschap.

3.2

Projectmatig Werken

De gemeente Het Hogeland hanteert voor (grote) projecten de methode Projectmatig Creëren (PMC) van Jo Bos Co. Deze methodiek zal ook toegepast worden voor het nieuwe gemeentehuis. Het is een aanpak voor het managen van complexe projecten waarbij de focus ligt op het creëren van waarde voor alle betrokken partijen. PMC is gebouwd op de overtuiging dat projectsucces vooral gebaseerd is op gedeeld commitment van alle betrokkenen bij het project. Het creëren van dit commitment is daarmee een cruciale succesfactor. Succesvolle projecten kenmerken zich door het in de juiste verhouding inzetten van vier krachten die rondom projectmanagement spelen (zie figuur 2): • Voedingskracht – ‘Zij-kant’: de mate waarin het project verankerd is in de omgeving, die altijd het bestaansrecht van het project bepaalt. Een van de indicaties hiervoor is een gedragen businesscase. Voedingskracht is de voedingsbodem waar het project zijn oorsprong vindt en waarvoor het ook bestemd is. Het is de reden van bestaan voor het project en heeft dus vooral met de energie van de opdrachtgever te maken. • Persoonlijke kracht – ‘Ik-kant’: het individu dat met zijn ideeën, creativiteit en visie, maar ook met leiderschap, bewustzijn en commitment bepalend is voor de mate waarin een project succesvol is.

Zetten de betrokkenen hun persoonlijke kwaliteiten in en nemen ze tegelijkertijd de volle verantwoordelijkheid voor hun afspraken en gedrag? Het is het vermogen om de huidige realiteit te ontstijgen en vooruit te zien naar een gewenste toekomst. • Vormkracht – ‘Het-kant’: het vermogen om de gevisualiseerde oplossingen om te zetten in tastbare resultaten, daarbij volop gebruik makend van het beproefde, ‘harde’ projectinstrumentarium (scope definitie, Work Breakdown Structure, de beheersing van onder andere planning, budget en kwaliteit, en risicoanalyse).

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

9 / 37

•

Samenwerkingskracht – ‘Wij-kant’: de mate waarin betrokkenen bereid en in staat zijn om in onderlinge afhankelijkheid iets tot stand te brengen dat het vermogen van elk individu overstijgt. PMC hecht veel waarde aan samenwerking tussen alle betrokken partijen, zoals het projectteam, opdrachtgevers, gebruikers, en andere stakeholders. Door nauw samen te werken kunnen verschillende perspectieven, kennis en expertise worden gecombineerd om tot de beste oplossingen te komen. Samenwerkingskracht bevordert een open dialoog en helpt bij het afstemmen van verwachtingen.

Figuur 2: Projectmatig creëren Jo Bo & Co

Conform de werkwijze van Projectmatig Creëren organiseren wij een project startup met de teamleden die een rol gaan vervullen in de definitiefase.

3.3

Eindproducten definitiefase

De definitiefase van een groot vastgoedproject is een cruciale fase waarin de plannen en specificaties van het project worden vastgesteld, voordat de feitelijke uitvoering begint. De eindproducten in deze fase zijn documenten en informatie die essentieel zijn bij het leggen van een gedegen basis voor het vervolg van het project. De definitiefase voor de nieuwbouw van het gemeentehuis kent de volgende eindproducten: 1) Stakeholderanalyse & communicatieplan: een analyse van belanghebbenden, zoals burgers, ondernemers, medewerkers, direct aanwonenden en andere betrokken partijen, en hoe zij bij het project kunnen worden betrokken. 2) Projectcontract (bestaande uit ambitiedocument, Programma huis van gemeente en Programma van Eisen): een duidelijke omschrijving van het vastgoedproject, inclusief het doel, de omvang, de vereisten en de beoogde resultaten. Dit omvat tevens de specificaties in de vorm van het Programma van Eisen. Daarnaast worden de duurzaamheid en circulariteitsambities gedefinieerd.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

10 / 37

3) Investeringskostenraming: een inschatting van de verwachte realisatiekosten van het project op basis van het Programma van Eisen en potentiële locaties. Dit zijn de kosten inclusief de bouw-, grond- en bijkomende kosten zoals die voor vergunningen, ontwerpkosten, projectmanagement, technische studies, een post ‘onvoorziene kosten’ en andere relevante uitgaven. Voor de investeringskostenraming wordt de universele NEN2699 systematiek toegepast. 4) Exploitatiekostenraming: een schatting van de verwachte exploitatiekosten van het nieuwe gebouw. Dit omvat zowel de kapitaalslasten als de gebouwgebonden- en facilitaire huisvestingslasten. Voor de exploitatiekostenraming hanteren we de universele NEN2699 of NEN-EN15221-4 systematiek. Ook worden deze verwachte toekomstige lasten met de huidige vergeleken. Dit gebeurt aan de hand van een Total Cost of Ownership benadering. 5) Duurzaamheidsbeoordeling: een evaluatie van de duurzaamheidsaspecten van het project, inclusief energie-efficiëntie, materiaalgebruik en milieueffecten. 6) Risicoanalyse: een beoordeling van mogelijke risico’s en onzekerheden die het project kunnen beïnvloeden, evenals een plan om deze risico’s te beheren en te verminderen. Dit is inclusief contingentieparagraaf. Hiervoor wordt de RISMAN methodiek of gelijkwaardig en waar mogelijk de Monte Carlo systematiek gebruikt.

