Nr. 22 Verslag auditcommissie 21 juni 2023

Agenda Auditcommissie DATUM

21 juni 2023

Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie SGP-CU PvdA

AANVANG

16.00 uur

P. Boudewijn J. van Popta (pl. griffier) P. Boudewijn P. Libregts

D66 Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris

M.C.G. Gommans-Dane

Controller Verstegen accountant Afwezig met kennisgeving

G. van Strien W. de Vries en E. Damhuis G.H. Logt

A.J. Flach (wethouder Financiën) digitaal P. Kalkman

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

Peter Boudewijn opent de vergadering.

2.

Vaststelling agenda.

Agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3.

Verslag van 7 december Na accordering kan deze op lijst ingekomen stukken raad januari. 2022 Actielijst staat onder deze agenda. Deze wordt doorgenomen. Bespreking en besluit van dit agendapunt

Verslag wordt ongewijzigd vastgesteld en kan op lijst ingekomen stukken raad Voortgang actielijst Frauderisico: de controller licht toe dat de acties in het controleplan staan. Het is de secretaris auditcommissie om dit bij bespreking interne controleplan aan de orde te stellen Nota Misbruik: staat al op de agenda. Alle overige speerpunten laten we als aandachtspunten staan. Informatieavond rechtmatigheid is geweest. Advies van accountant was conform. Verder akkoord.

3a

Naar aanleiding van In kader van integriteit, advisering RIEC en Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) e.d. verslag M&O, integriteit wordt een informatieavond gepland met de raad in 2023. Ge van Strien praat ons e.d. mondeling bij over stand van zaken Bespreking en besluit van dit agendapunt

De controller licht een en ander toe. De accountant vraagt steeds meer. Gaat ook regelmatig over ondermijning. In het IC-plan stond de frauderisicoanalyse al. Aandacht gevraagd door accountant over M&O. Nota is vastgesteld door het college. Betreft een algemeen kader over hoe je ermee omgaat. Het idee is om dit aspect mee

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg te nemen op de afdelingen in het gesprek over frauderisico. Er zit een klein stukje risico-inventarisatie in. Er is vraag naar een Informatieavond hierover. Staat ook op actielijst griffie (seniorenconvent) maar wacht op college. Ten aanzien van de verklaring omtrent gedrag wordt de vraag gesteld of deze ook periodiek herhaald wordt en niet alleen bij indiensttreding. Aangegeven wordt dat de gemeente een gedragscode integriteitsbeleid kent. Dat doen we heel uitgebreid want we vragen ook om te bevestigen dat er geen conflicterende nevenfuncties zijn. De VOG is onderdeel van die regeling. De noodzaak tot herhalen verzoek aanleveren VOG lijkt te verschillen per beroepsgroep. De auditcommissie is van mening dat de noodzaak uit de risicoanalyse zou dienen voort te komen. De accountant geeft aan dat de gemeente dit zelf moet bepalen vanuit de risicooverweging. Het is belangrijk hier zelf een beeld bij te hebben en niet uit te gaan van de accountant. Beter intern goed en adequaat regelen. De controller geeft aan ook een en ander in perspectief te plaatsen. We gaan bijvoorbeeld al niet om met contant geld en kunnen zelf geen betalingen doen. Naar aanleiding van een vraag over hetgeen onder 1e kopje 'geldend vanaf heden'. Staat antwoord de gemeentesecretaris dat alles wordt gepubliceerd op internet, website gemeente. Dat gebeurt hier ook mee.

De controller zal checken of het gebeurd is. Een einddatum wordt in principe nooit in een verordening opgenomen tenzij duidelijk is dat het een tijdelijke verordening betreft.

3b

Interne controle

Controller praat de auditcommissie mondeling bij over stand van zaken

Bespreking en besluit van dit agendapunt

Onlangs is het IC-plan voor 2023 in het college vastgesteld. We waren daarmee wat eerder dan normaal gesproken. Het is druk in deze tijd, maar de werkzaamheden zijn op tijd uitgezet. Het IC-plan komt volgende keer aan de orde. Eindejaar controle heeft ook impact op IC.

4.

Mededelingen/ ingekomen stukken

Hier worden met name stukken genoemd die afgelopen tijd zijn binnen gekomen welke op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname.

4.1 Lis 7 december 2022 nr. Provincie Zuid-Holland tussenbericht financieel toezicht 2022 2 Naar aanleiding van een opmerking dat in het bericht staat dat er verbetering verwacht wordt van onze gemeente geeft de gemeentesecretaris vult aan dat het om de vermogenspositie gaat. Vanuit de auditcommissie wordt gevraagd hier extra

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg aandacht voor te hebben. De portefeuillehouder geeft aan dat het vorig jaar nog in het groen stond, nu is de positie gedaald.

