Nr. 17 2024 03 20 verslag auditcommissie

Verslag Auditcommissie DATUM

20 maart 2023

Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie SGP-CU PvdA

AANVANG

16.00 uur

P. Boudewijn G.H. Logt P. Boudewijn P. Libregts

D66 Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris

Mw. M.C.G. Gommans-Dane

Controller Verstegen accountant Afwezig

Mw. S. Krikke

L.P. Platschorre P. Kalkman

W. de Vries en E. Damhuis (accountant)

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening en vaststelling agenda

Tijdens de opening blijkt dat door een omissie de accountant de uitnodiging voor de vergadering niet heeft ontvangen. Deze stond/staat wel in de jaarplanning. Agenda wordt vastgesteld met als aanvulling de gisteren ontvangen mail van de accountant inzake meerwerk door rijksbeleid en SISA verklaringen.

2.

Verslag van 13 december 2023

Na accordering kan deze op de lijst ingekomen stukken van de raad van 6 mei. Deze wordt met dank aan de opsteller vastgesteld. Actielijst staat onder deze agenda. Deze wordt doorgenomen.

Bespreking en besluit van dit agendapunt

Datum afspraak 16.12.2020

Onderwerp Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie .

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

Actie door

Uiterlijk

Kan van de actielijst af. Is meegenomen /verwerkt/ Zit in intern verweven in controleplan intern . Nog in controleplan. jaarplanning Daar geborgd. uitwerken wanneer terugkoppeli ng komt

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg 07122022 In kader van integriteit, advisering RIEC en Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) griffier e.d. wordt een informatieavon d gepland met de raad in 2024.

07122022 07122022

Speerpunten?

Informatieavon d over rechtmatigheid 2023 en normenkader/p griffier rotocol voor gehele raadsperiode vaststellen

07122022

Dat organisatie gaat aangeven wat nu bij centrumgemee nte Dordrecht is komen te liggen, wat bij GR Sociaal en wat des gemeente is

21062023

auditcommi ssie

Frauderisico: de controller

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

M&O beleid: nieuw beleid is in de maak. Integriteit is voor de gehele raad en kan hier van de actielijst. Bij raad polsen of er behoefte aan is. Bij rechtmatighei d ook aan de orde geweest vorig jaar. Kan van de actielijst Is aan de orde geweest bij de avond over rechtmatighei d en kan van de actielijst

Een SLA voortkomend uit de managementrapportage is opgepakt, maar een langlopend proces. Wordt van de actielijst gemeentese gehaald maar cretaris komt terug als aandachtspun t. Meer tijd nodig. Organisatie zit er bovenop. Komt ook terug bij verbonden partijen Secretaris Kan van de auditcommi actielijst af.

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg licht toe dat de ssie/controll Is acties in het er meegenomen controleplan /verwerkt in staan. Het is de intern secretaris controleplan auditcommissie om dit bij bespreking interne controleplan aan de orde te stellen

3.

4.

Terugblik presentatie P&C cyclus

Op dinsdagavond 19 maart is een presentatie gegeven over de P&C cyclus. Ook vanuit de agendacommissie is wederom gevraagd te kijken naar een andere manier van behandeling van de kadernota en begroting (op één dag/middag-avond in plaats van op twee avonden).

Bespreking en besluit van dit agendapunt

Mooie dialoog, mooi gesprek en duidelijke lijn die uitgewerkt kan worden. In principe geen nieuwe raadsvoorstellen in de begroting. In aanloop naar de kadernota en begroting gebeuren er zaken die niet verwerkt kunnen worden en die worden in de buraps opgenomen. Raadsvoorstellen dienen de nodige aandacht te krijgen en niet "verstopt" te worde in de kadernota of begroting. Vorig jaar al meer algemene achtige beschouwingen. Eigenlijk zouden de kaders en dus beleidsdiscussie gesteld kunnen worden bij de kadernota en bij de begroting controleer je als raad of hetgeen is besproken terug te vinden is in de begroting op de wijze die je als raad had gewild, meer de controlerende sturende rol van de raad. Meer beleidsrijke kadernota. Wel is het wenselijk een evaluatie te houden na een eerste jaar. We beginnen met het nieuwe (wat?) voor de begroting 2026 bij de kadernota in 2025. Als kadernota beleidsrijk is dan goed aangeven dat de algemene beschouwingen dan worden gehouden en dit tijdig aangeven en zo nodig training hoe dit aan te pakken. Ongeveer drie maanden voor kadernota. Moet wel ruimte voor zijn. Afgesproken wordt dat raadsvoorstel via auditcommissie naar de raad gaat (technische toets) en kan door auditcommissie van advies worden voorzien.