Voor de uitwerking van de risico’s zal gebruik gemaakt worden van de risicolog, die onderdeel is van de gebruikte formats binnen het projectmatig werken van Het Hogeland’. 7) Juridische en regelgevende vereisten: een overzicht van de voornaamste juridische en regelgevende vereisten waaraan het project moet voldoen, zoals vergunningen, milieuvoorschriften en bouwvoorschriften. 8) Projectplan: een gedetailleerd plan dat de beoogde fasering tot en met ingebruikname omschrijft, de taken en activiteiten die uitgevoerd moeten worden, de projectstructuur en verantwoordelijkheden van het team, de tijdsplanning en de mijlpalen. 9) Go/no-go beslissing: op basis van de informatie in de definitiefase wordt de gemeenteraad gevraagd een beslissing te nemen om het project voort te zetten (go) dan wel te beëindigen (no-go) voordat het de uitvoeringsfase ingaat. Deze eindproducten zijn van groot belang omdat ze als basis dienen voor verdere besluitvorming en het succesvol uitvoeren van het vastgoedproject. Ze zorgen voor duidelijkheid, beperken risico’s en zorgen ervoor dat alle betrokkenen een gemeenschappelijk begrip hebben van wat er moet gebeuren in het vervolg van het project.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

11 / 37

4. Proces en planning 4.1

Stappenplan

Huisvesting is een middel dat kan bijdragen aan het bereiken van de organisatiedoelen. Het is daarom ook belangrijk dat bij de ontwikkeling ervan nadrukkelijk aansluiting wordt gezocht bij de organisatieontwikkelingen en het primaire proces. Daarom werken we trapsgewijs naar de besluitvorming aan het einde van definitiefase toe. 1) Organisatievisie: bij aanvang van de definitiefase worden de organisatievisie en ambities centraal gezet om vervolgens die visie te vertalen naar ambities voor huisvesting. Hiervoor kijkt de gemeente naar haar eigen organisatievisie en -ambities, maar haalt ook nadrukkelijk inspiratie van buiten op. Bijvoorbeeld over algemene ontwikkelingen in de maatschappij, andere bouwprojecten en andere gemeentehuizen. Deze informatie wordt uiteindelijk verwerkt in een ambitiedocument. Het doel van een dergelijk document in een vastgoedontwikkeling is om de visie, doelstellingen en ambities van het project duidelijk en gestructureerd vast te leggen. Het fungeert tijdens het hele ontwikkelingsproces voor alle betrokken partijen als een leidraad en referentie. Het ambitiedocument is een belangrijk instrument om een gemeenschappelijk begrip en een gedeelde visie te creëren tussen de opdrachtgever - de gemeente Het Hogeland - en eventuele later in het bouwproces betrokkenen zoals de architect, projectontwikkelaar, adviseurs en andere belanghebbenden.

2) Gebruiksconcept: vervolgens worden de ambities en visies vertaald naar een gebruiksconcept. Hierin worden alle activiteiten omschreven die in het gemeentehuis zullen plaatsvinden, hun onderlinge verbindingen en afhankelijkheden en welke harde criteria deze activiteiten stellen aan de huisvesting. We bepalen voor welke doelgroepen de huisvesting gerealiseerd wordt. Dat kan variëren van verschillende typen medewerkers, samenwerkingspartners, tot bewoners, bedrijfsleven, raadsleden en bezoekers. Voor hen doorleven we de handelingen die zij in en om de huisvesting verrichten door “een dag van...” (of een klantreis) in de toekomst te beschrijven. Gecombineerd vormen deze activiteiten het ‘Programma Huis van de Gemeente’; de manier waarop de huisvesting gebruikt wordt. Dit wordt vastgelegd in het gebruiksconcept, dat het Programma Huis van de Gemeente’’ zal heten. Dit programma wordt niet alleen gebruikt om te bepalen welke ruimten er nodig zijn in het Huis van de Gemeente. Het kan ook gebruikt worden als toetsingskader in de ontwerpfase. De ‘dag van de medewerker’; wordt dan bijvoorbeeld virtueel in het ontwerp weergegeven. Daaruit kan geconcludeerd worden of ruimten logisch ten opzichte van elkaar liggen, of dat de medewerker ‘van hot naar her’ door het gebouw moet bewegen om zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

