Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier - plv. griffier

Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier/plv. griffier Naam van het taak-resultaatprofiel: commissiegriffier/plv griffier Formatieomvang: 0,67 fte (24 uur) Plaats in de organisatie: Organisatie: gemeente Hendrik Ido Ambacht Afdeling: Griffie Hendrik-Ido-Ambacht

Doelstelling van het taakprofiel: De commissiegriffier/pl. griffier is werkzaam binnen de griffieorganisatie. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De Griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie. De Commissiegriffier/plv. griffier adviseert inhoudelijk over tactische thema’s en is vraagbaak voor de griffieorganisatie, leden van de Raad, commissies e.d. De commissiegriffier/plv. griffier ondersteunt en adviseert -samen met de griffier en het griffieteam - de gemeenteraad op een onafhankelijke wijze in zijn volks vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Binnen de adviesrol betekent het dat de commissiegriffier/plv.

griffier inhoudelijke en procesmatige adviezen geeft aan raadsleden. Ook adviseert de commissiegriffier/plv. griffier over de inzet van politiek-bestuurlijke instrumenten. De commissiegriffier/plv. griffier adviseert en ondersteunt de auditcommissie van de raad. Hij/ zij weet hoe complexe politieke en bestuurlijke processen verlopen en adviseert zo nodig strategisch (bijvoorbeeld over de veranderende rol van de raad in de samenleving). In dat kader is hij/ zij ook sparringpartner voor de griffier. Ook treedt hij/ zij op als plaatsvervanger van de griffier bij afwezigheid. Algemeen De overige verantwoordelijkheden zijn: • Beoordeelt de aan de raad aangeboden stukken op volledigheid, consistentie en tijdigheid; • Begeleidt bij het opstellen van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen en dergelijke en adviseert over de politieke haalbaarheid ervan; • Adviseert over de inhoud en procedure van raadsvoorstellen en besluiten in relatie tot de raadsbevoegdheid; • Adviseert op tactisch en eventueel strategisch niveau over de ontwikkeling en innovatie van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad;

Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier/plv. griffier

1

• Treedt voor de raad op als klankbord inzake het vertalen van ontwikkelingen (landelijk/provinciaal). Taken/ resultaatgebieden: A. Het ondersteunen van raadscommissies, fracties en individuele raadsleden. 1. Ondersteunt raadscommissies, fracties en individuele raadsleden bij hun invulling van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol; 2. Ondersteunt over de inhoud en toepassing van raadsinstrumenten als schriftelijke vragen, moties, amendementen en initiatief voorstellen; 3. Doet voorstellen voor de totstandkoming en verbetering van procedures en zorgt voor de uitvoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen; 4. Levert een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de vergaderstructuur, vormen van interactie met burgers, instellingen etc. 5. Adviseert integraal en ondersteunt op grond van maatschappelijke, politiek-bestuurlijke en financieel-economische ontwikkelingen bij het formuleren van richtinggevende concepten, over onderwerpen en beleidsaspecten van tactische aard. 6. Bereidt discussie- en beslisdocumenten voor die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van de gemeenteraad en griffie-organisatie borgen. 7. Draagt bij aan de totstandkoming, uitvoering en evaluatie (bijv. via effectmeting) van de raadsagenda en besluiten. 8. Adviseert (leden van) de gemeenteraad over het gebruik van het hen ter beschikking staande instrumentarium. B.

Het optreden als commissiegriffier. 1. Vervult de functie van commissiegriffier van een raadscommissie; 2. Bereidt de vergaderingen voor en adviseert de commissievoorzitter over procedures en werkwijzen; 3. Voert het secretariaat van de rekenkamercommissie en andere voorkomende commissies en ondersteund de griffier hierbij. C. Het coördineren en uitvoeren van administratief-logistieke werkzaamheden/ondersteunen. 1. Coördineert en verzorgt zelf onderdelen van het logistieke proces van agendavorming, verzamelen, gereedmaken, verzenden en archiveren van de raads- en commissiestukken en het seniorenconvent; 2. Beoordeelt de aan de raad aangeboden stukken op volledigheid, consistentie en tijdigheid en onderneemt waar nodig actie; 3. Draagt na afloop van vergaderingen zorg voor het opstellen van besluitenlijsten en formele afhandeling van vergaderstukken; Organiseert activiteiten van - en voor de raad en onderhoudt daartoe externe contacten op het werkterrein van de raad; 4. Pleegt onderhoud en ziet toe op het adequaat functioneren van het raadsinformatiesysteem en de digitale hulpmiddelen van de raad; 5. Verzorgt de administratieve en beleidsmatige aspecten rond de vergoedingen van raadsleden en fracties. 6. Participeert in multidisciplinaire projecten en leidt projecten op het specialistische

Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier/plv. griffier

2

7. 8.

