Nr. 20 Rapport van bevindingen archiefinspectie

regionaal archief dordrecht

Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT

Regionaal Archief Dordrecht Hof 6 3311XG DORDRECHT

Gemeente Hendrik-ldo-Ambacht t.a.v. de gemeenteraadsgriffie, dhr. H.M. van 't Westeinde, postbus 34 3340 AA Hendrik-ldo-Ambacht

T 078 770 8710 F 078 770 7981 www.erfgoedcentrumdiep.nl Contactpersoon R. Lassche T 078 770 5327 E r.lassche@dordrecht.nl

Datum 05-02-2025 Ons kenmerk 2024 - 0061688 Afschrift Bijlage(n) Inspectieverslag Betreft Inspectieverslag kwaliteit dossiervorming grifie

Geachte heer Van 't Westeinde Bijgaand stuur ik u ter kennisname het inspectierapport dat is voortgevloeid uit het onderzoek naar de kwaliteit van de dossiervorming. In het rapport is een aantal aanbevelingen opgenomen die tot een verbetering van de toegankelijkheid van dossiers kan leiden. Gelet op het openbare karakter van het gemeenteraadsarchief is het van belang deze op te volgen. Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben aangaande de inhoud van het rapport, aarzelt u dan niet om contact met mij op te nemen. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, de gemeentearchivaris van Hendrik-Ido-Ambacht, voor deze,

R. Lassche,

archiefinspecteur

-

regionaal archief dordrecht Inspectierapport Kwaliteit informatiehuishouding Gemeenteraadsgriffie in de gemeente

Hendrik-ldo-Ambacht

Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris, drs. T.J. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht 2024

1. De context van de inspectie De gemeentearchivaris van Dordrecht heeft in 2023 de archiefinspectie opdracht gegeven een onderzoek te doen naar de kwaliteit van de analoge griffiedossiers die binnen de Drechtsteden worden gevormd. Daarnaast ontstond gaandeweg de inspectie de behoefte om ook de videotulen/audiotulen te beoordelen op kwaliteit. Die uitbreiding van de reikwijdte van de inspectie werd ingegeven vanuit de plannen die vanuit de SGD tot ontwikkeling zijn gekomen om de videotulen/audiotulen op termijn over te brengen naar het e-depot. Aldus is het doel van de inspectie tweeledig: 1. Een overzicht verkrijgen van de gehanteerde archiveringsmethoden en het beoordelen van de kwaliteit daarvan bij alle raadsgriffies binnen het verzorgingsgebied van het Regionaal Archief Dordrecht. 2. Het in kaart brengen van De kwaliteit en kwantiteit van de audiotulen/videotulen i.r.t. de eisen die daaraan gesteld worden vanuit het e-depot Op basis van de bevindingen zijn in deze rapportage aanbevelingen gedaan. Na verloop van tijd zal de inspectie nogmaals worden uitgevoerd om te bepalen in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd.

2. Situatieschets analoge dossiervorming De gemeente Hendrik-ldo-Ambacht heeft een vervangingsbesluit genomen zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 waarmee rechtsgeldige digitale dossiers kunnen worden gevormd. Echter, de digitale dossiers die de griffie vormt, worden niet in het KZA opgenomen. Om die reden zijn de analoge dossiers nog steeds leidend als archiefstuk in de zin van de Archiefwet 1995. Het zijn dan ook de analoge dossiers die — nadat ze de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt — in goede geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats'. De digitale afgeleiden hebben (slechts) een raadpleegstatus, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.

3. Steekproef op de digitale afgeleiden van de archiefstukken alsmede op de audio/videotulen op de gemeentewebsite De digitale vergaderstukken zijn op de website geplaatst en lijken compleet en gaan terug tot het jaar 2009. Een recht- en bewijszoekende burger kan hier zijn of haar weg in vinden. De stukken zijn tevens gekoppeld aan de video/audiotulen2. Deze bestanden gaan eveneens terug tot 2009. Vanaf De indexering van de videotulen is zeer uitvoerig. Zowel de agendapunten als de sprekers zijn geïndexeerd. Daarnaast is vaak per agendapunt nog een schriftelijke verslaglegging gekoppeld. Dit maakt het voor een raadpleger eenvoudig om de vergaderingen te doorzoeken. De beeld- en geluidskwaliteit van de vroege videotulen is matig.

' Conform de Archiefwet 1995, artikel 3.

2 Audio/videotulen moeten conform het vigerende selectiedocument op termijn worden overgebracht naar een e-depot. 2

Voorts is nog een aantal kwesties van technische aard onduidelijk. Deze vragen moeten worden beantwoord door de griffiemedewerker Dordrecht: Waar worden de bestanden opgeslagen? (fysieke locatie van de bit-streams) Wat is het bestandsformaat van de audio/videotulen? Wat is het bestandformaat van de indexering? Hoe zijn audio/videotulen technisch gekoppeld aan het indexeringsbestand? Zijn alle de audio/videotulen gekoppeld aan de digitale exemplaren van de vergaderstukkenstukken?