12 / 37

3) Programma van Eisen (verder: PvE): met het ambitiedocument ‘gebruiksconcept’ kan vervolgens een concrete slag gemaakt worden richting het PvE. Hierin worden de eisen voor de huisvesting beschreven. Binnen een vastgoedproject heeft het PvE als doel een gedetailleerde en uitgebreide lijst van vereisten en specificaties vast te stellen waaraan het te ontwikkelen vastgoed moet voldoen. Het PvE wordt gebruikt als essentieel referentiedocument en dient als leidraad en toetsingskader voor het ontwerp en de uitvoering van het project. In de definitiefase is het noodzakelijke detailniveau van het ‘eindproduct PvE’ afhankelijk van de gekozen bouworganisatievorm, waarvoor ook in de definitiefase een keuze gemaakt moet worden. Het voorlopige uitgangspunt is een traditioneel proces, waarbij de gemeente opdracht geeft aan een architect, installatieadviseur en constructeur om een gebouw te ontwerpen, dat vervolgens aanbesteed wordt aan een bouwende partij. In de definitiefase wordt er minimaal een functioneel ruimtelijk PvE geformuleerd (e.e.a. afhankelijk van de keuze in bouworganisatievorm, zie paragraaf 6.3). Dit type PvE beschrijft gedetailleerd welke activiteiten in het gebouw zullen plaatsvinden en welke typen en bij benadering ook aantallen en omvang van ruimtes en voorzieningen nodig zijn om aan de behoeften van de gebruikers te voldoen.

Het legt de nadruk op het gewenste gebruik van de betreffende ruimten en hun onderlinge relaties, maar ook de logistiek. Ook het opstellen van een technisch PvE (beschrijven van eisen vanuit het gebruik, zoals bouwfysica, comfort, akoestiek, licht, onderhoudbaarheid, schoonmaakbaarheid, flexibiliteit, indeelbaarheid et cetera), een esthetisch PvE (sfeer bepalen, referentiebeelden), duurzaamheids-PvE (duurzaamheidsambities en doelstellingen) en financieel PvE (financiële randvoorwaarden etc.) behoren tot de eventueel op te stellen documenten in deze fase. 4) Locatiekeuze: parallel aan bovenstaande stappen wordt gewerkt aan de definitieve locatiekeuze voor de nieuwbouw. Eerst stellen we gezamenlijk een ‘long list’ op van beschikbare locaties die voldoen aan de in hoofdstuk 9 beschreven selectiecriteria. Vervolgens worden deze met de in hoofdstuk 7 beschreven waarderingsmethode teruggebracht naar twee á drie potentieel geschikte locaties voor de nieuwbouw. Om tot een definitieve keuze te kunnen komen dienen op een specifieke locatie ook massa- en inpassingsstudies te worden uitgevoerd, dient het vigerende bestemmingsplan te worden beoordeeld, moeten de verkeerskundige situatie en bereikbaarheid in kaart worden gebracht, et cetera.

Voor beide locaties worden (op hoofdlijnen) de benodigde studies uitgevoerd; onderdeel daarvan is het in kaart brengen van de financiële haalbaarheid (zie volgend punt). Mocht de gemeente geen eigenaar zijn van één van de voorkeurslocaties (of beide), dan zal zij in het voortraject in overleg treden met de betreffende eigenaar c.q. eigenaren om te onderzoeken tegen welke condities verwerving van de grond mogelijk is. Eventueel gebruikt zij daarvoor de ‘wet voorkeursrecht gemeenten’. Het locatiekeuzeproces vergt transparantie en zorgvuldigheid en tegelijkertijd een bepaalde mate van vertrouwelijkheid in verband het potentieel beïnvloeden van de aanschafprijs. Ten slotte wordt de gemeenteraad gevraagd om uit één van beide opties een definitieve keuze te maken. 5) Financiële haalbaarheid: wanneer de hierboven beschreven stappen zijn doorlopen kan op basis van deze informatie een bouwkosten- en exploitatiekostenraming worden gemaakt. De uitkomsten dienen ter input voor de finale besluitvorming in de gemeenteraad.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

13 / 37

6) Plan van Aanpak ontwerpfase: onderdeel van de definitiefase is ook het opstellen van een Plan van Aanpak voor de daaropvolgende fase: het ontwerpen. De invulling van dit onderdeel is afhankelijk van gemaakte keuzes ten aanzien van de bouworganisatievorm. Dit plan dient een gedetailleerde en gestructureerde beschrijving te bevatten van de noodzakelijke stappen en activiteiten om het ontwerpproces succesvol te doorlopen. Thema’s hierin zijn onder andere: projectorganisatie, vooronderzoeken, scope van het ontwerp, ontwerpconcept, planning en fasering, technische aspecten, risicoanalyse (inclusief contingentieparagraaf), financiering, kwaliteitscontrole, communicatie, vergunningen, besluitvormingsproces en beslismomenten et cetera. In aanloop naar het Plan van Aanpak voor de definitiefase is ook een ‘Project kick off’ wenselijk. 7) Besluitvorming: in de gemeenteraad vindt de besluitvorming tot en met vaststelling van de resultaten van de definitiefase en de locatiekeuze plaats conform dezelfde cyclus als die van de vaststelling van het Plan van Aanpak van de definitiefase.

