Raadsvoorstel 7.1 Aanschaf nieuw audio-visueel systeem raadszaal gemeente HIA

Zaaknummer

2025-0026656

Agendanummer

7.1

Datum vergadering

dinsdag 6 mei 2025 om 20:00 uur

Aan

Gemeenteraad

Betreft

Aanschaf nieuw audio-visueel systeem raadzaal gemeente HendrikIdo-Ambacht

Portefeuillehouder

J. Oelfke-ten Seldam

Vertrouwelijk:

Nee

Voorgesteld besluit 1. een exploitatiebudget beschikbaar te stellen voor de vervanging van het audio-visueel systeem in de raadzaal. De hoogte van het exploitatiebudget staat vermeld in de niet-openbare bijlage; 2. dit bedrag ten laste te brengen van het begrotingssaldo 2025

Beknopte samenvatting Het huidige audio-visueel-systeem (AV-systeem) in de raadzaal is verouderd en toe aan vervanging. De licentie-overeenkomst van het huidige systeem is verlopen en technische ondersteuning is niet meer gegarandeerd. Een goed functionerend AV-systeem is essentieel voor het goed kunnen volgen van de beraadslagingen door onze inwoners. Daarnaast voldoet het huidige systeem niet meer aan de moderne standaarden voor hybride vergaderen. Met dit voorstel vragen wij u om een exploitatiebudget beschikbaar te stellen voor de aanschaf en installatie van een nieuw AV-systeem.

Toelichting Inleiding In onze raadzaal vinden raads- en commissievergaderingen plaats. Wat tijdens deze vergaderingen besproken wordt heeft vaak direct effect op onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het is daarom van belang dat deze vergaderingen toegankelijk zijn voor iedereen die ze wil volgen, zowel fysiek in de raadzaal als digitaal. Het huidige AV-systeem is aangeschaft in 2018 en is daarmee 7 jaar oud. Het systeem heeft inmiddels een aantal mankementen waardoor we niet meer kunnen garanderen dat de vergaderingen goed te volgen zijn. Dat is niet wenselijk.

Beoogd effect Met de vervanging van het AV-systeem in de raadzaal beogen we: • Een betrouwbare technische infrastructuur voor raads- en commissievergaderingen te garanderen; • De toegankelijkheid van raadsvergaderingen voor inwoners te verbeteren, zowel fysiek als online; • Toekomstbestendig te zijn voor het hybride vergaderen.

Argumenten Het huidige systeem is technisch verouderd Het huidige AV-systeem is aan het einde van zijn technische levensduur gekomen. De apparatuur vertoont steeds vaker storingen, wat leidt tot onderbrekingen tijdens raadsvergaderingen. Reparaties worden steeds lastiger omdat onderdelen niet meer leverbaar zijn.

1

De licentie-overeenkomst is verlopen De licentie-overeenkomst voor de software van het huidige systeem is verlopen. Dit betekent dat we geen technische ondersteuning meer krijgen en geen updates meer ontvangen, wat risico's met zich meebrengt voor de performance, continuïteit en veiligheid. Dit ondervinden we inmiddels al een tijdje in de praktijk. Daarom is er nu een tijdelijke oplossing geïnstalleerd met een licentie die afloopt in april 2025. Deze kunnen we nog één keer met drie maanden verlengen. De overeenkomst voor de technische ondersteuning is op 1 januari 2025 verlopen. Het bedrijf biedt in de toekomst geen ondersteuning meer op raadzaal apparatuur. Door goede contacten met het bedrijf geven ze deze ondersteuning totdat wij een nieuwe overeenkomst afsluiten, maar dit is uiteraard geen blijvende oplossing. Toegankelijkheid voor inwoners Inwoners moeten de mogelijkheid hebben om raadsvergaderingen te volgen, zowel in de raadzaal als online. Het nieuwe systeem biedt verbeterde beeld- en geluidskwaliteit en een stabiele stream voor online kijkers. Hybride vergaderen De afgelopen jaren is het hybride vergaderen steeds belangrijker geworden. Het nieuwe systeem ondersteunt dit volledig met Teams-integratie en geavanceerde camera- en audiotechnologie, waardoor raadsleden indien nodig ook op afstand kunnen deelnemen aan vergaderingen.

Kanttekeningen Afhankelijkheid van techniek Met een geavanceerder AV-systeem neemt ook de afhankelijkheid van techniek toe. Om dit risico te beheersen, wordt een Service Level Agreement (SLA) afgesloten voor 5 jaar, wat zorgt voor snelle ondersteuning bij eventuele problemen. Beheerderstraining nodig De implementatie van een nieuw systeem vraagt om een leerperiode voor met name de beheerders. Om dit soepel te laten verlopen, zullen trainingen worden aangeboden aan de bodes, griffiemedewerkers en facilitair medewerkers in huis.

Consequenties van het voorstel Begrotingswijziging Nee

Duurzaamheid N.v.t.

Financiën Op basis van het bijgevoegde programma van uitgangspunten denken wij een bedrag nodig te hebben zoals dat staat benoemd in de vertrouwelijke bijlage. We sluiten een onderhouds- en licentieovereenkomst af voor 5 jaar. Dit is ook vaak de termijn dat ICT-apparatuur zijn eerste mankementen gaat vertonen. Wij gaan er dan ook vanuit dat we 5 jaar – relatief – probleemloos met dit systeem kunnen werken. We zijn dan ook voornemens om na 5 jaar het systeem weer te vervangen. In onze onlangs vastgestelde Financiële Verordening hebben we met elkaar afgesproken dat als er binnen 5 jaar tot vervanging wordt gegaan activering van de exploitatiebijdrage niet aan de orde is. Aangezien er op dit moment geen budget hiervoor is, brengen we dit bedrag ten laste van het saldo van het lopende begrotingsjaar. Nadat de aanbesteding is gegund en het bedrag definitief is, zal conform de financiële verordening, het bedrag in het eerstvolgende P&C product worden opgenomen. Er zal dan verwezen worden naar dit besluit.

Juridisch N.v.t.

2

Communicatie en participatie Over de vervanging van het AV-systeem zal intern worden gecommuniceerd met alle betrokken medewerkers en raadsleden. Na implementatie zal via de gemeentelijke website en sociale media aandacht worden besteed aan de verbeterde mogelijkheden voor inwoners om raadsvergaderingen te volgen.

Vervolgstappen Planning van de vervolgstappen Na goedkeuring van dit voorstel zal de aanbesteding worden gestart via een onderhandse meervoudige aanbestedingsprocedure, conform het gemeentelijk inkoopbeleid. We streven ernaar het nieuwe systeem te implementeren in [juli/augustus], buiten de reguliere vergaderperiode, om verstoring van de raadswerkzaamheden te minimaliseren. De aanbesteding, implementatie en projectmanagement zullen worden begeleid door team Bedrijfsvoering. De griffiemedewerkers zijn betrokken bij het opstellen van het programma van eisen.

Niet digitale bijlagen

Burgemeester en wethouders van Hendrik-Ido-Ambacht De secretaris,

De burgemeester,

3

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders, voorstelnr. 2025-0026656

besluit:

1. een exploitatiebudget beschikbaar te stellen voor de vervanging van het audio-visueel systeem in de raadzaal. De hoogte van het exploitatiebudget staat vermeld in de niet-openbare bijlage; 2. dit bedrag ten laste te brengen van het begrotingssaldo 2025

Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 6 mei 2025

De griffier,

De voorzitter,

M.H. van t' Westeinde

mr. P. van der Giessen

4