Raadsvoorstel 7.1 Verzoek openbaar maken stukken proces niet benoemen wethouder Woo gew. exp. wijzigingen bijhouden

Zaaknummer Agendanummer

7.1

Datum vergadering

maandag 6 mei 2024 om 20:00

Aan

Gemeenteraad

Betreft

Verzoek openbaar maken stukken proces niet benoemen wethouder Wet open overheid

Portefeuillehouder

P. van der Giessen

Vertrouwelijk: Voorgesteld besluit 1. Concept besluit reactie op verzoek om openbaarmaking stukken niet benoemen wethouder in kader Wet open overheid conform voorstel verzenden aan verzoeker, de heer S.P.R. Tempelaar: a. 1 document (nummer 11 van de inventarisatielijst: offerte risicoanalyse integriteit Hendrik-Ido-Ambacht) gedeeltelijk openbaar te maken op grond van artikel 5.1, tweede lid onder e en artikel 5.1, tweede lid onder f, van de Woo. b. de openbaarmaking van 40 documenten (nummers 1 t/m 10, 13 t/m 19, 21 t/m 25, 27, 28 en 30 t/m 45) geheel te weigeren op grond van artikel 5.1, eerste lid onder c, artikel 5.1, tweede lid, onder e, artikel 5.1, tweede lid onder i, artikel 5.2, eerste lid en artikel 5.4a, eerste lid, van de Woo. c. aangezien het verzoek deels betrekking op informatie die reeds openbaar is (nummers 12, 20, 26 en 29 van de inventarislijst), voor zover het gaat om reeds openbare stukken, af te wijzen, omdat de Woo niet van toepassing is op documenten die reeds openbaar zijn (nummers 12, 20, 26 en 29). 2. Voorzitter raad te mandateren/machtigen, ondersteund door de griffier (ondermandaat) en juridische zaken, om zo nodig de raad te vertegenwoordigen in een eventuele verdere procedure. Beknopte samenvatting Op 15 januari 2024 heeft de gemeenteraad besloten de heer Marcel Fierens niet te benoemen tot wethouder.

De heer Tempelaar heeft op 18 januari 2024 verzocht om alle stukken betrekking hebbende op deze schriftelijke, dus geheime stemming met als resultaat tot niet-benoemen openbaar te maken. De raad heeft een zelfstandige bevoegdheid te beslissen op Woo-verzoeken op grond van artikel 4.1 van de Woo als verantwoordelijke bestuursorgaan. Door de juridische afdeling is onderzoek gedaan naar alle hierop betrekking hebbende documenten en is tot de conclusie gekomen dat op basis van de Wet open overheid (Woo) veel documenten niet openbaar gemaakt dienen te danwel kunnen worden. De redenen zijn opgenomen in bijgaand concept besluit i.c. concept brief met een excelsheet als bijlage. Toelichting Inleiding Bij mail van 18 januari 2024 heeft de heer S.P.R. Tempelaar aan juridische zaken het verzoek gedaan om op basis van de Wet open overheid (Woo) alle informatie die de gemeente heeft "ten aanzien van Marcel Fierens en zijn niet benoeming tot wethouder" waarbij hij verwijst naar het recente artikel van 17 januari 2024: https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-enorganisatie/gemeenteraad-accepteert-kandidaat-wethouder-sgp-niet. Hij verzoekt deze informatie online op de website te plaatsen.

