09 05 090425 3

Deregulering vergunningaanvragen evenementen Meer ondersteuning gewenst!

Opdrachtgever: Betreft: Adviseur(s): Versie: Versiedatum: Kenmerk:

Gemeente Het Hogeland Advies dereguleringsmogelijkheden vergunningaanvragen evenementen Daniël Schipper Definitief September 2024 ESI-2813-1202-2

Copyright 2024 © Niets van deze rapportage mag op welke wijze dan ook worden verveelvoudigd zonder de voorafgaande toestemming van gemeente Het Hogeland Exoneratiebeding Event Safety Institute sluit iedere vorm van aansprakelijkheid uit voor eventuele schade of letsel, door welke oorzaak ook ontstaan, die zouden kunnen voortvloeien uit enige regeling, aanbeveling of omissie die uit dit document zou kunnen voortvloeien.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

1

Inhoudsopgave Inleiding

3

1.

5

2.

3.

4.

Kader 1.1.

Deregulering

5

1.2.

Landelijk beeld

6

1.3.

Evenementenproces

6

Bevindingen

8

2.1.

Het vergunningverleningsproces

8

2.2.

Dienstverlening gemeente

9

2.3.

Eisen die gesteld worden

9

Conclusies en aanbevelingen

11

3.1.

Conclusies

11

3.2.

Aanbevelingen

12

3.2.2.

Ondersteuning

13

3.2.3

De organisatoren

13

Bijlagen 4.1.

Bijlage 1: Evenementenorganisaties

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

14 14

2

Inleiding Op 13 december 2023 heeft de gemeenteraad van Het Hogeland een motie aangenomen, waarin het college verzocht wordt om de mogelijkheden te inventariseren om te komen tot deregulering van vergunningaanvragen voor evenementen. En daartoe in ieder geval gesprekken te voeren met (een groep van) aanvragers van evenementen en indien blijkt dat deregulering mogelijk en wenselijk is, daartoe concrete stappen te zetten en de raad over de uitkomsten te informeren en te komen met een concreet voorstel aan de raad indien eventuele wijzigingen in de wijze van vergunningverlening vallen onder de bevoegdheid van de raad. De aanleiding voor deze motie is gelegen in het feit dat het overgrote deel van de evenementen in de gemeente wordt georganiseerd door vrijwilligers en dat het verminderen van regeldruk voor zowel de gemeente als organisatoren van evenementen tot minder personele inzet, tijd en financiën zou kunnen leiden. Voordat het college de raad aangeeft op welke wijze het de motie wenst uit te voeren wil het graag onafhankelijk advies over de vraag welke mogelijkheden zijn er om de APV-bepalingen over evenementen te dereguleren, zonder dat daarbij de openbare orde en veiligheid in het geding komen.

De opdracht De gemeente Het Hogeland heeft het Event Safety Institute (ESI) gevraagd om te adviseren over de mogelijkheden om te komen tot het dereguleren van vergunningaanvragen voor evenementen. Hierbij dienen in ieder geval de volgende dereguleringsmogelijkheden te worden meegenomen, alsook de voorwaarden die daarbij met het oog op de openbare orde en veiligheid in acht zouden moeten worden genomen:  Verlenen van meerjarige vergunningen voor jaarlijks terugkerende evenementen;  Uitbreiden van het maximale aantal aanwezigen voor meldingsplichtige evenementen;  Uitbreiden van het plaatsen van kleine objecten (aantal objecten / oppervlakte objecten) bij meldingsplichtige evenementen;  Invoeren van een categorie vergunningsvrije evenementen (evenementen waarvoor geen vergunnings- of meldingsplicht geldt). De aanpak Om te komen tot een advies over dereguleringsmogelijkheden hebben wij middels gesprekken informatie bij politie, veiligheidsregio en interne adviseurs de mogelijke voors en tegens van het dereguleren van vergunningaanvragen voor evenementen opgehaald. Daarnaast hebben we online een bureaustudie uitgevoerd naar openbare beschikbare documenten, op landelijk en gemeentelijk niveau, die betrekking hebben op dereguleren bij evenementen.