4. Steekproef op de analoge Ieidende dossiers

De analoge dossiers moeten, zoals reeds gezegd, worden beschouwd als het leidende informatiebestand. Om die reden is het van belang dat de griffie de archivering van de analoge archiefstukken de hoogste prioriteit geeft. Om de huidige dossierkwaliteit te beoordelen, is er een willekeurige steekproef genomen uit het analoge bestand. De gekozen dossiers zijn - voor zover mogelijk - vergeleken met hun digitale equivalent om te kunnen beoordelen in hoeverre beide exemplaren eensluidend zijn. Aldus zijn er dossiers bekeken die zijn gevormd tussen de jaren 2008 en 2023. 4.1 Algemene bevindingen voortgekomen uit de steekproef Er zijn dossiers waarin gesloten enveloppes zijn opgenomen waarin 'vertrouwelijke' stukken zijn opgenomen. Dit blijkt echter niet uit de beschrijving van de dossiers. Zodra, na uiterlijk 20 jaar, de dossiers worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn deze conform de Archiefwet 1995 openbaar toegankelijk. Indien het wenselijk is dat op deze vertrouwelijke stukken een beperkte openbaarheid van kracht wordt, moeten de stukken gelokaliseerd worden en inhoudelijk worden beoordeeld in overleg met de gemeentearchivaris. Er zijn dossiers gevormd met kopiestukken. Het is in die gevallen onduidelijk waar de originele archiefstukken zich bevinden. Ook zijn vaak besluiten opgenomen die niet zijn voorzien van een handtekening.

De dossiers van latere datum zijn overigens beter van kwaliteit.

4.2 Weergave van de steekproef Algemene opmerkingen: Het analoge archief is niet chronologisch opgebouwd. De volgorde van de dossieronderdelen is niet consistent. De tabbladen worden niet altijd gebruikt waardoor je soms lang moet zoek naar de stukken. Met name de eerste nummers zijn regelmatig onvolledig en rommelig van opbouw. De later nummers zijn beter van kwaliteit -

In doos genummerd 36-40 zit ook dossier 35 (2 keer) en een dossier GHAGRIF/MA/34. Dit is tijdens de inspectie hersteld.

3

Volledigheid digitaal

Dossiernr.

Beschrijving

Volledigheid analoog

GHAGRIF/MA/95

Gemeenteraads vergadering 2 december 2013 Begrotingsverga dering van de gemeenteraad Dossier met verzamelagenda 's en enkele stukken van de commissieverga deringen 20092017 Gemeenteraads vergadering 8 juni 2015 Gemeenteraads vergadering 3 april 2017

Voor zover te overzien compleet.

GHAGRIF/MA/94

GHAGRIF/MA/138

GHAGRIF/MA/141

GHAGRIF/MA/1

Dossier is compleet.

Voor zover te overzien compleet

Voor zover te overzien compleet

Agenda en notulen van de vorige vergadering ontbreken. Het dossier omvat vooral ingekomen stukken met bijlagen en raadbesluiten. Door het ontbreken van de agenda kan niet gereconstrueerd worden wat er precies besproken is. Notulen van de vorige (3 april) vergadering ontbreken. De notulen van 8 mei zijn echter wel opgenomen. Deze hadden in het dossier van de volgende vergadering moeten zitten. Niet alle tabbladen zijn aangebracht. Voor zover te overzien compleet. Volgorde van de verschillende dossieronderdelen is niet erg logisch: agenda, lijst van ingekomen stukken, notulen en tot slot een afdruk van een PowerPoint presentatie die bij de vorige vergadering is gebruikt. Notulen vorige vergadering ontbreken. De volgorde van de stukken is onjuist. Voor zover te overzien compleet •

GHAGRIF/MA/2

Gemeenteraads vergadering 8 mei 2017

GHAGRIF/MA/36

Gemeenteraads vergadering 4 februari 2019

GHAGRIF/MA/5

Gemeenteraads vergadering 1 juni 20217 Gemeenteraads vergadering 6 juli 2015 Gemeenteraads vergadering 11 mei 2015

GHAGRIF/MA/142

GHAGRIF/MA/140

•

•

Voor zover te overzien compleet

4

5. Aanbevelingen 5.1 Dossierkwaliteit analoog Aanbevelingen - sommige dossiers omvatten enveloppes die als 'vertrouwelijk' gekwalificeerd. Zodra deze dossier worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt deze informatie openbaar toegankelijk, tenzij de archiefvormer beargumenteerd aangeeft voor welke stukken een openbaarheidsbeperking noodzakelijk is. - Zorg dat er geen kopieën van archiefstukken in de dossiers worden opgenomen. Neem altijd de (ondertekende) originelen op. Er mag geen onduidelijkheid zijn over de authenticiteit en integriteit van documenten. 5.2 Kwaliteit van de audiotulen/videotulen

maak de antwoorden op de vragen inzichtelijk en bespreek deze met de beheerder van het e-depot van het Regionaal Archief Dordrecht. o

Waar worden de bestanden opgeslagen? (fysieke locatie van de bit-streams)

o o

Wat is het bestandsformaat van de audio/videotulen? Wat is het bestandformaat van de indexering?

o o

Hoe zijn audio/videotulen technisch gekoppeld aan het indexeringsbestand? Zijn alle de audio/videotulen gekoppeld aan de digitale exemplaren van de vergaderstukkenstukken?

5