4.2

Planning

In bijlage 1 is de planning voor de definitiefase gevisualiseerd. Grofweg bestaat de planning voor 2024 uit vier fasen, die al dan niet parallel aan elkaar lopen. In Q4 van 2023 worden voorbereidingen getroffen voor de eerste fase, zoals het communicatie- en participatieplan (zie paragraaf 10.3 voor verdere toelichting). In Q1 van 2024 starten we met het ambitiedocument, dat ook in dat kwartaal wordt afgerond. Vervolgens wordt het ter besluitvorming aangeboden aan de raad conform de reguliere besluitvormingscyclus ‘Raadsoverleg Grote Projecten’. Vóór de zomer van 2024 komt dan het ambitiedocument ter besluitvorming in de gemeenteraad. Ook worden in Q1 van 2024 de eerste stappen voor de locatiekeuze gezet. Deze fase loopt vanwege verschillende afhankelijkheden in relatie tot het opstellen van het Programma van Eisen door tot en met eind Q3 van volgend jaar. Het Programma van Eisen wordt In Q2 van 2024 opgesteld en ook grotendeels afgerond. Gelet op de doorlooptijd van het project is het uitgangspunt voor het PvE in deze deelfase ‘een positieve besluitvorming op het ambitiedocument’. Door al in Q2 te starten met het opstellen ervan kan kostbaar tijdsverlies worden voorkomen. Uiteraard wordt in Q3 wel de gelegenheid genomen om eventuele terugkoppeling vanuit de besluitvorming te verwerken. Zo is de feedback cyclus geborgd.

Vervolgens wordt in Q3 van 2024 de locatiekeuze afgerond en de financiële haalbaarheid opnieuw getoetst. Tot slot wordt in dat kwartaal ook het Plan Aan aanpak voor de definitiefase (zie figuur 1) geschreven. In Q4 van 2024 worden alle bevindingen opnieuw in de besluitvormingscyclus gebracht, met als eindresultaat een besluit in de gemeenteraad vóór de kerst van 2024.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

14 / 37

5. Ambitiedocument Zoals hiervoor benoemd is het ambitiedocument een cruciale stap in de ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis. In dit document moet de relevantie van een project duidelijk naar voren komen. In dit geval ‘wat biedt het nieuwe gemeentehuis in Het Hogeland’, ‘hoe zorgen we ervoor dat het gebouw de komende vijftig jaar relevant blijft’ en ‘wat voegt het gebouw toe aan de gemeenschap en moet het dus kunnen en kennen om deze meerwaarde voor de toekomst te bestendigen’. Kortom, met het ambitiedocument legt de gemeente de basis om de nieuwbouw niet zomaar een gebouw te laten worden, maar echt hét gebouw voor Het Hogeland. Doelstelling organisatie + visie organisatie (college vaststellen, raad niet) In het ambitiedocument formuleren we kaders en aandachtspunten voor het Programma van Eisen. Dat doen we door middel van workshops (voor organisatie zie paragraaf 10.10 werkgroepen) waarin (het formuleren van) de visie en ambitie van de gemeente centraal staan. We starten eerst met dromen over de toekomstige huisvesting en hoe deze eruit zou kunnen komen te zien. We kijken hier ook over de gemeentegrenzen heen naar best (en worst) practices, zowel op basis van eerdere ervaringen en deskresearch als met excursies naar inspirerende voorbeelden. In het ambitiedocument komt een breed scala aan thema’s aan bod die belangrijk zijn vanuit organisatie- en gebouwperspectief.

Denk dan aan toekomstbestendigheid, duurzaamheid en circulariteit, comfort en gezondheid, aantrekkelijk werkgeverschap, goede dienstverlening naar burgers en bedrijven, in- en extern samenwerken en het combineren van functies, bijzondere functies, digitalisering, sfeer, uitstraling en beeldkwaliteit, transparantie, bestuur en democratie, toegankelijkheid en imago. Nadat we de dromen geformuleerd hebben vertalen we deze in een of meerdere workshops naar een concrete visie, doelstellingen en uitgangspunten voor de nieuwbouw. De uitkomsten van deze fase vatten we samen in een ambitiedocument, dat medio 2024 ter goedkeuring aan de gemeenteraad wordt aangeboden.

5.1

Ambitiedocument: Uitgebreide lijst van terugkomende thema’s

Hieronder een -niet uitputtende- opsomming van de thema’s die aan bod zouden kunnen komen in de gesprekken. •

• • • • • •

Cultuur en identiteit: behouden en integreren van de lokale cultuur en identiteit in de nieuwbouwplannen om een gevoel van gemeenschap te bevorderen en culturen samen te smelten tot een ‘Het Hogeland cultuur’. Inclusiviteit en toegankelijkheid: ervoor zorgen dat de huisvesting geschikt is voor alle bevolkingsgroepen, inclusief ouderen en mensen met een beperking. Sociale cohesie en gemeenschapsvorming: manieren om sociale interactie en gemeenschapsvorming via de nieuwe huisvesting te bevorderen. Intergenerationele interactie: stimuleren van activiteiten en ontmoetingsruimtes die interactie tussen verschillende generaties bevorderen. Participatie en inspraak: betrekken van de inwoners bij het ontwerpproces en hun ideeën en feedback verzamelen. Samenwerking met het bedrijfsleven: betrekken van bedrijven en het bedrijfsleven bij het ontwerp en de ontwikkeling van de nieuwe gemeentelijke werkomgeving. Aantrekkelijk werkgeverschap: met faciliteiten aansluiten op de (latente) behoeften van medewerkers om zo een aantrekkelijke werkgever te zijn.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

