10 03 120521 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING wetswijziging vanaf boekjaar 2021

Gemeente Het Hogeland Werkgroep Rechtmatigheidsverantwoording

22 december 2020

Kenmerk:

Z.HHL.034682

Versie:

0.3

Versiedatum:

22 december 2020

Gemaakt door:

Rensje de Haan

Portefeuillehouder

E. Dijkhuis

Goedgekeurd door:

College van B&W

Classificatie:

Openbaar

Versiebeheer Versie

Datum

Auteur

Opmerkingen

0.1

28-1-2021

Rensje de Haan

0.2

5-2-2021

Rensje de Haan

0.3

12-2-2021

Rensje de Haan

gereed voor afstemming werkgroep rechtmatigheidsverantwoording en teamcoach P&C gereed voor afstemming accountant, AO/IC medewerkers en businesscontrollers gereed voor afstemming met directie.

1

Inhoudsopgave Inleiding

3

Rechtmatigheidsverantwoording

4

Ambitieniveau

8

Verantwoordings- en rapporteringsgrens

10

Aan te passen verordeningen / documenten

11

Bronnen

12

Bijlagen

13

2

Inleiding

Tot en met 2020 geeft de externe accountant zowel een rechtmatigheidsoordeel als een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf 2021 het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Het College legt hiermee verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de organisatie. Bij de wetswijziging gaat het onder meer om een aanpassing van de Gemeentewet en Provinciewet, maar ook om aanpassing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Momenteel is er nog enige onzekerheid over de vraag of de wetswijziging op tijd klaar is. Het is onduidelijk wat de gevolgen van een mogelijke vertraging zijn. Het streven van minister Ollongren is nog steeds vast te houden aan de ingangsdatum van 1-1-2021 voor de nieuwe manier van verantwoording. De externe accountant geeft in de toekomst dan nog een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening. Deze verklaring is dan inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B en W, die in de jaarrekening wordt opgenomen. De accountant toetst uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is.

De beoordeling van de accountant geeft aan dat er vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is niet zonder betekenis, maar de impact op onze gemeente is beperkt. Wij hebben al geïnvesteerd in de kwaliteit van de interne beheersing en de rechtmatigheid krijgt al de vereiste aandacht. Dit blijkt ook uit de Managementletter 2020. De door de accountant aangegeven verbeterpunten voor het intern controleplan nemen we mee. In augustus 2020 is de werkgroep Rechtmatigheidsverantwoording van start gegaan. De werkgroep is samengesteld met een afvaardiging uit Concern control, Beleid P&C, Business control en AO/IC. De werkgroep heeft zich de afgelopen tijd ingelezen in de materie, webinars gevolgd en met de accountant gesproken over de wijzigingen die de nieuwe wet met zich meebrengt.

De belangrijkste punten van aandacht zijn: Ambitieniveau bepalen (College) Materialiteitsgrens bepalen (Raad) Uitbreiden verbijzonderde interne controles (VIC) (Organisatie) Aanpassen verordeningen, controleprotocol en normenkader (Organisatie) In deze notitie Rechtmatigheidsverantwoording wordt kort ingegaan op de veranderingen, de rollen en verantwoordelijkheden en zijn de bovengenoemde aandachtspunten uitgewerkt in een advies voor het ambitieniveau en de materialiteitsgrens en een toelichting op de uit te breiden / aan te passen documenten. We gaan hierbij nog steeds uit van de invoering over het verslagjaar 2021.

3

Rechtmatigheidsverantwoording Wat gaat er veranderen Rechtmatig handelen is voor de gemeente belangrijk. Alle handelingen van de gemeente moeten immers voldoen aan alle wet- en regelgeving. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is het begrip rechtmatigheid een minder omvattend begrip. In dit kader moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat dus om de financiële beheershandelingen. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende regelgeving, waaraan moet worden getoetst, duidelijk vastligt. Het College is en blijft verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatigheid. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het verbijzonderde interne controleplan opgesteld en uitgevoerd. Nu is het zo dat de accountant hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad/auditcommissie. Vanaf het verslagjaar 2021 moet het College zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het College en kan zo zijn controlerende taak beter vervullen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording (zie bijlage 1). De standaardtekst moet worden opgenomen in de jaarrekening.

