Nr. 14 Auditcommissie - Verslag 29 oktober 2020

Verslag Auditcommissie via MS Teams DATUM

29 oktober 2020

Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66

AANVANG

17.00 uur

L.P. Platschorre G.H. Logt

M.C.G. Gommans-Dane

Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller

M. Steehouwer (BDO), M. Fuchs (BDO) A.J. Flach (wethouder Financiën) A.M. Martens G. van Strien

Afwezig met kennisgeving

E. van der Wulp

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

De heer Platschorre opent de vergadering om 17.00 uur en heet de aanwezigen welkom. Hij meldt de afwezigheid van de heer Van der Wulp wegens gezondheidsproblemen. De vergadering van 30 september is in overleg niet doorgegaan. Op verzoek van de heer Steehouwer van BDO vindt dit ingelaste overleg plaats. Hij wil graag de auditcommissie bijpraten over de volgende onderwerpen: Auditplan 2020 (staat op agenda auditcommissie december, maar er speelt meer waardoor hij graag ons wil bijpraten voor draagvlak in december) Impact corona op de organisatie en jaarrekening TOZO Continuïteitsbijdrage zorginstellingen

2.

Vaststelling agenda.

Er is geen agenda

3.

Verslag van 11 december 2019

Komt in december aan de orde.

4.

Mededelingen / ingekomen stukken

Zijn er niet

5.

actualiteiten door BDO/Marc Steehouwer

De heer Steehouwer introduceert de heer Marco Fuchs. Hij zal op termijn de rol van de heer Erik de Groot overnemen en gaat alvast meelopen. Om te voorkomen dat er een kennislek ontstaat. Marco Fuchs introduceert zichzelf. Hij neemt de auditcommissie mee via een powerpointpresentatie. Vier punten: -

Het controleplan 2020 Actievereisten t.a.v. corona. Hoe krijg je hier zicht op TOZO en Continuïteitsbijdragen zorginstellingen.

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 10 29 verslag auditcommissie.docx

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg Terugblik op jaar 2019: ingewikkeld jaar geweest wegens thuis werken en op afstand werken. Voor controle 2020 zal dit ook moeten. Hoe kunnen we kosten beperken en zo goed mogelijk dit te doen. Gaat om verkortingstijd en naar voren halen van ingewikkelde stukken: Europese aanbesteding, grondexploitatie, controle van voorzieningen. Risico doorlooptijd zo klein mogelijk maken is de opzet. Voorkomen van vragen tijdens de controle. Iedereen binnen traject jaarrekening worden meegenomen vooraf om uitleg te geven. Inzet is voorwerk zo goed mogelijk te doen en zodoende tijd en inzet te besparen. Normenkader en wijzigingen: -

-

-

-

-

-

Gene wijzigingen BBV die van invloed zijn op jaarrekening Wel op jaarrekening: corona. 2021 invoering rechtmatigheidsverantwoording: waarschijnlijk pas over 2022 college aan zet. Ga wel door met voorbereiding. (Noot VNG heeft handleiding opgesteld) Aandachtspunten 2020 in hoofdlijnen worden besproken. Ook aandacht gevolg voor ondersteuning in kader corona. Corona scan wordt aan de organisatie verstrekt (graag ook kopie auditcommissie tkn.) Materialiteit 1 % van de totaal van de lasten hierbij ook de toevoegingen aan de reserve: verkoop aandelen Eneco. Eenmalige significantie door toevoegen aan reserves. Tozo wordt ook aangemerkt als eenmalig/incidenteel door sommige accountnats. Hierover vindt nog overleg plaats. Sheet met vragen over corona en jaarrekening 2020 wordt besproken. In managementletter zal een eerste indruk worden teruggegeven. Vraag wordt gesteld of deze zaken niet de jaarlijkse punten zijn en wordt niet te veel aan Corona opgehangen? Er is een trendbreuk waardoor zaken in een ander daglicht kunnen komen te staan. Er kunnen nieuwe risico's zich gaan voordoen. Het is om alles volledig in beeld te krijgen. Zorg continuïteit en TOZO; bij Drechtsteden sociale dienst maar ook gevolgen gemeenten. Bevoorschotting staat door Corona maar beperkte of geen prestatie tegen over staat. Beoordeling hangt onder meer af van gemaakte afspraken. TOZO als sisa regeling bezien.