9.

kennisgebied. Vertegenwoordigt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, de griffie en gemeenteraad in externe overlegsituaties en onderhoudt contacten. Informeert en adviseert mede de gemeenteraad, het seniorenconvent, fracties en individuele leden van gemeenteraad over relevante vakontwikkelingen, en over de consequenties van te nemen besluiten. Rapporteert (tussentijds), signaleert dreigende knelpunten en verzorgt de algemene voortgangsinformatie.

D. Communiceren en samenwerken. 1. Zorgt mede voor het opstellen van integrale adviezen. 2. Zorgt (mede) voor informatie-uitwisseling binnen de griffie, met raadsleden en de gemeentelijke ambtelijke organisatie. 3. Draagt (mede) zorg voor het voorkomen, verheldering en oplossing van conflicten en bij verschillende verwachtingspatronen tussen actoren binnen de gemeenteraad, griffie en gemeentelijk ambtelijke organisatie. 4. Bewaakt mede een goede scheiding van rollen tussen gemeenteraad, ambtelijke organisatie en griffie en signaleert hierover. 5. Ondersteunt waar nodig het inwerken van nieuwe raads- en/of commissieleden. E. Bijdrage aan integraal griffie- en dualiseringsbeleid 1. Draagt bij aan de strategie en integrale visievorming ten aanzien van de griffie. 2. Geeft vakinhoudelijk aanwijzingen aan andere medewerkers van de griffie. 3. Analyseert externe ontwikkelingen en effecten ervan op het beleid en doelstellingen van de griffie en gemeenteraad. 4. Is op de hoogte van lokale, provinciale, landelijke, maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelingen en weet deze te vertalen in acties/keuzes voor de gemeenteraad. 5. Levert, met kennis van betreffende wet- en regelgeving, een bijdrage aan strategiebepaling.

Kennis en vaardigheden • HBO werk- en denkniveau met ruime relevante werkervaring op het vakgebied. • Kennis van en inzicht in ontwikkelingen binnen de lokale democratie. • Kennis van relevante wet- en regelgeving en procedures op het volledige werkterrein van de griffie en het kunnen toepassen c.q. vertalen hiervan naar de praktijk; • Kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden. • Vaardigheid in het inschatten van politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten. • Inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en taakverdelingen, functionele verhoudingen binnen het politiek-bestuurlijke domein en tussen griffie en gemeentelijke organisatie. • Kan zelfstandig werken binnen de gestelde kaders

Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier/plv. griffier

3

• • • • • •

Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen Politieke sensitiviteit Organiserende en communicatieve vaardigheden Initiatiefrijk en stressbestendig Flexibele houding/instelling Kan werken met de ter beschikking staande computersystemen Totaal aantal jaren functiegerichte ervaring: 2-5 jaren

Contacten intern/extern Met de griffier, griffiemedewerkers, (leden van) de gemeenteraad, fractiemedewerkers, gemeentelijk ambtelijk apparaat en politieke of maatschappelijke vertegenwoordigers over de organisatorische, procesmatige en inhoudelijke advisering, uitdragen van beleid en besluiten en om draagvlak te verwerven. Met externe organisaties en instellingen over raadsonderwerpen om informatie uit te wisselen. Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaal niveau om beleidsvoornemens af te stemmen. Met collega's van andere griffies beleidsmatige aspecten t.a.v. het functioneren van de raad en de griffie en over aanpak en werkwijzen om te overleggen en af te stemmen. Met overige overheden, instellingen, bedrijfsleven en andere organisaties en belanghebbenden in de regio over de besluitvormingsprocedures om op de juiste momenten de juiste mensen bij het overleg te kunnen betrekken en om informatie te geven over genomen besluiten. Met ondersteunende en secretariële medewerkers binnen de ambtelijke organisatie over de voortgang van de werkzaamheden.

Speelruimte/keuzemogelijkheden De commissiegriffier/pl. griffier neemt beslissingen bij het opstellen van beleidsnota’s en de implementatie ervan. Algemene strategische beleidslijnen, wet- en regelgeving en bekende methodieken en werkwijzen zijn uitgangspunt voor de adviezen, de analyses en voor de toetsing van voorstellen. De commissiegriffier handelt binnen bestaande wet- en regelgeving en interne door de gemeenteraad gegeven kaders en richtlijnen zelfstandig vakinhoudelijke vraagstukken af. Stemt op hoofdlijnen af met de griffier en voert in voorkomende situaties vooraf overleg. Legt achteraf verantwoording af aan de griffier over de behaalde resultaten en de effecten daarvan. De commissiegriffier/pl. griffier legt verantwoording af aan de Griffier over de advisering en ondersteuning Competenties - Adviesvaardigheid (waaronder visie, analytisch vermogen en omgevingsbewustzijn) - Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) - Communicatieve vaardigheden (waaronder onderhandelings- en netwerkvaardigheden). - Samenwerken - Resultaatgerichtheid Indicatie: schaal 9/10

Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier/plv. griffier

4

Taak-resultaatprofiel Commissiegriffier/plv. griffier

5