4.2 Lis 16 januari 2023 nr. 23 en 24

Brief provincie Zuid-Holland begroting 2023 en jaarrekening 2021 en begroting 2023. Geen vragen/opmerkingen

5.

Accountant bevindingen Vanavond staat de jaarrekening c.a. op de agenda van de commissie ABA-Financiën. jaarrekening en De auditcommissie geeft voorafgaand aan de behandeling altijd een advies. Ook dient jaarverslag 2022 het accountantsverslag twee weken voor de raadsbehandeling ter beschikking van de raad te zijn gesteld. Bespreking en besluit van dit agendapunt

Accountant geeft aan dat de controle is uitgevoerd maar nog niet helemaal is afgerond. Het concept is 2 weken geleden gedeeld met de organisatie, secretaris en wethouder. De accountant gebruikt een verkeerslichtenmodel waarin de belangrijkste thema's toelichten. De accountant presenteert het verslag en licht een en ander toe. Jaarrekening proces: Altijd even wennen met een nieuwe accountant. IC uitgevoerd en bevindingen gedeeld. Jaarcontrole is op het afgesproken moment gestart. Accountant en gemeentelijke organisatie hebben elkaar goed weten te vinden. Wel opmerkingen bij de teksten in de jaarrekening. Antwoord is vaak dat we het al heel lang zo doen. Accountant checkt het met BBV en dat leidt toch tot een aantal tekstuele aanpassingen. Eerste jaar is goed om tot een basis te komen. Geen grote veranderingen op de rol. Dit kan prima als basis gebruikt worden voor 2023. Rechtmatigheid en SISA bijlagen zijn wel aandachtspunten. Met name de laatste is erg technisch en ingewikkeld. Vraagt veel van de gemeente om goed in te vullen, luistert nauw. Vroeg met elkaar afstemmen is van belang. Overall: tevreden over de controle. Openstaande punten zijn onder andere de GR Sociaal. Hun accountant moet nog definitieve verklaring geven. Daarover zijn goede afspraken maar accountant heeft dit wel nodig. Gevraagd wordt naar hoe dit in de planning verloopt.

De controller licht toe dat het een week van tevoren aan de raad geleverd zou moeten worden. Volgende week vrijdag lijkt te moeten lukken. Jammer, want we hadden het liefst alle informatie van derde partijen binnen, geeft accountant aan. BDO ook gesproken: geld vanuit gemeente naar GR Sociaal. Wiens geld is dat dan? En welke accountant moet daar dan naar kijken? Onze accountant geeft aan dat alle informatie vanuit de gemeente gewoon binnen is. De huidige versie bij de stukken van de commissie is gewaarmerkt. De accountant geeft aan dat zij de officiële cijfers vanuit de GR Sociaal niet hebben kunnen inzien omdat die er niet waren. Als daar veel onzekerheden in zouden zitten, zou dat wel eerder gemeld zijn. Verwacht is dat het goed zit. Toelichting op stoplichtenmodel: Saldo baten en lasten is rood, maar kan verklaard worden. Schuldpositie heeft een groene score. De scores zijn gebenchmarkt, de VNG gebruikt deze ook. Mooie score voor onze gemeente voor de schuldpositie. De accountant toetst de vermogenspositie wel, en is rekenkundig teruggelopen onder de 30%. De portefeuillehouder licht toe dat we ''potjes'' hebben waarover soms discussie is. Dit komt nu goed uit, maar er is wel reden om hier aandacht voor te houden. Accountant erkent dit en adviseert die aandacht ook te hebben. De Volgerlanden heeft veel impact op de positie. Jaarrekeningproces: was al gedaan.