Mededelingen/ ingekomen stukken

Hier worden met name stukken genoemd die de afgelopen tijd zijn binnengekomen en welke op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname.

4.1 Nr. 19 Brief Provincie Positieve brief Zuid-Holland Financieel Toezicht begroting 2024 (raad 15 januari 2024) 4.2 Nr. 20 Brief VNG toelichting inzet reserves vanaf 2024 (raad 15 januari 2024)

Voor kennisgeving aangenomen. Geeft geen reden tot nadere duiding of bespreking.

4.3 Commissie BBV periodiek overzicht (Besluit begroting en Verantwoording)

Nadere toelichting rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole 7 mrt 2024 om 15:40 Publicatiedatum: 7 mrt 2024 om 15:40. Recent heeft de Commissie BBV een aantal vragen ontvangen over de rechtmatigheidsverantwoording naar aanleiding van de wetswijziging van het BBV en

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

3

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg BADO. De geconsulteerde wijzigingen zijn vanwege bezwaren van de Algemene Rekenkamer niet tijdig doorgevoerd. Welke gevolgen dit heeft voor gemeenten en provincies voor respectievelijk de verantwoording en hoe de accountantscontrole daarop aansluit kunt u lezen in de nieuwsbrief Interbestuurlijke Informatie (IBI) die op 6 maart jl. is gepubliceerd. U kunt deze raadplegen via deze link: https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuwsbrieven/ibi-nieuwsbrief/2024/ibinieuwsbrief-121

5.

Eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant Bespreking en besluit van dit agendapunt

Processen zijn intern in control. VIC 1 en VIC 2 (verbeterde interne controle) waren nog niet compleet op het moment dat de accountant begon. Er is een strakkere lijn ingezet en het proces is nu in control bij VIC 3. Zat op proces, niet op inhoud bijzonderheden. Ook op inhoud heeft de VIC 3 geen bijzonderheden opgeleverd. Ambtelijk op koers. Goed overleg met accountant. Er zijn nog wel enkele onzekerheden door landelijk beleid rondom extra sisaregelingen wat ook e.e.a. vergt van organisatie en accountant, onzekerheid omgevingswet. Betekent dat er alertheid nodig blijft. Proces- en risicomanagement: weinig aandacht voor. Brengt risico's met zich mee. Komende tijd gaat de organisatie met de portefeuillehouder na of we moeten gaan inzetten op meer risicobeheersing of accepteren zoals het nu is in relatie tot de kosten. Er hebben zich (nog) geen grote risico's voorgedaan. Gaat om verantwoordelijkheden en mandaat. Maar als je hierin hebt geïnvesteerd dan hoef je het alleen maar bij te houden, aldus de controller. Als je er dieper in gaat is het onduidelijk wie welke mandaten heeft en hoe processen lopen. Geldt zeker bij risicomanagement. Risicoprofiel goed inzichtelijk maken. Meer inzicht in het weerstandsvermogen, versoepeling inzet reserves, mede met zicht op ravijnjaar 2026.

