08.01.150524. Raadsvoorstel vaststellen Reglementen van Orde

Raadsvoorstel Onderwerp: Datum: Agendapunt: Behandeling: Portefeuille-

Raad zet stap voorwaarts naar strategische griffie 15 mei 2024 9 Besluitvormend Werkgeverscommissie gemeenteraad Het Hogeland: Anne Marie Smits, Linda Visser en Kick Mulder

houders Steller: Zaaknummer:

Pieter Norder, p.norder@hethogeland.nl Z.HHL.083676

1. Samenvatting De gemeenteraad van Het Hogeland wil ruim vijf jaar na de herindeling (nog) beter in positie komen en/of worden gebracht. De griffie is in deze een belangrijke hulptroep van en voor de raad. De ambities en het profiel van de raad vormen de basis voor de benodigde omvang van de griffie. Bij de start van de gemeente is gekozen voor een compacte griffie. De griffie kan op basis van de huidige omvang onvoldoende ondersteuning bieden aan de raadsleden, fractieassistenten en de fracties. De ambitie van de raad maakt dat de werkgeverscommissie voorstelt om de capaciteit op de griffie uit te breiden, waarbij wordt geopteerd voor een strategische griffie. Deze lijn – beleidsinzet – wordt overigens gedeeld door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Vanuit de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het decentraal bestuur is het beleid erop gericht om de essentiële rol van de volksvertegenwoordigingen daarbinnen te versterken, waaronder de gemeenteraden. 2. Gevraagd of voorgesteld besluit 1. De formatie op de griffie structureel uit te breiden met 2.4 fte (conform model 3); 2. Hiervoor een bedrag van € 183.200 structureel beschikbaar te stellen (€ 46.000 in 2024 en vanaf 2025 € 183.200); 3. Deze kosten te dekken uit de algemene middelen en te verwerken via de Voorjaarsnota 2024; 4.

De griffie de opdracht te geven om voor het eind van jaar met een plan te komen.

Pagina 1/5

3.1

Aanleiding De gemeente Het Hogeland bestaat inmiddels, na de herindeling van 2019, ruim vijf jaar. De gemeenteraad wordt sindsdien ondersteund door de griffie. Bij de start van de gemeente is in eerste instantie gekozen voor een compacte griffie. Na de verkiezingen in 2022 heeft de raad ervoor gekozen om een stap voorwaarts te zetten als hoogste orgaan van de gemeente. De raad wil eerder en beter in positie komen. Deze ambitie heeft eraan bijgedragen dat er extra taken bij de griffie zijn beland en zullen belanden. Tegelijkertijd is een aantal braakliggende zaken opgepakt. Goede voorbeelden hiervan zijn het opstarten van het scholenprogramma of de campagne ‘je raadt het nooit’. Ook vraagt het gaswinningsdossier en sinds kort de uitvoering van Nij Begun extra aandacht van de raad en van de griffie. Ook de komende jaren is dat het geval. De (eigen) ambitie en het gekozen profiel van de raad vormen belangrijke uitgangspunten voor de gewenste en benodigde omvang van de griffie. De griffie volgt daarbij de raad, is een afgeleide daarvan. Memo van de werkgeverscommissie d.d. 11 maart 2024 De werkgeverscommissie van de griffie van Het Hogeland heeft de raad eerder door middel van een memo, gedateerd 11 maart 2024, voorgesteld om de capaciteit op de griffie uit te breiden.

Daarbij heeft de werkgeverscommissie een aantal factoren aangestipt die deze uitbreiding rechtvaardigen, onder verwijzing naar de bijgevoegde notitie ‘Eigenstandig & (on)afhankelijk: De gemeente raad van Het Hogeland in positie. Strategische ondersteuning door een sterke griffie en investering in de griffie’. De werkgeverscommissie stelt de invoering van ‘model 3’ voor. Deze gaat uit van een strategische griffie, waarvoor twee extra raadsadviseurs (ieder in beginsel 0.8 fte) en een extra administratief ondersteuner (in beginsel ook 0.8 fte) worden toegevoegd aan het team van de griffie. Deels om de achterstanden op de griffie weg te werken zodat er een betere balans komt tussen de (huidige) werkzaamheden van de griffie en de formatie en deels om invulling te kunnen geven aan de ambitie van de raad om nog beter in positie te worden gebracht. Model 3 vergt een structurele ophoging van het personeelsbudget van de griffie van € 183.200 ten opzichte van de huidige situatie. De memo van de werkgeverscommissie is - evenals de onderliggende notitie bijgevoegd. Gesprek werkgeverscommissie met de raad op 13 maart 2024 Het voorstel is verkennend besproken tijdens een informele sessie van de werkgeverscommissie met de raad op 13 maart jongstleden.

Met de nodige nuances en accenten was er een gedeelde en brede herkenning dat er op korte termijn stappen moeten worden gezet, teneinde de griffie in staat te stellen om de raad nog beter en meer strategisch te ondersteunen.

Pagina 2/5

Minder goed naar voren is gekomen dat het gaat om twee zaken. Het op orde brengen van de (huidige) formatie door de toevoeging van een ondersteuner en een adviseur en de toevoeging van nog een extra adviseur om invulling te kunnen geven aan de ambitie van de raad en toenemende vraag naar (meer) strategische advisering. Tijdens de bijeenkomst werd ook het belang van een griffieplan benadrukt. De onderliggende notitie geeft al aan welke werkzaamheden al worden opgepakt door de griffie en welke daar nog bij zullen komen, voor zover bekend. Daarmee is de kous echter nog niet af. Eén van de eerste vragen richting de griffie in nieuwe bezetting is om te komen met een volwaardig plan in overleg en afstemming met de werkgeverscommissie en de raad. Een plan waarbij de focus niet enkel komt te liggen op de griffie maar waarbij de ambities van de raad het vertrekpunt vormen. Het plan dient als een sturingsinstrument van de raad en als een verantwoordingsinstrument. Dit plan biedt de raad ruimte om keuzes te maken en accenten te leggen voor wat betreft de eigen ambities en de gewenste ondersteuning door de griffie. Voor de nieuwe functies geldt het uitgangspunt dat deze binnen een zekere marge vooral flexibel worden ingezet. De functies worden niet in beton gegoten; bewust niet, om mee te kunnen bewegen met de door de raad gemaakte en te maken keuzes in het zojuist aangehaalde plan.