Risicobeheersing bekeken: de frauderisicoanalyse is echt een aandachtspunt. De organisatie is er wel mee bezig, maar vanuit de beroepsgroep moet accountant dit wel rapporteren. Er is geen formele analyse

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

3

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg aanwezig maar de organisatie is er wel mee bezig. De controller voegt toe dat het M&O-beleid er nu is. Het is inderdaad terugblikken op 2022 dus de nu bekende informatie is niet meegenomen. In de controleverklaring: 1. Risico is doorbreken interne beheersingsmanagement. Accountant toetst de schattingen van de jaarrekening kosten, controle op de memoriaal boekingen. 2. Opbrengsten grondexploitatie: altijd een risico. Daarom staat dit heel uitgebreid in de managementletter. De projectorganisatie is zeer professioneel. Deze twee onderwerpen komen bij bijna alle andere gemeenten in Nederland terug. VIC: Goed dat dit wordt uitgevoerd. Tijdig maatregelen treffen kan hiermee. Wel was er een discussie over of we niet te ver gaan. De conclusie was 'niet'. De aangeleverde stukken zijn goed en nadere vragen accountant zijn voldoende beantwoord. De betrokken collega uit onze gemeente is bij de accountant geweest om vooruit te kijken naar 2023. College dient ook de VIC vast te stellen. GREX: aanzienlijk bedrag, aanzienlijke raming. Het proces is wel op orde volgens de accountant. De belangrijkste projecten in de gemeente zijn doorgrond. Met planeconomen en projectleiders gesproken. De controller licht toe dat de gevoeligheid van de markt groot is; veranderingen op die markt hebben veel invloed. Sociaal Domein: De gemeente is afhankelijk van verbonden partijen.

Goede afspraken gemaakt over wie wat doet. Er is een nieuwe GR opgericht met nieuwe taken. Op voorhand geen bijzonderheden. Aanbesteding: betreft een belangrijk onderdeel van rechtmatigheid. Er is goed gekeken naar ramingen en de drempel voor Europese Aanbesteding. Toets op aanbesteding is gedaan. Er kon goed gebruikt gemaakt worden van de analyse door de accountant. Het gaat in onze gemeente goed met de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Zal wel altijd een aandachtspunt blijven. Wel goed onder controle voor nu. Op de vraag of resultaat positief of negatief is geeft de portefeuillehouder aan dat het technische resultaat negatief is. Maar het operationele resultaat is positief. Dit is ook als dusdanig in het persbericht benoemd. De Volgerlanden betreft eigenlijk een aparte 'min-post'. Er is een mooi resultaat van de werkzaamheden van de accountant. Het eerste jaar is altijd wat meer werk. De handvatten voor de VIC zijn wel bruikbaar. Veel van de vragen van de accountant aan de organisatie dit jaar zijn permanent vastgelegd. Dit kan schelen in de hoeveelheid werk aan beide kanten. Zwembad: Gemeente heeft subsidie verstrekt aan Sportfondsen in tijden van de coronapandemie. Is die rechtmatig besteed? Hadden zij die echt nodig? Verslag uit zwembad bleef lang uit. De accountant heeft met de accountant van Sportfondsen gesproken.

Gelukkig zijn zij tot de conclusie gekomen dat de juiste werkzaamheden verricht zijn. De accountant zal de post van € 389.000 onzekerheid daarom aanpassen. Wel wil de accountant liever dat het gesprek met de betreffende organisatie eerder aangegaan wordt. De gemeentelijke organisatie kan in dit verband beter doorvragen op rapporten van accountants die opgeleverd worden. De controller nuanceert dit beeld door aan te geven dat contacten met het zwembad soms lastig waren. Betalingen zijn destijds 'on hold' gezet. Dit gaat nu weer beter.

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

4

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg € 53.000 voor gedupeerden blijft een 'technische fout'.

6.

7.

Voortgang a. uitvoering intern controleplan/ b. interim controle/stand van zaken Managementlet ter 2022

Wordt besproken bij punt 5

Bespreking en besluit van dit agendapunt

Geen opmerkingen.

Nieuwe verordeningen 212, 213 en 213a

De nieuwe VNG modelverordeningen art 212 GW (de financiële verordening), artikel 213 (de controleverordeningen) en artikel 213 a (de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid) zijn 25 november uitgekomen de aanpassingen volgen mede uit de Wet versterking decentrale rekenkamers. https://lnkd.in/e4pKjKJ6 https://lnkd.in/e87nMnbm Door de controller zijn, in afstemming met de griffier, de nieuwe verordeningen 212 en 213 opgesteld. Ook is voor 213 een vergelijk gemaakt waarbij tot de conclusie is gekomen, zie raadsvoorstel, dat er geen aanleiding is tot aanpassing van deze verordeningen. In kader van transparantheid is deze vergelijking bij de agenda van de auditcommissie gevoegd. Punt staat vanavond ook op agenda commissie ABA-Financiën

Bespreking en besluit van dit agendapunt

Er zijn allerlei nieuwe modellen van de VNG. Daarom zijn er nieuwe verordeningen opgesteld, zoveel mogelijk op basis van de modellen. Afgeweken op punten waarop de controller en griffier vonden dat het niets toevoegde. Met name over de termijnen. Inhoudelijk zit hier niets bijzonders in. De auditcommissie geeft aan dat het prettig is dat er wordt vastgehouden aan onderdelen die al goed waren. Zal tijdens de commissie ABA-Fin. toegelicht kunnen worden desgewenst.