Op basis van deze informatie, heeft in juni een bijeenkomst plaatsgevonden met organisatoren van verschillende evenementen (zie bijlage 1). Tijdens deze bijeenkomst konden de aanwezigen hun eigen visie en meningen aan de hand van een aantal stellingen over het evenementenvergunningenproces inbrengen.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

3

Leeswijzer In hoofdstuk 1 beschrijven we de voor- en nadelen van deregulering, geven we een schets van het landelijk beeld en beschrijven we het evenementenproces en de stappen die een organisator doorloopt. Hoofdstuk 2 bevat een beschrijving van onze bevindingen op basis van de gesprekken met de verschillende stakeholders en een analyse van deze punten, gericht op de vraag in welke mate deregulering mogelijk is. Hoofdstuk 3 bevat de conclusies en aanbevelingen.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

4

1. Kader 1.1. Deregulering Deregulering bij evenementen verwijst naar het verminderen of elimineren van overheidsregels en voorschriften die de organisatie en uitvoering van evenementen reguleren. Deregulering kan verschillende vormen aannemen, zoals een eenvoudiger vergunningstraject, minder strenge veiligheidsvoorschriften of minder beperkingen op geluidsoverlast. De belangrijkste doelen van deregulering van evenementen zijn:  Vermindering van bureaucratische belemmeringen: Door het vereenvoudigen van vergunningen en andere vereisten, kunnen organisatoren sneller en gemakkelijker evenementen opzetten.  Kostenverlaging: Minder regelgeving betekent vaak lagere kosten voor naleving, wat kan helpen om evenementen betaalbaarder te maken voor organisatoren.  Stimulering van creativiteit en innovatie: Organisatoren hebben meer vrijheid om nieuwe en unieke evenementen te creëren zonder vast te zitten aan strenge regels. Voorbeelden van deregulering bij evenementen Vergunningen Een van de belangrijkste gebieden van deregulering is het vergunningenproces. Traditioneel moeten organisatoren door een proces gaan om alle nodige vergunningen te verkrijgen. Deregulering kan dit proces stroomlijnen door bijvoorbeeld online aanvraagprocedures in te voeren, goedkeuringsprocessen te versnellen, of voor sommige evenementen de vergunning helemaal af te schaffen.

Veiligheidsvoorschriften Hoewel veiligheid een topprioriteit blijft, kan deregulering betekenen dat bepaalde voorschriften worden versoepeld. Bijvoorbeeld doordat vereisten voor het aantal beveiligingspersoneel of medische diensten flexibeler worden gemaakt, zolang basisveiligheidsnormen maar worden gehandhaafd. Geluids- en Omgevingsvoorschriften Evenementen worden vaak beperkt door geluids- en milieuregels. Deregulering kan deze beperkingen versoepelen, waardoor organisatoren bijvoorbeeld meer vrijheid hebben in termen van geluidsniveaus en de locatiekeuze van hun evenementen. Voordelen van deregulering Deregulering kan in theorie leiden tot een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten. Door het vereenvoudigen van vergunningprocedures en het harmoniseren van regels (op nationaal niveau), kunnen organisaties sneller en efficiënter werken. Dit betekent dat organisaties meer tijd en middelen kunnen besteden aan het organiseren. En er minder behoefte is aan externe inhuur voor specialistische kennis, waardoor de kosten voor het organiseren van evenementen lager uitvallen. Uitdagingen en risico’s Een belangrijke zorg bij deregulering is dat er minder aandacht is voor de veiligheid op het evenement. Mede naar aanleiding van verschillende incidenten is de afgelopen jaren extra geïnvesteerd om het veiligheidsbewustzijn te vergroten.

Veiligheidsvoorschriften zijn er niet voor niets, ze bestaan om deelnemers en publiek te beschermen. Het versoepelen van regels kan leiden tot onvoorziene risico’s

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

5

en incidenten, vooral als organisaties niet de nodige expertise hebben om veiligheid zelfstandig te waarborgen. Strenge regels en voorschriften kunnen helpen de kwaliteit en professionaliteit van evenementen te waarborgen. Deregulering kan ertoe leiden dat sommige organisaties de standaarden verlagen, wat de algehele kwaliteit van evenementen kan beïnvloeden. Dit kan op lange termijn het vertrouwen in deze evenementen ondermijnen. 1.2. Landelijk beeld Naar aanleiding van de signalen van verschillende (branche)organisaties heeft het kabinet onderzoek laten doen naar de aard, omvang en achterliggende oorzaken van de ervaren regeldruk bij vrijwilligersorganisaties en filantropische instellingen. Dit onderzoek is uitgevoerd door Sira Consulting B.V. getiteld ‘Regeldruk bij vrijwilligersorganisaties en filantropische instellingen’ van mei 20231. Dit onderzoek gaat breder dan de organisatoren van evenementen, echter in het rapport komen evenementen wel als een belangrijk knelpunt naar voren. Zo geven organisaties aan geconfronteerd te worden met vele regels en voorschriften die betrekking op vergunningen, veiligheidsmaatregelen, milieuregels, verzekeringen en rapportageverplichtingen en dat dit leidt tot o.a. complexe aanvraagprocedures, lange wachttijden en hoge kosten. Vanuit onze praktijk herkennen wij dit beeld.