15 / 37

•

• • • • •

•

• • • • • • • • • •

Duurzaamheid en milieuvriendelijkheid: bevorderen van duurzame bouwmethoden, energieefficiëntie, groene ruimtes, en het verminderen van de ecologische voetafdruk van de nieuwe huisvesting. Gezondheid en welzijn: bevorderen van gezondheid en welzijn van de gebruikers. Biophilic design: toepassen van ontwerpelementen die de connectie tussen mensen en natuurlijke omgevingen bevorderen, zoals het gebruik van natuurlijke materialen en veel daglicht. Waterbeheer en klimaatadaptatie: integreren van waterbeheer en klimaat adaptieve maatregelen om de impact van klimaatverandering op de huisvesting te beperken. Geluid en licht: bespreken van maatregelen om geluids- en lichtvervuiling te beperken en een aangename leefomgeving te creëren. Technologie en slimme gebouwen: verkennen van wijze waarop technologieën zoals slimme energienetwerken, Internet of Things en data-analyse kunnen worden geïntegreerd; ter verbetering van de dagelijks gebruikskwaliteit en een efficiënte en moderne werkomgeving te creëren. Inzet van innovatieve technologieën in de nieuwbouwlocatie om duurzame energie op te wekken. te. Gastvrijheid, privacy en samenwerking: verkennen van mogelijkheden om de nieuwbouwlocatie aantrekkelijk te maken voor bezoekers. Oog voor privacy, terwijl het ook mogelijkheden biedt voor positieve (sociale) interactie.

Bereikbaarheid en (deel)mobiliteit: nadenken over goede infrastructuur en transportopties. Leefbaarheid en gemeenschapsvoorzieningen: creëren van een leefbare omgeving om en nabij het gebouw, met bijvoorbeeld aandacht voor openbare ruimtes en recreatiemogelijkheden. Beheer en onderhoud: bespreken van het beheer en onderhoud van de nieuwbouwlocatie op de lange termijn in relatie tot slimme ontwerpkeuzes. Architectuur en esthetiek: bespreken van de referentiebeelden en esthetiek van de nieuwe huisvesting. Flexibiliteit en aanpasbare ruimtes: nadenken over ontwerpen die ruimtes kunnen aanpassen aan veranderende behoeften en trends in de toekomst. Crisisbestendigheid en rampenbeheer: plannen van huisvesting die zoveel mogelijk bestand is tegen natuurrampen en andere noodsituaties. Privacy en veiligheid: nadenken over ontwerpaspecten die de privacy van medewerkers en bezoekers waarborgen en bijdragen aan een veilige werkomgeving. Circulariteit: toepassen van circulaire principes in het ontwerp en gebruik van de huisvesting. Kunst en cultuur: integreren van kunst, culturele en historische elementen in het ontwerp om een levendige en inspirerende woonomgeving te creëren. Educatieve faciliteiten: integreren van educatieve activiteiten en levenslang leren in de nieuwbouwlocatie.

Combinatie andere functies met het nieuwe gemeentehuis Onderdeel van het ambitiedocument is tevens inventariseren van mogelijk te combineren functies in hetzelfde gebouw als het nieuwe gemeentehuis dan wel het toevoegen van andere functies op dezelfde locatie als het nieuwe gemeentehuis maar wel in separate gebouw(en). In de fase van het ambitiedocument zal per functie gekeken moeten worden of het al dan niet denkbaar is dat een bepaalde functie wordt gecombineerd met het nieuwe gemeentehuis. Deze exercitie zal vroeg in dat proces plaatsvinden. Het combineren van functies heeft namelijk potentieel ook effect op de planning van de definitiefase.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

16 / 37

6. Programma van Eisen 6.1

Activiteiten, ruimten en relaties en techniek

Zoals eerder vermeld is één van de eindproducten uit de definitiefase het Programma van Eisen. Wij werken hier aan op basis van het ambitiedocument; ook weer via diverse workshops waarmee wij informatie vanuit de organisatie ophalen. Zodoende wordt duidelijk welke minimale of harde eisen aan het gebouw gesteld worden, maar ook welke criteria ‘nice to have’ zijn. Daarom noemen we het deelproduct ook wel het ‘Programma van Eisen en Wensen’. Het PvE document heeft verschillende doel(groep)en: Doelgroep