In de rechtmatigheidsverantwoording worden de geconstateerde afwijkingen opgenomen. Afwijkingen betreft posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten waarbij een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant wordt opgenomen in de controleverklaringen en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de accountant geeft dan aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld staat. Situatie nu en straks:

4

Naast de verplichte standaard rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening kan het College in de bedrijfsvoering paragraaf verslag doen over de kwaliteit van de interne beheersing en de eventuele verbeterpunten. In ieder geval moet een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. De paragraaf Bedrijfsvoering is onderdeel van het jaarverslag en de accountant toetst deze dan ook anders dan de rechtmatigheidsverantwoording. De paragraaf bedrijfsvoering biedt een goede basis voor het gesprek tussen de Raad en het College.

Rechtmatigheidscriteria Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van de 9 onderstaande criteria: 

Calculatiecriterium



Valuteringscriterium



Adresseringscriterium



Volledigheidscriterium



Aanvaardbaarheidscriterium



Leveringscriterium



Begrotingscriterium



Voorwaardencriterium



Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

Afgedekt door getrouw beeld van de accountantsverklaring

Afgedekt door verantwoording college

De eerste zes criteria gaan over de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening. De getrouwheidsaspecten, zoals die zijn opgenomen in de accountantscontrole dekken goeddeels ook deze rechtmatigheidscriteria, met uitzondering van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O criterium. Als gevolg van de aanstaande wetswijziging wordt van het college verwacht dat zij op deze laatste drie aspecten een verantwoording aan de Raad qua rechtmatigheid afleggen. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, dan zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig (niet passend binnen het beleid en niet toegelicht) is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Het betreft o.a de aspecten hoogte, recht en duur.

Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. In het normenkader is de interne- en externe regelgeving waaraan getoetst wordt opgenomen. Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De gemeente Het Hogeland heeft nog geen specifiek M&O beleid. Wel is een aantal beheersmaatregelen ter voorkoming van M&O opgenomen in de verbijzonderde interne controle plannen. In januari 2021 start een werkgroep die zich richt op het formuleren en implementeren van het M&O beleid. Als bijlage is een overzicht van alle rechtmatigheidscriteria toegevoegd (bijlage 2) 5

Rollen en verantwoordelijkheden Gemeenteraad De invoering van het dualisme in 2002 was gericht op het meer in balans brengen van de verhouding tussen de Raad en het College. Het College bestuurt en voert het beleid uit. De gemeenteraad stelt vooraf de kaders vast en controleert het bestuur. Voor de uitoefening van de controlefunctie is de jaarrekening vanzelfsprekend van groot belang. Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet stelt de gemeenteraad de financiële verordening vast. Door middel van deze verordening waarborgt de gemeenteraad “dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.” Hierin komt ook de rol van de accountantscontrole aan de orde. Bij de invoering van het dualisme is vastgelegd dat de gemeenteraad als opdrachtgever van de accountant optreedt. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het College, over de (financiële) rechtmatigheid. Hiermee kan de kader stellende- en controlerende rol van de gemeenteraad worden versterkt. Hierbij is van belang dat de gemeenteraad: • De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3%) • Aangeeft aan het College van B&W, wat over de rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen moet worden.

College van B&W De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen van de gemeente ligt, nu en straks, bij het College van B&W. Het College van B&W richt daarvoor de administratie en interne beheersing zodanig in, dat het verantwoording kan afleggen. Bedrijfsprocessen moet worden geoptimaliseerd om rechtmatigheidsfouten te voorkomen. De staatsrechtelijke verantwoordelijkheid bestond al. Het afleggen van verantwoording in het kader van rechtmatigheid door College van B&W ondersteunt de verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenteraad en het College van B&W. Hierbij is het volgende van belang. Het College van B&W: • •

Neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Neemt in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag een toelichting op over de financiële rechtmatigheid. Kern van deze toelichting betreft de beheersing, rapportage en maatregelen.

