Nr. 18 Auditcommissie 2022 06 13 verslag auditcommissie

Verslag Auditcommissie via MS Teams DATUM

13 juni 2022

Aanwezig: Voorzitter a.i. Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66 Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller BDO Accountants Afwezig met kennisgeving

AANVANG

18.30 uur

P. Boudewijn G.H. Logt P. Libregts M.C.G. Gommans-Dane A.J. Flach (wethouder Financiën) P.J.J. Kalkman G. van Strien M. Steehouwer en M. Fuchs

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

De heer Boudewijn opent als voorzitter a.i. Geconstateerd dat dit punt nog besproken moet worden. De heer Kalkman, secretaris per 1 juni, wordt van harte welkom geheten. Ook de heer Libregts is nieuw in dit gremium. De heren Steehouwer en Fuchs zijn voor het laatst. Gezien de beperkte tijd die BDO heeft, vanwege een afspraak hierna, wordt besloten eerst de punten 5 en 6 te behandelen. Er wordt een kort voorstelrondje gemaakt.

2.

Vaststelling agenda.

Deze wordt ongewijzigd vastgesteld

3.

Verslag van 12 januari 2022

Deze wordt ongewijzigd en onder dankzegging aan de opsteller vastgesteld. Verslag kan naar de lijst ingekomen stukken van de raad van 4 juli ter kennisname. Fraude volgende keer op agenda. Maar is een middel, geen doel op zich frauderisicobestrijding.

4.

Mededelingen / ingekomen stukken

Hier worden met name stukken genoemd die afgelopen tijd zijn binnen gekomen welke op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname.

4.1 Raad 7 februari Nr 6 BDO Benchmark

Gesproken wordt over de plek van Ambacht in deze lijst. Dat heeft te maken met de Volgerlanden. Als De Volgerlanden straks is afgebouwd en alle kavels zijn verkocht dan zal Ambacht flink stijgen op deze lijst, onvoorziene omstandigheden daargelaten. Wordt voor kennisgeving aangenomen.

4.2 Raad 7 februari 2022 Nr 7 GS Voortgangsrapportage Programma beter Bestuur 2021

Lokaal bestuur dat financieel en beleidsmatig voor steeds grotere sturingsvraagstukken komt te staan. Ook punt van aandacht is gemeentelijke samenwerking. Wordt voor kennisgeving aangenomen.

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 06 13\2022 06 13 verslag auditcommissie.docx

1

Nr.

Onderwerp

4.3 15 juni

informatieavond

Opmerkingen/besluit/vervolg

Over instrumenten van de raad waaronder presentatie nieuwe accountant over rechtmatigheidsverklaring college en nieuwe rol accountant en rol raad alsmede voorzitter Rekenkamercommissie over rol en functie van de Rekenkamercommissie

4.4 Landelijke commissie Griffier heeft zitting genomen en is lid geworden van de landelijke commissie

5.

BBV

BBV (Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) namens de griffiers.

Accountantsverslag jaarrekening 2021

Op 16mei is BDO pas gestart met de controle in Ambacht en nu ligt er al het verslag. BDO deelt hierbij de complimenten uit aan de organisatie. Laatste controle is goed en soepel verlopen. Aan de hand van pagina 5, dasboard, wordt de auditcommissie door de bevindingen geleid. De belangrijkste conclusie is dat BDO tijdig, waarschijnlijk 4 juli te ontvangen, een goedkeurende controleverklaring zal verstrekken. De servicegemeente Dordrecht doet zaken voor Ambacht vanaf 2022. Maar doen ze de dingen die je als gemeente Hendrik-Ido-Ambacht wil. Er is wel een samenwerkingsovereenkomst (SOK) maar een SLA (service level agreement) dient nog wel opgesteld te worden. Bepaal als gemeente wat je van de servicegemeente verwacht. Zou meer op resultaat mogen zijn dan alleen maar op samenwerking. SLA onder de SOK. Rechtmatigheidsverklaring door college gaat in met ingang van begrotingsjaar 2023. Frauderisico jaarlijks bespreken met auditcommissie: Staat op de actielijsten komt in het najaar. Voor 2023 rechtmatigheid dien je tijdig het normenkader vast te stellen en niet zoals tot nu toe, aan het einde van het verslagjaar. Dus voor 2022 en ook voor 2023 zou het normenkader in de vergadering van oktober aan de orde dienen te komen.