1

De afdeling juridische zaken is samen met het Juridisch Kennis Centrum (JKC) van Dordrecht aan de slag gegaan en hebben bijgaande concept brief bij bijlage geconcipieerd. Het betreft hier een afweging op basis van diverse artikelen van de Woo waaruit blijkt dat de meeste stukken niet openbaar gemaakt kunnen worden gemaakt en een deel van de offerte, mede op basis van ingediende zienswijzen. zoals deze is uitgebracht door Berenschot. Dit is ook afgestemd met Berenschot als derde belanghebbende. De ingediende zienswijzen tegen het voornemen om documenten, die bij de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht aanwezig zijn, openbaar te maken, hebben de volgende strekking: Er is verzocht om pagina 2 van de offerte risicoanalyse integriteit niet openbaar te maken op grond van artikel 5.1 van de Woo, omdat het gaat om concurrentiegevoelige bedrijfsgegevens. Door het openbaar maken van pagina 2 van de offerte risicoanalyse integriteit krijgen concurrenten inzage in de actuele methode van onderzoek en plan van aanpak bij risicoanalyses. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd voor veel gemeenten, provincies en waterschappen. De ingediende zienswijze is meegenomen in het besluit. Wij kunnen ons vinden in de motivering zoals opgenomen in de zienswijze. Wij nemen de zienswijze volledig over.

Ook is er bezwaar tegen iedere vorm van openbaarmaking in het kader van voorliggend Woo-verzoek vanwege schending van de privacy en de persoonlijke levenssfeer. De derde-belanghebbende heeft aangegeven dat door openbaarmaking in welke vorm dan ook in voornoemde (voorbereiding van de) procedure van wethoudersbenoeming (en alle daarmee samenhangende documentatie in de ruimste zin van het woord) door gemeente en/of gemeenteraad de privacy en de aan de raadsleden, ambtenaren en collegeleden B&W opgelegde vertrouwelijkheid wordt geschonden. De ingediende zienswijze is meegenomen in het besluit. Wij kunnen ons vinden in de motivering zoals opgenomen in de zienswijze. Wij nemen de zienswijze over voor zover de bescherming van de privacy en/of de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van een persoon of van meerdere personen in het gedrang komt. Het is uitvoerend werk en kan door de voorzitter van uw raad en de griffier afgedaan worden. Echter, aangezien het gehele proces de nodige gevoeligheden met zich mee heeft gebracht is door de voorzitter van uw raad, in samenspraak met uw griffier, besloten dit voorstel eerst aan uw raad voor te leggen. Er zal voor de toekomst nog een proces uitgelijnd worden hoe hiermee in het vervolg om te gaan, mede gezien de wettelijke termijnen.

Naar aanleiding van het Woo-verzoek is een inventarisatie gedaan en zijn 45 documenten aangetroffen die informatie bevatten over de niet-benoeming van de wethouder. Het al dan niet benoemen van een wethouder is een bevoegdheid van de gemeenteraad, neergelegd in artikel 35 van de Gemeentewet. Een stemming over personen is altijd schriftelijk en geheim. (artikel 32 Reglement van Orde). De beslissing over de 45 aangetroffen documenten op het Woo-verzoek om informatie ten aanzien van de heer M. Fierens en zijn niet-benoeming tot wethouder al dan niet openbaar te maken, betreffen een aangelegenheid van de gemeenteraad. Wegens de aard en strekking van het Woo-verzoek is de gemeenteraad bevoegd om een besluit op het Woo-verzoek te nemen. Besluit Naar aanleiding van het verzoek is intern een inventarisatie gedaan of er documenten aanwezig zijn met de gevraagde informatie. Er zijn 45 documenten aangetroffen en verwerkt in een inventarisatielijst. De ingediende zienswijzen door derde-belanghebbenden zijn meegenomen in het besluit. Voorgesteld wordt te besluiten om 1 document (nummer 11 van de inventarisatielijst: offerte risicoanalyse integriteit Hendrik-Ido-Ambacht) gedeeltelijk openbaar te maken op grond van artikel 5.1, tweede lid onder e en artikel 5.1, tweede lid onder f, van de Woo.

Voorgesteld wordt om te besluiten de openbaarmaking van 40 documenten (nummers 1 t/m 10, 13 t/m 19, 21 t/m 25, 27, 28 en 30 t/m 45) geheel te weigeren op grond van artikel 5.1, eerste lid onder c, artikel 5.1, tweede lid, onder e, artikel 5.1, tweede lid onder i, artikel 5.2, eerste lid en artikel 5.4a, eerste lid, van de Woo.