De interne organisatie borgt rechtmatigheid De directie is verantwoordelijk voor het realiseren van de strategie en de doelstellingen en een goede sturing en beheersing op hoofdlijnen. Het directieteam maakt voor de rechtmatigheid gebruik van de uitgevoerde verbijzonderde interne controles en bewaakt de voortgang van het opvolgen van de aanbevelingen vanuit de verbijzonderde interne controles en de interim-controle. De teamcoaches zijn primair verantwoordelijk voor het aansturen en beheersen van de uitvoering van de bijbehorende processen en leggen verantwoording af aan de directie. De teamcoaches zorgen voor de benodigde interne controles en de vastlegging daarvan. Daarnaast zorgen de teamcoaches voor het oppakken van de aanbevelingen uit de VIC. Om voldoende zekerheid te hebben over de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie heeft de organisatie adequate (interne)controlemaatregelen nodig. Daarbij zijn de volgende 3 linies ingericht.

6

3-linies Rechtmatigheidsverantwoording Directieteam Eerste lijn

Tweede lijn

Teamcoaches Medewerkers

Medewerkers P&C (Beleidsmedewerkers, medew.AO/IC, FC's)

Project Opdrachtgever Opdrachtnemer Projectmedewerker

Derde lijn

Concerncontroller Business controllers CISO en FG

Rollen en verantwoordelijkheden

Rollen en verantwoordelijkheden

Rollen en verantwoordelijkheden

• Proceseigenaar • Getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen • Inrichten interne controle • Aanleveren informatie en aanspreekpunt voor de Verbijzonderde Interne Controles

• Advisering en ondersteuning 1e lijn: optimalisering van de primaire processen, inrichting van de interne controles. • Opstellen normenkader, verbijzonderd interne controleplan, verordeningen en controleprotocol. • Uitvoering verbijzonderde interne controles • Rapportage resultaten uitgevoerde controles .

• Regievoering • Uitdragen beleid concern • Onafhankelijk, toezichthoudend • Samenvatting paragraaf bedrijfsvoering • Rechtmatigheidsverantwoording • Agenderen rechtmatigheidsverantwoording voor DT en college

1e lijn: is primair verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitvoering van het proces/project, de inrichting en de uitvoering van de interne controles in de eigen processen en de follow up daarvan. 2e lijn: ondersteunt, adviseert en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en adequaat worden uitgevoerd. De toetsing wordt voornamelijk uitgevoerd door de medewerkers AO/IC in de uitvoering van het Verbijzonderd Interne Controleplan. 3e lijn: de concerncontroller geeft een oordeel over de interne beheersing en de effectiviteit van de sturing. De concerncontroller maakt daarbij gebruik van o.a de rapportages van de Verbijzonderde Interne Controles. Accountant controleert de getrouwheid De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – die straks een onderdeel is van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt straks geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college zal immers de rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant zal uitsluitend toetsen of de jaarrekening getrouw is, maar toetst ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. De beoordeling van de accountant geeft aan dat er vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen.

7

Ambitieniveau (door college vast te stellen) Een veelgehoord misverstand is dat alle gemeenten vanaf 2021 een In Control Statement (of ICS) moeten opnemen in de jaarstukken. Dit is niet correct. Wat gemeenten vanaf 2021 in de jaarrekening moeten opnemen is een rechtmatigheidsverantwoording. Het staat de gemeente echter vrij om de verantwoording uit te breiden. De rechtmatigheidsverantwoording zoals de wet voorschrijft betreft alleen de financiële rechtmatigheid binnen de decentrale overheid. Dit is qua inhoud hetzelfde als waarover de accountant in de huidige situatie een oordeel over de rechtmatigheid geeft. Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording binnen gemeenten zijn diverse varianten mogelijk. De commissie BADO (Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden) heeft een richtlijn opgesteld over dit onderwerp. In de BADO-notitie rechtmatigheidsverantwoording worden drie varianten onderscheiden:

Toelichting per variant:

Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het College die iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving. Deze heeft dus uitsluitend betrekking op de financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, met dien verstande dat nu de accountant een oordeel geeft. Dit past bij de toekomstige wettelijke norm. De controlerende taak van de Raad en de informatievoorziening aan de Raad blijft dus op hetzelfde niveau.

Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen De gemeenteraad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. In het gesprek tussen de Raad en College zal vooraf moeten worden bepaald, waarover het College zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. De gemeenteraad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de naleving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of de fiscale regelgeving.

