Raadsvoorstel 8.1 Vervanging toneelhijsinstallatie in cultureel centrum Cascade openbaar

Zaaknummer

2020-0123313

Agendanummer

8.1

Datum vergadering

maandag 12 april 2021 om 20:00

Aan

Gemeenteraad

Betreft

Vervanging toneelhijsinstallatie in cultureel centrum Cascade

Portefeuillehouder

S. van Die

Vertrouwelijk:

Nee

Voorgesteld besluit 1. te besluiten de toneelhijsinstallatie in cultureel centrum Cascade te vernieuwen. 2. een investeringsbudget beschikbaar te stellen van € 100.000 voor het besturingsdeel van de toneelhijsinstallatie en deze af te schrijven in 12 jaar. 3. een investeringsbudget beschikbaar te stellen van € 350.000 voor het bouwkundige deel van de toneelhijsinstallatie, deze voor € 337.000 te dekken uit de toegezegde bijdrage van Stichting CAI Fonds en het restant af te schrijven in 25 jaar. 4. de jaarlijkse kapitaallasten van totaal € 9.200 voor € 5.100 te dekken uit de begrote kapitaallasten van de huidige toneelhijsinstallatie en het restant van € 4.100 te verwerken in de Kadernota 2022. 5. de boekwaarde van de huidige toneelhijsinstallatie van € 30.210 af te boeken in 2021 en dit te dekken uit het jaarrekeningresultaat 2020.

Beknopte samenvatting ______________________________________________________________________________________ Eind 2019 heeft het Liftinstituut de toneelhijsinstallatie (THI) in cultureel centrum Cascade vanwege een aantal tekortkomingen afgekeurd. Vervolgens is onderzocht welke maatregelen nodig zijn om in Cascade een THI te hebben die het mogelijk maakt het theater te blijven gebruiken op in ieder geval het huidige niveau. De conclusie is dat de bestaande installatie vervangen moet worden. De raad wordt voorgesteld hiermee in te stemmen. De kosten van een nieuwe THI worden geraamd op, afgerond, € 450.000 (incl. btw). Stichting CAI Fonds heeft inmiddels toegezegd onder voorwaarden 75% van de investering te willen bijdragen. Om de nieuwe installatie werkend te hebben in september a.s. (in principe start nieuwe theaterseizoen) moet nu een besluit genomen worden tot vernieuwing.

Toelichting Inleiding Op initiatief van Cascade is in oktober 2019 de toneelhijsinstallatie (THI) in de theaterzaal van het cultureel centrum gekeurd door het Liftinstituut. Het Liftinstituut heeft de installatie daarbij afgekeurd. Over dit feit is de raad in juni 2020 geïnformeerd door middel van een (vertrouwelijke) raadsinformatiebrief. Het Liftinstituut acht de installatie onveilig, omdat de takels en de besturing geen ingebouwd veiligheidssysteem hebben om ongelijkmatige belasting van de installatie op de gebouwenconstructie te signaleren en te voorkomen. Daarnaast is het onbekend wat de last die de installatie kan dragen mag zijn. Direct na afkeuring zijn in overleg met het Liftinstituut de

noodzakelijke veiligheidsmaatregelen genomen voor bezoekers en personeel van Cascade. Het Liftinstituut heeft ermee ingestemd dat met in acht name van deze veiligheidsmaatregelen de installatie langer gebruikt mag worden, onder de voorwaarde dat concrete stappen gezet worden om daadwerkelijk tot vervanging te komen. De bevindingen van het Liftinstituut hebben geleid tot een aantal vervolgonderzoeken, die de nodige tijd in beslag genomen hebben. Bureau DTS-2 heeft een second opinion uitgevoerd naar de sterkte van de THI en de constructie waaraan deze bevestigd is. Op hoofdlijnen concludeerde DTS-2 dat de THI niet voldoet en bevestigde daarmee de bevindingen van het Liftinstituut. Zowel de THI (het 'grid' en de takels) en de balken aan het plafond (constructie) kunnen de belastingen die ze ondervinden niet aan. Er werden ontoelaatbare doorbuigingen in de constructie gemeten. Voor beide hijssystemen van de THI (het 'grid' boven het toneelgedeelte en de 'zaaltruss') geldt dat deze niet geschikt zijn voor het beoogd gebruik.

Overleg tussen de ingeschakelde bureau's, Cascade, de gemeente en het Liftinstituut heeft in de zomer van 2020 geleid tot de conclusie dat het gewenst is de bestaande THI te vervangen door een nieuwe met de volgende kenmerken: - Vervangen van het bestaande trussmatras (het 'grid' boven het toneelgedeelte) door individuele trekken; - Vervangen van de bestaande zaaltruss door een toneel- of luchtbrug; - Aanbrengen van een bewakingssysteem om het gewicht dat aan de THI hangt te meten, waarbij het systeem gaat waarschuwen en uiteindelijk stopt met hijsen als belastinggrenzen worden overschreden; - Vervangen van het secundaire staal waar de THI aan bevestigd is, omdat het huidige staal niet zwaar genoeg gedimensioneerd is om het gewicht dat aan de THI gehangen wordt te kunnen dragen. Met een dergelijke nieuwe THI kan het gebruik van de theaterzaal en de kwaliteit van het programma-aanbod op - in elk geval - het huidige niveau gegarandeerd worden. Daarnaast leidt een THI met deze kenmerken tot veel meer flexibiliteit en gebruiksgemak. Door het werken met individuele trekken kunnen veranderingen met inzet van minder personeel makkelijker en sneller worden aangebracht. Dit heeft een positief effect op de bedrijfsvoering.

