06 01 050423 Raadsvoorstel werkwijze raad bij Grote projecten

Raadsvoorstel Onderwerp:

Werkwijze raad bij Grote projecten

Datum:

05 april 2023 6 Besluitvormend

Agendapunt: Behandeling: Portefeuillehouder(s): Steller:

n.v.t. Hans Kastermans; h.kastermans@hethogeland.nl

1. Samenvatting Om invulling te geven aan de noodzaak de raad beter te positioneren om sturing te kunnen geven aan en controle te kunnen uitoefenen op de zgn. ‘grote projecten’ dienen afspraken gemaakt te worden over de informatievoorziening aan de raad over de voortgang van de (planvorming en/of realisatie van) betreffende projecten. Tevens is het wenselijk de aandacht voor ‘grote projecten’ en het overleg tussen raad en college afzonderlijk te beleggen binnen de bestaande vergaderstructuur van de raad. Daartoe worden voorstellen gedaan voor een specifieke werkwijze, met inbedding in de vergaderstructuur door het instellen van een Raadsoverleg ‘Grote projecten’. 2. Gevraagd of voorgesteld besluit Voorgesteld wordt: - Een ‘Raadsoverleg Grote projecten’ in te stellen - De beschreven werkwijze omtrent de controlerende rol van de raad ten aanzien van aangewezen ‘grote projecten’ te gaan hanteren. - De Auditcommissie ten behoeve van de raad een bewakende rol te laten vervullen ten aanzien van (proces)afspraken omtrent de informatievoorziening aan de raad aangaande de ‘grote projecten’. - Naast het reeds aangewezen ‘grote project ’Nieuw gemeentehuis’ (planvorming en t.z.t. realisatie) als ‘groot project’ aan te wijzen de planvorming voor en inrichting van de Oostpolder.

Daarnaast eenmalig in het in te stellen raadsoverleg de Centrumplannen (NPG-project) en de afronding van het project ‘De Tirrel’ te beschouwen. 3. Inleiding Naar aanleiding van de ervaringen met het project ‘De Tirrel’ is in oktober 2021 met de raad gesproken over de informatievoorziening over en sturing op ‘grote projecten’. De basis hiervoor vormde het door het bureau Ecorys uitgebrachte rapport met een evaluatie van de gang van zaken rond de planontwikkeling en de eerste fase van de realisatie van De Tirrel. Daarin werd o.a. geconcludeerd dat: 1) de informatievoorziening aan de raad omtrent wat aangeduid wordt als ‘grote projecten’ verbeterd dient te worden; 2) door de raad meer gestuurd kan worden op die projecten. Deze conclusies zijn door de raad onderschreven. Pagina 1/5

In de gevoerde gesprekken is op hoofdlijnen aan de orde geweest welke afspraken gemaakt dienen te worden over de informatievoorziening en hoe de sturing en controle door de raad vorm te geven en in te bedden in de vergaderstructuur van de raad. Vervolgens is geconcludeerd dat de daarvoor te maken keuzes niet meer voor de toen naderende verkiezingen zouden moeten worden gemaakt, maar deze over te laten aan de nieuw samengestelde raad. Deze zou dan keuzes kunnen maken in een bredere afweging in relatie tot de gewenste werkwijze, vergaderstructuur en werklast. Na de verkiezingen heeft vanaf medio 2022 in meerdere verbanden, met name in het fractievoorzittersoverleg en de auditcommissie, een verdere oriëntatie plaatsgevonden op de positionering van de raad en de relatie tussen raad en college ten aanzien van de ‘grote projecten’. Deze besprekingen hebben geleid tot dit voorstel over de werkwijze van de raad en inbedding daarvan in de vergaderstructuur voor het besteden van aandacht aan de “grote projecten”. 4. Actuele werkwijze De raad is de afgelopen jaren wanneer daar aanleiding toe was bijgepraat over de ontwikkelingen inzake het (grote) project ‘De Tirrel’. Openbaar daar waar het kan en besloten daar waar het wenselijk geacht wordt of moet.