2

Het verzoek heeft deels betrekking op informatie die reeds openbaar is (nummers 12, 20, 26 en 29 van de inventarislijst). Voorgesteld wordt om te besluiten om het verzoek, voor zover het gaat om reeds openbare stukken, af te wijzen, omdat de Woo niet van toepassing is op documenten die reeds openbaar zijn (nummers 12, 20, 26 en 29). Beoogd effect De raad informeren over de procesgang en beantwoording van een Woo-verzoek en te voldoen aan de wettelijke voorschriften voortvloeiend uit de Woo waarbij de raad in staat wordt gesteld een gefundeerd besluit te nemen. Argumenten Hoe zijn de bevoegdheden rond dit onderwerp verdeeld? De raad heeft een zelfstandige bevoegdheid te beslissen op Woo-verzoeken op grond van artikel 4.1 van de Woo als verantwoordelijke bestuursorgaan. Op grond van artikel 35 van de Gemeentewet beslist de raad over de benoeming of niet-benoeming van een wethouder. Wat zijn de argumenten en wat is hierop de toelichting? Op 18 januari 2024 heeft onze gemeente een Woo-verzoek ontvangen om alle informatie ten aanzien van de heer M. Fierens en zijn niet-benoeming tot wethouder openbaar te maken. Dit verzoek is als bijlage toegevoegd. Een Woo-verzoek is een verzoek om informatie die nog niet openbaar is, openbaar te maken. De Woo is niet van toepassing op documenten die al openbaar zijn.

Het uitgangspunt van de Woo is het publieke belang van openbaarheid van informatie, zodat ingevolge artikel 4.1, eerste lid van de Woo, eenieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan. De Woo bepaalt dat een verzoek om informatie dient te worden ingewilligd, tenzij één of meer weigeringsgronden, zoals bedoeld in de artikelen 5.1 en 5.2 van de Woo, zich tegen de openbaarmaking verzet. Indien de verzochte documenten informatie bevatten waarop voornoemde artikelen van toepassing zijn, dan kan dit ertoe leiden dat een verzoek geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. Ingevolge artikel 2.2 van de Woo is de wet van toepassing van toepassing op bestuursorganen. Dit betekent dat de gemeenteraad en haar organen, zoals presidium en commissies, onder de reikwijdte van de Woo vallen. Individuele leden van de gemeenteraad of verbanden van leden van vertegenwoordigende organen, zoals fracties, vallen niet onder de reikwijdte van de Woo. Dit houdt in dat informatie die tussen individuele raadsleden wordt uitgewisseld niet openbaar hoeft te worden gemaakt. Het al dan niet benoemen van een wethouder is een bevoegdheid van de gemeenteraad, neergelegd in artikel 35 van de Gemeentewet. De beslissing over de 45 aangetroffen documenten op het Wooverzoek om informatie ten aanzien van de heer M.

Fierens en zijn niet-benoeming tot wethouder al dan niet openbaar te maken, betreffen een aangelegenheid van de gemeenteraad. Wegens de aard en strekking van het Woo-verzoek is de gemeenteraad bevoegd om een besluit op het Woo-verzoek te nemen. Tegen het besluit staat bezwaar- en beroep open. Van belang is om uw voorzitter te te mandateren/machtigen, ondersteund door de griffier als uw eerste adviseur (ondermandaat) en juridische zaken, om zo nodig de raad te vertegenwoordigen in een eventuele verdere procedure. Inhoudelijke toelichting De individuele raadsleden vallen niet onder de reikwijdte van de Woo. De informatie-uitwisseling tussen individuele raadsleden, neergelegd in documenten, hoeft om die reden niet te worden opgenomen in de inventarisatielijst. Vanwege de dienstbaarheid en transparantie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is besloten om de informatie-uitwisseling tussen raadsleden, neergelegd in documenten, wordt voorgesteld deze wel mee te nemen in de inventarisatielijst, maar niet te openbaren.