8

Op deze wijze kan de Raad aanvullend geïnformeerd kan worden over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente. Deze aandachtspunten moeten een plek krijgen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Uiteraard zal dit wel tot extra controle-inspanningen (middelen en formatie) leiden. Overigens heeft de Raad nu ook deze mogelijkheid op basis van de ‘Verordening onderzoeken en doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Het Hogeland’. Tevens heeft de Raad een rekenkamercommissie aangesteld. De rekenkamercommissie heeft tot taak het (laten) verrichten van onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door gemeentebestuur gevoerde bestuur.

Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, het zogenaamde In Control Statement In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing kan het een logisch stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement (ICS)” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording. Een ICS is ook gericht op niet-financiële thema’s zoals bv Veiligheid , Privacy en ICT-systemen. Daarnaast zegt het ICS iets over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid. Elke gemeente kan zelf besluiten om een In Control Statement in te voeren. Een dergelijk besluit vraagt uiteraard de nodige investering in tijd en middelen. Daarmee is het een afweging tussen de benodigde investering en de risico’s.

Advies ambitieniveau Wij adviseren het College voor de boekjaren 2021 en 2022 te kiezen voor variant 1. We voldoen hiermee aan de wettelijke vereiste en het komt overeen met de huidige controle door de accountant. Het betekent wel dat er controlewerkzaamheden verschuiven van de accountant naar de organisatie. Deze uitbreiding betekent extra werkzaamheden voor de AO/IC medewerkers. De organisatie, het College, de Raad en de accountant kunnen wennen aan de nieuwe rolverdeling en we doen ervaring op in de werkzaamheden die horen bij een rechtmatigheidsverantwoording. De Raad heeft al bestaande mogelijkheden voor de invulling van variant 2. Het invoeren van een “In Control Statement” vraagt een investering in tijd en geld. Deze capaciteit en financiële middelen zijn op dit moment niet beschikbaar. De organisatie staat echter niet stil. Voor de organisatieontwikkeling lopen verschillende zaken, zoals het implementatieplan voor risicomanagement, het verder invullen van rollen, taken en verantwoordelijkheden, het inrichten van de PDCA (Plan-Do-Check-Act)-cyclus en het beschrijven van de belangrijkste processen. De organisatieontwikkeling is ingezet en gericht op het verder in control brengen van de organisatie. Ontwikkelingen die eerst moeten zijn afgerond en geïmplementeerd als voorwerk voor een eventueel ICS.

Voor het boekjaar 2023 kan dan eventueel opnieuw een keuze voor het ambitieniveau worden gemaakt.

9

Verantwoordings- en rapporteringsgrens (door raad vast te stellen).

Verantwoordingsgrens De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald. Het totaal van de afwijkingen bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van weten regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Blijven de fouten en onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Wel blijft het relevant om afwijkingen te vermelden in toelichting in de jaarrekening. Op basis van de begroting 2021 (IV3 1e kwartaal) bedragen de totale lasten € 164.370.000. De voorlopige verantwoordingsgrens komt daarmee op € 1.643.700.

Advies verantwoordingsgrens Op dit moment hanteert de accountant voor goedkeuring een grens van 1%, daarboven wordt een verklaring met beperking afgegeven en boven de 3% wordt een afkeurende verklaring afgegeven. De accountant adviseert om een grens van 1% te hanteren, zodat deze aansluit bij de grens die de accountant hanteert voor getrouwheid. Een lagere grens leidt tot een hogere inspanning in de uitvoering van de verbijzonderde interne controles, vanwege een groter aantal deelwaarnemingen en verhoging van de administratieve last. Een hogere grens leidt tot verschil in de beoordeling ten opzichte van de beoordeling van de accountant en wellicht tot een aanvullende controle door de accountant. Wij adviseren dan ook de verantwoordingsgrens van 1% te hanteren.

Rapporteringsgrens De accountant hanteert op dit moment een rapportagetolerantie van 5% op basis van de verantwoordingsgrens van 1%. De percentages worden steeds genomen van de totale begrote programmalasten na laatste begrotingswijziging, inclusief reserve dotaties. Afwijkingen vanaf de rapporteringsgrens worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Op basis van de begroting 2021 (IV3 1e kwartaal) komt de voorlopige rapporteringsgrens op € 82.185.

Advies rapporteringsgrens Wij adviseren, in navolging van het vorige advies, de rapporteringsgrens aan te laten sluiten bij de rapporteringstolerantie die de accountant hanteert. De rapportagegrens daarbij op 5% van de verantwoordingsgrens te hanteren. De vastgestelde verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens worden vastgelegd in het controleprotocol 2021.