Ten aanzien van het derde punt: Onzekerheden in de begroting en uitvoerbaarheid van plannen nemen voor veel gemeenten toe door schaarste, oplopende rente en kabinetsbeleid (2026) wordt geadviseerd de besluitvorming rond grote(re) projecten daarom ook te voorzien van een gevoeligheidsanalyse o.b.v. scenario’s: best case worst case. Lange looptijd, wat kost het, is het dat waard? Dotatie zwembad: In 2021 is een nieuwe onderhoudsvoorziening t.b.v. groot onderhoud aan het buitenzwembad De Louwert ingesteld. De dotatie aan deze voorziening in 2021 is te hoog, waardoor geen sprake is van egaliserende werking van kosten zoals voorgeschreven in het BBV. De dotatie is € 295.000 te hoog. Het egaliserende karakter wordt hiermee geweld aan gedaan en is in feite daardoor weggevallen. Het valt overigens binnen de marges. Ratio weerstandsvermogen is nog steeds boven de 2 en dus nog steeds uitstekend. Heeft ook te maken dat zaken overgeheveld zijn naar een bestemmingsreserve in plaats naar de algemene reserve. Zorg wel dat je boven de 2 blijft. Er wordt nog verwezen naar paragraaf 3.4 pagina 18. Vervolgens kom de discussie over interne beheersing in relatie tot de nieuwe rechtmatigheidscontrole aan de orde. Ga je meer naar een systeemgerichte controle dan hebben we als Ambacht zo drie extra mensen nodig.

Verbeterde Interne Controle (VIC) met steekproeven is tot nu toe beleid geweest in Ambacht. Wel is daar

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 06 13\2022 06 13 verslag auditcommissie.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg versterking in personele zin op ingezet. Is ook een kostenplaatje/afweging. Daarnaast is het trackrecord positief. Voor Volgerlanden is nog een bedrag van 77 miljoen te investeren, maar veel is al vastgelegd in contracten. Accountant geeft aan dat hij aandacht vraagt voor prijsclausules gezien de prijsstijgingen in de bouw. Controle is soepel verlopen, maar pas aan het eind. Dat betekent dat de jaarrekening nog wat aangepast moet worden in boekhoudkundige zin, er komt dus nog een aangepaste versie. Aandacht wordt gevraagd om dit inzichtelijk te maken voor de raad waar deze technische aanpassingen dan zitten. Het verloop van de schuldquote tussen 5 jaar geleden en nu is een compliment waard, aldus de accountant. De getekende verklaring komt er dus.

6.

Andere actualiteiten door BDO/Marc Steehouwer

Veel is al aan de orde gekomen bij het vorige agendapunt. De commissie BBV is bezig met een roadshow over of voldoende wordt tegemoetgekomen aan de consolidatieplicht. Gemeenschappelijke regelingen hebben eigen belang om meer te consolideren. Maar is dit een afspiegeling waar een inwoner op zit te wachten? Men ziet meer in vergelijkbaarheid, bijvoorbeeld voor duurzaamheid. BDO verlaat vergadering.

7.

Wat verder ter tafel komt

Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

8.

Volgende vergadering

In het jaarschema 2022 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (tevens die avond commissie ABA-Financiën 20.00 uur en seniorenconvent 19.00 uur):

9.

Sluiting.

-

12 oktober 2022

-

7 december 2022

De voorzitter sluit om 19.45 uur de vergadering.

Actielijst Auditcommissie 13 juni 2022 Datum Onderwerp afspraak 16.12.2020 Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie. 09.02.2021 Onderzoeken 213a Gemeentewet worden mee afgewogen in kader jaarplan ten gevolge van de nieuwe

Actie door

Uiterlijk

Zit in intern controleplan. Nog in jaarplanning uitwerken wanneer terugkoppeling komt Zit in intern controleplan. Nog in jaarplanning

Kan van actielijst af. Is verwerkt in intern controleplan. Als B&W voor dat jaar geen onderwerpen aandraagt en auditcommissie stemt hiermee in, dan

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 06 13\2022 06 13 verslag auditcommissie.docx

3

positie college met betrekking tot rechtsmatigheidsverklaring

uitwerken wanneer terugkoppeling komt

hoeft er ook niks extra's te gebeuren. Voor 2021 is niets aangedragen hebben ze niks genoemd. In 2022 plan hebben we weer een nieuwe kans

Jaaragenda: Medio maart  eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant?  Normenkader en controleprotocol 2022  Voortgang uitvoering intern controleplan

Medio juni Jaarrekening 2022 (incl. Interbestuurlijk toezicht) • Voortgang uitvoering intern controleplan Medio Oktober: - Auditplan van de accountant - Voortgang uitvoering intern controleplan Medio December - Interimcontrole/managementletter - Intern controleplan - Voortgang uitvoering intern controleplan

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 06 13\2022 06 13 verslag auditcommissie.docx

4

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 06 13\2022 06 13 verslag auditcommissie.docx

5