3

Reeds openbare documenten De Woo is niet van toepassing op documenten die al openbaar zijn. Een aantal documenten (met de nummers 12, 20, 26 en 29) zijn reeds openbaar en staan op de inventarisatielijst als zodanig aangemerkt. Op de inventarisatielijst is ook aangegeven waar deze documenten terug te vinden zijn. Uitzondering van openbaarmaking De documenten zijn beoordeeld op de uitzonderingsgronden zoals bedoeld in de artikelen 5.1 en 5.2 van de Woo. Uit de beoordeling is gebleken dat niet alle documenten (volledig) openbaar gemaakt kunnen worden. In de inventarisatielijst is elk document voorzien van een markering of het document deels dan wel volledig niet openbaar wordt gemaakt of dat het document reeds openbaar is (waarmee ook bedoeld kan worden dat een document dubbel is aangetroffen in het onderzoek en niet nogmaals openbaargemaakt hoeft te worden). Hieronder treft u de motivering aan voor de niet (volledig) openbaargemaakte documenten, die u door middel van de inventarisatielijst kunt koppelen aan het juiste document. De van toepassing zijnde uitzonderingsgronden zijn: Artikel 5.1, eerste lid, aanhef en onder c, van de Woo: Openbaarmaking van informatie blijft geheel achterwege indien bedrijfs- en fabricagegegevens vertrouwelijk aan de gemeente zijn medegedeeld.

De vertrouwelijkheid van aan de overheid verstrekte informatie kan blijken uit een expliciete verklaring of wanneer de vertrouwelijkheid door de verstrekker mocht worden aangenomen. Het rapport inzake de uitvoering van een risicoanalyse integriteit van de voormalig kandidaat-wethouder is door de verstrekker uitdrukkelijk als vertrouwelijk bestempeld en wordt op grond van artikel 5.1, eerste lid, aanhef en onder c, van de Woo niet openbaar gemaakt. Artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo: Openbaarmaking van informatie blijft achterwege indien de persoonlijke levenssfeer van een persoon of van meerdere personen in het gedrang komt en de eerbiediging daarvan zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht bezit een grote hoeveelheid informatie die -indien geopenbaard- een grote inbreuk zouden kunnen maken op de privacy van personen. Het is onwenselijk als informatie openbaar wordt gemaakt die op enigerlei wijze betrekking heeft op de identiteit van personen. In de documenten zijn dergelijke persoonsgegevens aangetroffen, zoals: namen, functietitels, adressen, e-mailadressen en/of telefoonnummers en andere gegevens die herleidbaar zijn tot deze personen. Openbaarmaking van deze persoonsgegevens vormt een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen.

Het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van deze personen weegt zwaarder dan het belang van openbaarheid. Gelet op het voorgaande maken wij informatie die herleidbaar is tot personen en een inbreuk vormt op de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet openbaar op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo. Artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder f, van de Woo: Openbaarmaking van informatie blijft achterwege wanneer het belang van de bescherming van concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. Ook gegevens die uitsluitend de financiële bedrijfsvoering betreffen kunnen als 'bedrijfs- en fabricagegegevens' worden aangemerkt. In de documenten zijn dergelijke concurrentiegevoelige ondernemings- en fabricagegegevens die niet als zodanig vertrouwelijk door de betrekking hebbende onderneming zijn verstrekt, aangetroffen. Deze documenten bevatten onder andere actuele offertes en andere concurrentiegevoelige gegevens. Openbaarmaking van deze informatie leidt ertoe dat inzicht wordt verkregen in de financiële bedrijfsvoering van de betreffende onderneming. Daarmee wordt het concurrentiebelang van de onderneming geschaad. Immers, bij een toekomstige aanbesteding kan een concurrerende partij met de bekend geworden gegevens haar aanbieding afstemmen op de bekende informatie.

Dit leidt er daarnaast toe dat de onderneming zich in de toekomst minder vertrouwd voelt om met de gemeente samen te werken.