Wij spreken regelmatig organisatoren van veelal kleinere evenementen, vaak vrijwilligers, die aangeven dat maatregelen en de daaraan verbonden kosten niet meer in verhouding staan tot het evenement zelf. De gratis evenementen, gericht op de eigen (dorps) bewoners, ervaren dit het sterkst. Dit is niet verwonderlijk aangezien gratis evenementen veelal een beperkte verdiencapaciteit hebben en grotendeels afhankelijk zijn van inkomsten die op het evenement worden gegenereerd, zoals de verkoop eten en drinken en deelnemersbijdragen en/of bijdragen van lokale ondernemers. Vergunningen en toestemmingen Een van de grootste uitdagingen die vaak wordt benoemd is het verkrijgen van de nodige vergunningen. Dit proces wordt vaak als ingewikkeld en tijdrovend ervaren. Organisaties moeten verschillende documenten indienen en voldoen aan diverse eisen. Deze fragmentatie leidt tot inefficiënties en verhoogt de administratieve lasten. Voorbeelden uit de evenementenpraktijk zijn: de evenementenvergunning, toestemmingen voor gebruik van het luchtruim, de natuurwetvergunning, de omgevingsvergunning en de toestemming van Korpscheftaken voor het inzetten van inleenpartijen voor de beveiliging op een evenement (inclusief bijbehorende persoonsgebonden passen, op naam van de hoofdaannemer). 1.3.

Evenementenproces De Handreiking Evenementenveiligheid (HEV 2018) biedt een gestructureerde en systematische aanpak voor het waarborgen van de veiligheid bij evenementen. Door grondige voorbereiding, zorgvuldige planning, effectieve uitvoering en gedetailleerde evaluatie, helpt het model bij het minimaliseren van risico’s en het bevorderen van een veilige omgeving voor alle betrokkenen. De HEV gaat uit van acht stappen die tezamen het evenementenproces vormen, zie onderstaande figuur. 1

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2023/06/19/rapport-regeldruk-bijvrijwilligersorganisaties-en-filantropische-istellingen

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

6

Proces Evenementenveiligheid: acht stappen Dit zijn: 1. Vooroverleg/Indienen aanvraag 2. Toets op volledigheid van de aanvraag (intake) 3. Bepalen behandelaanpak, categorisering in A-, B- of C-evenement 4. Adviestraject 5. Vergunnen 6. Operationele voorbereiding 7. Uitvoeren evenement / toezicht 8. Evalueren Het uitvoeringskader ‘Evenementenveiligheid’, dat de gemeente Het Hogeland sinds juni 2021 hanteert is gebaseerd op dit procesmodel.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

7

2. Bevindingen Tijdens de bijeenkomst met de organisatoren is aan de hand van een aantal stellingen een gesprek gevoerd over de vraag: Waar loop je als organisator tegenaan bij het organiseren van je evenement en wat zou een mogelijke oplossing zijn? Op basis van dit gesprek zien wij drie thema’s, die de rode draad vormden. Dit zijn:   

Het vergunningverleningsproces; De dienstverlening van de gemeente; Eisen die gesteld worden.