Heeft het PvE nodig voor

Doel van PvE

Nodig in

Beslissers

Kwaliteitsbeschrijving

Definitiefase

Gebruikers

Kwaliteitsbeschrijving

Projectmanagement

Sturings/toetsingskader

Bouwkostenadvies

Kostenniveau

Ontwerpende partijen

Leidraad/ contractdocument

‘Dit kunnen we straks verwachten van het gebouw’ ‘Dit kunnen we straks verwachten van het gebouw’ ‘Voldoet het ontwerp/gebouw aan de eisen/wensen?’ Gebouw met deze eisen vraagt om deze investering/exploitatie Ontwerp moet voldoen aan gestelde eisen/wensen

Definitiefase Ontwerpfase t/m ingebruikname Definitie- en ontwerpfase Ontwerp- en realisatiefase

De aanpak voor het formuleren van het PvE is als volgt: •

Workshop(s) Activiteiten: heeft/ hebben als doel het bepalen van de activiteiten die in de toekomstige nieuwbouw zullen plaatsvinden. Dit doen we aan de hand van inventarisatie van de diverse gebruikersgroepen. Bijvoorbeeld de binnendienst (inclusief medewerkers met PIOFACH taken), buitendienst, ondersteunend, loketten, management, griffie, OR, HRM, facilitaire organisatie, etc. etc. Voor elke gebruikersgroep maken we een zogenaamde persona: we geven een omschrijving van wie deze person is en wat zijn of haar functie en taken zijn. Vervolgens beschrijven we van elk persona ‘De dag van…”: wat doet iemand gedurende zijn (werk)dag? Tot slot is het de kunst om persona’s die vergelijkbare activiteiten uitvoeren samen te voegen, zodat er een beperkt aantal persona’s overblijft. Die gebruiken we vervolgens om te bepalen welke activiteiten in de gebouwen plaatsvinden. Later kun je deze persona’s ook benutten om het ontwerp te toetsen: ‘hoe beweegt deze persoon straks door het gebouw?’ Het eindresultaat van deze workshop is het zogenaamde ‘Programma van Activiteiten’.

•

Workshop(s) Ruimten: heeft als doel vertalen van de activiteiten naar concrete ruimtebehoefte. Tijdens de workshop(s) maken we voor elk van de persona’s inzichtelijk welke fysieke ruimten hij of zij gebruikt. Daar voegen we de kenmerken aan toe waaraan een ruimte dient te voldoen en welke faciliteiten daar nodig zijn om goed te functioneren voor het beoogde gebruik. Ook onderzoeken we de relaties tussen ruimten door te kijken welke samenwerkingen er tussen afdelingen zijn en welke positionering daarom logisch is ten opzichte van elkaar. Daarbij nemen we ook mee welke ruimten eventueel door verschillende persona’s c.q. gebruikersgroepen gedeeld kunnen worden. Dit noemen we het gebruikersconcept of Programma Huis van de Gemeente, het eindresultaat van de workshop is het ‘Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen/Prestaties’.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

17 / 37

•

Workshop(s) Techniek: heeft als doel technische ambities en specificaties te koppelen aan de ruimten uit het ‘Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen/Prestaties’. Hierdoor krijgen we een duidelijk beeld bij het technische ambitie- en basisniveau. Hiervoor stellen we een ruimteboek op. In dit boek wordt aangegeven welke specifieke voorzieningen een bepaalde ruimte nodig heeft. Denk aan vloer- of wandafwerkingen, specifieke gebruiksinstallaties en apparatuur, specifieke aansluitingen zoals krachtstroom en voorgeschreven afmetingen. Hierin ligt ook een belangrijke koppeling met facilitair en onderhoud, omdat keuzes in afwerking directe invloed hebben op dagelijkse exploitatie en daarmee de begroting. Het eindresultaat is het ‘Technisch PvE’. In dit technische programma houden we het niet alleen bij minimale eisen, maar zoeken juist ook naar kansen en meerwaarde om dichter bij de ambities en wensen te komen.

•

Een belangrijke randvoorwaarde voor het maken van het PvE is dat de bestuursopdrachten ‘Dienstverleningsconcept’ en ‘Buitendienst’ afgerond zijn of in ieder geval de uitkomsten van deze bestuursopdrachten voldoende status hebben om mee te nemen in de Programma van Eisen. Dit geldt ook voor het werkplekconcept. Ook dient er een keus gemaakt te zijn over de toekomstige huisvesting van de IST’S. Uitgangspunt is dat bij start definitiefase deze opdrachten zijn afgerond en keuzes gemaakt.

6.2

Duurzaamheid en toekomstbestendigheid

Een cruciaal thema in de huidige gebouwde omgeving is de invloed van een gebouw op het klimaat. In de definitiefase dienen dan ook de duurzaamheidsambitie scherp gesteld te worden. ‘Duurzaamheid’ wordt een steeds breder thema. Het is van belang dit integraal en vanuit de Total Cost of Ownership te benaderen. Niet alleen de financiële maar ook de maatschappelijke kosten en baten tellen hierin mee. Aan de hand van de volgende onderwerpen dient de duurzaamheidsambitie vorm te krijgen. Dit doen we op basis van de ‘Workshop Duurzaamheid’, die onderdeel kan zijn van de workshops techniek. • • • • • • •

