Raadsvoorstel 7.1 Rapport Rekenkamercommissie Opvolging aanbevelingen 2017 2022

Zaaknummer: Agendanummer: Datum raadsvergadering: Aan: Verzenddatum: Betreft:

7.1 4 december 2023 De Gemeenteraad Rapport Rekenkamercommissie "opvolging aanbevelingen 2017-2022".

Voorgesteld besluit _____________________________________________________________________________________ -

Kennis te nemen van het rapport Rekenkamercommissie "Opvolging aanbevelingen 20172022"; Kennis te nemen van de bestuurlijke reactie van het college; De genoemde aanbevelingen in het rapport "Opvolging aanbevelingen 2017-2022" over te nemen;

Beknopte samenvatting ______________________________________________________________________________________ De rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht (hierna: de rekenkamercommissie) heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de opvolging van de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken (periode 2016-2022) in navolging op eerdere onderzoeken naar de effecten (laatstelijk tot en met 2015 en in navolging van 2011. In deze periode heeft de rekenkamercommissie een zevental onderzoeksrapporten uitgebracht waarin zij een groot aantal aanbevelingen voor de gemeente heeft gedaan. In de nieuwe gemeenteraadsperiode (2022-2026) acht de rekenkamercommissie het van belang om de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college van Burgemeester en Wethouders (B&W) inzicht te geven welke aanbevelingen uit 2016-2022 zijn omgezet in concrete beleidsmaatregelen of zijn ingebed in de gemeentelijke bedrijfsvoering, en welke aanbevelingen nog open staan. Dit onderzoek is bedoeld om lering te trekken uit de wijze waarop de gemeentelijke organisatie, college en raad omgaat met aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Voor de politieke en ambtelijke organisatie biedt dit onderzoek inzicht in of (en hoe) aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn geïmplementeerd.

Toelichting Inleiding De rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht (hierna: de rekenkamercommissie) heeft een onderzoek te laten uitvoeren naar de opvolging van de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken (periode 2016-2022) in navolging op eerdere onderzoeken naar de effecten (laatstelijk tot en met 2015 en in navolging van 2011. In deze periode heeft de rekenkamercommissie een zestal onderzoeksrapporten uitgebracht waarin zij een groot aantal aanbevelingen voor de gemeente heeft

1

gedaan. In de nieuwe gemeenteraadsperiode (2022-2026) acht de rekenkamercommissie het van belang om de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college van Burgemeester en Wethouders (B&W) inzicht te geven welke aanbevelingen uit 2016-2022 zijn omgezet in concrete beleidsmaatregelen of zijn ingebed in de gemeentelijke bedrijfsvoering, en welke aanbevelingen nog open staan. Dit sluit aan bij de oproep van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies voor (periodiek) vervolgonderzoek om gemeenteraden beter inzicht te geven in de voortgang van (onderzochte) onderzoeksobjecten in de tijd (wwwn.nvrr.nl). Relevantie Dit onderzoek is bedoeld om lering te trekken uit de wijze waarop de gemeentelijke organisatie omgaat met aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Voor de politieke en ambtelijke organisatie biedt dit onderzoek inzicht in of (en hoe) aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn geïmplementeerd.

Procedure Nadat door de rekenkamercommissie de opdrachtformulering was vastgesteld zijn een 3-tal bureaus verzocht om een offerte uit te brengen. Een bureau bleek toch geen tijd te hebben om het onderzoek uit te voeren. Na het uitbrengen van twee offertes en na een presentatie is de opdracht verleend aan BMC. Opdracht Doel- en vraagstelling Door middels van een "QuickScan" wil de rekenkamercommissie inzicht krijgen in de mate waarin en de wijze waarop onderzoeken van de rekenkamercommissie en haar conclusies en aanbevelingen in de praktijk een vervolg hebben gekregen. Het kan alleen die aanbevelingen van de rekenkamercommissie betreffen waarop het college van B&W van Hendrik-Ido-Ambacht (en/of de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht) heeft aangegeven maatregelen te zullen treffen. Immers, niet elke aanbeveling uit rekenkameronderzoek wordt één-op-één door de gemeenteraad) overgenomen. De centrale vraag voor deze Quickscan luidt dan ook: ‘’Hoe gaat de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht om met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie uit de periode 2017-2022?’’ Om deze vraag te kunnen beantwoorden, heeft de rekenkamercommissie een aantal deelvragen geformuleerd, opgesplitst in deelvragen per individueel onderzoek en overkoepelende vragen.

