Nr. 15 Informatiebrief betreffende bevindingen omtrent herfinanciering leningenportefeuille (2021)

Leden van de gemeenteraden van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Onderwerp: informatiebrief betreffende bevindingen omtrent herfinanciering leningenportefeuille (2021)

Geachte leden van de gemeenteraad,

Veiligheidsregio ZHZ Postbus 350 3300 AJ Dordrecht

Prof. Kohnstammlaan 10 3312 KL Dordrecht

Middels deze brief informeren wij u graag nader over een onderwerp dat in het Algemeen Bestuur van 8 december 2022 specifiek is besproken, namelijk de aan de orde gestelde kritische punten gerelateerd aan het besluit tot herfinanciering van de leningenportefeuille in 2021.

T 088 6365000 E mail@vrzhz.nl I www.zhzveilig.nl

Dit onderwerp is aan de orde gekomen als onderdeel van de behandeling van de tweede bestuursrapportage van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid over het jaar 2022 (BURAP II).

Datum 15 februari 2023

In deze brief nemen we u mee in de geconstateerde feiten en in de manier waarop de Veiligheidsregio op dit moment aan het werk is om te komen tot een zo optimaal mogelijke oplossing voor de gemeenten in termen van benodigde bijdragen voor de Veiligheidsregio. Achtergrond Per 18 november 2021 is de leningenportefeuille van de Veiligheidsregio geherfinancierd om gebruik te kunnen maken van de (destijds) lage rentepercentages. De benodigde leningportefeuille omvatte destijds € 45.283.443 (inclusief disagio als gevolg van de herfinanciering), en is tegen een rentepercentage van 0,61% voor 30 jaar als lineaire lening vastgelegd. Over een periode van 30 jaar gerekend ontstond door de herfinanciering, ten opzichte van de bestaande rentekosten, een voordeel van € 9.076.969. De herfinanciering had voor het overgrote deel betrekking op investeringen in huisvesting. Met de herfinanciering van de portefeuille veranderde niet alleen de rente, maar ook de voor de Veiligheidsregio gebruikelijke leningvorm, namelijk annuïtaire leningen, doordat annuïtaire leningen werden omgezet naar lineaire leningen. Dit was een vereiste van de BNG. De herfinanciering is door het bestuur goedgekeurd op 14 oktober 2021 met het besluit 2021/777. In dit besluit is ook de ‘boete’ (disagio) aan de orde gekomen.

Dit is het bedrag van € 6.215.984 dat de Veiligheidsregio destijds moest betalen aan de BNG voor de vroegtijdige afsluiting (lees: aflossing) van de oude leningen. Als dekkingsbron voor de jaarlijkse extra kapitaallasten als gevolg van de boete, is destijds de reserve egalisatie kapitaallasten aangewezen (AB 9 december 2021 documentnummer 2021/873).

Uw kenmerk Ons kenmerk 93287 Onderwerp Informatiebrief betreffende bevindingen omtrent herfinanciering leningenportefeuille (2021) Bijlage(n) Behandeld door Matthijs Elfers M 061 5559647 m.elfers@vrzhz.nl

Tijdens het interne proces van de totstandkoming van BUARP II 2022 zijn de volgende feiten aan de orde gekomen gerelateerd aan de herfinanciering in 2021: 1. De dekkingsbron voor de disagio (boete) ad € 6.215.984 verdeeld over 30 jaar (€ 210.000 p/j), zijnde de reserve egalisatie kapitaallasten blijkt niet geschikt en niet toereikend te zijn; 2. De verandering van leningvorm (van annuïtair naar lineair) heeft gezorgd voor een andere manier van afschrijven van activa van de Veiligheidsregio, met als gevolg een verzwarend effect op de begroting voor de komende jaren. Dit verzwarend effect heeft specifiek betrekking op de afschrijvingslasten verbonden aan investeringen in huisvesting, aangezien de overige investeringen een plek hebben binnen het MJIP, aan de hand waarvan kapitaallasten sowieso in de tijd worden uitgesmeerd/gelijk gemaakt. Hierover later in deze brief meer. Deze bevindingen zijn in het bestuur besproken. Het bestuur heeft de Veiligheidsregio de opdracht gegeven om een zo optimaal mogelijke technische uitwerking voor te bereiden voor de verdeling van kosten verbonden aan huisvesting in de tijd, zodat de gemeenten op zo’n minimaal mogelijke manier extra worden belast als gevolg van de geconstateerde feiten.