2.1. Het vergunningverleningsproces De organisatoren geven aan dat zij weten wat er in basis van hen verwacht wordt. Ze hebben de nodige ervaringen opgedaan, doordat ze veelal al meerdere jaren hun evenement organiseren. Het digitale aanvraagformulier is een verbetering ten opzichte van enkele jaren terug en geeft richting aan wat zij allemaal moeten overleggen. Gelijktijdig is het formulier ook een bron van ergernis. Er worden vragen gesteld over zaken die zelden van toepassing zijn. Als voorbeeld wordt gegeven, de vraag of er iemand van het Koninklijk huis aanwezig zal zijn. Daarnaast wordt opgemerkt dat voor evenementen die meerdere dagen duren, er per dag dat het evenement duurt specifieke informatie moet worden opgegeven, terwijl die meestal voor alle dagen gelijk is. Dit wordt als onlogisch ervaren. Het meest ‘stoort’ men zich aan het feit dat ieder jaar weer voor het evenement alle documenten opnieuw moeten worden aangeleverd. Terwijl het merendeel van de evenementen jaarlijks terugkerende evenementen zijn, die naar zeggen van de organisatoren nagenoeg altijd gelijk zijn aan de vorige editie. Het formulier zou wat hen betreft interactiever mogen en wellicht zoals bij de belastingaangifte reeds ingevuld met de gegevens die al bekend zijn van eerdere edities. Enkele organisatoren geven aan dat zij het vergunningsverleningsproces wel met enige spanning tegemoetzien.

Dit komt doordat zij de ervaring hebben dat bij iedere volgende editie gevraagd kan worden om aanpassing van de plannen. Ook als wet- en regelgeving en/of het evenement niet is veranderd. Plannen die bij de vorige editie nog voldeden of niet nodig waren, kunnen opeens niet meer voldoen of worden nu wel gevraagd. Voorbeelden die genoemd worden, hebben vooral betrekking op verkeersplannen en het verstrekken van drank op evenementen waar ook bezoekers jonger dan 18 jaar aanwezig zijn. Ook wordt het evalueren als aandachtspunt benoemd. Een deel van de organisatoren geeft aan dat evalueren nu niet altijd gebeurd, maar dat zij dit wel op prijs zouden stellen. Nu begint de advisering jaarlijks feitelijk opnieuw, omdat er niet altijd een eenduidig en gezamenlijk beeld bestaat over het verloop en het effect van de eerder opgelegde maatregelen. Evalueren zou er volgens de organisatoren aan bij kunnen dragen dat er een beter beeld ontstaat over het daadwerkelijk verloop van het evenement. Evaluatiepunten vormen een belangrijk vertrekpunt voor de voorbereiding op de volgende editie en bieden houvast omdat je dan als organisator niet ieder jaar vanaf nul moet beginnen. Wellicht kan dan zelfs worden volstaan met het indienen van een kopie van de stukken (van de eerder editie) waardoor je ook sneller over de vereiste vergunning kan beschikken.

Verschillende organisatoren geven aan zich zorgen te maken over de financiële gevolgen/risico’s die zij lopen als gevolg van maatregelen waaraan zij op basis van vergunningvoorschriften moeten voldoen. Zij spreken hun verbazing uit dat sommige van de aanwezige organisatoren een financiële bijdrage ontvangen voor maatregelen die zij uit ‘eigen zak’ betalen. De aanwezigen geven aan dat zij zich (veelal) als onderdeel van een vrijwilligersorganisatie inzetten om op positieve wijze een bijdrage te leveren de leefbaarheid en de levendigheid in de gemeente. Zij vragen zich af of de gemeente dit Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

8

wel voldoende onderkent. Een aantal organisatoren geeft aan dat zij als gevolg van de vele eisen en daarmee samenhangende verantwoordelijkheden moeite hebben om nieuwe (jonge) bestuursleden te vinden waaraan zij de organisatie kunnen overdragen en maken zich zorgen over het voortbestaan van hun evenement. De externe adviseurs (politie/ Veiligheidsregio Groningen) geven aan de ‘kritiek’ van de organisatoren op het vergunningenproces deels te herkennen. Wel merken zij op dat er aan de zijde van de aanvragers nog wel een slag te maken is. Geopperd wordt om gefaseerd de verschillende evenementen ‘strakker’ in te regelen. Waarmee wordt bedoeld om op basis van een gewenst eindbeeld (waar moet het evenement allemaal aan voldoen) de onderliggende plannen in gezamenlijkheid in één keer op het gewenste niveau te brengen. Zodat er voor de edities daarna een goede en volledige blauwdruk ligt, en de aanvrager minder tijd kwijt is aan het indienen. 2.2. Dienstverlening gemeente Het beeld dat de organisatoren schetsen over de dienstverlening van de gemeente komt grotendeels met elkaar overeen. Samenvattend komt het erop neer dat de vergunningenmedewerksters zeer benaderbaar en ondersteunend zijn. Dit wordt als prettig ervaren.

