Raadsvoorstel 7.3 Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften regionaal 2022 gew. besluit

Zaaknummer

2021-0173763

Agendanummer

7.3

Datum vergadering

maandag 7 maart 2022 om 20:00

Aan

Gemeenteraad

Betreft

Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften regionaal bezwarencommissie 2022

Portefeuillehouder

J. Heijkoop

Vertrouwelijk:

Nee

Voorgesteld besluit 1. De Verordening behandeling bezwaarschriften regionale bezwarencommissie Hendrik-IdoAmbacht 2022 vast te stellen. 2. Onder gelijktijdige intrekking van de Verordening commissie bezwaarschriften d.d. 17 november 2015 3. De kosten voor de regionale commissie te verdelen op basis van het aantal inwoners.

________________________________________________________________ Beknopte samenvatting Het Netwerk MT middelen/ voorheen COB heeft in 9 juli 2020 het SCD opdracht gegeven een voorstel te doen om te komen tot de oprichting van een regionale bezwaarschriftencommissie voor de Drechtsteden, met uitzondering van de gemeente Dordrecht. De samenvatting van de onderzoeksresultaten (opgesteld door het SCD) is opgenomen in bijlage 1. In dit voorstel wordt een nieuwe werkwijze voorgesteld ten aanzien van behandeling van bezwaarschriften. Ook wordt een toelichting gegeven op de financiële consequenties en de door de Raad vast te stellen gewijzigde Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.

Toelichting Inleiding De Drechtsteden hebben allen een eigen onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. Jaarlijks worden bij de Drechtsteden gemiddeld 500 bezwaarschriften ingediend. Het Juridisch Kenniscentrum(JKC) ondersteunt de gemeenten bij de behandeling van de bezwaarschriften door middel van het verzorgen van het secretariaat en investeert sinds 2012 in het voeren van informele gesprekken tussen bezwaarmakers, vergunninghouder en bevoegd gezag. Daarnaast is bij zes gemeenten het ambtelijk horen ingevoerd, dat wordt uitgevoerd door het JKC. Al deze stappen hebben ertoe geleid dat steeds minder bezwaarschriften worden afgehandeld door de bezwaarschriftencommissies zelf. Regelmatig komen de ingeplande zittingen daardoor te vervallen. Om de continuïteit en de kwaliteit van de afhandeling bezwaarschriften te waarborgen is het een logische stap om de verschillende bezwaarschriftencommissies om te vormen tot een regionale commissie. Uiteindelijk hebben vier gemeenten (Papendrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, HardinxveldGiessendam en Sliedrecht) aangegeven hiertoe over te willen gaan. De omvang van het aantal bezwaarschriften bij de bezwaarschriftencommissie van gemeente Dordrecht en Zwijndrecht is voldoende om een eigen commissie te rechtvaardigen (de doorlooptijd, efficiëntie en kwaliteit blijft dan voldoende gewaarborgd). Ook Alblasserdam heeft besloten nu nog niet aan te haken.

Beoogd effect Een ketenbreed efficiënter, kwalitatief beter en sneller geoptimaliseerd LEAN-proces voor de behandeling van bezwaarschriften door het instellen van een regionaal bezwaarschriftencommissie.

Argumenten Een regionale bezwarencommissie biedt praktische voordelen • Eén commissie kan leiden tot meer uniformiteit in de advisering. Ook kan vaker vergaderd worden waardoor de commissieleden meer ervaring opdoen, de commissie minder kwetsbaar is en de behandeltermijnen korter worden. • Het werken met een kleinere commissie geeft het JKC de mogelijkheid om samen met de commissieleden meer te werken aan inhoud en vaardigheden. • Een volle agenda leidt tot minder kosten voor de deelnemende gemeenten, omdat de leden per sessie een vergoeding krijgen en niet per zaak. • Vergaderen op één locatie leidt tot veel minder annuleringen (afgelopen jaren in Papendrecht gemiddeld meer dan 50% per jaar) en dus minder administratieve handelingen. Bovendien past het bij de regionale gedachte. Een regionale commissie vereist een geharmoniseerde verordening De verordeningen van de deelnemers die reeds voor 90% gelijkluidend waren, zijn geharmoniseerd. Voorgesteld wordt de verordening op ondergeschikte punten aan te passen en praktische regels toe te voegen die in de praktijk efficiënt werken en daarmee tijdig beslissen mogelijk maken. Zo worden overbodige bepalingen geschrapt en wordt ook het gebruik van digitale middelen (zoals het gebruik van geluidsopnameapparatuur) toegevoegd.