Waarom is de reserve egalisatie kapitaallasten achteraf gezien niet geschikt als dekkingsbron voor de boete? De reserve egalisatie kapitaallasten MJIP is niet geschikt als dekkingsbron voor de boete/disagio als gevolg van de herfinanciering, omdat deze reserve niet bedoeld is als ‘reguliere’ dekkingsbron, maar als ‘nivelleringsmechanisme’ voor het huidige Meerjaren Investerings Programma (MJIP). De achterliggende meerjarige investeringsplanning houdt geen rekening met de extra kosten als gevolg van de boete/disagio. Met het gebruik van de egalisatiereserve voor de € 210.000 per jaar voor de boete, zou de reserve binnen twee jaar leeg zijn en zou deze door de gemeenten alsnog (jaarlijks) moeten worden aangevuld. Hiermee is de egalisatiereserve als dekkingsbron voor de boete/disagio bij nader inzien ongeschikt en ontoereikend. Er heeft geen dubbelcheck plaatsgevonden op het advies om de egalisatiereserve te gebruiken. Verbeterpunt voor de organisatie is dat er meer nadruk is gekomen op checks en balances, m.n. het vier-ogen principe. Waarom een systeemwijziging en wat is het effect? Door de verandering van annuïtair naar lineair lenen, veranderde automatisch ook de manier van afschrijven van investeringen binnen boekhouding van de Veiligheidsregio. Deze veranderde ook van annuïtair naar lineair. Boekhoudkundig was hiervoor geen andere optie.

Annuïtair afschrijven kan namelijk alleen als dit synchroon gebeurt met annuïtair aflossen van lenigen i.c.m. rentebetalingen. Geconstateerd is dat bij het besluit m.b.t. de herfinanciering er geen rekening is gehouden met de gevolgen/het effect van de gekoppelde systeemwijziging door de omschakeling van annuïtair lenen en afschrijven naar lineair lenen en afschrijven. Door de systeemwijziging ontstond een andere verdeling van afschrijvingskosten voor investeringen in huisvesting in de tijd. Voor de Veiligheidsregio betekent dit dat voor de komende vier jaar de gemiddelde

Datum

15 februari 2023 Ons kenmerk 93287 Pagina 2 van 4

afschrijvingslasten stijgen met gemiddeld € 290.000 (gemiddeld voor de jaren 2022 t/m 2026). Op de lange termijn worden deze effecten ingelopen. Het omslagpunt hiervoor ligt in 2040, waarna de kosten voor huisvestingsinvesteringen, t.o.v. de setting voor de herfinanciering, juist zullen dalen.

Datum

15 februari 2023 Ons kenmerk 93287

Momenteel heeft de Veiligheidsregio geen egalisatiesystematiek voor kosten gerelateerd aan huisvesting. Was de herfinanciering het per saldo waard? De herfinanciering heeft de Veiligheidsregio per saldo wel een structureel voordeel opgeleverd. Het uiteindelijk voordeel is de € 9.076.969 rentevoordeel minus de € 6.215.984 boete/disagio = € 2.860.985 voordeel over 30 jaar. Dit is verwerkt in de kapitaallasten. Het effect van de systeemwijziging is op lange termijn voor de Veiligheidsregio neutraal. Echter, bij besluitvorming had duidelijk moeten zijn dat de keuze ook een boekhoudkundig effect zou hebben, als gevolg van de logische systeemwijziging gekoppeld aan de herfinanciering (van annuïtair naar lineair). Vertaling geconstateerde feiten naar acties Hierboven hebben wij reeds het verbeterpunt voor de organisatie genoemd dat er meer nadruk is op checks en balances, met name het vier-ogen principe. De herfinanciering van de gehele leningenportefeuille was voor de Veiligheidsregio een grote actie die niet regelmatig voorkomt. De langlopende leningen zijn voor 30 jaar afgesloten. De Veiligheidsregio heeft een beperkte aparte treasury-functie (lees: gespecialiseerde treasurer). Daarvoor zijn de treasury-werkzaamheden over het jaar te weinig voorkomend.

De komende tijd wordt onderzocht hoe de Veiligheidsregio de interne treasury-rol zou kunnen versterken door gebruik te maken van externe expertise, die als flexibele schil aan de organisatie zou kunnen worden toegevoegd. Momenteel wordt er daarnaast gewerkt aan het opzetten van een Meerjarig Investeringsprogramma Huisvesting met bij behorende egalisatiereserve voor investeringskosten voor huisvesting als onderdeel van het project Strategische Huisvesting. De verwachting is dat besluitvorming hierover in april 2023 aan het bestuur zal worden voorgelegd. In de komende periode werkt de Veiligheidsregio voor het Meerjarig Investeringsprogramma Huisvesting met bij behorende egalisatie reserve huisvesting een eerste doorrekening uit. De dekking voor de boete/disagio zal hierin worden meegenomen. De financiële vertaling van de nieuwe verdelingsmethode (nieuwe te vormen reserve en jaarlijkse bijdrage voor kapitaallasten huisvesting), i.c.m. met de vast stellen onderhouds- en investeringsniveaus gekoppeld aan de nieuwe Strategische Huisvestingsvisie, zullen bij besluitvorming worden gepresenteerd. Wij hopen u hierbij voldoende te hebben geïnformeerd over de geconstateerde feiten rond de eerder uitgevoerde herfinanciering. Voor nadere technische vragen kunt u contact opnemen met de afdeling Control van de VRZHZ.

Pagina 3 van 4

Het algemeen bestuur van de

Datum

Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid,

15 februari 2023

De secretaris,

De voorzitter,

Ons kenmerk 93287 Pagina 4 van 4

C.P. Frentz

Mr. A.W. Kolff