Gelijktijdig wordt het doorlopen van het vergunningenproces door de aanwezige organisatoren als ‘het hoort er nu eenmaal bij’ getypeerd en nodig om toestemming te verkrijgen om het evenement te kunnen organiseren. Het feit dat de meeste aanwezigen al meerdere jaren hun evenement(en) organiseren en toch iedere keer weer de procedure moeten doorlopen, wordt in algemeenheid als bureaucratisch en weinig flexibel ervaren. Het roep bij velen de vraag op of dat niet anders kan. Geopperd wordt een meerjarige vergunning mogelijk te maken of te volstaan met een verkorte procedure en alleen indien de omstandigheden wijzigen het volledige proces te doorlopen. Nagenoeg alle aanwezigen geven aan dat zij meer ondersteuning van de gemeente zouden wensen. Het betreft dan met name financiële ondersteuning en in enkele gevallen ondersteuning bij het opstellen en de uitvoering van met name de verkeers- en bebordingsplannen. De keuze die de gemeente bij de samenvoeging heeft gemaakt om niet langer gemeentelijk materiaal en middelen beschikbaar te stellen zoals hekken, borden en reiniging heeft in veel gevallen tot een toename van kosten geleid zonder dat daar (extra) inkomsten tegenover stonden.

Voor wat betreft de wijze waarop het toezicht wordt uitgeoefend geven enkele organisatoren aan dat het goed is dat er toezicht wordt gehouden, maar dat zij wel verwachten dat de toezichthouder kennis heeft genomen van de vergunning en onderliggende plannen. Organisatoren geven aan het (heel) vervelend te vinden dat zij plannen maken, waarvan de toezichthouder niet of onvoldoende op de hoogte is. Maar de toezichthouder hen vervolgens wel aanspreekt omdat er naar het oordeel van de toezichthouder iets niet in orde is. Dit geeft ruis en wrijving die niet nodig is en komt de samenwerking niet ten goede. 2.3. Eisen die gesteld worden Organisatoren hebben het beeld dat er nu meer gevraagd wordt dan voorheen. Ook worden er zaken gevraagd die als buitenproportioneel worden ervaren. Als voorbeeld wordt genoemd: het moeten aanvragen van ontheffingen in het kader van de Omgevingswet of een parkeerplan bij een relatief klein evenement. Organisatoren zijn van mening dat er (te) veel regels zijn en hebben het beeld dat deze elkaar soms ook tegenspreken. Dit vindt men lastig met name omdat het hen veelal aan de specifieke kennis en

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

9

middelen ontbreekt. Er ontbreekt in hun ogen een soort van ‘helpdesk’ die kan worden bevraagd/ingeschakeld om hen te ondersteunen indien dit zich voordoet. De eisen die gesteld worden aan de planvorming brengen kosten met zich mee voor organisatoren. Soms moeten externe partijen worden ingehuurd om de vereiste taken uit te voeren en veelal ook om te ondersteunen bij het opstellen van de benodigde plannen. De organisatoren geven aan dat deze kosten voor hen als (vrijwillige) organisatoren steeds lastiger worden om te dragen. Als er al subsidie beschikbaar is, gaat deze meer en meer op aan veiligheidsmaatregelen in plaats van aan de inhoud van het evenement.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

10

3. Conclusies en aanbevelingen Op basis van voorgaande onderscheiden wij drie thema’s waarlangs wij de conclusies en aanbevelingen vormgeven. Dit zijn: 1. Het (vergunningen)proces 2. Ondersteuning 3. De organisatoren 3.1. Conclusies 3.1.1 Het (vergunningen)proces De Hogelandse organisatoren vinden dat het vergunningenproces tijdrovend is. Dit wijkt niet af van het landelijk beeld. Wel is het zo dat het niet zo zeer de aanvraagprocedure is die moet worden doorlopen, maar met name het (jaarlijks) opstellen van de uitgebreide documentatie die wordt vereist bij de vergunningaanvraag. En hen veelal veel tijd en middelen kost. Wat daarbij opvalt is dat, hoewel het merendeel van de evenementen jaarlijks terugkerend is, bij gelijke omstandigheden de organisatoren aangeven dat zij jaarlijks hun plannen op onderdelen moeten aanpassen ook als deze bij de voorgaande editie akkoord zijn bevonden. Als oplossing wordt aangedragen de invoering van een vergunning voor meerdere jaren. Indien dat niet mogelijk (of gewenst) is dan ziet men als oplossing het invoeren van een verkort proces waarbij de documenten van de eerdere editie leidend zijn. En alleen als er wijzigingen zijn het volledige proces te doorlopen. De externe adviseurs zien ruimte voor verbetering door in gezamenlijkheid de planvorming in één gezamenlijke actie op het gewenste niveau te brengen.

