Rechtmatigheidsverklaring Jaarstukken 2024

Rechtmatigheidsverklaring Inleiding Voorgaande jaren gaf de accountant jaarlijks een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Met ingang van de jaarrekening 2023 legt het college van burgemeester en wethouders zelfstandig verantwoording af over de financiële rechtmatigheid aan de gemeenteraad. Door de wetswijziging geeft de accountant uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De accountant betrekt bij zijn oordeel wel het, door het college opgestelde, rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording van het college richt zich op drie onderdelen: 1. Begrotingsrechtmatigheid 2. Voorwaardencriterium 3. M&O-criterium

Begrotingsrechtmatigheid Voor het beoordelen van de begrotingsrechtmatigheid wordt bezien in hoeverre overschrijdingen op de begroting plaats hebben gevonden op de lasten die niet passen in de kaders van de gemeenteraad. Ook zijn de onderschrijdingen beoordeelt. De toe te passen normen voor de begrotingsrechtmatigheid zijn op hoofdlijnen vastgelegd in de Gemeentewet (artikel 189, 190 en 191). De gemeenteraad heeft deze nader ingevuld en geconcretiseerd in zowel artikel 2.12 (besluit december 2024). Hieronder staan de nadere concretisering: Art 2.12 • De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.(art5-lid1) • Voor dreigende overschrijdingen van de geautoriseerde lasten, per gebeurtenis, maar groter van 1% van het totaal van het programma, is vooraf een raadsbesluit nodig. Uitgezonderd afwijkingen waar de gemeente geen invloed op heeft. Er mag pas opdracht gegeven worden tot uitvoering, nadat de raad hiermee heeft ingestemd. (art5-lid5) • Ingeval het door het college niet mogelijk is gebleken om gedurende het boekjaar de raad tijdig te informeren over onderschrijdingen en/of overschrijdingen op zowel baten als lasten als investeringsbudgetten dan wordt volstaan met een toelichting in de jaarstukken van het betreffende boekjaar.

Dit geldt ook voor toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de raad zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. Met inachtneming van hetgeen is geregeld in het controleprotocol, wordt hiermee de begrotingsonrechtmatigheid voor onderschrijdingen op lasten en baten en overschrijdingen op baten opgeheven. Overschrijdingen op lasten worden hiermee als acceptabel aangemerkt. (art7-lid4) • In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan reserves; (art 10-lid 2) • In de paragraaf bedrijfsvoering worden geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 1% van het programma nader toegelicht (art 10-lid3)

Toelichting op begrotingsrechtmatigheid per programma. Voor de analyse op de begrotingsrechtmatigheid wordt gekeken op programmaniveau. In de programma’s is toelichting gegeven op over- en onderschrijdingen onder ‘Wat heeft het gekost’. Daar worden afwijkingen, zowel over- als onderschrijdingen, op baten en lasten toegelicht. Hieronder staan, in twee tabellen, de werkelijke laten en baten ten opzichte van de ramingen (na wijziging) uit de Begroting 2024 weergegeven. In de tabellen geeft de kolom ‘Begrotingsonrechtmatigheid’ de overschrijding/onderschrijding per programma weer van de lasten en baten. Dit bedrag is geanalyseerd en beoordeeld conform de nadere kaders van uw de gemeenteraad. In de kolommen ‘waarvan acceptabel of kolom waarvan onacceptabel’ staan de bedragen weergegeven na analyse van het college. Deze kolommen geven als het ware het oordeel weer. In de toelichtingen onder de tabellen zijn de begrotingsonrechtmatigheden beschreven die groter zijn dan de toegestane marge van 1% van het programma.