4

De concurrentiegevoelige ondernemings- en fabricagegegevens worden niet openbaar gemaakt op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder f, van de Woo. Artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder i, van de Woo: Openbaarmaking van informatie blijft achterwege indien het goed functioneren van de staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen in het gedrang komt. Hieronder valt ook de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht. Het betreft informatie uit gespreksverslagen van vergaderingen en verklaringen met betrekking tot binnen of door de overheid uitgevoerde onderzoeken, zoals integriteitsonderzoeken. Als dergelijke verslagen en verklaringen openbaar worden gemaakt, kan dat ertoe leiden dat ambtenaren en betrokkenen in de toekomst terughoudender zullen zijn in hetgeen zij in vergaderingen bespreken of met het afleggen van verklaringen. Dit zal ten koste gaan van de kwaliteit van dergelijke gespreksverslagen en onderzoeken en daarmee van het goed functioneren van de gemeente. Het goed functioneren van de gemeente komt ook in het gedrang indien een bestuursorgaan, bij het oplossen van complexe vraagstukken, in overleg treedt met andere bestuursorganen of met derden en zij zich wegens mogelijke openbaarmaking niet vrijelijk durven te uiten.

In een dergelijk overleg kan het belang van vertrouwelijkheid als voorwaarde voor het goed functioneren van een bestuursorgaan zwaarder wegen dan het belang van openbaarheid. Gelet op het voorgaande maken wij informatie die het goed functioneren van de gemeenteraad zou kunnen schaden niet openbaar op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder i, van de Woo. Artikel 5.2, eerste lid, van de Woo: Openbaarmaking van informatie blijft achterwege indien het voeren van intern beraad onevenredig wordt geschaad en indien andere, door 5.1 van de Woo, beschermde belangen zich tegen openbaarmaking verzetten. Intern beraad is het beraad over een bestuurlijke aangelegenheid binnen een bestuursorgaan, dan wel binnen een kring van overheden in het kader van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een bestuurlijke aangelegenheid. Documenten die zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad worden niet verstrekt indien de documenten persoonlijke beleidsopvattingen bevatten. Persoonlijke beleidsopvattingen zijn ambtelijke adviezen, visies, standpunten en overwegingen ten behoeve van intern beraad. Het is van belang dat ambtenaren intern vrij met elkaar van gedachten moeten kunnen wisselen over beleidskeuzes en de totstandkoming van besluiten. Een zekere mate van veiligheid en vertrouwelijkheid is nodig om te kunnen komen tot effectieve besluitvorming.

Bij de voorbereiding van beleid en totstandkoming van besluiten moet het mogelijk zijn ideeën en mogelijke oplossingen vrijelijk aan te dragen, bezwaren in te brengen en alternatieven voor te stellen, zonder te hoeven vrezen achteraf daarop te worden aangesproken. Gelet op het voorgaande maken wij persoonlijke beleidsopvattingen in documenten die bestemd zijn voor intern beraad niet openbaar op grond van artikel 5.2, eerste lid, van de Woo. Artikel 5.4a, eerste lid, van de Woo: Openbaarmaking van informatie blijft achterwege indien het informatie betreft met betrekking tot de ondersteuning (van individuele leden) van de gemeenteraad en/of Provinciale Staten door ambtenaren werkzaam bij de griffie van de gemeenteraad. De ondersteunende functie van de betreffende informatie is doorslaggevend, omdat alleen de vertegenwoordigende organen als zodanig onder de Woo vallen. Deze uitzonderingsgrond geldt daarom niet voor informatie die berust bij individuele vertegenwoordigers of fracties: voor die informatie geldt geen openbaarmakingsplicht. Deze uitzonderingsgrond ziet op aan individuele volksvertegenwoordigers en fracties verstrekte informatie die (tevens) berust bij de commissies en ondersteunende diensten van de vertegenwoordigende organen.

