Raadsvoorstel 7.1 - Aanbesteding accountantsdiensten 2022-2025

Zaaknummer Agenda nummer

7.1

Datum vergadering

Maandag 4 oktober 2021 om 20:00 uur

Aan

Gemeenteraad

Betreft

Aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2022- 2025

Portefeuillehouder

A. Flach

Vertrouwelijk:

Nee

Voorgesteld besluit 1. Akkoord te gaan met deelname aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van accountantsdiensten van 5 gemeenten, de DG&J en de VRZHZ incl. Spinel 2. Vaststellen van het bestek voor de aanbesteding van accountantsdiensten conform bijgevoegd conceptdocumenten

Beknopte samenvatting In 2016 hebben 7 gemeenten en 5 gemeenschappelijke regelingen en 1 BV (Spinel) de aanbesteding van de accountant gezamenlijk gedaan voor de periode 2017-2019 met de mogelijkheid deze twee maal met een jaar te verlengen. Voor 2022 dient dus een nieuwe accountant aangezocht te worden. Omdat de markt wezenlijk is veranderd, heeft eerst een marktverkenning plaats gevonden. De resultaten van deze marktverkenning zijn besproken met de betrokken gemeenten (auditcommissies, controllers en griffiers) en heeft ertoe geleid dat 5 gemeenten, de DG&J en de VRZHZ incl. Spinel gezamenlijk het aanbestedingstraject ingaan. Dordrecht, Papendrecht en de GR Drechtsteden hebben besloten met de huidige accountant een nieuw contract aan te gaan voor één jaar vanwege de transitie waarin men zit. Een aantal GR-en hebben hier ook voor gekozen. Dat nieuwe contract is niet een extra verlenging van één jaar, maar echt een nieuw contract. De 5 gemeenten hebben wel besloten dat iedere gemeente een eigen kavel, een eigen perceel is binnen de aanbesteding. Het betreft hier ook per gemeente een Europees traject dus alleen al op die grond is samenwerking verstandig.

Toelichting Het huidige contract met de accountant (BDO) loopt dit jaar af. Hierdoor is het noodzakelijk om via een nieuwe aanbesteding een accountant te contracteren voor de periode vanaf 2022. In 2016 hebben we het Europese aanbestedingstraject ook gezamenlijk gedaan, de 7 gemeenten in de Drechtsteden en de gemeenschappelijke regelingen en 1 BV (Spinel). Omdat uit ervaringen in Alblasserdam en onder meer in West-Brabant bleek dat de markt op het gebied van de accountantsdiensten veranderd is, heeft er eerst een marktverkenning plaats gevonden. Maar niet voordat we met elkaar, controllers, leden van de auditcommissies en griffiers eind december 2020 met elkaar aan hebben gegeven dat we in beginsel gezamenlijk weer wilden aanbesteden.

Uit de marktverkenning bleek dat de geraadpleegde accountants geen van allen nog gaan voor één gezamenlijk aanbestedingsbestek. Er is zeker belangstelling vanuit de markt, maar zoals we als gemeenten en verbonden partijen een accountant zoeken die bij de desbetreffende organisatie past, zoeken accountants ook opdrachtgevers die passen bij hun filosofie en werkwijze. Het wordt dus maatwerk. Het argument voor de vorige gezamenlijke aanbestedingsprocedure is weggevallen, namelijk dat het uit het oogpunt van efficiency van de controle het voordeel zou hebben als gemeenten en GRen dezelfde accountant hebben. Een belangrijke reden om gezamenlijk aan te besteden is alleen al het feit dat het om meerjarige contracten gaat. Accountants opteren eerder voor 4 jaar dan voor 2 jaar en dan moet iedere gemeente, ook als men alleen aanbesteed, dit Europees doen. Bureau Inkoop van het SCD biedt hierin ondersteuning. Alleen al daarom kan het handig zijn om samen hierin op te trekken. Uiteindelijk hebben 5 gemeenten, de DG&J en de VRZHZ incl. Spinel besloten om samen deze aanbesteding te doen. De gemeente Dordrecht, Papendrecht en de andere GR-en hebben besloten om met de huidige accountant in gesprek te gaan om voor één jaar een nieuw contract aan te gaan.

Voor de GR Drechtsteden en de gemeente Dordrecht is dit mede ingegeven door de transitie betreffende het sociale domein en de servicegemeente, hoewel uit de marktverkenning de diverse accountants hierin geen problemen voorzagen als het in één keer op de markt wordt gezet. Voor Hendrik-Ido-Ambacht is er geen reden om te wachten met de aanbesteding tot volgend jaar. Het moet toch gebeuren en voor een verlenging met BDO voor 1 jaar moet ook een nieuwe marktconforme prijs worden afgesproken. De 5 gemeenten, de DG&J en VRZHZ incl. Spinel hebben gekozen om gezamenlijk aan te besteden, maar dan wel met elke deelnemer als een apart perceel (VRZHZ en Spinel is wel een perceel). De accountants hebben aangegeven dat op dit moment er de nodige ervaring is met verschillende accountants, ook bij GR-en en dat ze onderling afspraken maken over wie het controleprotocol omschrijft, veelal bij een GR, en dat de accountants dan met elkaar afspreken dat deze voor de individuele gemeenten gehanteerd kunnen worden. Uiteraard moet dit wel afgestemd worden en dient er een gedegen protocol opgesteld te worden. Voor de controle van de jaarrekening kan de accountant dan gebruik maken van specifieke verklaringen die zijn ontvangen vanuit andere organisaties. De eerste stap in het aanbestedingsproces is het opstellen en vaststellen van het bestek.