Gezondheid Energie (Naast BENG of ENG ook Energieregistratie- en bewakingssysteem) Circulariteit (materiaalgebruik en losmaakbaarheid) Flexibiliteit & adaptief vermogen Biodiversiteit Klimaatadaptie Mobiliteit

Voor de borging van de duurzaamheidsambities zijn, afhankelijk van de gestelde doelen in de definitiefase, verschillende systematieken beschikbaar: 1) MPG/GPR 2) BREEAM/LEED/WELL 3) Building Circularity Index 4) Meetmethode voor adaptief vermogen 5) Construction Stored Carbon (ClimateCleanup) 6) Embodied Carbon (MPG-2) Daarnaast merken wij op dat de toekomstbestendigheid van een gebouw ook vergroot kan worden door het toepassen van slimme ontwerpkeuzes waarmee de flexibiliteit van het gebruik van het gebouw verhoogd wordt. Dit kan door slimme ontwerpkeuzes, die zowel in de primair beoogde functie (kantoor) als in de verre toekomst alternatief gebruik gemakkelijker te maken.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

18 / 37

6.3

Plan van Aanpak van ontwerpfase

Onderdeel van de definitiefase is een Plan van Aanpak voor de latere ontwerpfase. Aan de basis van een passend Plan van Aanpak ligt de te kiezen bouworganisatievorm. Er is een breed scala aan bouworganisatievormen die gebruikt kunnen worden bij het ontwerpen en uitvoeren van een bouwproject. Elk type organisatievorm heeft zijn eigen voor- en nadelen en de keuze hangt vaak af van de aard en complexiteit van het project, de beschikbare middelen en de voorkeuren van betrokken partijen. Niet één bouworganisatievorm is ‘de beste’. Het kiezen van een bepaalde bouworganisatievorm betekent altijd een afweging tussen de gewenste mate van invloed op het eindproduct en van het willen nemen van de diverse risico’s van een bouwproject (zie figuur 3). Deze moeten voor een opdrachtgever c.q. eindgebruiker in balans zijn.

Figuur 3: keuze voor een bouworganisatievorm is balanceren

Op basis van een aantal gesprekken met de gemeente brengen we een advies uit over de meest geschikte bouworganisatievorm voor de ontwerpfase (en afhankelijk van bouworganisatievorm wellicht ook direct voor de realisatiefase). We geven daarbij ook een toelichting op de bijpassende selectiemethodes en een passende projectorganisatie inclusief functierollen, taken en verantwoordelijkheden.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

19 / 37

7. Herijking financiële haalbaarheid Met het Programma van Eisen, de locatiekeuze en uitgevoerde massastudies hebben we voldoende informatie verzameld om de kosten opnieuw inzichtelijk te maken. Voor beide potentiële locaties voeren we twee type ramingen uit. Ten eerste stelt een bouwkostenadviseur een investeringskostenraming op waarmee inzichtelijk gemaakt wordt voor welk bedrag de nieuwbouw gerealiseerd kan worden. Daarnaast worden door een exploitatiekostenexpert de exploitatiekosten van de nieuwbouw bepaald. Om de twee á drie locaties goed te kunnen vergelijken hanteren we voor de investeringskostenraming en de exploitatiekostenraming dezelfde ramingsstructuur. Voor beide kostenramingen wordt een bandbreedte van de te verwachten kosten gegeven. Het werken met bandbreedtes is gebruikelijk voor projecten in de definitiefase. We laten als toets een derde expert (of experts) een second opinion op de geschatte bandbreedte uitvoeren. Ten behoeve van de besluitvorming bepalen we op welke positie van de bandbreedte het budget wordt opgevraagd. Aan het einde van de definitiefase wordt de investeringskosten raming voorgelegd aan de gemeenteraad. We houden er in deze definitiefase rekening mee dat vele omstandigheden al zijn gewijzigd en nog zullen wijzigen als het gaat om de financiële haalbaarheid van de gewenste gemeentelijke huisvesting.

Het prijspeil van 2021 is natuurlijk niet meer actueel. Stijging van bouw- en materiaalkosten, de eisen op het gebied van circulariteit en duurzaamheid, de ontwikkeling van de energieprijzen en overige marktontwikkelingen zijn medebepalend voor de financiële haalbaarheid van de realisatie van een gebouw in 2027/28, zoals nu de planning lijkt. Ook nieuwe wensen of organisatiewijzigingen kunnen gedurende de lange doorlooptijd van dit project tot aanpassingen leiden. In deze context is het meegegeven financiële kader uit 2021 nog maar in beperkte mate richtinggevend. Daar staat tegenover dat we wellicht minder investeren in onze huidige gebouwen als het gaat om vervangingsinvesteringen, verduurzaming en meerjarig onderhoud. De structurele reservering voor de verduurzaming van al onze huidige gemeentelijke gebouwen biedt tegen die tijd dan mogelijk ook ruimte voor realisatie van ons nieuwe gemeentehuis.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