Flinke operatie en tijdpad nog onduidelijk. BDO heeft extra inhuur geregeld voor flexibiliteit. SCD zit met capaciteit en prioriteit om hiermee aan de slag te gaan. Risico qua tijdigheid. Kan ene behoorlijke doorwerking hebben naar gemeente. In rechtmatigheid werkt dit niet door vanwege delegatie, maar wel financieel in bijdrage in de jaarrekening. Nog niet geheel duidelijk of kostenpost, personele inzet, wel gedekt wordt door het rijk/compensatie. Uitvoeringskosten en controlekosten zijn flink. Valt in beginsel wel onder eenmalige kosten welke in beginsel gecompenseerd zullen worden, maar wijze waarop is nog net helder: nacalculatie of normering. Corona: fasen worden besproken van crisismanagement, impactanalyse naar beheersing en scenarioanalyse. Hoe groot zij de risico's hierbinnen en welke onzekerheden zijn er en welke zijn wel/niet beheersbaar. In interim controle met auditcommissie verdieping te zoeken en in managementletter wat meer handen en voeten geven door middel van voorbeelden. Raad zal moeten leren met onzekerheden om te gaan. Is ook een politiek issue. Hoe kan de auditcommissie de raad helder maken dat ze hiermee zullen dienen te handelen. Na behandeling managementletter in auditcommissie en dan bespreken hoe we de raad gaan verhelderend uitleggen. Door een en ander concreet te maken. Dan nadenken hoe we raad gaan meenemen hoe om te gaan met onzekerheden.

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 10 29 verslag auditcommissie.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg Marco Fuchs neemt de auditcommissie vervolgens mee naar de planning jaarrekening 2020. He auditplan wordt besproken. Op basis van de ervaringen 2019 zijn er al verbetering gen doorgevoerd/ Afgesproken wordt dat de auditcommissie de kans krijgt om binnen twee weken aan te geven of er nog extra aandachtspunten zijn voor de controle 2020 naast de bal bekende speerpunten zoals aanbesteding. Eind november wordt de managementletter aangeleverd voor bespreking in december. Er worden nog met de organisatie afspraken gemaakt op welke wijze zaken sneller kunnen danwel naar voren gehaald kunnen worden. Begin december wordt een workshop gegeven aan de medewerkers berokken bij de jaarrekening. Hierbij uitleg waarom BDO zaken nodig heeft en hoe zij het aangeleverd willen hebben. Ingestemd wort met de vorm van de managementletter zoals deze vorig jaar voor de erts keer is gepresenteerd. Voor de auditcommissie zijn de hoofdlijnen van belang. Bijlagen bij de sheets gaan over normenkaders e.d. Afspraak: binnen twee weken aan te geven of er nog andere speerpunten zijn die in de controle meegeven zouden moeten worden. Europese aanbesteding en Grex Volgerlanden zijn al speerpunten jaarlijks. Corona wordt ook meegenomen. Uiterlijk 12 november aanleveren bij de griffier/secretaris auditcommissie.

SDD en ander verbonden partijen: gemeentesecretaris wil graag blijvend hierover geïnformeerd worden over de bevindingen gezien de mogelijke impact voor de gemeente. Dit wordt toegezegd door BDO binnen het te volgen tijdpad. Het is immers ongewis en grijpt in elkaar. Daarom de reden van deze bijpraatsessie.

8.

Wat verder ter tafel komt/rondvraag

Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

"9.

Volgende vergadering

Volgende vergadering is gepland op 16 december.

10.

Sluiting.

De voorzitter sluit om 18.00 uur de vergadering.

Actielijst Auditcommissie 29 oktober 2020 Datum afspraak

Onderwerp

Actie door

Uiterlijk

Jaarlijkse planning Medio februari  Bespreken rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad – college  Onderzoeken artikel 213a Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Welke onderzoeken staan in de planning bij het college. Medio mei/juni - Accountantsverslag Jaarrekening Medio september/oktober - Auditplan

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 10 29 verslag auditcommissie.docx

3

Medio november/december - Financieel handboek Auditcommissie actualiseren - Managementletter 2020/interim controle - Normenkader en controleprotocol -

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 10 29 verslag auditcommissie.docx

4