Bij het beoordelen van de opvolging van aanbevelingen uit recente(re) onderzoeken wordt rekening gehouden met de vraag of de organisatie redelijkerwijs in staat is geweest om invulling te geven aan de besluiten die genomen zijn. In het onderzoek zijn de volgende onderzoeksrapporten onderzocht: -

Onderzoek algemene voorzieningen Wmo (2017), hoofdstuk 4 QuickScan vindbaarheid info op de website (2018), hoofdstuk 5 QuickScan informatieveiligheid (2017), hoofdstuk 6 Grondstoffenbeleid in Hendrik-Ido-Ambacht (2018) hoofdstuk 7

2

- Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid t.b.v. inhuur derden (2019) hoofdstuk 8 - Sportief Hendrik-Ido-Ambacht (2021) hoofdstuk 9 - Raad weten met de Omgevingswet (2021) hoofdstuk 10 Het onderzoek van 2022 "Wonen in Ambacht, het woonbeleid van Hendrik-Ido-Ambacht" is hierin niet meegenomen. Dit is een te recent onderzoek. Na een bureauonderzoek zijn interviews gehouden voor verdieping en nadere duiding. Wat is er nu met de verschillende aanbevelingen per onderzoek gebeurd? In onderstaande tabel staat weergegeven in welke mate de aanbevelingen vanuit de verschillende onderzoeken zijn opgevolgd. De aanbevelingen die zijn opgevolgd zijn groen gearceerd, de aanbevelingen die gedeeltelijk opgevolgd zijn oranje gearceerd en de aanbevelingen die niet zijn opgevolgd zijn rood gearceerd. Nadat de rekenkamercommissie de bestuurlijke reactie heeft ontvangen bleek dat niet is ingegaan op de nog oranje en rode gearceerde regels. De rekenkamercommissie heeft gevraagd om hier alsnog aan te geven wat de stand van zaken is, aangezien een aantal zaken, naar de mening van de leden van de rekenkamercommissie, wel zijn opgevolgd danwel bewust niet verder een vervolg hebben gekregen. Ook is gekeken naar behandeling in commissie en raad. Niet altijd is door de onderzoekers aangeven dat het zowel in commissie en/of raad is behandeld.

Mocht dat ontbreken dan is dit aangevuld onder het desbetreffende blokje.

Hoewel dit niet in het rapport staat is dit rapport ook in de commissie WOS van 19 februari 2018 besproken. Uit de besluitenlijst blijkt dat gestelde vragen naar tevredenheid zijn beantwoord.

Dit rapport heeft alleen maar op de lijst van ingekomen stukken gestaan. Daarbij is het document van A naar B (in hand van het college stellen) gegaan daar er aanbevelingen in voorkomen welke het college kan betrekken bij de bouw van de nieuwe website van de gemeente. Hoewel in het rapport hier niet naar verwezen wordt is dit rapport ook in de raadscommissie van december 2018 besproken. In hoeverre dit gebeurd is, is niet bekend. De gedane aanbevelingen en het moment waarop die kwamen was juist op het moment dat de organisatie bezig was met het laten ontwerpen van een nieuwe website voor de gemeente. De aanbevelingen heeft men daarbij goed kunnen gebruiken. Eind januari 2019 ging de nieuwe website live. Zie bijgaand nieuwsberichtje daarover.