Ook is met de raad uitvoering aandacht besteed aan de ontwikkeling van de Oostpolder, dat ook gezien wordt als een project met grote impact. Via de P&C-documenten wordt de raad periodiek geïnformeerd over de inhoudelijke en financiële aspecten van de voortgang van deze en enkele andere projecten, die door het college ook als ‘grote projecten’ worden aangeduid. In de praktijk wordt door de raad bij het bespreken van deze documenten slechts beperkt ingegaan op de verstrekte informatie. Dit wordt met name veroorzaakt door de grote hoeveelheid informatie die raad op die momenten ontvangt in betreffende documenten en tegelijkertijd aan de orde wordt gesteld in raadsoverleg en/of raadsvergadering. Het ontbreekt aan een afzonderlijk moment waarbij specifiek aandacht besteed kan worden aan de (grote) projecten. 5. Uitgangspunten voor een nieuwe werkwijze Voor de te maken afspraken over hoe op nieuwe wijze invulling te geven aan de gewenste positionering en rol van de raad ten aanzien van ‘grote projecten’ en de gewenste informatievoorziening worden de volgende uitgangspunten geformuleerd: (1)

we beginnen klein en ontwikkelen de werkwijze al werkende en lerende weg;

(2)

het moet gaan om ‘echt’ grote projecten, met het aanwijzen daarvan wordt terughoudend omgegaan;

(3)

we bepalen als raad zelf wat als een ‘groot project’ moet worden beschouwd en als zodanig wordt behandeld;

(4)

we hanteren het maatwerkprincipe: positioneren van de raad, te maken afspraken over de informatievoorziening, wijze van behandelen van de informatie en inrichting van het overleg met het college hangen af van het concrete project;

(5)

we benutten de reguliere instrumenten en momenten (mijlpaalrapportages, verantwoording grote projecten in de P&C-producten) en voorkomen daarmee “dubbelwerk”, maar maken ook afzonderlijke afspraken over aanvullende rapportage-momenten wanneer wenselijk;

Pagina 2/5

(6)

de auditcommissie fungeert ter ondersteuning van de raad als ‘linking pin’ tussen college en raad; zij bewaakt in deze rol de afspraken over de informatievoorziening, de voorbereiding op vergaderingen en eventueel uit te zetten acties naar aanleiding van in het overleg gemaakte afspraken;

(7)

de aandacht voor de grote projecten en het overleg met het college daaromtrent beleggen we binnen de bestaande vergaderstructuur, maar daarvoor stellen we een afzonderlijk ‘Raadsoverleg grote projecten’ in.

Over de uitgangspunten 1 /m 5 bestond in het overleg dat in oktober 2021 werd gevoerd brede overeenstemming. De uitgangspunten 6 en 7 zijn het resultaat van het overleg dat in vervolg daarop na de verkiezingen van 2022 in meerdere verbanden is gevoerd. Afgestapt is van de gedachte om voor de ‘grote projecten’ een raadscommissie te vormen die zich op de ‘grote projecten’ zou moeten gaan richten. Daarbij zou voor wat betreft samenstelling het automatisme dat alle fracties vertegenwoordigd zijn losgelaten worden. Een dergelijke keuze wordt niet raadzaam geacht omdat er belang aan gehecht wordt dat informatie gelijktijdig bij alle raadsfracties aanwezig is en bij de beoordeling daarvan alle fracties in de gelegenheid moeten zijn daarop te reageren wordt. 6. Inbedding in de vergaderstructuur Van belang geacht wordt dat: - alle raadsleden gelijktijdig beschikken over dezelfde informatie; - alle fracties betrokken zijn bij het gesprek daarover; en - het overleg met het college raadsbreed in de openbaarheid wordt gevoerd. Dat kan worden gerealiseerd binnen de vergaderstructuur van de raad in een (openbaar) raadsoverleg. Daarin kan de raad desgewenst ook mondeling worden geïnformeerd over de voortgang van planvorming of realisatie.