Wellicht kunnen we dan een lagere ratio en een lagere solvabiliteit realiseren/accepteren als je beter inzicht hebt in de risico's. Welke reserves kunnen we dan anders besteden? Veel is belegd in Dordrecht en dat is wel een groter risico aan het worden. In dat kader wordt opgemerkt dat de Sociale Dienst Drechtsteden onder verantwoordelijkheid van Dordrecht ligt, maar gezien het feit dat het een lichte gemeenschappelijke regeling betreft blijft de gemeente verantwoordelijk. Met Papendrecht en Zwijndrecht is de gemeente in afstemming omdat deze twee gemeenten dezelfde accountant hebben als wij en de SDD/Dordrecht BDO. De auditcommissie verzoekt de organisatie en specifiek de accountant de auditcommissie via de griffier/secretaris auditcommissie op de hoogte te houden. In juni pas volgende vergadering. Ook goede berichten mogen gedeeld worden.

6.

Normenkader en controleprotocol 2024 Bespreking en besluit van dit agendapunt

Vorig jaar is het controleprotocol halverwege 2023 vastgesteld voor 2023 (bij jaarrekening 2022). Het normenkader is, zoals tot nu toe gebruikelijk, voor kennisgeving aangenomen. Dit moet echter ook vastgesteld worden door de raad. Dan kan accountant hiermee aan de slag. In het kader van rechtmatigheid door het college is het van belang het normenkader en controleprotocol aan het begin van het boekjaar vast te stellen alsmede te bezien of deze door ontwikkelingen aan het einde van het jaar bijgesteld dient te worden.

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

4

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg Dan weet het college vooraf waar zij aan toe is. Tot voor kort werd het normenkader en controleprotocol pas aan het einde van het boekjaar/begin van het volgende boekjaar pas vastgesteld. Dus achteraf. Normenkader 2023 zal richting mei naar de raad komen. Normenkader en protocol 2024 medio juni/juli.

7.

Voortgang uitvoering intern controleplan

Bespreking en besluit van dit agendapunt

8.

9.

Het interne controleplan is beschreven met wat wijzigt er door de begrotingsrechtmatigheid (wat wijzigt er en op welke wijze kunnen we dit tussentijds toetsen) en wat tussentijds al getoetst kan worden of wat beter kan wachten tot het einde van het jaar. SISA zal veelal tussentijds bijgewerkt worden en andere zaken pas einde van het jaar. Zo goed als gereed en wordt besproken met accountant en portefeuillehouder.

Andere actualiteiten door Verstegen accountants Wayne de Vries/controller Sylke Krikke/griffier Gert Logt Bespreking en besluit van dit agendapunt

De accountant is niet aanwezig voor dit punt. Andere actualiteiten zijn al besproken bij de andere agendapunten en gisteren gedeeld tijdens de informatieavond. Gemeentesecretaris geeft aan dat er een spanningsveld is qua bezetting. Gelukkig weinig ziekteverzuim maar voor verdere professionalisering zal tijdelijke inzet nodig zijn. We blijven als organisatie kwetsbaar. Dat zal zo nodig tijdig kenbaar worden gemaakt.

Wat verder ter tafel komt

Mail 19 maart van de accountant: Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht heeft over 2023 extra middelen ontvangen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren in de vorm van specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van deze middelen verloopt via de Single-Information-Single-Audit (SiSa)-systematiek. Onderaan dit bericht is ter informatie een toelichting opgenomen over de systematiek, de SiSa-ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Uit het verantwoordingsoverzicht SiSa 2023 blijkt dat voor gemeente Hendrik-IdoAmbacht wederom sprake is van een toename van het aantal te verantwoorden SiSa regelingen. Over 2023 zijn dat inmiddels 29 regelingen. Over 2022 kende gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 24 SiSa-regelingen waarover verantwoording moest worden afgelegd. In 2021 waren dat 22 regelingen. Voorgaande jaren hebben we via de griffie gemeld dat deze aanvullende regelingen en taken extra tijdsinspanning vergen van gemeenten, van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht en tegelijk ook aanvullende controlewerkzaamheden vragen van ons als accountants. In ons oorspronkelijke controlebudget (basis was de jaarrekening 2021 met daarin 22 SiSa regelingen) hebben wij vanzelfsprekend geen rekening gehouden met de toename van de regelingen en deze aanvullend gevraagde controlewerkzaamheden.

