Nr. 5 Auditcommissie - Verslag 2021 10 13

Verslag Auditcommissie via MS Teams DATUM

13 oktober 2021

Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66 Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller BDO Accountants Afwezig met kennisgeving

AANVANG

16.00 uur

L.P. Platschorre G.H. Logt E. van der Wulp M.C.G. Gommans-Dane A.J. Flach (wethouder Financiën) A. de Baat G. van Strien M. Steehouwer en N. van den Akker

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

De heer Platschorre opent de vergadering om 16.00 uur en heet de aanwezigen welkom. De heer Fuchs is verhinderd en de heer Van den Akker, senior assistent, vervangt hem. De interim gemeentesecretaris, Anne de Baat, wordt voorgesteld.

2.

Vaststelling agenda.

Deze wordt ongewijzigd vastgesteld

3.

Verslag van 6 juli 2021

Deze wordt ongewijzigd en onder dankzegging aan de opsteller vastgesteld. Verslag kan naar de lijst ingekomen stukken van de raad van 8 november ter kennisname. Actiepunten: - Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie. Komt terug bij agendapunt 5. - Onderzoeken 213a Gemeentewet worden mee afgewogen in kader jaarplan ten gevolge van de nieuwe positie college met betrekking tot rechtsmatigheidsverklaring. Afgesproken wordt dat gemeentesecretaris, controller en griffer gaan bekijken welke onderzoeken de organisatie en college uitvoeren en hebben uitgevoerd en of deze niet onder 213A kunnen vallen. Denk bijvoorbeeld aan een medewerkers-tevredenheidsonderzoek. Gaat immers om periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De heer De Baat brengt hierin ook kennis in vanuit Rijswijk en Capelle aan den IJsel. - Bespreken rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad – college. Komt terug bij agendapunt 5.

4.

Mededelingen / ingekomen stukken

Hier worden met name stukken genoemd die afgelopen tijd zijn binnen gekomen welke op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname. Op 7 juni is dat de laatste keer gebeurd. Op de raad van 5 juli stonden ook geen ingekomen stukken (in)direct van belang voor de auditcommissie. Wel op de lijst ingekomen stukken van de raad van 4 oktober:

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 10 13 Auditcommissie\2021 10 13 verslag auditcommissie.docx

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

4.1 Brief nr. 34 raad 4 oktober RIBinformatieveiligheid en ENSIA

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

4.2 Nr. 38 raad 4 oktober Provincie Zuid-Holland Jaarrekening 2020 en begroting 2022

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

4.3 Nr. 41 raad 4 oktober Wordt voor kennisgeving aangenomen. Provincie Zuid-Holland tussenbericht financieel toezicht 2021 4.4 Proces aanbesteding Deelnemende partijen zijn: Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Idoaccountant raadsbesluit Ambacht, Sliedrecht, Zwijndrecht, DG&J en VRZHZ (inclusief Spinel). Raadsbesluit 4 4 oktober oktober 7.1 Volledigheidshalve nog even de planning: Publicatie 5-10-2021 Uiterste datum stellen vragen NvI 1 Versturen Nota van Inlichtingen Uiterste datum stellen vragen NvI 2 Versturen Nota van Inlichtingen Uiterste datum indienen Inschrijving Beoordeling Inschrijving Presentaties Voornemen tot gunning / afwijzing Verificatiegesprek met beoogde contractant Einde bezwaartermijn Definitieve gunning Start uitvoering

14-10-2021 uiterlijk 12.00 uur 21-10-2021 25-10-2021 uiterlijk 12.00 uur 01-11-2021 22-11-2021 22-11-2021 t/m 2-12-2021 Eind november 2021 3-12-2021 3-12-2021 t/m 23-12-2021 24-12-2021 Einde februari 2022 01-3-2022

Wordt voor kennisgeving aangenomen. In kader van rechtmatigheidscontrole door het college, vanaf 1-1-2022 speelt wel mee dat het normenkader aan het begin van het boekjaar vastgesteld dient te zijn. Het college en de organisatie kan dan hierop acteren. 5.