Daarenboven bestaat de mogelijkheid de raad vertrouwelijk te informeren over of geheimhouding op te leggen wanneer een uitzonderingsgrond van de Wet Open Overheid (WOO) aan de orde is, met name wanneer het gaat om informatie die bedrijfsgevoelig is of waarbij voor de gemeente financiële belangen in het geding zijn. Wanneer noodzakelijk zal (een gedeelte van) een raadsoverleg achter gesloten deuren dienen plaats te vinden. 7. Beoogde werkwijze Wanneer het volgen van de grote projecten wordt ingepast binnen de bestaande vergaderstructuur van en hulpstructuren voor de raad kan door het hanteren van de navolgende werkwijze ervoor worden gezorgd dat betrokkenheid van en sturingsmogelijkheden door de raad, maar ook transparantie afdoende worden gewaarborgd. Ook wordt de werkbelasting voor raad en organisatie hiermee beheerst. a)

De raad legt een aantal zaken vast: wat zijn de ‘Grote projecten”?, welke informatie wenst de raad op welke momenten (per project) te ontvangen?, wanneer wordt er een Raadsoverleg ‘Grote projecten’ ingepland? Het maatwerkprincipe leidt er toe dat afspraken per project kunnen verschillen of in de loop van de tijd kunnen worden aangepast.

b)

De raad wordt bij afsluiting van een projectfase met een ‘fasedocument’ geïnformeerd over de voortgang van een ‘groot project’ en over financiële aspecten in relatie tot een verstrekt voorbereidings- en/of realisatiekrediet(en).

Pagina 3/5

Wanneer wenselijk wordt actuele informatie over voortgang en/of het financiële kader van een (‘groot’) project mondeling verstrekt en/of toegelicht aan de raad(sleden) in een informatiebijeenkomst. c)

Binnen de bestaande vergaderstructuur vindt periodiek een ‘Raadsoverleg Grote projecten’ plaats, waarvoor (alleen) het bespreken van informatie over/voortgang van realisatie van de ‘Grote projecten’ wordt geagendeerd. Alle fracties kunnen daaraan net als bij de andere raadsoverleggen - met twee vertegenwoordigers deelnemen.

d)

We plannen de bijeenkomsten van het ‘Raadsoverleg Grote projecten’ aan de hand van de momenten waarop de raad volgens afspraak fasedocumenten of P&Cdocumenten ontvangt, en tevens wanneer er anderszins aanleiding is voor overleg.

e)

Aan de hand van hetgeen besproken in het Raadsoverleg wordt vastgesteld of en op welke wijze aangelegenheden betreffende de ontvangen informatie en/of voortgang van projectrealisatie ter bespreking (en wanneer nodig besluitvorming) worden voorgelegd aan de raad.

f)

De Auditcommissie verricht ter ondersteuning van de raad voor zover nodig voorwerk voor een raadsoverleg of agendering in een raadsvergadering. Zij richt zich daarbij op documenten die de raad heeft ontvangen en dus voor alle raadsleden beschikbaar zijn. De commissie ontvangt niet afzonderlijk documenten of “voorinformatie”. De commissie beoordeelt de informatie aan de hand van aandachtspunten betreffende het proces en de gemaakte afspraken. Zij oordeelt niet over de inhoud van de verstrekte informatie, anders dan op de aspecten compleetheid en kwaliteit. Ook kan de commissie op verzoek van de raad na een ‘Raadsoverleg Grote projecten’ vraagstelling uitwerken en daaromtrent afspraken maken. Desgewenst biedt de Auditcommissie ten behoeve van de voorbereiding of uitwerking gelegenheid aan de fracties om input te leveren. De griffie ondersteunt de Auditcommissie bij het voorgaande en betrekt daarbij waar nodig expertise uit de organisatie.

Met deze werkwijze wordt de raad naar verwachting afdoende in positie gebracht. 8. Wat zijn de grote projecten? 8.1. Criteria Om te kunnen vaststellen wat als ‘groot project’ kan worden aangewezen wordt voorgesteld de navolgende criteria te hanteren: 1. 2. 3. 4.