10

Aan te passen verordeningen / documenten Als gevolg van de wetswijziging vindt er een verplaatsing in controle- en verantwoordingswerkzaamheden plaats. Deze gewijzigde werkwijze moet ook worden verwerkt in het controleprotocol en normkader, in een tweetal verordeningen en in het uitvoeringsplan AO/IC.

Controleprotocol(ex. Art 213 GW) Het controleprotocol wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad. Het controleprotocol moet worden vastgesteld voor de accountantscontrole op de jaarrekening. Het controleprotocol gaat uit van de algemene uitgangspunten getrouwheid en rechtmatigheid. Omdat de controle op rechtmatigheid niet meer door de accountant wordt uitgevoerd moet het controleprotocol hierop aangepast worden.

Normenkader Ook het normenkader wordt jaarlijks opgesteld en samen met het controleprotocol vastgesteld door de gemeenteraad. Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving, van andere overheden en van de gemeente zelf. Onder gemeentelijke regelgeving worden verordeningen, raads- en eventueel collegebesluiten verstaan. Vervolgens kan dan het toetsingskader worden opgesteld. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing.

Controleverordening (ex.art.213 GW) De controleverordening is in 2019 opgesteld en vastgesteld door de gemeenteraad. De controleverordening gaat in op de controle op het financieel beheer en omvat ook de accountantscontrole op het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties. De controleverordening moet op het punt van de rechtmatigheidscontrole aangepast worden.

Financiële verordening (ex. art 212 GW) De financiële verordening is in 2019 vastgesteld door de gemeenteraad. In de financiële verordening is opgenomen dat de accountant de rechtmatigheid toetst. De financiële verordening moet hierop worden aangepast. Tevens kan bij de inrichting van de jaarstukken de rechtmatigheidsverantwoording worden toegevoegd en kunnen kaders worden opgenomen voor de toelichting inzake de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Uitvoeringsplan AO/IC Het uitvoeringsplan AO/IC wordt jaarlijks vastgesteld door het College. In het uitvoeringsplan is het verbijzonderd intern controleplan opgenomen. De accountant maakt voor de controle van de jaarrekening gebruik van de uitkomsten van de verbijzonderde interne controles. Vanwege de door het College af te geven rechtmatigheidsverantwoording moeten een aantal controles eerder worden afgerond en verschuiven daarbij van de accountant naar de ambtelijke organisatie.

11

Bronnen Er is veel informatie beschikbaar over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de samenstelling van deze notitie is gebruik gemaakt van onderstaande documentatie: Commissie BADO : De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden (februari 2019) Commissie BADO: Notitie rechtmatigheidsverantwoording (maart 2020) Commissie BBV: model tekst rechtmatigheidsverantwoording (maart 2020) VNG / IPO : Invoering rechtmatigheidsverantwoording (adviezen en best practices) (november 2020) VNG dag Gemeentefinanciën ; presentatie rechtmatigheidsverantwoording (november 2020) Managementletter 2020 Uitvoeringsplan AO/IC 2020

12

Bijlagen Bijlage 1 Modelverantwoording (verplicht)

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandeling en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen :   

De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. In de paragraaf Bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

13

Bijlage 2 Overzicht criteria voor rechtmatigheid

Criteria voor rechtmatigheid Het College draagt zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend. Bij het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de eerste zes van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid krijgen de laatste drie criteria specifieke aandacht. Criteria voor getrouwheid Calculatiecriterium Valuteringscriterium

Leveringscriterium Adresseringscriterium

Volledigheidscriterium

Aanvaardbaarheidscriterium

Criteria voor rechtmatigheid Begrotingscriterium

Voorwaardencriterium

Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

Omschrijving De vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist en tijdig. Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende en bevoegd). Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma. Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik). De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik)

Voorbeeld Legesbedragen, facturen Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen. Inkoop van goederen en/of diensten. Betalingsverkeer.

Legesopbrengsten, onroerende zaakbelastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing, grondverkopen. Inkoop van goederen en/of diensten, verstrekken van subsidie.

Overschrijding op een programma en investeringskredieten.

Subsidievoorwaarden, aanbesteding, belastingwetgeving. Subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen.

14