Ter voorbereiding hierop is een gezamenlijke bijeenkomst gehouden van de auditcommissies, griffiers en controllers van de twaalf organisaties. Op basis daarvan is een concept bestek opgesteld dat nu ter vaststelling wordt aangeboden. Het bestek bestaat uit een algemeen beschrijvend deel (bijlage 1 bij dit voorstel) en een specifieke bijlage per deelnemer (bijlage 2 bij dit voorstel). De opdrachtverstrekking aan de accountant is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om die reden wordt het bestek nu ter vaststelling aangeboden. Zodra het bestek is vastgesteld en de deelname aan de aanbesteding hiermee is bevestigd, wordt de Europese aanbestedingsprocedure opgestart. Alle deelnemers zijn vanaf dat moment gebonden aan de uitslag van de aanbesteding.

Inhoud van het bestek In deze gezamenlijke aanbesteding is de jaarrekeningcontrole (inclusief interim controle) opgenomen. De inschrijvende partij offreert daarnaast uurtarieven waar de gemeente gebruik van kan maken bij individuele, aanvullende opdrachten. De aanbesteding heeft betrekking op een overeenkomst voor vier jaar (2022 tot en met 2025) met de mogelijkheid van verlenging van twee maal één jaar (2026 en 2027). De GR-en, Dordrecht en Papendrecht die voor een jaar een nieuw contract aangaan met de huidige accountant zullen

volgend jaar een aanbesteding doen en wellicht daarna weer in de pas lopen met de hierboven genoemde tijdsspanne. In het bestek en de bijlagen zijn opgenomen:  Beschrijving van de accountantsdiensten  Algemene bepalingen en proces van inschrijven  Eisen en wensen  Beoordelingsprocedure  Gunningscriteria  Beschrijving van de organisaties  Inschrijvingsbiljet (prijstabel) De beoordeling wordt uitgevoerd door (vertegenwoordigers van) de auditcommissies. Elke deelnemende organisatie heeft daarbij een gelijke stem in de beoordeling.

Planning Nr

Wat

Wie

Wanneer

1

Vaststellen bestek

2

Uitvoeren aanbesteding

Gemeenteraden / Algemeen Besturen SCD Inkoop

3 4

Beoordelen inschrijvingen Bekrachtigen van de voorgenomen gunning Bezwaartermijn van 20 dagen in acht nemen Definitieve gunning/ aangaan overeenkomst met geselecteerde accountant

Uiterlijk 4 oktober 2022 5 oktober – medio november november December/januari 2022 januari

5 6

Auditcommissies Gemeenteraden / Algemeen Besturen

Gemeenteraden / Algemeen Besturen

januari

Toelichting planning 1. De gemeenteraden en algemene besturen stellen het bestek vast. 2. Nadat het bestek is vastgesteld vindt publicatie van de aanbesteding plaats. Partijen hebben vervolgens zeven weken om in te schrijven. Dit is inclusief de beantwoording van vragen van inschrijvers over het bestek (via een nota van inlichtingen). 3. De aanbiedingen worden beoordeeld op de criteria zoals gesteld in het bestek. Dit leidt tot een voorstel voor een voorgenomen gunning. 4. De voorgenomen gunning wordt door de gemeenteraden en de algemeen besturen bekrachtigd. (N.B. Geen inhoudelijke behandeling meer van de aanbesteding). De voorgenomen gunning wordt vervolgens bekend gemaakt. 5. Er is een standstill termijn van 20 kalenderdagen. Inschrijvers die afgewezen zijn kunnen in die periode bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning. 6. Indien geen bezwaren zijn gemaakt is de voorgenomen gunning definitief geworden. Er is dan geen verdere besluitvorming door de raden nodig.

Consequenties    

Financiële consequenties: niet van toepassing. De jaarlijkse accountantskosten vanaf 2022 zijn pas na gunning bekend. Personele en organisatorische consequenties: Geen. Juridische consequenties: Bij deelname aan de aanbesteding confirmeren deelnemers zich aan de uitslag van de aanbesteding. Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties: Geen.

Advies en draagvlak De auditcommissie heeft kennis genomen van het voorstel en kan instemmen met een gezamenlijk aanbestedingstraject voor de accountant voor de periode 2022-2025 met de mogelijkheid tot het tweemaal verlengen met een jaar. De auditcommissie beseft dat als nu ingestemd wordt met dit gezamenlijke traject er straks nog wel een formeel besluit genomen moet worden op basis van de aanbesteding, maar dat dat alleen maar een hamerstuk kan zijn.

Verdere procedure, communicatie en uitvoering Geen bijzonderheden.

Voorstel Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met deelname aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van accountantsdiensten van 5 gemeenten, de DG&J en VRZHZ incl Spinel. 2. Het bestek voor de aanbesteding van accountantsdiensten vast te stellen conform bijgevoegde conceptdocumenten. De griffier,

De voorzitter,

G.H. Logt

J. Heijkoop

Bijlagen -

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Bijlage 1A. UEA Accountantsdiensten Bijlage 2B Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020 Bijlage 5 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Bijlagenboek aanbesteding Accountantsdiensten

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

besluit:

1. In te stemmen met deelname aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van accountantsdiensten van 5 gemeenten de DG&J en VRZHZ incl. Spinel; 2. Het bestek voor de aanbesteding van accountantsdiensten vast te stellen conform bijgevoegde conceptdocumenten. Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van 4 oktober 2021. De griffier,

de voorzitter,

G.H. Logt

J. Heijkoop