Auditplan 2021

Auditplan van de accountant/intern controleplan, fasering frauderisico en rechtmatigheid. BDO neemt de auditcommissie mee door het auditplan. 1. Controleaanpak: team is stabiel en gaat ook komend jaar voor Hendrik-IdoAmbacht aan de slag. Materialiteit boven de 5% wordt gecheckt, zijnde 1/20ste van de begroting op basis van BADO. Weinig veranderingen ten opzichte van 2020; 2. Rechtmatigheidsverantwoording door college gaat in per 1-1-2022. Behandeling Tweede Kamer gepland in november 2021. Dat betekent dat college medio 2023 een rechtmatigheidsverklaring over 2022 gaat afgeven. Raad stelt kaders vooraf. Organisatie zal hierop aangepast dienen te worden. Verbeterde Interne Controle (VIC) inzetten in de planning van werkzaamheden, opleiding van eigen organisatie, college en raad. Eigen organisatie gaat controlewerk ter hand nemen. BDO zal helpen en adviseren. Naar aanleiding van het gesprek wordt afgesproken dat de auditcommissie, uitgebied met belangstellende raadsleden eind van het jaar door BDO wordt

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 10 13 Auditcommissie\2021 10 13 verslag auditcommissie.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg meegenomen in de gehele technische aspecten en de keuzen die we als raad kunnen maken om de kaderstellende taak als raad goed invulling te kunnen geven. Het college zal vanaf 2022, 1 januari de rechtmatigheidscontrole ter hand dienen te nemen, maar moet dan wel snel weten binnen welke kaders. Raad/auditcommissie wordt dan meegenomen in de plussen en minnen van de mogelijkheden en de keuzemogelijkheden die voorliggen. De raad kan daarna door de auditcommissie worden meegenomen ten behoeve van de besluitvorming. De griffier zorgt voor een aparte afspraak medio december. Zal een dagdeel betreffen. Afspraak: medio december extra vergadering auditcommissie om technisch door te spreken wat de rechtmatigheidscontrole inhoud, welke keuzen de raad heeft, voor- en nadelen en zo een voorstel voor de raad voor te bereiden; 3. Organisatie gaat met een intern controleplan aan de gang. Hierbij wordt de Deming cirkel: plan, do, act, change gehanteerd; 4. Data-analyse van gegevens gebruiken waardoor de Verbeterde Interne Controle wordt vergroot zonder dat alle capaciteit hieraan op gaat en ruimte blijft voor andere zaken de rechtmatigheidscontrole aangaande vrij blijft. 5. Normenkader 2021 zal de griffier, in overleg met de controller en BDO, een voorstel doen richting raad net zoals voorgaande jaren. Wellicht raad december en anders januari 2022; 6.

TOZO is prima afgewerkt. Voor 2021 worden wel bedragen vanuit de beschikking getoetst. Dit jaar mocht dit nog cijfer nul zijn. Dus extra werk. Dit heeft ook gevolgen voor de aanbieding controle 2021 met circa € 4.800,. Pas in januari wordt bekend hoeveel meer controle op welke specifieke uitkeringen dient plaats te vinden. Ten opzichte van 2016 zijn er 5 regelingen bij gekomen; 7. Transitie GR Drechtsteden naar GR Sociaal en uitvoering van taken door serviceorganisatie Dordrecht bestuurlijk traject. In eerste instantie bij GR Sociaal en Dordrecht en zo nodig via bestuurlijk traject naar Ambacht; 8. Planning en rapportage in kwartalen wordt doorlopen. September/oktober controleplan; november/december doorontwikkeling van de VIC, procesgericht voor jaarrekening. Januari 2022 2 e deel VIC en duidelijkheid over aanpak en actieve betrokkenheid organisatie en april/juni daadwerkelijke controle jaarrekening; 9. Griffier geeft aan dat in inwerkprogramma nieuwe raadsleden de instrumenten van de raad worden besproken, waaronder auditcommissie/accountant en rekenkamercommissie naast moties en amendementen e.d. (gereedschapskist raad); 10. Volgerlanden zeker nog geen afbouw zolang er nog ramingen zijn en dus onzekerheid bestaat over einduitkomst. Huidige regime blijft tot wordt voldaan aan materialiteitsnorm; 11. 1-1-2022 moet organisatie aan de slag met rechtmatigheidstoets college; 12.