Informatie die betrekking heeft op de ondersteuning van individuele leden van vertegenwoordigende organen is, meer in het bijzonder, informatie in het kader van ondersteuning bij amendementen, initiatiefwetten, moties of procedurele adviezen. De griffier ondersteunt en adviseert de gemeenteraad en de raadscommissies bij de uitoefening van hun functie. Informatie-uitwisseling tussen de griffier en raadsleden of- fracties en de Kabinetschef van de Commissaris van de Koning Zuid-Holland maken wij in afwijking van de artikelen 5.1 en 5.2 van de Woo niet openbaar op grond van artikel 5.4a, eerste lid, van de Woo.

5

Consequenties van het voorstel Tegen dit besluit staat bezwaar en/of beroep open. In dat kader is het verstandig de voorzitter van uw raad alsmede de griffier (als eerste adviseur van uw raad ter ondersteuning/ondermandaat) te machtigen desgevraagd op te treden in deze zaak mocht dit zich gaan voordoen. U wordt als raad uiteraard hiervan op de hoogte gesteld.

Begrotingswijziging Nee Duurzaamheid N.v.t. Financiën N.v.t. Juridisch De raad heeft een zelfstandige bevoegdheid te beslissen op Woo-verzoeken op grond van artikel 4.1 van de Woo als verantwoordelijke bestuursorgaan. Op grond van artikel 35 van de Gemeentewet beslist de raad over de benoeming of niet-benoeming van een wethouder. Door het voorleggen aan uw raad zijn de wettelijke termijnen, ook na verdaging overschreden. (18 april was de uiterlijke beslisdatum). Verzoeker is per mail op 5 april 2024 door de griffier geïnformeerd dat de raad op 6 mei, na behandeling in de raadscommissie van 17 april een besluit op zijn verzoek verwacht te nemen) Communicatie en participatie Aan verzoeker is het voorliggende raadsvoorstel met bijlagen kenbaar gemaakt en is hij gewezen op de mogelijkheid van inspreken in de raadscommissie en/of de raadsvergadering van respectievelijk 17 april en 6 mei. Vervolgstappen Planning van de vervolgstappen Brief wordt na besluit raad ondertekend en verstuurd. Verantwoordelijkheid voor uitvoering Griffier

De griffier,

De burgemeester,

Drs. ing. G.H. Logt CMC

mr. P. van der Giessen

6

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

Gezien het voorstel Verzoek openbaar maken stukken proces niet benoemen wethouder Wet open overheid

besluit:

1. Concept besluit reactie op verzoek om openbaarmaking stukken niet benoemen wethouder in kader Wet open overheid conform voorstel verzenden aan verzoeker, de heer S.P.R. Tempelaar: a. 1 document (nummer 11 van de inventarisatielijst: offerte risicoanalyse integriteit Hendrik-Ido-Ambacht) gedeeltelijk openbaar te maken op grond van artikel 5.1, tweede lid onder e en artikel 5.1, tweede lid onder f, van de Woo. b. de openbaarmaking van 40 documenten (nummers 1 t/m 10, 13 t/m 19, 21 t/m 25, 27, 28 en 30 t/m 45) geheel te weigeren op grond van artikel 5.1, eerste lid onder c, artikel 5.1, tweede lid, onder e, artikel 5.1, tweede lid onder i, artikel 5.2, eerste lid en artikel 5.4a, eerste lid, van de Woo. c. aangezien het verzoek deels betrekking op informatie die reeds openbaar is (nummers 12, 20, 26 en 29 van de inventarislijst), voor zover het gaat om reeds openbare stukken, af te wijzen, omdat de Woo niet van toepassing is op documenten die reeds openbaar zijn (nummers 12, 20, 26 en 29). 2. Voorzitter raad te mandateren/machtigen, ondersteund door de griffier (ondermandaat) en juridische zaken, om zo nodig de raad te vertegenwoordigen in een eventuele verdere procedure.

Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 6 mei 2024

De griffier,

De voorzitter,

Drs. ing. G.H. Logt CMC

mr. P. van der Giessen

7