Raadsvoorstel 7.2 Archiefverordening Hendrik-Ido-Ambacht 2022 gew. exp.

Zaaknummer

2021-0174599

Agendanummer

7.2

Datum vergadering

maandag 7 maart 2022 om 20:00

Aan

Gemeenteraad

Betreft

Archiefverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2022

Portefeuillehouder

R. Lafleur

Vertrouwelijk:

Nee

Voorgesteld besluit 1. de archiefverordening Hendrik-Ido-Ambacht 2022 vast te stellen 2. onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht van 2013.

________________________________________________________________ Beknopte samenvatting Vanwege de transitie in de GRD en de taakuitvoering door servicegemeente Dordrecht vanaf 1 januari 2022 moet de Archiefverordening worden aangepast. Het betreft met name een technische aanpassing.

Toelichting Inleiding In de raadsinformatiebrief van 17 december 2021 (zie bijlage) hebben wij u geïnformeerd over de overeenkomsten die wij met de gemeente Dordrecht zijn aangegaan voor de taakuitvoering door de gemeente Dordrecht als servicegemeente. De benodigde overeenkomsten zijn op 22 december 2021 ondertekend. In de raadsinformatiebrief kondigden wij al aan dat met de wijziging van de GR Drechtsteden ook de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer uit 2013 moeten worden aangepast. Voor de aanpassing van de Archiefverordening is een raadsbesluit nodig. Het vaststellen van de Beheerregeling Informatiebeheer is een collegebevoegdheid. Deze heeft ons college op 14 december 2021 vastgesteld. De Beheerregeling Informatiebeheer is ter kennisname bijgevoegd.

Beoogd effect Het juridisch regelen van de GRD-transitie.

Argumenten Wijzigingen in de Archiefverordening Met de wijziging van de GR Drechtsteden moeten de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer uit 2013 worden aangepast. Dit betreft veelal aanpassingen van verwijzingen naar niet meer bestaande functionarissen of regelingen. Deze gelegenheid is tevens aangegrepen om de betreffende besluiten te actualiseren. Daarbij zijn de modelverordening en model-beheerregeling van de VNG als uitgangspunt genomen. Wijzigingen in het Beheerregeling informatiebeheer In artikel 4 van de nieuwe Regeling Informatiebeheer, die door het college op 14 december 2021 is vastgesteld, zijn ook de bevoegdheden opgenomen van het Strategisch Informatie Overleg (SIO): een

wettelijk verplicht overleg waarin het college wordt geadviseerd voor het jaarlijks te kunnen bespreken en vast te stellen van de hotspotlijst. Op basis van die lijst kunnen archiefbescheiden die een beeld geven van relevante maatschappelijke ontwikkelingen worden uitgezonderd van vernietiging. De specifieke definities van de termen 'beheerder' en 'beheereenheid' die de gemeente Dordrecht in haar huidige Besluit Informatiebeheer hanteerde, zijn ook opgenomen in de nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer van die gemeente. Deze nieuwe verordeningen en beheerregelingen zijn afgestemd met de ambtelijke contactpersonen van de Drechtsteden-gemeenten en met de archiefinspecteurs.

Kanttekeningen Raad is bevoegd Archiefverordening vast te stellen Behandeling van de Archiefverordening is voorzien voor de raadsvergadering van 7 maart 2022. De Archiefverordening kan worden vastgesteld met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2022.

Consequenties van het voorstel Begrotingswijziging Nee

Duurzaamheid N.v.t.

Financiën n.v.t.

Juridisch De raad is bevoegd de Archiefverordening vast te stellen. Het college is bevoegd de Beheerregeling Informatiebeheer vast te stellen.

Communicatie en participatie n.v.t.

Vervolgstappen Planning van de vervolgstappen Het raadsbesluit zal worden gecommuniceerd met de gemeente Dordrecht.

Burgemeester en wethouders van Hendrik-Ido-Ambacht De secretaris,

De burgemeester,

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders, voorstelnr. 2021-0174599

besluit:

1. de archiefverordening Hendrik-Ido-Ambacht 2022 vast te stellen; 2. onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht van 2013.

Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 7 maart 2022

De griffier,

De voorzitter,

drs. ing. G.H. Logt

J. Heijkoop