Los daarvan is er sprake van een dynamische politiekbestuurlijke omgeving. Deze vraagt ook om een zekere flexibiliteit. Bij de zoektocht naar en de inzet van de nieuwe medewerkers zal flexibiliteit een belangrijk criterium zijn. In de notitie wordt gesproken van een adviseur sociaal domein en een adviseur ruimtelijk domein. Bij nader inzien vinden wij deze duiding wat minder gelukkig en wellicht iets achterhaald. De insteek wordt nu om voor wat betreft de werkverdeling beter aan te sluiten bij de rollen van de raad. De volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol, met daarbij zoals hiervoor opgemerkt voldoende flexibiliteit. De wijze waarop wij hier precies invulling aan gaan en kunnen geven is niet volledig uitgekristalliseerd, de richting wel. Brief van de minister: Versterking decentrale volksvertegenwoordigingen Het belang van een goede ondersteuning van de raad en de beweging naar een meer strategische griffie wordt gedeeld door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Zo schrijft de minister in een brief aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal over de versterking van decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen van 4 september 2023. De brief is bijgevoegd. ‘Versterking van het decentraal bestuur is nodig en wenselijk’, aldus de minister.

‘Die versterking ziet onder meer op de verbetering en doorontwikkeling van het gedualiseerde provincie- en gemeentebestel. Dualisering draaide in de kern om de versterking van de positie van raden en staten, die als volksvertegenwoordigingen beter in positie moesten worden gebracht. Binnen het decentraal bestuur leven zorgen of raden en staten goed toegerust zijn en ondersteund worden om die verantwoordelijkheden waar te kunnen maken’. De inzet van de minister is om langs drie lijnen te werken aan de kwaliteit en het functioneren van de volksvertegenwoordigingen, waaronder het investeren in toereikende en adequate ondersteuning van raden. Pagina 3/5

De dualisering heeft op dit punt doorontwikkeling nodig, zo stelt de minister. ‘Raden en staten hebben een belangrijke verantwoordelijkheid om de eigen ondersteuning goed vorm te geven, maar dat komt niet in alle gevallen goed uit de verf. De ROB (Raad voor het Openbaar Bestuur) constateerde in het advies “Goede ondersteuning, sterke democratie”, dat gemeenteraden handelingsverlegenheid ervaren om te investeren in de ondersteuningsvormen. De werkgeverscommissie heeft samengevat de overtuiging dat met de voorgestelde uitbreiding van de griffie de raad voor de komende jaren op een adequate wijze kan worden ondersteund en ontzorgd in evenwicht met de taken en ambities van de raad. 3.2 Bevoegdheid raad. De raad heeft een eigen ondersteuning in de vorm van de griffie en is vandaar uit ook de werkgever van de griffie. Daarnaast is de raad bevoegd om de financiële middelen beschikbaar te stellen. 4

Beoogd resultaat (of effect). Door in te stemmen met dit raadsvoorstel kan de griffie de gemeenteraad in de toekomst eerder en (nog) beter ondersteunen, ook vanuit een meer strategisch perspectief. Dit wordt mogelijk gemaakt door het beschikbaar stellen van de benodigde financiële middelen. Daarmee kunnen achterstanden op de griffie worden weggewerkt en kan de griffie op structurele basis worden uitgebreid. Niet als doel op zich, maar als een middel om de raad (nog) beter te ondersteunen; in positie te brengen.

5

Financiële aspecten en wijze van dekking. Uitvoering van dit besluit (en de keuze voor model 3) vraagt een structurele verhoging van het budget met € 183.200. Verwachting is dat invulling kan gaan plaatsvinden vanaf het 4e kwartaal 2024. Voor 2024 betekent dit een last van € 46.000 die incidenteel kan worden gedekt in 2024 uit de algemene middelen. Vanaf 2025 komt het bedrag van € 183.200 structureel in de begroting te staan. Verwerking van de bedragen vindt plaats in de Voorjaarsnota 2024 (inclusief Kadernota 2025).

6

Tijdspad. Nadat de raad heeft ingestemd met het voorstel gaat de werkgeverscommissie in samenwerking met de griffie en HRM over tot de werving van de nieuwe medewerkers. Gekoerst wordt op een wervingscampagne voor het zomerreces, zodat de nieuwe medewerkers zo snel mogelijk na het reces kunnen starten. Eén van de eerste opdrachten voor de griffie wordt het opstellen van een plan, voor het eind van het jaar.

Pagina 4/5

Bijlagen: 1. De notitie ‘Eigenstandig & (on)afhankelijk: De gemeente raad van Het Hogeland in positie. Strategische ondersteuning door een sterke griffie en investering in de griffie’, gedateerd februari 2024. 2. Memo werkgeverscommissie van 11 maart 2024. 3. Brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, gericht aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, betreffende versterking decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen van 4 september 2023.

Winsum, 11 april 2024. De werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Het Hogeland, Anne Marie Smits, Linda Visser, Kick Mulder.

Pagina 5/5