11.03.050225. 1.Controleprotocol 2024

Controleprotocol Ten behoeve van de accountantscontrole op de jaarrekening 2024

Gemeente Het Hogeland Adviseurs Interne Controle

28-10-2024

Kenmerk:

Z.HHL.087673

Versie:

0.2

Versiedatum:

20-11-2024

Gemaakt door:

Rensje de Haan

Portefeuillehouder

E. Dijkhuis

Goedgekeurd door:

college van B&W / Gemeenteraad

Classificatie:

Openbaar

Versiebeheer Versie

Datum

Auteur

Opmerkingen

0.1

15-11

0.2

20-11

Rensje de Haan Rensje de Haan

gereed voor afstemming teamleider P&C, Concerncontroller, accountant en Adviseurs IC. gereed voor besluitvorming

1

Inhoudsopgave Algemeen

3

Inleiding

3

Doelstelling

3

Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

3

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en de verantwoordingsgrens

4

Single information Single audit (SiSa)

5

Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

5

Begrotingscriterium

6

Voorwaardencriterium

6

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)criterium

6

Rechtmatigheidsverantwoording door het college

6

Rapportering door de accountant

7

2

Algemeen Inleiding Conform artikel 213 Gemeentewet stelt de raad bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De ‘Controleverordening gemeente Het Hogeland 2023’ en de ‘Financiële verordening gemeente Het Hogeland 2023’ zijn op 3 april 2024 vastgesteld door uw gemeenteraad. In de lijn met deze verordeningen is dit controleprotocol opgesteld. In het controleprotocol wordt door uw gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole en de rechtmatigheidsverantwoording. Object van controle in dit protocol is de jaarrekening 2024 en daarmee tevens het financieel beheer over het jaar 2024, zoals uitgeoefend door of namens het college van Burgemeester en Wethouders (hierna te noemen college) van de gemeente Het Hogeland. De controle op de jaarrekening 2024 wordt door Flynth Accountants uitgevoerd. De resultaten van deze controle worden in de managementletter en in het verslag van bevindingen verwerkt. Voorliggend protocol is met de accountant afgestemd.

Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere kaders te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren verantwoordings- en rapporteringsgrens voor de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Het Hogeland. Uw gemeenteraad bevestigt met dit controleprotocol de vastgestelde verantwoordings- en de rapporteringsgrens, zoals opgenomen in de ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’. De notitie rechtmatigheidsverantwoording is op 12 mei 2021 vastgesteld door uw raad. De verantwoordingsgrens, de grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen, is vastgesteld op 1%. Dit komt overeen met de huidige werkwijze en de grens die door de accountant wordt gehanteerd. De Wet versterking decentrale rekenkamers, inclusief de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording, is per 1 januari 2023 in werking getreden. In de jaarstukken 2023 is voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Het college stelt ook in 2024 de rechtmatigheidsverantwoording op en neemt deze, via het verplichte model, op in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de naleving van weten regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

In de verantwoording worden de geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens opgenomen. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt een toelichting gegeven op de onderwerpen die de rechtmatigheid raken.

Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (BBV) • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is De accountant verstrekt in de controleverklaring een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) en daarnaast een oordeel of de baten en lasten, en ook de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen.

3

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, hierna BADO) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. De ‘Kadernota Rechtmatigheid 2024’ van de commissie BBV geeft de visie weer op de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. De kadernota heeft het karakter van een bindend advies. Deze kadernota wordt betrokken bij de controle. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en de verantwoordingsgrens De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De accountant controleert dus niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring De definitie van de goedkeuringstolerantie is: Het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

De minimumeisen zijn: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Fouten in de jaarrekening (% omvangbasis) ≤ 1% >1%<3% Onzekerheden in de controle (% ≤ 3% >3%<10% omvangbasis)

Onthouding Afkeurend -

≥ 3%

≥ 10%

-

Voor de controle van de jaarrekening 2024 worden de bovenstaande minimale eisen gehanteerd. De percentages worden steeds genomen van de totale begrote programmalasten na laatste begrotingswijziging, inclusief reserve dotaties. Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringtolerantie onderkend. Hierbij wordt gedoeld op het bedrag waarboven de accountant voor wat betreft de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening heeft te rapporteren in het verslag van bevindingen. Om goed invulling te kunnen geven aan haar controlerende taak, maar tegelijk niet teveel in details te treden, heeft uw gemeenteraad ervoor gekozen om een rapporteringstolerantie van 5% te hanteren. Dit betreft 5% van de bedragen die voortvloeien uit de hierboven genoemde goedkeuringstoleranties. Naast de goedkeuring- en rapporteringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door uw raad bepaald. Het totaal van de afwijkingen bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage.

Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. 4

Blijven de fouten en onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Wel blijft het relevant afwijkingen te vermelden in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening. De verantwoordingsgrens is door uw gemeenteraad vastgesteld op 1 %. De rapporteringsgrens is daarbij vastgesteld op 5% van de verantwoordingsgrens.(notitie rechtmatigheidsverantwoording 2021). Op basis van de primaire begroting 2024 is de verantwoordingsgrens € 2.091.000 en de rapporteringsgrens € 104.550. De percentages worden steeds genomen van de totale begrote programmalasten na laatste begrotingswijziging, inclusief reserve dotaties.

Single information Single audit (SiSa) Voor verschillende specifieke uitkeringen verlangt het ministerie een specifieke verantwoording, die moet worden opgenomen in de jaarstukken. Dit wordt Single Information Single Audit (SISA) genoemd. In het kader van de SISA zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de volgende rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde bevindingen bij deze specifieke uitkeringen: Omvang specifieke uitkering ≤ € 125.000 > € 125.000 en ≤ € 1 miljoen > € 1 miljoen

Rapporteringstolerantie € 12.500 10% van de specifieke uitkering € 125.000

Dit houdt in dat de accountant voor de regelingen die onder de SISA vallen alle geconstateerde bevindingen zal rapporteren die afzonderlijk op regeling niveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot de SISA dienen betrokken te worden bij de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria Voor meer informatie over het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole wordt verwezen naar onder meer het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden en de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV, Het begrip rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van de 9 onderstaande criteria: • Calculatiecriterium • Valuteringscriterium • Adresseringscriterium • Volledigheidscriterium • Aanvaardbaarheidscriterium • Leveringscriterium • Begrotingscriterium • Voorwaardencriterium • Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium De eerste zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld en maken deel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. Deze criteria worden niet afzonderlijk vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. De laatste drie specifieke rechtmatigheidscriteria worden afgedekt door de door ons uitgevoerde verbijzonderde interne controles. Deze laatste lichten we hieronder kort toe.

5

Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vorm het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheers handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door uw raad op programmaniveau zijn vastgesteld. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen en onderschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Deze zijn in de jaarrekening opgenomen. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en onderschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Voor de beoordeling van het begrotingscriterium is artikel 12 van de Financiële verordening 2023 leidend.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben o.a. betrekking op aspecten als recht, hoogte en duur. Besteding en inning van gelden zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheers handelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader is de interne en externe regelgeving waaraan getoetst wordt opgenomen. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het normenkader wordt jaarlijks door uw raad vastgesteld.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheers handelingen. Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De controle richt zich op toetsing van bestaande regelingen en of hierin deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn getroffen. Tevens wordt getoetst op de werking van de getroffen maatregelen.

Tenslotte wordt getoetst op de actualiteit van het M&O beleid. Het M&O beleid van gemeente Het Hogeland is op 6 juli 2021 vastgesteld door ons college.

Rechtmatigheidsverantwoording door het college Vanaf boekjaar 2023 legt ons college een rechtmatigheidsverantwoording af in de jaarrekening. Voor het boekjaar 2024 wordt hiervoor gebruik gemaakt van het verplichte model zoals opgenomen in de kadernota rechtmatigheid 2024. Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag een toelichting op over de financiële rechtmatigheid. Kern van deze toelichting betreft de beheersing en maatregelen op de onderkende risico’s.

6

Rapportering door de accountant Tijdens en na de afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant op de wijze zoals in het kort weergegeven in onderstaande tabel: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter

Na afronding van de interim controle

Met name gericht op mogelijke verbeterpunten in de College bedrijfsvoering en de processen die zijn onderzocht. De bevindingen hebben betrekking op de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing (AO/IB)

Accountantsverslag

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Het accountantsverslag bevat de belangrijkste Raad uitkomsten van de werkzaamheden, die relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening en voor het beoordelen van de financiële positie van de gemeente. Het verslag beschrijft op hoofdlijnen de controleaanpak en de bevindingen die de accountant tijdens de controle in overweging heeft genomen.

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring richt zich op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het College.

Raad

7