Beoogd effect Het per 1 september 2021 - als de coronamaatregelen dat toelaten start op die datum in principe het nieuwe theaterseizoen - hebben van een nieuwe toneelhijsinstallatie in de theaterzaal van cultureel centrum Cascade, die past bij het huidige amateur en professioneel theateraanbod en theatergebruik door lokale partijen.

Argumenten In openbaarheid besluiten Met de raadscommissie is op 16 maart jl. vertrouwelijk over dit voorstel gesproken. Twee redenen lagen daaraan ten grondslag: de gesprekken met Stichting CAI Fonds liepen nog en de aanbestedingsprocedure was nog niet afgerond. Beide redenen gelden nu niet meer: Stichting CAI Fonds heeft uitsluitsel gegeven over hun bijdrage en de inschrijvingstermijn van de aanbestedingsprocedure is inmiddels gesloten. Door het vervangen van de toneelhijsinstallatie (THI) behoudt Cascade zijn functie als cultureel centrum Het is gewenst de THI te vervangen om de theaterzaal al zodanig te kunnen blijven gebruiken. Niet alleen professionele artiesten en gezelschappen geven er voorstellingen. Ook veel lokale organisaties verzorgen er voorstellingen en houden er repetities. Voorbeelden hiervan zijn Toneelgroep Atos, Engelstalige toneelgroep I.D.E.A., de koren Re-flax, Vocal Heart en Zinge!, jeugdvoorstellingen, schoolvoorstellingen en schoolmusicals, en de Ambachtse Muziekschool. Ook deze lokale partijen hebben voor de verzorging van hun optredens een werkende THI nodig.

De theaterzaal en zijn faciliteiten wordt ook gebruikt door de zakelijke markt (bedrijven, ondernemersverenigingen) voor bijvoorbeeld symposia en presentaties. Nu besluiten is nodig om de nieuwe installatie op tijd gereed te hebben Een THI is geen installatie die 'op de plank ligt'. Hij zal speciaal voor het theater waar hij wordt aangebracht moeten worden ontworpen, doorgerekend, gefabriceerd, gemonteerd en gekeurd. Dat geldt ook voor de nieuwe THI in Cascade. Afgezien van de openbare aanbestedingsprocedure die moet worden gevolgd - onder voorbehoud van instemming door de raad is met deze procedure inmiddels gestart - is met dit proces van ontwerpen tot en met keuring circa vijf maanden gemoeid na opdrachtverstrekking. Met besluitvorming door de raad medio april zal de nieuwe THI naar verwachting gereed zijn voordat het nieuwe theaterseizoen in principe in september a.s. van start gaat. Voor zover dat vanwege de coronamaatregelen überhaupt mogelijk is zal tot dat moment zal het gebruik van de theaterzaal beperkingen kennen, omdat het gebruik van de bestaande THI aan strenge veiligheidsvoorschriften gebonden is. De kosten van een nieuwe THI komen voor rekening van de gemeente Het investeren in een nieuwe THI is de verantwoordelijkheid van de gemeente.

De gesloten huur- en exploitatieovereenkomst tussen Stichting Cascade en de gemeente geeft aan dat de gemeente de kosten op zich neemt van groot onderhoud, vervanging en herstel van installaties en vervanging en herstel van de vaste inventaris. Onder vaste inventaris wordt verstaan de inventaris welke verbonden is met het cultureel centrum zelf dan wel verbonden is met het gebruik en de exploitatie van het cultureel centrum door Cascade. De THI is onderdeel van de lijst van de vaste inventaris.

Kanttekeningen Als bij de start van het nieuwe theaterseizoen niet beschikt kan worden over een nieuwe toneelhijsinstallatie heeft dat gevolgen voor de programmering voor dat seizoen. Gezelschappen en artiesten die tijdens hun voorstellingen gebruik maken van wisselingen in decors, verlichting en dergelijke zullen Cascade in dat geval waarschijnlijk gaan mijden. Zonder nieuwe THI is de theaterzaal in wezen geen theaterzaal meer, waardoor het gebruik van Cascade als cultureel centrum ernstig onder druk komt te staan en het culturele leven in de gemeente verschraalt. De Stichting CAI heeft aan de toezegging van hun bijdrage voorwaarden gesteld. Die zijn erop gericht dat bij een volgende vervanging van de THI de gemeente de (financiële) middelen voor handen heeft om dat zelf te doen. De CAI heeft in haar brief ook concreet invulling gegeven aan hoe dat in de gemeentelijke administratie verwerkt zou kunnen worden. In een positief gesprek op 8 april zijn deze voorwaarden besproken tussen de portefeuillehouder Financiën en de penningmeester van de CAI. Gedeelde uitkomst van het gesprek is dat de gemeente de intentie deelt om deze functie naar de toekomst toe goed financieel te borgen. Dat moet gebeuren op een manier die passend is bij de systematiek van gemeentefinanciën.