3.1.2 Ondersteuning De organisatoren begrijpen dat ter bescherming van deelnemers, publiek en omwonenden veiligheidsvoorschriften noodzakelijk zijn. Wat men mist vanuit de gemeente is enerzijds een vorm van ondersteuning en anderzijds de ‘menselijke maat’ daarbij. Voor kleinere (veelal) vrijwillige organisaties met een beperkt verdienmodel vormen al de maatregelen bij elkaar een zware last. Een aantal organisatoren weet van het bestaan van een gemeentelijke subsidieregeling waar ook evenementen een beroep op kunnen doen. Echter binnen de deelnemende groep organisatoren was dit niet bij iedereen bekend en was er ook onduidelijkheid over de criteria en de wijze waarop de toedeling geschiedt. 3.1.3 De organisatoren Het opstellen van alle benodigde documenten is voor de meeste organisatoren een hele kluif die (gevoelsmatig) een aanzienlijke verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Dit opgeteld bij het feit dat nagenoeg alle organisatoren vrijwilligers zijn die ‘het er bij doen’, maakt dat er niet direct nieuw talent staat te trappelen om de organisatie ter hand te nemen. Het gevaar bestaat dat indien de huidige organisator het bijltje er bij neer gooit, het evenement in zijn geheel verdwijnt en daarmee ook een stukje levendigheid en sociale cohesie.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

11

3.2. Aanbevelingen 3.2.1.Het (vergunningen)proces Uit het gesprek met de organisatoren is niet naar voren gekomen dat deze groep organisatoren baat heeft bij het verruimen van de criteria die bepalen of een evenement vergunningplichtig of meldingsplichtig (klein evenement in de zin van art. 2:25a APV) is. Gezien de criteria die nu gelden, zou een eventuele verruiming van deze criteria er toe kunnen leiden dat andere evenementen die nu wel vergunningplichtig zijn, er wel profijt van hebben. Het verruimen van het aantal aanwezige personen en het plaatsen van meerdere kleine objecten zal er zeker toe bijdragen dat meer evenementen niet langer vergunningplichtig zijn. Daarbij merken wij wel op dat het activiteitenprofiel en het publieksprofiel vele malen meer bepalend zijn of een activiteit een hoger of lager risico met zich meebrengt dan de omvang (aantal bezoekers) en de omvang van de objecten die worden geplaatst. Indien de gemeente Het Hogeland overweegt de criteria te verruimen en dus meer evenementen mogelijk te maken zonder dat daarvoor vergunning is vereist, mits voorafgaand gemeld (art. 2:25 onder 3), adviseren wij om de criteria als volgt te verruimen zonder noemenswaardige invloed op de openbare orde en veiligheid: 1. Het aantal aanwezigen gelijktijdig niet meer bedraagt dan 200 personen; 2.

Er kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 15 m2 per object, bij tenten en springkussens geldt maximaal 25 m2 per object; 3. Geen alcoholhoudende drank bedrijfsmatig wordt verstrekt; 4. Het evenement geen commercieel karakter heeft De motie verzoekt tevens om het invoeren van een categorie vergunningsvrije evenementen (evenementen waar geen vergunnings- of meldingsplicht voor geldt). In onze optiek voegt de invoering van een dergelijke categorie niet direct iets toe aan het terugdringen van de administratieve last. Het Hogeland kent immers de mogelijkheid om kleine evenementen middels een melding af te doen (zie bovenstaande tekst). Dit betreft evenementen waarbij de risico’s beperkt zijn. Maar waar het voor de hulpdiensten veelal wel noodzakelijk is om zicht op te hebben. Om ingeval zich een calamiteit of incident voordoet (in de omgeving of op het evenement) adequaat op te kunnen treden. Activiteiten die als vergunningsvrij gezien kunnen worden zouden derhalve nog minder risicovol moeten zijn dan de activiteiten waarvoor de melding geldt en ook vanuit het oogpunt informatievoorziening niet betekenisvol zijn. Wij vragen ons af of een dergelijke categorie is te onderscheiden en adviseren om hier niet in mee te gaan.

