vragen betreffende agendapunten 7.1 en 7.2 Raad 12 april 2021

Technische vragen.

Naar aanleiding van de behandeling van de agendapunten 7.1 en 7.2 in de commissie van 16 maart heeft onze fractie nog enkele vragen ter voorbereiding van de raadsvergadering van 12 april 2021 Het betreft dus de agendapunten 7.1 Privacy beleid Drechtsteden 2020 en 7.2 Uitgangspuntennotitie Service gemeente Dordrecht. Tijdens de behandeling van agendapunt 7.1 gaf de portefeuillehouder aan dat er een functionaris gegevensbescherming (FG) is die werkt voor de bestuursorganen college en burgemeester en dat deze regelmatig overleg heeft met de gemeentesecretaris over de privacywetgeving en gegevensbescherming. Op 15 mei 2018 hebben wij voor het eerst hierover gesproken en in dat raadsvoorstel staat ondermeer dat onze raad wordt gevraagd het privacybeleid vast te stellen omdat de raad verantwoordelijk is voor het functioneren van de griffie. Ook bij de griffie worden persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld bij ingekomen brieven die aan de raad zijn gericht. Het privacy beleid moet dus ook door de griffie worden nageleefd. Tevens is daarin aangegeven dat er een functionaris gegevens bescherming (FG) komt voor alle drie de bestuursorganen. Navraag bij onze eerste adviseur, de griffier, blijkt dat er nog steeds niet voorzien is in een functionaris gegevensbescherming voor het bestuursorgaan de raad, en dus de griffies van de 7 gemeenten en de Regiogriffie.

Wij begrijpen dat de griffiers dit langs verschillende wegen hebben aangekaart. Kijken we naar de gewijzigde verordening dan blijkt hieruit dat de FG werkt voor de burgemeester en college, twee van de drie bestuursorganen. Dus niet voor het bestuursorgaan de raad. Bij verdere navraag door de griffier heeft de huidige FG aangegeven dat per gemeente voor de griffie 4 uur per week nodig is. Voor de 7 griffies is dit dus 28 uur formatie. Hier is geen rekening mee gehouden. Voor de Raad en Griffie cq Raden en Griffies moet dus nog een FG worden aangesteld. In dat kader is door de griffier opgemerkt dat steeds meer zaken bij de griffiers/griffies worden neergelegd vanuit het kader dat dit ook met de organisaties gebeurd. Maar de organisatie is wel anders ingericht en heeft een andere taak dan de griffies. Bij de doorontwikkeling naar de Serviceorganisatie Drechtsteden, zo krijgen de griffiers te horen, is niet voorzien in dienstverlening naar de griffiers/griffies en dient daar een aparte DVO

(dienstverleningsovereenkomst) voor afgesloten te worden. Dit geldt voor onder meer ICT en P&O. Bovendien zijn er dus steeds meer taken, welke logischerwijs ook bij de leidinggevende in de reguliere organisatie zijn neergelegd, op eenzelfde wijze bij de griffiers neergelegd. - Is de formatie hier wel op afgestemd? Onze andere vragen zijn: - Wat betekent dit voor het functioneren van de griffie en dus welke gevolgen heeft dit voor de dienstverlening naar de gemeenteraad? -Op welke wijze wordt in de Uitgangspuntennotitie Servicegemeente Dordrecht deze omissie opgenomen en hoe worden de griffiers, net zoals de gemeentesecretarissen, op een gelijkwaardige wijze hierbij betrokken. Met als doel dat wat destijds niet is geregeld bij de Serviceorganisatie Drechtsteden nu wel geregeld gaat worden. Hierbij denken wij naast P&O, ICT ook aan Documentatie en Informatie Voorziening (DIV) en communicatie en wellicht zijn er nog meer zaken. Alvast bedankt voor uw beantwoording. Met vriendelijke groet, Jan Struik Fractievoorzitter Ambacht Uw Belang