Verordening auditcommissie Hendrik-Ido-Ambacht 2015

De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht; gezien het voorstel van het seniorenconvent van 25 maart 2015, gelet op het bepaalde in de Gemeentewet besluit: vast te stellen de: VERORDENING AUDITCOMMISSIE HENDRIK-IDO-AMBACHT Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de raad: de gemeenteraad c. het college: het college van burgemeester en wethouders; d. voorzitter: voorzitter van de auditcommissie; e. accountant: de door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; f. rekenkamercommissie: de door de raad op grond van artikel 81a van de Gemeentewet ingestelde rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht; g. de accountant: de in de controleverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; h. de voorzitter: de voorzitter van de commissie; i. het controleprotocol: het door de raad vastgestelde controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening; j. griffier: de raadsgriffier van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.

Artikel 2 Doel De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 3 van de controleverordening van de gemeente1 Hendrik-Ido-Ambacht en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van deze verordening. Artikel 3 controleverordening ex artikel 213 zegt: 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 mei aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 1

Artikel 3 Taken en bevoegdheden 1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad, college en rekenkamercommissie. 3. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval bedoeld: a. het voorbereiden van de aanbesteding van de accountantsdiensten na afloop van het contract met de accountant; b. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen protocol t.a.v. de controle van de jaarrekening; c. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; d. een overlegplatform te zijn voor voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college alsmede voor hetgeen zoals bedoeld in artikel 4 lid 3 van de controleverordening gemeente2 Hendrik-Ido-Ambacht; e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; f. het afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college; g.

een overlegplatform te zijn over de (verdere) ontwikkeling van de instrumenten in de planning & control-cyclus voor zover deze van belang zijn in het kader van de kaderstellende en controlerende rol van de raad; h. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken. 3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Leden van de auditcommissie 1. De commissie bestaat uit drie raadsleden, waarvan één voorzitter van de commissie is. 2. De griffier is secretaris van de commissie en kan tevens aan de beraadslagingen deelnemen. 3. De portefeuillehouder van financiën, de controller, de gemeentesecretaris en de accountant treden als vaste adviseur op van de commissie. 4. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie

Artikel 5 Benoeming en ontslag 1. De raad benoemt de leden die namens de raad zitting hebben in de commissie. 2. De zittingsperiode van de raadsleden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 3. De raad kan een raadslid als commissielid ontslaan. 4. Een raadslid kan te allen tijde als lid van de commissie ontslag nemen.

Artikel 4 lid 3 controleverordening ex artikel 213 zegt: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller en het hoofd financiën. 2

Artikel 6 Voorzitter en secretariaat 1. De commissie kiest uit de in de commissie zitting hebbende raadsleden een voorzitter. 2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming. De voorzitter wordt daarbij ondersteunt door de secretaris van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie. 2. De commissie kan besluiten om te vergaderen met één of meerdere adviseurs als genoemd in artikel 3 lid 2. Zij worden daarvoor uitgenodigd. 3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 4. Van iedere vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. 5. In gevallen ter beoordeling van de voorzitter kan de commissie schriftelijk worden geraadpleegd. Indien schriftelijke afdoening bij een of meer leden op bezwaar stuit, geschiedt de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid in de eerstvolgende commissievergadering. 6. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8 Informeren raad en college 1. Het verslag van de commissie wordt ter kennis gebracht aan raad en college. 2. De commissie informeert de raad (via de raadscommissie ABA/Financiën) en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden. 3. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadscommissie ABA/Financiën. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Geheimhouding Conform het gestelde in artikel 84 Gemeentewet kan de commissie of de voorzitter van de commissie op grond van het gestelde in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur over hetgeen besproken is in de commissievergadering geheimhouding opleggen. Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening auditcommissie gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2015”. 2. Deze verordening treedt in werking onmiddellijk na de bekendmaking ervan. Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 9 april 2015. De griffier,

De voorzitter,

G.H. Logt

J Heijkoop