Omwille van de leesbaarheid is ervoor gekozen om in de verordening ook direct het reglement van de bezwaarschriftencommissie op te nemen. Zo wordt voorkomen dat drie of vier documenten moeten worden geraadpleegd om de werkwijze van de commissie te kunnen vaststellen. Uitgangspunt hierbij is wel dat alle deelnemende gemeenten een gelijkluidende verordening vaststellen. De gemeenschappelijkheid zit in het vaststellen van een gelijkluidende verordening én in het benoemen van dezelfde commissieleden als lid van de eigen adviescommissie.

Kanttekeningen Lokale commissie is maatwerk en eigen inzicht en inbreng van zaken Dit heeft jarenlang goed gewerkt. Echter is de laatste jaren sprake van vermindering van de werklast doordat alternatieven (afdoen buiten commissie, informele bemiddeling) worden ingezet. Gevolg daarvan is dat vergaderingen regelmatig worden geannuleerd en als zij doorgaan er regelmatig slechts één of enkele bezwaarschriften worden behandeld. Dit is inefficiënt omdat commissieleden per zitting een vergoeding ontvangen en ook de voorbereidingskosten per zitting hoger zijn. Uit een eerste inventarisatie met de controllers van alle Drechtsteden gemeenten bleek dat er draagvlak is om een gezamenlijke bezwaarschriftencommissie in te stellen. Afstand Als nadelen kunnen worden genoemd dat een regionale commissie minder diep is geworteld in de lokale samenleving en dat bezwaarmakers verder moeten reizen. Echter, in de huidige situatie bleek dat slechts vier van de 35 commissieleden woonachtig waren in de gemeente waar zij commissielid zijn. Hoewel dit niet expliciet is onderzocht is uit ervaringen met andere regionale commissies Rechtspositie en Jeugd niet gebleken dat bezwaarmakers de reisafstand naar Dordrecht als problematisch ervaren. Daarnaast kan er op verzoek alsnog een zitting worden gepland op locatie.

Consequenties van het voorstel Begrotingswijziging Nee

Duurzaamheid Geen

Financiën Doordat meerdere gemeenten deelnemen aan de regionale bezwaarschriftencommissie, kunnen per hoorzitting meerdere bezwaarschriften worden behandeld. Onderzoek gaf aan dat hierdoor gemiddeld over alle gemeenten een kostenbesparing van circa 25% werd behaald.

Juridisch De Verordening behandeling bezwaarschriften regionaal bezwarencommissie wordt gepubliceerd volgens de wettelijke bepalingen.

Communicatie en participatie De verordening zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt en geplaatst worden op www.overheid.nl.

Vervolgstappen Planning van de vervolgstappen Na vaststelling van de Verordening behandeling bezwaarschriften in alle vier aan de regionale commissie bezwaarschriften deelnemende gemeenten, zal de uitvoering ter hand worden genomen. Er zal een nieuwe commissie samengesteld moeten worden.

Verantwoordelijkheid voor uitvoering De afdeling Bestuurszaken is verantwoordelijk voor de uitvoering.

Burgemeester en wethouders van Hendrik-Ido-Ambacht De secretaris,

De burgemeester,

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders, voorstelnr. 2021-0173763

besluit:

1. vanwege efficiëntie en behoud deskundigheid in relatie tot aantal bezwaarschiften en behoud van de werkwijze in dit specifieke geval besluiten regionaal de bezwaarschriftencommissie te organiseren; 2. De Verordening behandeling bezwaarschriften regionale bezwarencommissie Hendrik-IdoAmbacht 2022 vast te stellen. 3. Onder gelijktijdige intrekking van de Verordening commissie bezwaarschriften d.d. 17 november 2015 4. De kosten voor de regionale commissie te verdelen op basis van het aantal inwoners.

Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 7 maart 2022

De griffier,

De voorzitter,

Drs. ing. G.H. Logt

J. Heijkoop