3

Er is constante aandacht voor verbetering van de website, qua leesbaarheid, vindbaarheid en indeling. Om die reden telt de site sinds half 2023 5 tabbladen, in plaats van 4. Inwoners en Ondernemers zijn nu 2 Tabbladen geworden, in plaats van 1, zoals bij livegang van de site het geval was. Eind 2023 wordt de website samen met het wekelijks gemeentenieuws, als de belangrijkste middelen beschouw om mensen te informeren. Daarnaast is de gemeente we zeer actief op sociale media. Eind november stand van zaken: - X (Eerder Twitter genoemd) - @gemeentehia 4.482 volgers - @ambachtveilig 1.504 volgers - (@gemraadhia 413 volgers) - @hiaonderneemt 394 volgers -

YouTube 162 abonnees Facebook gemeentehia 4.358 volgers (Facebook gemeenteraadhia 165 volgers) Instagram 2.512 volgers LinkedIn gemeentehia 2.253 volgers LinkedIn AmbachtOnderneemt 273 volgers

Ook dit rapport is in de raadscommissie van 22 januari 2019 besproken. Hierbij is uitgebreid gebruik gemaakt van het stellen van met name technische vragen.

4

Ten aanzien van de aanbeveling om HVC opdracht te geven verschillende scenario's uit te werken wordt opgemerkt dat door een onafhankelijke partij scenario's uitgewerkt. HVC heft, conform de bestuurlijke reactie van destijds, een belangrijke adviserende rol gespeeld bij het opstellen van de scenario's en het aanleveren van informatie. Deze scenario's zijn terug te vinden in de bijlagen van het raadsvoorstel van 7 februari 2022 en bij de stukken van de informatieavond voor de gemeenteraad in september 2021.

Naar aanleiding van de rapportage de stand van zaken betreffende de bovenstaande aanbevelingen het volgende. Ad 1: Deze aanbeveling is destijds niet overgenomen met als argumentatie dat extra kaders voor inhuur op gespannen voet staat met de snelheid en flexibiliteit die nodig is bij het inhuren van externen. Dit gevoegd bij een arbeidsmarkt waar destijds (en nog meer) een krapte op waarneembaar is, maakt dat deze aanbeveling nog steeds wordt overgenomen. Ad 2: Zoals destijds in de initiële reactie is gesteld, wordt de kwaliteit van de externe inhuur op eenzelfde manier als van de eigen mensen bezien. Dat wordt gedaan aan de hand van specifieke resultaatafspraken die aan het begin van de inhuurperiode worden gemaakt en die – afhankelijk van de duur van de inhuur – periodiek worden gemeten en besproken met de ingehuurde. Ad 3: Op het moment dat tot externe inhuur wordt overgegaan is naast prijs en kwaliteit, lokale kennis ook een criterium. Afhankelijk van het soort inhuuropdracht wordt dit zwaarder of minder zwaar meegewogen. Ad 5: Deze aanbeveling is destijds door het college niet overgenomen omdat ze het werken met de projectmanagers IPM als goed en prettig beschouwden en beschouwen.

Het rapport is besproken in de commissie en raad zoals aangegeven in het rapport en betrokken bij het coalitieakkoord. Dit heeft geresulteerd in het feit dat op 31 oktober 2023 een informatieavond over het sportakkoord 2.0 en de sportvisie heeft plaats gevonden. Ook In het kader van het meerjarig beleidsplan Sportpark Schildman 2023-2027 is een en ander meegenomen.

5

En ook dit rapport is op 19 januari 2021 besproken in de raadscommissie. Een medewerker van de gemeente Berkelland, waar men werkt met een raadscommissie heeft dit uitgebreid toegelicht. Gezien het verloop en het meenemen door het college op dit onderwerp is besloten de raad te zien als raadsbrede werkgroep en dus de gehele raad de gelegenheid te bieden dit traject inhoudelijk op gelijk niveau mee te lopen. Met de diverse georganiseerde sessies over de Omgevingswet heeft het college feitelijk volledig invulling gegeven aan aanbeveling nummer 1 zoals opgenomen in de tabel hierboven. Er zijn diverse sessies georganiseerd m.b.t. de omgevingsvisie en het omgevingsplan. Een aantal van deze sessies waren gericht op het ophalen van input uit de raad, maar een groot aantal ook op het ontwikkelen van kennis bij de raad. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat de omgevingsvisie en omgevingsplan in de toekomst de belangrijkste instrumenten zijn om sturing te kunnen geven. Kennisontwikkeling op deze onderdelen is dus zeer belangrijk. Op overige onderdelen is de raad ook bijgepraat. Zo is het DSO aan de orde gekomen, de programma's en zijn de buitenplanse vergunningaanvragen (straks bopa's) en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) een aantal keer aan de orde geweest. Verder staat de Omgevingswet standaard op de agenda van de commissie RZ/De Volgerlanden.

