Taak-resultaatprofiel griffiemedewerker - office manager

Taak-resultaatprofiel Griffiemedewerker Naam van het taak-resultaatprofiel: Griffiemedewerker/Office manager Formatieomvang: 0,67 fte (24 uur) Plaats in de organisatie: Organisatie: gemeente Hendrik Ido Ambacht Afdeling: Griffie Hendrik-Ido-Ambacht Doelstelling van het taakprofiel: De griffiemedewerker/office manager is werkzaam binnen de griffieorganisatie. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De Griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

De Office manager ondersteunt de Griffier, de medewerkers Griffie en de leden van de raad en commissies, op zowel logistiek- als administratief-secretarieel gebied, en zorgt voor het coördineren en uitvoeren van de ondersteuning van de dienstverlening van de griffie organisatie. Algemene omschrijving Als medewerker Griffie/officemanager ben jij het centrale punt binnen de griffie. Je bent verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de gemeenteraad, presidium en commissies. Je plant en organiseert werkbezoeken, vergaderingen, in– en externe bijeenkomsten en raadsactiviteiten. Alle randvoorwaarden die hierbij komen kijken borg je. Jij bent het aanspreekpunt voor facilitaire zaken. Of het nu gaat om een locatie, koffie, inzet van onze bodes of de audiovisuele installatie, jij regelt het! Je zorgt voor het vergaderrooster. Ook zorg je voor de informatieverstrekking aan de gemeenteraad. Je hebt een rol bij de besluitvorming van bestuurlijke processen. Denk hierbij aan het, samen met de griffier, monitoren van de stukkenstroom van de collegevergaderingen naar de raad, en ook de uitvoering van raadsbesluiten, moties en amendementen door het college. Correspondentie stel jij op en handel je zelfstandig af. De inkomende post selecteer je op prioriteit en stelt deze beschikbaar aan de gemeenteraad. Je denkt mee met inwoners die contact zoeken met de gemeenteraad.

Ook de controle van nota's en declaraties valt onder je takkenpakket. Je verwerkt facturen en verzorgt samen met de financiële administratie de uitbetaling van fractievergoedingen. Ook draag je zorg voor de agenda van de griffier en maakt op verzoek afspraken. Je bent goed thuis in de wereld van de digitale werkomgeving. Je helpt raadsleden om mobiel te kunnen blijven werken en zoekt zo nodig (samen met de afdeling ICT) naar een oplossing.

Taak- resultaatprofiel griffiemedewerker-office manager

1

Je fungeert als sparringpartner voor de griffier en commissiegriffier/pl. griffier. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies en voelt van nature aan wanneer je op het snijvlak van politiek en inhoud bevindt. Afhankelijk van je kennen en kunnen kan je groeien in je functie, waardoor je steeds meer zaken zelfstandig op kunt pakken. Belangrijk voor ons is dat de basis van jouw werk perfect op orde is. Taken/ resultaatgebieden: A. Organisatorische ondersteuning van vergaderingen en overleggen 1. Zelfstandig zorgdragen voor de stukkenstroom voor de raden beschikbaar stellen van die informatie voor de raadsleden, zowel digitaal als fysiek. 2. Up to date houden van en meedenken over het beheer en de verder ontwikkeling van het digitale Raadsinformatiesysteem (RIS) 3. Opstellen van conceptagenda's voor vergaderingen van seniorenconvent, agendacommissie, commissies en raad. 4. Het bewaken en bijhouden van volgsystemen voor schriftelijke vragen, moties, ingekomen brieven van burgers en toezeggingen. 5. Opstellen van besluitenlijsten van vergaderingen van de (gremia van de) raad in het RIS en in logistieke zin zorgdragen voor de officiële afhandeling van de stukken na de vergaderingen. 6. Mede zorgdragen voor goed verloop van de externe bijeenkomsten van de raad en in voorkomende gevallen aanwezig zijn bij die bijeenkomsten ter ondersteuning van de voorzitter en/of de griffier. B.

Complexe secretariële- en administratieve werkzaamheden 1. Coördineert de informatiestroom naar interne en externe relaties. 2. Houdt diverse administraties bij en verstrekt hieruit de relevante informatie aan ten behoeve van voortgangsrapportages, de begroting en jaarrekening. 3. Draagt zorg voor de juiste archivering van stukken. Beheert het vertrouwelijke archief. 4. Verzorgt de budgetbewaking van die budgetten waarvoor de te ondersteunen functionaris(sen) budgethouder is, Autoriseert facturen op basis van een verplichtingenadministratie en bewijs van geleverde werkzaamheden of diensten. C. Administratieve en secretariële ondersteuning/ inhoudelijke ondersteuning Fungeert als sparringpartner voor de griffier en raadsadviseurs o.a. door middel van het bespreken, verzamelen en/of bewerken van informatie en het naar aanleiding hiervan opstellen van een rapportage en/of -notitie. 1. Biedt administratieve en secretariële ondersteuning op het werkterrein van de griffie; 2. Beoordelen van binnenkomende correspondentie (w.o. e-mails) op urgentie en bepalen (zo nodig met de griffier) welke functionaris(sen) voor de afhandeling moet(en) worden geïnformeerd 3. Beheert de agenda van de griffier en de griffie; 4. Plant, agendeert, coördineert en maakt afspraken met in- en externe relaties en bepaalt, eventueel in overleg, prioriteiten. 5.