Concreet houdt dit in dat het 'slijtende' deel van de THI (besturing en bewegende delen) in 12 jaar wordt afgeschreven en dus na verstrijken van de levensduur vervangen kan worden. De bouwkundige versterkingen en aanpassingen worden feitelijk onderdeel van het gebouw en blijven dat gedurende de levensduur van het gebouw. Bij een eventuele nieuwbouw van het gebouw Cascade in de toekomst zal een en ander direct in het programma van eisen worden meegenomen. Bovenstaande zal in een brief aan het CAI-bestuur verwerkt worden met het verzoek om de toezegging daarmee definitief te maken. Op het moment van het raadsbesluit is de toezegging van de Stichting CAI dus formeel nog onder voorbehoud.

Consequenties van het voorstel Begrotingswijziging Ja

Duurzaamheid Niet van toepassing.

Financiën De kosten die gemoeid zijn met het vervangen van de bestaande THI door een nieuwe die beschikt over de kenmerken zoals die in de inleiding zijn aangegeven worden door onze externe adviseur geraamd op, afgerond, € 450.000 (incl. btw). In dit bedrag zitten de kosten voor het verwijderen en afvoeren van de bestaande THI, de kosten voor het ontwerpen, maken, monteren en keuren van de nieuwe installatie en de kosten van externe advisering en begeleiding. Een deel van de kosten wordt gedekt door de bijdrage van Stichting CAI-fonds. Zij heeft aangegeven een bijdrage van 75% in de investering te willen doen, een bedrag van € 337.000. De investering van totaal € 450.000 is op te splitsen in de volgende onderdelen: Het besturingsdeel van de THI voor een bedrag van € 100.000. Met een afschrijvingstermijn van 12 jaar bedragen de jaarlijkse kapitaallasten € 8.600. Het bouwkundige deel van de installatie (de onderdelen van de installatie zelf als het staal waarmee de constructie van de theaterzaal wordt verstevigd) voor een bedrag van € 350.000. De investering in dit bouwkundige deel wordt voor € 337.000 gedekt uit de bijdrage van Stichting CAIfonds. Het restant wordt afgeschreven in 25 jaar. De jaarlijkse kapitaallasten bedragen € 600. De huidige toneelhijsinstallatie heeft een boekwaarde van € 30.210.

In de begroting is hiervoor een kapitaallast begroot van € 5.100 per jaar (bij een omslagrente van 0,5%). Voorgesteld wordt de boekwaarde van de huidige THI van € 30.210 af te boeken in 2021 en dit te dekken uit het jaarrekeningresultaat 2020. De jaarlijkse kapitaallasten van totaal € 9.200 kunnen voor een bedrag van € 5.100 gedekt worden uit de begrote kapitaallasten van de huidige toneelhijsinstallatie. Voorgesteld wordt het restant van € 4.100 te verwerken in de Kadernota 2022.

Juridisch Niet van toepassing.

Communicatie en participatie Het proces van vervanging van de bestaande THI door een nieuwe vindt in nauw overleg plaats met de directie en het bestuur van Stichting Cascade. Nu het CAI Fonds heeft toegezegd eraan bij te dragen zal zij hier ook bij betrokken worden.

Vervolgstappen Planning van de vervolgstappen Na een positief besluit door de raad vindt gunning en opdrachtverlening plaats aan de aanbieder die het beste uit het aanbestedingsproces naar voren gekomen is.

Verantwoordelijkheid voor uitvoering Beleid en Ontwikkeling/ Projecten. Burgemeester en wethouders van Hendrik-Ido-Ambacht De secretaris,

De burgemeester,

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders, voorstelnr. 2020-0123313

besluit:

1. te besluiten de toneelhijsinstallatie in cultureel centrum Cascade te vernieuwen. 2. een investeringsbudget beschikbaar te stellen van € 100.000 voor het besturingsdeel van de toneelhijsinstallatie en deze af te schrijven in 12 jaar. 3. een investeringsbudget beschikbaar te stellen van € 350.000 voor het bouwkundige deel van de toneelhijsinstallatie, deze voor € 337.000 te dekken uit de toegezegde bijdrage van Stichting CAI Fonds en het restant af te schrijven in 25 jaar. 4. de jaarlijkse kapitaallasten van totaal € 9.200 voor € 5.100 te dekken uit de begrote kapitaallasten van de huidige toneelhijsinstallatie en het restant van € 4.100 te verwerken in de Kadernota 2022. 5. de boekwaarde van de huidige toneelhijsinstallatie van € 30.210 af te boeken in 2021 en dit te dekken uit het jaarrekeningresultaat 2020.

Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 12 april 2021

De griffier,

De voorzitter,

drs. ing. G.H. Logt CMC

J. Heijkoop