Dit moment wordt door de portefeuillehouder benut om de raad op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Dit moment kan de raad zelf ook benutten om vragen te stellen of behoefte aan zekere kennis te delen. Dit soort signalen hebben we tot nu toe nog niet gehad. Het onderzoeksrapport Het rapport is 20 juli 2023 aangeboden aan het college van B. en W. voor een bestuurlijke reactie. De reactie van het college d.d. 19 september 2023 treft u als bijlage aan bij het rapport. In de bestuurlijke reactie noemt het college zaken waar het college zijdelings invloed op heeft. a. Het college constateert dat deze conclusies nagenoeg uitsluitend betrekking hebben op werkzaamheden van de griffie, de rekenkamercommissie, de gemeenteraad of de samenwerking hiertussen. In het geval van conclusies 4 en 6 zien wij echter wel dat wij als college een meer indirecte, uitvoerende en consulterende rol hebben of kunnen hebben Ad a. Het college zou zich er van kunnen vergewissen of er nog een onderzoek ligt als men met een bepaald beleidsveld bezig is. Dus een duidelijk voortgangsrapportage op dat moment, wellicht. b. Ondanks onze indirecte rol kunnen wij ons in de basis in de conclusies vinden. Echter, wij plaatsen vraagtekens bij conclusie 7. Deze conclusie luidt als volgt: 'De opvolging van de aanbevelingen wordt niet goed bewaakt'.

Wij vragen ons af of de onderbouwing van deze conclusie correct is en of deze conclusie aansluit bij de in de huidige verordeningen vastgelegde bevoegdheden. De toelichting bij deze conclusie is dat de wijze waarop de monitoring van aanbevelingen is belegd, niet duidelijk is voor raadsleden. U legt uit dat deze bij de auditcommissie is belegd en dat de aanbevelingen daar besproken worden en in het jaarverslag staan. Vervolgens stelt u dat de organisatie hier weliswaar goed mee uit de voeten kan en wederom dat de

6

Ad b.

raadsleden niet bekend zijn met deze werkwijze. Raadsleden missen volgens u het gesprek met de auditcommissie. Als op 11 juni 2018 is aangegeven en besloten door de raad het toezicht op de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie bij de auditcommissie neer te leggen. Dit is verwerkt in de onlangs herziene verordening op de Rekenkamer. Dit heeft geleid tot een overzicht bij de jaarrekening. De vraag is wel in hoeverre deze aanbevelingen al dan niet uitgevoerd en gereed zijn en dus van het overzicht afgehaald kunnen worden. Maar vastleggen in een schema bij de jaarrekening is één, het onder de aandacht blijven brengen is een ander aspect. In de auditcommissie kan dit wellicht explicieter besproken worden en bij de terugkoppeling van de auditcommissie bij de jaarrekening nadrukkelijker benoemd worden. Dit is dan reactief. De raad kan bij de jaarrekening er zelf ook om vragen (proactief).

Naar aanleiding van aanbeveling 1 en de bestuurlijke reactie daarop nog even kort de procedure: 1. De Rekenkamer heeft jaarlijks een gesprek met de fractievoorzitters in het seniorenconvent over onderwerpen die onderzocht zouden kunnen worden. Deze worden op een groslijst geplaatst. 2. De Rekenkamer besluit een onderzoek te doen naar een onderwerp, gehoord het seniorenconvent. De Rekenkamer is een zelfstandig adviesorgaan van de raad en kan zelfstandig beslissen welk onderwerp ze gaat onderzoeken. De opvatting hier bij is wel dat de Rekenkamer van mening is dat de raad wat aan een onderzoek "moet hebben". 3. De griffier/secretaris Rekenkamer schrijft een onderzoeksopzet welke door de Rekenkamer wordt vastgesteld. Het is aan de griffier om zijn licht in de organisatie op te steken, maar het is en blijft een onafhankelijk onderzoek. 4. Er worden een aantal onderzoeksbureaus uitgenodigd om een offerte uit te brengen en na een korte pitch wordt een bureau gekozen. 5. Bureau gaat aan de slag met het onderzoek en nemen contact op met respondenten voor het onderzoek en houden de griffier/secretaris Rekenkamer op de hoogte en schakelen hem zo nodig in. 6. Het onderzoeksrapport zonder adviezen en conclusies wordt aan de gemeentesecretaris/mt aangeboden met verzoek na te gaan of de feiten en omstandigheden juist zijn. Dit kan leiden tot aanpassingen/aanvullingen 7.