20 / 37

8. Risicomanagement 8.1

RISMAN methode

Risicomanagement in de realisatiefase vindt plaats aan de hand van de zogeheten RISMAN methode. De RISMAN-methode is een risicomanagementmethode die specifiek is ontwikkeld voor complexe projecten in de bouw- en infrastructuursector. De naam "RISMAN" staat voor "Risicobeheersing in de ontwerpfase van InfraStructuur, Milieu- en Architectuurprojecten in Nederland." Deze methode is ontwikkeld om effectief te kunnen omgaan met mogelijke risico's tijdens de ontwerpfase van grote en complexe projecten. In de definitiefase wordt de eerste inventarisatie van de risico’s van een project uitgevoerd. Dat proces begint met het vormen van een multidisciplinair team dat de verschillende aspecten van het project kan beoordelen. Dit team identificeert alle potentiële risico-elementen, waaronder technische, juridische, financiële en operationele risico’s. Deze worden vervolgens geanalyseerd op basis van de waarschijnlijkheid dat een dergelijk risico optreedt en de impact ervan. Daardoor kan het team prioriteit geven aan de belangrijkste risico's die aandacht nodig hebben. De RISMAN methodiek omvat ook het ontwikkelen van passende beheersmaatregelen om de geïdentificeerde risico's te verminderen of te voorkomen. Hiervoor worden actieplannen opgesteld, verantwoordelijkheden aan relevante teamleden toegewezen en de voortgang van de maatregelen gemonitord.

De linker afbeelding hieronder visualiseert de fasering van de systematiek en de rechter afbeelding toont hoe risico’s gescoord worden. Aan het einde van de paragraaf is als voorbeeld een deel van een ingevulde risicoanalyse opgenomen.

Figuur 4: RISMAN methode

Figuur 5: Methodiek risicoanalyse

In de loop van de realisatiefase worden de risico's regelmatig geëvalueerd en bijgewerkt, zodat het team kan reageren op veranderingen en nieuwe risico's die zich mogelijk voordoen. Het implementeren van de RISMAN methodiek zorgt voor een systematische en proactieve benadering van risicobeheer, wat de kans op succesvolle voltooiing van het grote vastgoedproject aanzienlijk vergroot. Door risico's op een gestructureerde manier te beheren kunnen potentiële problemen tijdig worden aangepakt en kan het project soepel - binnen de gestelde tijdlijnen en budgetten - verlopen. Voor de uitwerking van de risico’s wordt gebruik gemaakt van het risicolog, dat onderdeel is van de gebruikte formats binnen het projectmatige werken van gemeente Het Hogeland.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

21 / 37

Figuur 4: Praktijkvoorbeeld risicoanalyse

8.2

Monte Carlo systematiek

De gemeente maakt voor het risicomanagement in de planning en control cyclus en berekening van het benodigde weerstandvermogen gebruik van de zogenaamde Monte Carlo systematiek. Deze methodiek is een algemeen geaccepteerde wijze om te rekenen met onzekerheden. Risico’s zijn bij veel ontwikkelingen en projecten steeds meer onderwerp van gesprek. De gemeente wil een goed beeld hebben van de mogelijke ongewenste gebeurtenissen of die waarvan, áls ze plaatsvinden, de impact beperkt moet worden. Bij de vastlegging van de risico’s gebruikt zij een gespecialiseerd softwarepakket (in 2023 is dit Naris), waarin middels 'de Monte Carlo systematiek’ de kansen en impact van de diverse risico's worden doorgerekend.

Plan van Aanpak definitiefase gemeentehuis Het Hogeland 0911230312-73127

22 / 37

9. Locatiekeuze 9.1

Opstellen selectiecriteria en van longlist naar shortlist

We starten met het opstellen van een longlist van alle mogelijke geschikte locaties binnen de gemeente Het Hogeland. We hebben hierbij een brede blik: we halen informatie op vanuit Grondzaken en Vastgoed en Ruimtelijke Ordening en Stedenbouw m.b.t. potentieel interessante locaties in eigendom van de gemeente of marktpartijen. Ook kijken we zelf naar mogelijk interessante ontwikkellocaties door middel van deskresearch. Op basis van de harde selectiecriteria maken we een eerste schifting en schrappen we locaties die niet voldoen aan deze criteria van de longlist. Zo ontstaat uiteindelijk een shortlist van locaties die alle aan de minimumvereisten voldoen. Vanuit bestaande besluitvorming (zie paragraaf 2.1) zijn de volgende harde (knock-out) selectiecriteria voor de nieuwe locatie opgesteld: • Het gemeentehuis wordt op een nieuwe locatie gerealiseerd. Dit kader impliceert dat het nieuwe gemeentehuis op een nieuwbouwlocatie (zgn. ‘greenfield’-ontwikkeling) of een herontwikkelingslocatie (zgn. ‘brownfield’-ontwikkeling) gerealiseerd moet worden. Ook kan de nieuwe locatie onderdeel zijn van een gebiedsontwikkeling, waarbij de ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis al dan niet een katalyserende rol speelt in de ontwikkeling van het gebied. • De toekomstige huisvesting komt geografisch gezien centraal in de gemeente te liggen; op de lijn Winsum – Baflo – Warffum.