8.

vaststellen normenkader en protocol

Nu doen we dit pas aan het einde van het jaar. Bij de nieuwe rechtmatigheidsverklaring van het college lijkt het wenselijk dit vooraf c.q. aan het begin te doen, dus dan weet het college waar de raad aan toetst of laat toetsen. Daarom is ook, in overleg met de accountant, een nieuw normenkader en controleprotocol opgesteld. Ook deze staat vanavond op de agenda van de commissie ABA-Financiën.

Bespreking en besluit van dit agendapunt

Vorige keer is hier ook over gesproken. Voor de zomer vaststellen was het doel, dat lukt nu. Inhoudelijk geen bijzonderheden.

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

5

Nr.

Onderwerp

9.

Andere actualiteiten door Verstegen accountants Wayne de Vries Bespreking en besluit van dit agendapunt

10. Afscheid controller Gé van Strien Bespreking en besluit van dit agendapunt

11. Wat verder ter tafel komt Bespreking en besluit van dit agendapunt 12. Volgende vergadering

Opmerkingen/besluit/vervolg

Er is een sterke voorkeur om een informatieavond voor de raad over het onderwerp rechtmatigheidsverantwoording te organiseren. Ten aanzien van de WOO heeft onze gemeente hierover gerapporteerd. De accountant zit dicht op de ontwikkelingen rondom dit punt. Gé gaat met pensioen. 1 juli begint zijn opvolgster mw. Sylke Krikke De voorzitter licht toe dat de verhoudingen met de organisatie goed zijn. We mogen in onze handen knijpen met hoe het allemaal is gelopen. De controller heeft hierin een grote rol gespeeld. De auditcommissie vertrouwt sterk op de controller en vindt dat dat ook terecht was. Openheid werd van beide kanten gewaardeerd. Ook de controller kijkt tevreden terug. Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. Geen. In het jaarschema 2023 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (soms tevens die avond commissie ABA-Financiën 20.00 uur en seniorenconvent 19.00 uur): - 11 oktober 2023 (ABA 2 weken later i.v.m. herfstvakantie) - 6 december 2023 (ABA week later)

13.

Sluiting.

De voorzitter sluit om …..uur de vergadering.

Actielijst Auditcommissie 21 juni 2023 Datum Onderwerp afspraak 16.12.2020 Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie. 07122022 Nasturen managementletter 07122022

De nieuwe VNG modelverordeningen art 212 GW (de financiële verordening), artikel 213 (de

Actie door

Uiterlijk

Zit in intern controleplan. Nog in jaarplanning uitwerken wanneer terugkoppeling komt Controller griffier

Staat op agenda

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

6

controleverordeningen) en artikel 213 a (de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid) zijn 25 november uitgekomen de aanpassingen volgen mede uit de Wet versterking decentrale rekenkamers. https://lnkd.in/e4pKjKJ6 https://lnkd.in/e87nMnbm 07122022

07122022 07122022 07122022

21062023

In kader van integriteit, advisering RIEC en Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) e.d. wordt een informatieavond gepland met de raad in 2023.

griffier

Speerpunten?

auditcommissie

Informatieavond over rechtmatigheid 20223 en normenkader/protocol voor gehele raadsperiode vaststellen dat organisatie gaat aangeven wat nu bij centrumgemeente Dordrecht is komen te liggen, wat bij GR Sociaal en wat des gemeente is Frauderisico: de controller licht toe dat de acties in het controleplan staan. Het is de secretaris auditcommissie om dit bij bespreking interne controleplan aan de orde te stellen

griffier

gemeentesecretaris

Secretaris auditcommissie/contr Bij bespreking intern controleplan oller

Jaaragenda: Medio maart • eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant? • Normenkader en controleprotocol 2024 • Voortgang uitvoering intern controleplan

Medio juni Jaarrekening 2023 (incl. Interbestuurlijk toezicht) • Voortgang uitvoering intern controleplan Medio Oktober: - Auditplan van de accountant - Voortgang uitvoering intern controleplan Medio December - Interimcontrole/managementletter - Intern controleplan - Voortgang uitvoering intern controleplan

C:\Users\glo001\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\LBEYKP9U\2023 06 21 verslag auditcommissie G.docx

7