Vervolgens worden de conclusies en aanbevelingen toegevoegd. Dit wordt voor bestuurlijke consultatie voorgelegd aan het college. 8. Het rapport met reactie van het college wordt vertaald naar een raadsvoorstel door de griffier/secretaris Rekenkamer waarin eventueel ook een reactie wordt toegevoegd van de Rekenkamer op de bestuurlijke reactie. 9. Het voorstel wordt in de commissie toegelicht door de voorzitter van de Rekenkamer en het onderzoeksbureau waarbij de Rekenkamer een onafhankelijke zoekt die over het betreffende onderzoeksgebied een wetenswaardigheid kan delen met de raad. 10. Naar aanleiding van de discussie in de raadscommissie kan het raadsvoorstel in dit geval aangepast worden. Want het is voorstel van de raad en niet van het college voor behandeling in de raadsvergadering. Het college geeft als reactie op aanbeveling 2 aan dat zij graag meedenkt en adviseert om zo tot relevante onderzoeken te komen waarmee de gemeenteraad haar controlerende en kaderstellende rollen nog beter kan invullen. Dit komt de Ambachtse samenleving ten goede. De voorzitter van het college, de burgemeester, zit ook het seniorenconvent voor en is zo de verbindende factor om onderzoeksonderwerpen mee te geven. De Rekenkamer wil haar zelfstandige onafhankelijke functie graag bewaken en voorkomen dat er een glijdende schaal ontstaat.

De procedure en processen wil de Rekenkamer graag zuiver houden. Door de goede informele verstandhouding tussen de griffier/secretaris Rekenkamer en de

7

organisatie kan ook een en ander ingebracht worden. De Rekenkamer heeft goede ervaringen met deze werkwijze de laatste jaren. Naar aanleiding van de opmerking van het college over de rol van de griffier (aanbeveling 3) is deze rol al in 2018 zo besloten door de raad. En nu sinds kort ook in de recent vastgestelde Verordening gemeentelijke verordening rekenkamer 2024 in artikel 8 vastgelegd. Het betreft hier een van de vele taken van de griffie. Op basis van de reactie van het college ziet de rekenkamercommissie geen reden tot geven van een nadere reactie of bijstelling van de aanbevelingen. In de raadscommissie ABA-Financiën van 13 december 2023 is het voorstel behandeld. Op basis van deze bespreking komt de raadscommissie tot de conclusie …….

Voorstel Wij stellen u voor: •

Kennis te nemen van het rapport Rekenkamercommissie "Opvolging aanbevelingen 20172022";

•

Kennis te nemen van de bestuurlijke reactie van het college;

•

De genoemde aanbevelingen in het rapport "Opvolging aanbevelingen 2017-2022" over te nemen;

De griffier,

de voorzitter,

Drs. Ing. G.H. Logt

mr. P. van der Giessen

8

De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht; Gezien het voorstel van 1 december 2023;

Gehoord de discussie in de raadscommissie ABA-Financiën van 21 november 2023 Overwegende dat: • Besluit Kennis te nemen van het rapport Rekenkamercommissie "Opvolging aanbevelingen 2017-2022"; Kennis te nemen van de bestuurlijke reactie van het college; De genoemde aanbevelingen in het rapport "Opvolging aanbevelingen 2017-2022" over te nemen; ldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 0302-2020. Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 15 januari 2024.

De griffier,

de voorzitter

Drs. Ing. G.H. Logt

mr. P. van der Giessen

9