Raadsvoorstel 8.3 Krediet Aanbesteding-kunstgrasveld-2-ASWH
Tekst van het document
Zaaknummer
2021-0165553
Agendapunt
8.3
Datum vergadering
maandag 6 december 2021 om 20:00
Aan
Gemeenteraad
Betreft
Aanbesteding kunstgrasveld 2 ASWH
Portefeuillehouder
S. van Die
Vertrouwelijk:
Nee
Voorgesteld besluit 1. Een extra investeringsbudget van € 150.000 beschikbaar te stellen voor de renovatie van kunstgrasveld 2. 2. De extra kapitaallasten van € 15.500,- mee te nemen bij de Kadernota 2023
Beknopte samenvatting ______________________________________________________________________________________ Bij de kadernota 2021 is een bedrag van € 270.000,- beschikbaar gesteld voor de renovatie van de toplaag van kunstgrasveld 2 en € 20.000,- voor het plaatsten van kantplanken rond het veld. Het hiervoor beschikbare budget is na de aanbesteding niet toereikend gebleken.
Toelichting Inleiding In oktober hebben wij een meervoudig onderhandse aanbesteding voor de renovatie van kunstgrasveld 2 van ASWH uitgeschreven. We hebben hierbij drie partijen uitgenodigd om een aanbieding te doen, zij zijn allen uitgenodigd en hebben een inschrijving ingediend. Na het openen van de kluis bleek dat de inschrijvingssommen ver boven het beschikbare budget lagen, respectievelijk € 416.800, € 419.000 en € 409.300. Bij de kadernota 2021 is een bedrag van € 270.000,- beschikbaar gesteld voor de renovatie van de toplaag van kunstgrasveld 2 en € 20.000,voor het plaatsten van kantplanken rond het veld. Het hiervoor beschikbare budget is na de aanbesteding niet toereikend gebleken. Om te voorkomen dat we steeds per veld investeringsbeslissingen moeten nemen, zijn we bezig met het samenstellen van een beleids- en beheerplan voor Sportpark Schildman om zo de voorspelbaarheid van vervangingsinvesteringen te vergroten. Dit beleids- en beheerplan leveren wij in 2022 op. De reden dat we op een zo'n korte termijn bij uw raad komen voor een extra budget, is gelegen in het feit dat de gestanddoeningstermijn van de uitgebrachte offertes slechts 2 maanden is. Verstrijkt die termijn dan zijn de aanbieders niet meer gebonden aan de door hen uitgebrachte prijsstellingen.
Dat betekent welhaast zeker dat in deze tijd van snel stijgende materiaal- en grondstoffen, nieuwe offertes per definitie hoger uit zullen vallen.
Beoogd effect Het beschikbaar stellen van extra budget maakt het mogelijk om snel het kunstgrasveld te renoveren zonder opnieuw te hoeven aan te besteden.
Argumenten Nadat na de aanbesteding gebleken is dat het hiervoor beschikbare budget niet toereikend is, hebben wij een advocatenbureau gespecialiseerd in aanbestedingen benaderd om ons te adviseren over dit vraagstuk. Zij hebben ons geadviseerd om ook een second opinion uit te zetten en dus een onafhankelijk bureau een raming op te laten stellen. De second opinion raming kwam uit op een bedrag van circa € 396.000. Hieruit kunnen we met zekerheid concluderen dat de inschrijvingen marktconform zijn. Prijsstijgingen Door de momenteel heersende schaarste van materialen en grondstoffen is er sprake van een onrustige markt. Fabrieken worstelen met flink wat tekorten aan grondstoffen, zoals staal, hout, papier en kunststof. De prijzen van grondstoffen zijn in het afgelopen jaar fors gestegen. Dit is concreet te zien in de CBS Index (Grond- weg en waterbouw). Ook de transportkosten zijn fors gestegen. We zetten voort met de huidige aanbesteding Als we het veld niet vervangen dan zal het veld op korte termijn afgekeurd worden. Dit zal zorgen voor een capaciteitsprobleem binnen de voetbalvereniging. Terugtrekken van de aanbesteding en opnieuw aanbesteden (na een wezenlijke wijziging) kost tijd. We zijn gehouden aan de vastgestelde termijnen binnen de aanbestedingsprocedure.
Bij terugtrekking van de aanbesteding gaan de voorbereidingskosten en de kosten voor de begeleiding van de aanbesteding bovendien verloren. Opnieuw aanbesteden kan juridisch gezien alleen als er sprake is van een "wezenlijke wijziging" van de opdracht. Op dit moment is er vanuit beheer en onderhoud geen aanleiding om de opdracht te wijzigen.
Kanttekeningen n.v.t.
Consequenties van het voorstel Begrotingswijziging Ja
Duurzaamheid n.v.t.
Financiën Bij de kadernota 2021 is een bedrag van € 270.000,- beschikbaar gesteld voor de renovatie van de toplaag van kunstgrasveld 2 en € 20.000,- voor het plaatsten van kantplanken rond het veld. De opdracht is aanbesteed. Na het openen van de kluis bleek dat de inschrijvingssommen ver boven het beschikbare budget lagen, respectievelijk € 416.800, € 419.000 en €409.300. Het hiervoor beschikbare budget is na de aanbesteding niet toereikend gebleken. Bij een extra investeringsbudget van € 150.000,- behoren structurele kapitaallasten van € 15.500,-. Deze nemen we mee in de Kadernota 2023
Juridisch Bij het aanbesteden van een opdracht houden wij ons als gemeente aan de regels en processen die in de Aanbestedingswet zijn vastgelegd. Europees aanbesteden is een vorm waarbij de procedure is voorgeschreven door de Europese Unie en is verplicht als de waarde van de opdracht boven de
zogenoemde Europese drempelwaarde uitkomt. Naast de Aanbestedingswet is ook ons regionaal inkoopbeleid van toepassing op elke overheidsopdracht.
Communicatie en participatie n.v.t.
Vervolgstappen Planning van de vervolgstappen Na akkoord door het college en gemeenteraad zal z.s.m. de opdracht worden gegund aan de laagste inschrijver.
Verantwoordelijkheid voor uitvoering Beheer Openbare Ruimte is verantwoordelijk voor de uitvoering.
Burgemeester en wethouders van Hendrik-Ido-Ambacht De secretaris,
De burgemeester,
RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 november 2021, voorstelnr. 20210165553
besluit:
1. Een extra investeringsbudget van € 150.000 beschikbaar te stellen voor de renovatie van kunstgrasveld 2. 2. De extra kapitaallasten van € 15.500,- mee te nemen bij de Kadernota 2023
Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 6 december 2021
De griffier,
De voorzitter,
drs. ing. G.H. Logt
J. Heijkoop