Nr. 7 College van B&W - Antwoord artikel 48 vragen archivering mailberichten fractie AUB

Memo

Van:

De leden van de Raad van de Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Burgemeester en wethouders

Betreft:

Beantwoording vraag artikel 48

Aan:

Reglement van Orde Datum:

3 juni 2021

De fractie van A.U.B. heeft een artikel 48 vraag gesteld naar aanleiding van een artikel over het verdwijnen van complete mailboxen inhoud van bestuurders welke volgens de Archiefwet bewaard moeten blijven voor eventuele latere WOB verzoeken. Het artikel is geplaatst op Tweakers en draagt de titel "13 jaar aan mailboxen van bestuurders en ambtenaren Almere zijn verdwenen". Het artikel gaat over het verdwijnen van complete mailboxen van bestuurders en ambtenaren van de gemeente Almere omdat archivering van de mailboxen te duur zouden zijn voor de gemeente. Dat zou blijken uit mailwisselingen tussen de gemeente en ict-leverancier Fujitsu, in handen van Omroep Flevoland. Het gehele artikel is te lezen via de link: https://tweakers.net/nieuws/179368/13-jaar-aan-mailboxen-van-bestuurders-en-ambtenarenalmere-zijn-verdwenen.html De vragen van de fractie A.U.B. naar aanleiding van dit artikel zijn de volgende: 1. Hoe is dit met de mailboxen bij de Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht geregeld? De archiefwet kent een verplichting tot het bewaren van documenten voor een bepaalde tijd, maar ook een verplichting tot het vernietigen van bepaalde documenten. In beide gevallen stelt de archiefwet specifieke eisen aan het systeem indien er sprake is van digitale archivering. Dat betekent dat niet alle informatiedragers archiefwaardig zijn. Een mailbox voldoet niet aan deze eisen.

In de Drechtsteden zijn we inmiddels over gegaan op digitale archivering. Archiefwaardige documenten worden merendeels opgeslagen in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem InProces. Een klein deel wordt opgeslagen in backoffice systemen die hiervoor aangewezen zijn. Het college en MT van de gemeente wordt ondersteund door managementondersteuners. Eén van hun taken is archiefwaardige stukken die per mail toegezonden worden op de juiste wijze te archiveren. De overige medewerkers zorgen zelf voor archivering via de juiste weg. De procedure voor mailboxen bij beëindiging dienstverband is de volgende: Bij beëindiging dienstverband wordt de mailbox per datum uitdienst geblokkeerd voor de betreffende persoon. De leidinggevende wordt eigenaar van de mailbox en laat weten wanneer de mailbox klaar is voor verwijdering. Vervolgens worden de gegevens uit de mailbox binnen 30 dagen verwijderd. Hiermee wordt voldaan aan wet-en regelgeving op het gebied van archivering en privacy.

Memo

2.

Hoe is het geregeld met het watts-app verkeer op de zakelijke telefoons van de gehele organisatie, inclusief Raad, B&W en Griffie. Het afgelopen half jaar is er de nodige aandacht geweest voor whats-app/berichtenverkeer. Het MT van Hendrik-Ido-Ambacht heeft in het MT nieuws van december de medewerkers geadviseerd in plaats van whats-app de chat-functie van MS Teams te gebruiken in het kader van veiligheid. MS Teams heeft namelijk dezelfde functionaliteiten als whats-app en werkt voor de ambtelijke organisatie binnen de gridomgeving. Daardoor is de veiligheid vele malen groter en dit geldt ook voor de terugvindbaarheid. Op SID, het intranetprotaal van de Drechtsteden, heeft een uitgebreid bericht gestaan over het gebruik van berichtenapps. Hierin is aangegeven dat een berichtenapp goed gebruikt kan worden voor informele communicatie, zoals een afspraak maken om samen te lunchen of even bij te praten. En ook voor afstemming over processen, zoals een collega vragen of hij even naar een nota kan kijken. Maar niet voor het delen van vertrouwelijke informatie, van persoonsgevoelige informatie. Het delen van bestuurlijke besluitvorming wordt sterk ontraden. Ook wordt hierin aandacht gegeven aan de WOB- en archiveringsverplichting. Deze boodschap gaat in de loop van het jaar herhaald worden.

Bovenstaande informatie kan alleen degenen bereiken die op het Grid werken, dus het college en de ambtelijke organisatie, maar daarmee nog niet de raadsleden. De griffie maakt, zoals u weet, actief gebruik van whats-app, maar doet dit alleen voor informele communicatie. Via het griffienieuws worden binnenkort ook de raadsleden meegenomen in het juist gebruik van berichtenapps.