Voorts adviseren wij de gemeente het Hogeland om niet mee te gaan in de wens van de organisatoren om een meerjarige vergunning in te voeren. Wij achten het risico te hoog dat de gemeente onvoldoende in positie blijft om tot een goede risico- en belangenafweging te komen. Doordat er te weinig concreet kan worden gekeken naar nieuwe activiteiten, veranderingen in de omgeving of maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op de veiligheid. Tevens zal dit betekenen dat Het Hogeland meer prioriteit zal moeten geven aan het toezicht op de evenementen om zich te kunnen vergewissen dat de meerjarig vergunde evenementen veilig en conform de vergunning plaatsvinden. Gezien het toch al aanzienlijke takenpakket van de gemeentelijke toezichthouders in relatie tot de veelal krappe bezetting achten wij dit niet realistisch.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

12

Wij adviseren de gemeente in het vergunningenproces meer ruimte in te bouwen voor een evaluatie en het in kaart brengen van de reëel voorzienbare risico’s. En op basis daarvan en in samenspraak met de externe adviseurs de onderliggende plannen op het gewenste en vereiste niveau te brengen. En deze bij de aanvraag behorende plannen vervolgens bij de volgende edities als vertrekpunt te nemen, tenzij zich een wijziging voordoet die leidt tot een ander risicoprofiel. Wij zijn van mening dat de advisering meer gestoeld moet zijn op het beheersbaar maken van reëel voorzienbare risico’s met als doel deze risico’s te reduceren tot een aanvaardbaar niveau en minder op het willen uitsluiten van alle risico’s. Daarmee wordt dan ook duidelijker of bestaande plannen daadwekelijk moeten worden gewijzigd. Tevens biedt het de mogelijkheid om meer maatwerk te leveren en waar mogelijk af te schalen qua te nemen maatregelen. Daarnaast geven wij in overweging om te onderzoeken of het mogelijk is het aanvraagproces op dusdanige wijze in te richten dat aanvragers van jaarlijks terugkerende evenementen alleen wijzigingen moeten doorgeven. 3.2.2.Ondersteuning Wij adviseren om een helder en duidelijk subsidiekader voor evenementen op te stellen, waarin nadrukkelijk de meerwaarde die evenementen voor de gemeenschap hebben tot uitdrukking komt.

En dit kader op dusdanige wijze kenbaar te maken dat iedere organisator weet welke (on)mogelijkheden dit hen biedt en wat nodig is om er eventueel aanspraak op te kunnen maken. Voorts geven wij in overweging om los van de beschikbare subsidie voor evenementen, extra middelen te reserveren ter ondersteuning van maatschappelijk relevante evenementen voor bijvoorbeeld (externe) ondersteuning bij het opstellen van de benodigde planvorming. Voor organisatoren die geen aanspraak (kunnen) doen op eventuele financiële ondersteuning in de vorm van subsidie, maar zich wel geconfronteerd zien met ‘opgelegde kosten’ als gevolg van de verplichting om bijvoorbeeld deugdelijke bebording en (verkeers)hekken te plaatsen, adviseren wij om als gemeente dergelijke attributen weer beschikbaar te stellen. Ons inziens zal dit ook leiden tot de gewenste kwaliteit die op basis van CROW-normen wordt vereist. 3.2.3 De organisatoren Om de risico’s te minimaliseren, is het cruciaal dat (vrijwilligers)organisaties zelf meer in staat worden gesteld tot het beoordelen van risico’s en maatregelen. Wij adviseren de gemeente om zich in te spannen om de benodigde kennis bij organisatoren van evenementen over veiligheid en vergunningvoorschriften te vergroten, zodat de aanvraag op het gewenste niveau kan worden ingediend.

Bijvoorbeeld door hen middels informatieavonden of bijscholing mee te nemen in een specifiek thema.

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

13

4. Bijlagen 4.1. Bijlage 1: Evenementenorganisaties         

Beach Event Uithuizermeeden Bedum Beach Spring Eenrum Vlaggetjesdag Zoutkamp Graspop Rasquert Bedumer Winterloop Mit Old en Nij Uithuizermeeden Wielerronde Kloosterburen Baistemaart Winsum

Event Safety Institute Europalaan 100 3526 KS Utrecht 085-4018122 info@esi.email

Event Safety Institute | Deregulering vergunningaanvragen evenementen | september 2024

14