Binnen gegeven kaders en gemaakte werkafspraken zelfstandig afhandelen van min of meer routinematige correspondentie

Taak- resultaatprofiel griffiemedewerker-office manager

2

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Op aanwijzing van de griffier opstellen van conceptbrieven, Bijhouden vergoedingssysteem voor raads- en commissieleden alsmede leden externe commissies Zorgdragen voor de afhandeling van facturen die aan de griffie worden gestuurd. Zorgdragen voor de telefonische bereikbaarheid van de griffie en in voorkomende gevallen ontvangen van gasten. Organiseren van bijeenkomsten en werkbezoeken Representatieve taken, vertegenwoordigt de griffie in het kader van bijvoorbeeld marketing- en/of pr- activiteiten Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn.

D. Werkprocessen 1. Adviseert gevraagd en ongevraagd met betrekking tot griffie brede secretariële-, logistieke- en administratieve aangelegenheden en zorgt voor effectieve en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. 2. Coördineert de facilitaire ondersteuning van de griffie. E. Overige werkzaamheden 1. Het wekelijks grotendeels zelfstandig verzamelen van informatie voor het raadsgedeelte van de gemeentepagina in de plaatselijke krant. 2. Contact onderhouden met de Rekenkamercommissie en de accountant en waar nodig deze logistiek ondersteunen bij hun werkzaamheden. 3. Loketfunctie voor raadsleden verzorgen en waar mogelijk hun vragen beantwoorden en problemen oplossen, voor zover die vragen en problemen de processen van de raad betreffen. 4. Meedenken over de ontwikkeling van de dienstverlening van de griffie en daar actief voorstellen voor doen. 5. De raad ondersteunen in de interactieve bestuursstijl van Raad en college, voor zover het de processen van de raad betreft. 6. Verbinding leggen met het secretariaat van het college en het MT teneinde de raadsprocessen af te stemmen met die van college en organisatie. Kennis en vaardigheden • MBO/HBO werk- en denkniveau, op secretarieel- en administratief vakgebied. • Vaardigheid in plannen en organiseren.

• Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. • Ervaring met het coördineren van logistieke processen in een dynamische omgeving. • Aantoonbare mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden • Kan zelfstandig werken binnen de gestelde kaders • Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen • Organiseren en communicatieve vaardigheden • Flexibele houding/instelling

Taak- resultaatprofiel griffiemedewerker-office manager

3

•

Kan werken met de ter beschikking staande computersystemen

Aanvullende (vak)kennis: • Kennis van bestuurlijke verhoudingen, de gemeentelijke organisatie, haar interne beleid, regels en procedures en nieuwe ontwikkelingen. • Kennis op het gebied van voortgangsbewaking: de medewerkers weet de verschillende fasen in relevante processen te onderkennen en afwijkingen hierop te signaleren • Kennis op het gebied van administratieve organisatie: de medewerker weet de verschillende fasen in het proces van administratieve organisatie te onderkennen en daarnaar te handelen. Totaal aantal jaren functiegerichte ervaring: 1-2 jaar Contacten • Met Griffier, griffieorganisatie, (leden van) gemeenteraad, politieke partijen, commissieleden, collega’s in de gemeentelijke organisatie om af te stemmen over de te leveren organisatorische en logistieke ondersteuning en het voeren van het secretariaat. • Met vertegenwoordigers vanuit de gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen, externe instanties en belangengroeperingen) om vragen te beantwoorden en informatie te verstrekken. • Met medewerkers uit de gemeentelijke ambtelijke organisatie over de voortgang van afspraken en om toezeggingen te signaleren en te bewaken. Speelruimte • Neemt beslissingen bij de organisatorische ondersteuning en agendering en neemt beslissingen bij de inhoudelijke ondersteuning van de verschillende overleggremia.

• Met elkaar samenhangende richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of specifiek geformuleerde beleidslijnen zijn van belang bij het verrichten van de werkzaamheden. De griffiemedewerker/officemanager legt verantwoording af aan de Griffier over de kwaliteit van de werkzaamheden. • De griffiemedewerker is gebonden aan door de gemeenteraad intern vastgestelde werkwijzen en procedures. Functionaris heeft daarbinnen, en in afstemming met de raadsgriffier, een ruime mate van zelfstandigheid. Competenties - Analytisch vermogen - Initiatief - Resultaatgerichtheid - Communiceren en luisteren - Samenwerken - Organisatie sensitiviteit - Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie) Indicatie: schaal 7/8

Taak- resultaatprofiel griffiemedewerker-office manager

4