Geïntegreerde IT-aanpak: groot onderdeel van de controle gevoed vanuit de Drechtsteden; 13. Algemene reserve is teruggebracht in begroting 2002 naar 2 reserves: algemeen (extra comptabel Eneco en overig) en grondbedrijf; 14. Normenkader dient aan begin boekjaar bekend te zijn, opdat college weet waaraan rechtmatigheidstoets moet voldoen. Sturing vanuit de raad. Gaat de auditcommissie met accountant mee aan de slag voor eind van het jaar 2021. Eventueel een toetsingskader onder het normenkader brengen; 15. Gemeente fraudeanalyse op de agenda auditcommissie houden. Controller geeft aan hiermee komende maanden mee aan de slag te gaan.

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 10 13 Auditcommissie\2021 10 13 verslag auditcommissie.docx

3

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

6.

Andere actualiteiten door BDO/Marc Steehouwer

Rechtmatigheid is wederom over de vakantie heen getild. De verwachting is dat dit toch in 2022 wordt ingevoerd. De raad zal besluiten hierover moeten nemen. BDO wil graag auditcommissie en/of de raad hierover bijpraten in het najaar. Afspraak is gemaakt voor workshop auditcommissie medio december en daarna raad meenemen. Meeste is besproken in kader auditplan. Geen significante wijzigingen in BBV, BTW compensatiefonds en fiscaliteiten. BDO verlaat vergadering.

Opdrachtbevestiging BDO 2021

BDO heeft opdrachtbrief 2021 bij de gemeente ingediend. Vast bedrag wordt genoemd van € 70.800,-. 1 december 2016 raadsbesluit € 58.500,-. 5 juni 2019 besloten dat bedrag structureel met € 7.500,- omhoog mocht/kon (meerwerk)= € 66.000,-. Opdrachtbrief 2019 noemt BDO € 57.550,--, dus € 8.450,- onder bedrag van € 66.000,Opdrachtbrief 2020 noemt BDO € 58.100,--, wederom onder de € 66.000, zijnde verschil € 7.900,-. Controller geeft aan dat voor 2020 geen meerwerk boven genoemd bedrag in rekening is gebracht. Opdrachtbrief 2021 noemt BDO € 70.800,--, en nu ineens € 4.800,- er boven. Eerder in vergadering is benoemd door BDO dat dit te maken heeft met meer regelingen die onder SISA vallen. Vergadering stemt in met opdrachtbrief en kan door burgemeester ondertekend worden.

7.

Wat verder ter tafel komt

Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

8.

Volgende vergadering

In het jaarschema 2021 en 2022 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (tevens die avond commissie ABA-Financiën 20.00 uur en seniorenconvent 19.00 uur):

9.

Sluiting.

-

15 december (16-17 uur)

-

Wellicht maart/april 2022

-

15 juni 2022

-

12 oktober 2022

-

7 december 2022

De voorzitter sluit om 17.00 uur de vergadering.

Actielijst Auditcommissie 13 oktober 2021 Datum Onderwerp afspraak 16.12.2020 Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan,

Actie door

Uiterlijk

Secretaris en controller bereiden e.e.a. voor.

December 2021/maart 2022

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 10 13 Auditcommissie\2021 10 13 verslag auditcommissie.docx

4

maar toen intern en niet met de auditcommissie. 09.02.2021 Onderzoeken 213a Gemeentewet worden mee afgewogen in kader jaarplan ten gevolge van de nieuwe positie college met betrekking tot rechtsmatigheidsverklaring 09.02.2021 Bespreken

rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad college

Controller

Medio 4e kwartaal 2021

Medio december werksessie, ook andere Auditcommissie/griffi raadsleden bij uitnodigen met er specialisatie financiën/kennis hebben van financiën

Jaaragenda: Medio maart  aanbesteding nieuwe accountant proces  eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant?

Medio juni Jaarrekening 2021 (incl. Interbestuurlijk toezicht) Medio Oktober: - Auditplan van de accountant Medio December - Interimcontrole/managementletter - Normenkader controleprotocol

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 10 13 Auditcommissie\2021 10 13 verslag auditcommissie.docx

5