Het aantal regelingen en de normen, eisen en voorwaarden (waaronder de Nota verwachtingen

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

5

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg accountantscontrole SiSa 2023) zijn inmiddels bekend. Ook hebben wij een beeld van de werkelijke omvang van de bestedingen in 2023. Graag doe ik aan de voorkant een voorstel voor het in rekening brengen van onze aanvullende tijdbesteding voor verslagjaar 2023. De benodigde extra SiSa-accountantswerkzaamheden vallen buiten het reguliere budget van de controle van de jaarrekening 2023. Calculatie aanvullend tijdbesteding en kosten SiSa regelingen algemeen Onze inschatting is dat wij voor de SiSa regelingen gemiddeld 4 uur extra tijdbesteding nodig hebben tegen een gemiddeld uurtarief van € 140 indien er geen andere detailwerkzaamheden nodig zijn. Dit komt neer op € 560 per regeling. Indien er op grond van de Nota verwachtingen meer detailwerkzaamheden nodig zijn (onder meer bij bestedingen van € 125.000 en hoger) schatten wij de kosten in op € 1.900 per SiSa-regeling. SiSa regeling, specifiek Oekraïne Voor de SiSa regeling specifiek Oekraïne schatten wij onze benodigde tijdsbesteding op 25 uur totaal. De kosten ramen wij derhalve op € 3.600. Vanwege de complexiteit van deze SiSa regeling is hier meer inzet van de senior teamleden met een hoger tarief nodig. tarief

uren

Partner

320

1

320

Opdrachtleider

220

8

1.760

assistent

95

16

1.520

25

3.600

Voor de aan de accountant gevraagde aanvullende SiSa-werkzaamheden, zie “Ter informatie: Toelichting SiSa controlewerkzaamheden 2023” Goedkeuring Graag vraag ik begrip en goedkeuring voor een budget van € 14.440 plus een bandbreedte van maximaal € 2.500. Dat dat wil zeggen een maximumbudget van € 16.940 exclusief btw voor het uitvoeren van de gevraagde extra benodigde controlewerkzaamheden van de 29 SiSa regelingen (algemene regelingen en Oekraïne) van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Wij houden onze aanvullende tijdsbesteding apart bij, zodat we achteraf op basis van de werkelijke tijdsbesteding onze extra uren en bijbehorende kosten kunnen verantwoorden. Graag benadruk ik dat de SiSa werkzaamheden uitgevoerd zullen worden tijdens de controle van de jaarrekening 2023 en dat dit nadrukkelijk geen meerwerkuren zijn voor de reguliere jaarrekeningcontrole. Deze door het Rijk extra gevraagde werkzaamheden vallen buiten het reguliere budget van de controle van de jaarrekening.

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

6

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

Conform de aanbesteding dient de accountant meerwerk, al dan niet binnen de opdracht, vooraf voorleggen: Meerwerk kan enkel na het volgen van de voorgeschreven procedure en schriftelijke opdrachtverlening door Opdrachtgever plaats vinden tegen de in de begroting opgenomen (uur)tarieven. Uitgangspunt procedure meerwerk Voor zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer is het van belang om heldere afspraken te maken omtrent het in opdracht geven en kunnen factureren van meerwerk. In beginsel is er geen mogelijkheid tot meerwerk. U dient bij uw prijsstelling uit te gaan de benodigde uren en inzet van medewerkers zoals door u verwoord in uw uitwerking van het kwaliteitscriterium 2E Team samenstelling. Indien er sprake is van meerwerk gelden de volgende randvoorwaarden: Er zal alleen worden betaald indien sprake van meerwerk is conform de volgende voorwaarden: • Vooraf (voor uitvoering van de werkzaamheden) overleg heeft plaatsgevonden met de Opdrachtgever (concerncontroller of andere functionaris) over: -Oorzaak en aard van de uit voeren extra werkzaamheden. -De raming van de prijs voor het meerwerk, inclusief specificatie van uren per functie. -De gemaakte afspraken over het meerwerk worden binnen één week na het overleg met de concerncontroller schriftelijk bevestigd (brief of email) aan de Opdrachtgever (concerncontroller of andere functionaris).