(Bedragen x 1.000) Begrotingsrechtmatigheid waarvan acceptabel waarvan onacceptabel Programma 1- Sociaal, Welzijn en Educatie Lasten Baten Programma 2- Ruimtelijke ordening, economie en wonen Lasten Baten Programma 3- Buitenruimte Lasten Baten Programma 4- Veiligheid, dienstverlening, bestuur en middelen Lasten 446 446 Baten Totaal 446 446

Toelichting op programma 4 In totaal is op programma 4 circa 446.000 euro meer uitgegeven aan de lastenkant dan begroot. Dit is een overschrijding van circa 6%. Een belangrijk deel hiervan is een dotatie aan pensioen (voormalige) wethouders, zijnde 300.000 euro. Hiervan krijgen we als organisatie in januari een overzicht. Dit jaar moest een dotatie plaatsvinden. De gemeenteraad kon niet eerder geïnformeerd worden. Het restant bestaat uit verschillende relatief kleine posten, waar ook inkomsten tegenover staan. Deze worden in de jaarrekening ook verantwoord. Dit maakt dat de overschrijding op de lasten onrechtmatig zijn, maar wel acceptabel. Conclusie. Er is sprake van een rechtmatigheidsfout van in totaal circa 446.000 euro, zijnde alle overschrijdingen op de lasten op programma 4. Alle rechtmatigheidsfouten worden als acceptabel gezien omdat de overschrijdingen passen binnen de kaders van de gemeenteraad. Onrechtmatigheid investeringen maar acceptabel – 757.244 euro. Het afgelopen jaar hebben twee overschrijdingen plaatsgevonden op investeringen. Dit betreffen de investeringen BOV-extra vervanging 4.717 armaturen naar Led en IHP- nieuwbouw Admiraal. De overschrijding vervanging armaturen betreft een overschrijding van 344.924 euro. De achtergrond van de overschrijding is beschreven in de raadsinformatiebrief van december 2024.

Bij aanvang was een verkeerde inschatting gemaakt van de kosten van de aannemer. Dit nadeel is zowel middels een raadsinformatiebrief gecommuniceerd als ook opgenomen in de jaarrekening 2024 en daarmee is de overschrijding van het investeringskrediet onrechtmatig, maar wel acceptabel. De overschrijding van de IHP – nieuwbouw Admiraal betreft hoofdzakelijk hogere sloopkosten dan aanvankelijk begroot. Op een totaal van investeringskrediet 5,4 mln euro is dit een afwijking van 412.319 euro. Dit nadeel is in de jaarrekening 2024 opgenomen en daarmee is de overschrijding

-

van het investeringskrediet onrechtmatig, maar wel acceptabel. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheersbehandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Uit onderzoek is gebleken dat we aan alle voorwaardencritreria voldoen behalve op het onderdeel van uitgaven die ten onrecht niet Europees aanbesteed zijn. Huurovereenkomst boot opvang Oekraïners – 4.435.441 euro. In 2022 moest snel gehandeld worden om de vluchtelingen uit Oekraïne op te vangen. Op basis van ‘dwingende spoed’ kon een boot worden gehuurd zonder deze Europees aan te besteden. In dit huurcontract was ook de catering begrepen. Richting de afloop van dit contract was onduidelijkheid over een aantal essentiële aspecten: • Met welke periode verlenging moest rekening gehouden worden; • Kregen we als gemeente wel alle uitgaven, bij verlenging, vergoed van het Rijk (omdat de huurovereenkomst van de toenmalige boot veel hoger was dan het landelijk gemiddelde); Eind oktober 2022 kwam duidelijk over de bovenstaande punten. De opvang van Oekraïners moest met minimaal een jaar verlengd worden.