Er is sprake van een groot financieel belang Er is sprake van grote maatschappelijke impact Er is aanleiding voor bijzondere politieke aandacht Op bestuurlijk en/of op ambtelijk niveau is sprake van een complexe governance.

Deze criteria zijn elk voor zich niet specifiek gedefinieerd. Een weging op basis van deze criteria leidt tot het aanwijzen van een project als ‘groot project’. Niet aan alle criteria behoeft te worden voldaan om dat predicaat toe te kennen. Afgezien wordt van nadere detaillering van de criteria, omdat dat tot onnodige discussies met arbitraire uitkomsten leidt. Uiteindelijk gaat het er niet om dat tot in detail wordt onderbouwd wat een groot project is, maar dat weloverwogen een keuze gemaakt kan worden maken om aan een project door de raad bijzondere aandacht te geven en daarvoor als een ‘groot project’ aan te wijzen. Pagina 4/5

Daarbij valt nog aan te tekenen dat er in toenemende mate gewerkt wordt op basis van een ‘Programma’. Dat is een verzameling van allerlei werkzaamheden, waaronder (deel)projecten, processen en reguliere activiteiten. Voorbeelden zijn het Aardbevingsprogramma, het Programma Omgevingswet en ook de nieuw ontwikkelde, c.q. in ontwikkeling zijnde Gebiedsprogramma’s. Ook een programma kan op basis van genoemde criteria worden aangewezen als ‘groot’ en daarmee voor de rol van de raad vallend onder de werkwijze en afspraken voor ‘grote projecten’ 8.2. De actueel aan te wijzen ‘Grote projecten’ De raad zal ervaring op moeten doen met de werkwijze en afspraken met betrekking tot ‘Grote projecten’. Het is daarvoor van belang het aantal aan te wijzen ‘Grote projecten’ in eerste aanleg beperkt te houden. Voorgesteld wordt - getoetst aan de criteria en vanuit het uitgangspunt om ons bij aanvang te beperken - de volgende projecten het predicaat ‘Groot’ te geven en de nieuwe werkwijze daarop van toepassing te laten zijn: •

Nieuw gemeentehuis (planontwikkeling en t.z.t. realisatie), in samenhang met de inrichting van de gemeentelijke dienstverlening (reeds aangewezen als ‘groot project’ bij motie d.d. 15-02-2023)

•

Planontwikkeling inrichting Oostpolder

Voor beide projecten wordt door de Auditcommissie (gesteund door de griffie) in overleg met de ambtelijke organisatie en het college een set van afspraken opgesteld. Voorts ligt het voor de hand de laatste fase en de afsluiting van het project ‘De Tirrel’ te agenderen voor een Raadsoverleg Grote Projecten. Daarnaast is vastgesteld dat er behoefte is de stand van zaken en voortgang met betrekking tot de Centrumplannen (NPG-project) wat meer diepgravend aan een beschouwing te onderwerpen. Voorgesteld wordt dat ook op basis van dezelfde voorgestane werkwijze als voor de aan te wijzen ‘grote projecten’ te doen. Dat heeft tevens als voordeel dat met de werkwijze ervaring wordt opgedaan met een ‘lopend project’ met een belangrijke financiële component. 9. Tot slot Met de voorgestane werkwijze wordt de raad naar verwachting afdoende in positie gebracht voor wat betreft de door de raad zelf aangewezen projecten die bijzondere aandacht vragen. Van belang is om ‘werkende weg’ in gezamenlijkheid te reflecteren op de ervaringen in de praktijk. Gemaakte keuzes kunnen desgewenst gemakkelijk worden bijgesteld, afspraken kunnen waar nodig worden aangescherpt. Los daarvan is een evaluatie van de werkwijze na een periode van 1 tot 2 jaar wenselijk.

Bijlagen: 1. Projectmatig werken in Het Hogeland 2. Notitie Informatievoorziening en relevante vragen ter beoordeling

Uithuizen, 13 maart 2023 De Auditcommissie Pagina 5/5