- Opdrachtgever (concerncontroller of andere functionaris) dient schriftelijk akkoord te geven op het uit te voeren meerwerk. • -Voor advies(meer)werkzaamheden, die niet vallen onder de natuurlijke adviesfunctie, wordt altijd vooraf een prijsindicatie afgegeven die schriftelijk wordt bevestigd door de Opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient dus vooraf voor zichzelf te bepalen of bepaalde advieswerkzaamheden onder de natuurlijke adviesfunctie vallen of niet. Indien dit niet het geval is dienen de bovengenoemde randvoorwaarden m.b.t. meerwerk in acht te worden genomen. Tevens dient te worden onderbouwd waarom deze betreffende advieswerkzaamheden niet onder de natuurlijke adviesfunctie vallen. Note: Na opdrachtverstrekking kan er door de Opdrachtgever worden besloten een andere procedure voor het verstrekken van meerwerk met de accountant af te stemmen. Bespreking en besluit van dit agendapunt

De auditcommissie heeft het bovenstaande besproken en spreekt haar waardering uit dat dit meerwerk, conform de afspraken, vooraf voorgelegd wordt aan de auditcommissie. De auditcommissie kan zich in het voorstel vinden en benadrukt de

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

7

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg opmerking dat dit geen meerwerkuren zijn voortkomende uit de reguliere jaarrekeningcontrole. Griffier/secretaris auditcommissie geeft aan dat afgelopen maandag in de rekenkamer besproken is, als uitvloeisel besluit n.a.v. rekenkamerrapport over aantal onderzoeken afgelopen jaren, om als de jaarrekening gereed is met daarin het overzicht van de rekenkamerrapporten en de stand van zaken, zij aan de auditcommissie mee wil geven wat haar bevindingen zijn om dit zo onder de aandacht van de raad te brengen bij de jaarrekening. Rekenkamer kan er een "sausje" over geven over de feiten zoals opgenomen in de jaarrekening door de organisatie. De voorzitter oppert dat het wellicht handig/wenselijk kan zijn dat de rekenkamer en de auditcommissie dan hierover gezamenlijk bijeenkomen, eventueel digitaal. Maandagavond voor de vergadering in juni vergadert de rekenkamer conform planning. Dit zal meegenomen worden door de griffier naar de rekenkamer waarvan hij ook secretaris is.

10. Volgende vergadering

In het jaarschema 2024 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (soms tevens die avond commissie ABA-Financiën 20.00 uur en seniorenconvent 19.00 uur): - 19 juni 2024 (ABA zelfde avond/jaarrekening) - 9 oktober 2024 (ABA twee weken later) - 11 december 2024 (ABA week later)

11.

Sluiting.

De voorzitter sluit om 16.33 uur de vergadering.

Actielijst Auditcommissie 20 maart 2024 Datum afspraak

Onderwerp

Actie door

Datum afspraak

Onderwerp

Aandachtspunt

07122022

Een SLA voortkomend uit de managementrapporta Dat organisatie gaat aangeven wat nu ge is opgepakt, maar bij centrumgemeente Dordrecht is gemeentesecretari een langlopend komen te liggen, wat bij GR Sociaal s proces. Wordt van de en wat des gemeente is actielijst gehaald maar komt terug als aandachtspunt

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

Uiterlijk

8

Jaaragenda: Medio maart • eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant? • Normenkader en controleprotocol 2024 • Voortgang uitvoering intern controleplan

Medio juni Jaarrekening 2023 (incl. Interbestuurlijk toezicht) • Voortgang uitvoering intern controleplan Medio Oktober: - Auditplan van de accountant - Voortgang uitvoering intern controleplan Medio December - Interimcontrole/managementletter - Intern controleplan - Voortgang uitvoering intern controleplan

T:\Afdelingen\Griffier\2024\2024 COMMISSIES EN RAAD\2024 Auditcommissie\2024 03 20 verslag auditcommissie.docx

9