Het Rijk zegde de vergoeding voor de te maken kosten toe, maar met de voorwaarde dat de gemeente een inspanningsverplichting had om de uitgaven zo laag mogelijk te houden. Om aan de inspanningsverplichting van het Rijk te kunnen voldoen, kon de toenmalige boot niet verlengd worden. Dit contract liep af in februari 2023. Rekening houdend met een implementatieperiode van circa 3 maanden om een andere boot te plaatsen, was er geen tijd om zorgvuldig een Europese aanbesteding volgens de letter van de wet te doorlopen. Wel zijn vijf offertes opgevraagd en heeft een zorgvuldige beoordeling plaatsgevonden. Terugkijkend met de kennis van nu, had de gemeente een Europese aanbesteding (met spoedprocedure) moeten doorlopen met het risico dat er geen vijf offertes hadden gelegen en het risico dat de eventuele offertes hoger lagen dan het huidig contract. In de jaarrekening 2023 is bovenstaande ook gemeld en besproken met de raad. Tevens is aangegeven dat de onrechtmatigheid duurt zolang het contract loopt (te weten tot 1 augustus 2025). Inhuurovereenkomst op het fysiek domein – 512.256 euro Sinds 2021 huurt de gemeente bij drie zakelijke dienstverleners formatie in ten behoeve van VTHtaken en projectleiding civiele techniek. In de loop van 2023 werd het punt bereikt dat de uitgaven aan deze partner de EU aanbestedingsgrens voor diensten overschreden.

Eén van de zakelijke dienstverlener staat weliswaar regionaal ingeschreven (en daarmee rechtmatig aanbesteed). Echter was het inhuurcontract voor onze gemeente al eerder afgesloten dan de regionale inschrijving. Daarmee is de opdrachten, uit het oogpunt van de aanbestedingswet, onrechtmatig. Helaas is het, wegens schaarste op de arbeidsmarkt, niet gelukt in 2024 de formatie in te vullen. De werkzaamheden konden niet worden uitgesteld, waardoor het contract verlengd is. Inmiddels in 2025 is dat wel gelukt. Daarnaast is de toekomst onzeker om te bepalen hoeveel formatie eventueel nodig is, immers loopt het project de Volgerlanden af en is de afgelopen jaren de invoering van de Omgevingswet diverse keren uitgesteld. De werkzaamheden konden niet worden uitgesteld. En de inhuur voor projectleiding civiele techniek en toezichthouder is verlengd. Ook dit contract is voor 2025 anders vormgegeven, waardoor het naar de toekomst toe wel rechtmatig is ingestoken.

M&O criterium. Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Uit de analyse blijkt dat zich geen fraudesignalen hebben voorgedaan. En geen misbruik en oneigenlijk gebruik heeft plaatsgevonden.

Maatregelen ter voorkoming van onrechtmatigheden. Het afgelopen jaar is het tweede jaar dat het college zelfstandig de rechtmatigheidsverantwoording aflegt. Hoewel de wet- en regelgeving enige marge toelaat voor onrechtmatigheden, vindt het college het van belang om maximale inspanningen te leveren rechtmatig te handelen. Dit betekent dat het college de komende twee jaren zich inzet om alle aanbevelingen van de accountant uit de Management Letter op te volgen. Hiertoe zijn incidentele middelen aangevraagd bij de jaarrekening 2023. De verbeteringen die het college wilt doorvoeren zijn onder andere het aanschaffen, implementeren en verankeren van een risicobeheersingssysteem. Daarnaast beschikt de gemeente niet over procesbeschrijvingen. De komende twee jaren worden de essentiële processen (waaronder ook inkoop) opgesteld, geïmplementeerd en verankerd in de organisatie. Ook worden diverse financiële beleidsnota’s herzien en indien nodig aangepast. Dit is gericht op het beter inrichting van de (financiële) sturingsinformatie van zowel de organisatie, de portefeuillehouders als ook de gemeenteraad. Tot slot is het college voornemens alle verbonden partijen waaraan werk is uitbesteed tegen het licht te houden om na te gaan op taakniveau of wijzigingen moeten worden aangebracht.

Met de bovenstaande maatregelen zal het risico op onrechtmatigheden afnemen en tijdiger zichtbaar worden in de VIC (Verbijzonderde Interne Controle) zodat het college in staat wordt gesteld, indien nodig) tijdig bij te sturen.