Nr. 13 Auditcommissie - Verslag 30 juni 2020

Verslag Auditcommissie DATUM

30 juni 2020

Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66

AANVANG

16.30 uur

L.P. Platschorre G.H. Logt E. van der Wulp M.C.G. Gommans-Dane

Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller

M. Steehouwer (BDO), A.J. Flach (wethouder Financiën) A.M. Martens G. van Strien

Afwezig met kennisgeving

E. de Groot (BDO)

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

De heer Platschorre opent de vergadering om 16.30 uur en heet de aanwezigen welkom. Hij meldt de afwezigheid van de heer De Groot. De heer Flach is iets later. De vergadering van 10 maart is in overleg niet doorgegaan.

2.

Vaststelling agenda.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3.

Verslag van 11 december 2019

Deze wordt vastgesteld en wordt doorgeleid naar de lijst ingekomen stukken (lis) van de gemeenteraad. Datum afspraak

4.

Mededelingen / ingekomen stukken

Onderwerp

Actie door Uiterlijk

Er zijn afgelopen tijd een aantal stukken binnengekomen die op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname.

4.1. Goedkeuring begroIngekomen stuk levert geen aanleiding op voor verdere bespreking. tingswijzigingen tweede bestuursrapportage 2019 DG&J ZHZ Provincie Zuid-Holland (lis raad 13 januari 2020 nummer 7) 4.2. Motie gemeente Horst aan de Maas: uitbreiding gemeentelijk belastinggebied (lis raad 13 januari nummer 10)

Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking.

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 06 30 Auditcommissie\2020 06 30 verslag auditcommissie.docx

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

4.3 Motie gemeente Almelo: trap op trap af van het gemeentefonds (lis raad 13 januari nummer 15)

Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking.

4.4 Financieel toezicht begroting 2020 provincie Zuid-Holland (lis raad 13 januari nummer 17)

Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking.

4.5 Gemeente Montferland Samen trap-trap af (lis raad 13 januari nummer 19)

Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking.

4.6 Gemeente Drechterland Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking. Motie over financiële bijdrage rijk voor Omgevingswet (lis raad 7 april nummer 4) 4.7 Hiswa Recron: uitstel Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking. gemeentelijke betalingen belastingen (lis raad 7 april nummer 16) 4.8 Diverse jaarrekeningen Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking. en begroting verbonden partijen (lis raad 15 mei) 4.9 BDO-BENCHMARK Ingekomen stuk levert geen aanleiding op voor bespreking. NEDERLANDSE GEMEENTEN 2020 FINANCIËLE VEENBRAND Tekorten lopen op, meer gemeenten in ’t rood (Zie bijlage) 5.

Jaarrekening 2019: accountantsrapportage BDO (incl. interbestuurlijk toezicht).

De rapportage is 23 juni in concept verstuurd. Naar aanleiding van de rapportage en de bevindingen wordt de jaarrekening nog aangepast. Hierover ontstaat enige discussie hoe dit zo gelopen is. Afgesproken wordt dat, mede in kader meerwerk, de organisatie met BDO in overleg gaat en daarover met een voorstel komt. Het betreffen ook soms zaken welke al jaar en dag zo worden gedaan en nu, door de wijze van werken (steekproefsgewijs) alsnog anders boekhoudkundig vastgelegd dienen te worden. De heer Steehouwer is blij met de ruimte die de auditcommissie hem en BDO heeft gegeven om wat meer tijd te hebben voor de controle. Alles is nu, op één ding na verwerkt. De jaarrekening blijft binnen de materialistische grenzen en 3 juli komt er een getekende verklaring, een goedkeurende verklaring. Ook is een doorkijk gemaakt wat de coronacrisis voor impact heeft op de gemeente. Nu is dit alleen toegelicht omdat het covid19 virus in 2020 zich manifesteerde. Er is

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 06 30 Auditcommissie\2020 06 30 verslag auditcommissie.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg een goede impactanalyse gemaakt vanuit de organisatie, een kwalitatieve analyse. Daarbij wordt wel opgemerkt dat veel binnen de gemeenschappelijke regelingen zit en voor de gemeente een indirecte doorwerking kent. Ook is nog onzekerheid over de bijdrage van het rijk. Het dashboard wordt nagelopen. De jaarrekening is gecontroleerd op basis van het BBV en voldoet dus. Ook de Wet Normering Topinkomens is nageleefd. De SiSa regeling: de H4 regeling blijft binnen de tolerantie. Aandacht voor aanbesteding, net zoals voorgaande jaren. Er zijn 3 contracten die doorlopende contracten zijn en waar de accountant vragen heeft over de wijze van aanbesteding. Hierbij is ook de vraag aan de orde gekomen of het geen subsidieverstrekking betreft, maar daarvoor is in 1 geval ook geen beschikking aangetroffen. Met name een voorbeeld wordt toegelicht zijnde Cascade. Dat heeft geen betrekking op de relatie tussen gemeente en Cascade, maar de wijze van aanbesteding versus subsidieering. Bij de ter inzagelegging voor de raad wordt alleen de getekende controleverklaring jaarstukken 2019 achter het "slotje" gezet. Het accountantsverslag is openbaar. Met de inkoopprocedure regionale inhuur is ook het SCD bezig. Er volgt nog een juridische analyse. De contractwaarde dient ook meegenomen te worden. Dit zal bij de jaarrekening 2020 aan de orde komen.

De grondexploitatie wordt goed gemonitord en treft een sterke beheerorganisatie. De accountant geeft aan dat het van belang is deze lijn vol te houden. Ten aanzien van de formele vaststelling grondexploitatie 2019 en 2020 (in plaats van 2018 en 2019 blz. 23) wordt aangegeven dat de meest realistische wijze van schatting wordt gehanteerd. De verwerking in de jaarrekening is op juiste wijze toegepast. Er is een formeel punt met Zwijndrecht ten aanzien van het warmtenet en dit is ook als zodanig opgenomen. De grafieken op pagina 14 worden besproken. De portefeuillehouder verzoekt de grafieken nog te checken ten aanzien van met name de netto schuldquote in 2016. De accountant is tevreden dat de schuldpositie verbetert door de grondexploitatie en de Eneco-gelden te gebruiken voor aflossing c.q. herfinanciering. Dit is een adviespunt. Blz. 19 Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college: door Corona is dit een jaar uitgesteld en accountant geeft het advies goed gebruik te maken van dit jaar om zaken voor te bereiden. Op 30 september, eerstvolgende vergadering van de auditcommissie is hier wellicht wat meer over te vertellen. 4.6. Er is maar één overschrijding en die telt niet mee in dit oordeel. Over 4.7 Cascade is al gesproken in kader van aanbesteding versus subsidierelatie. Geadviseerd wordt dit intern goed te bespreken en afdoende op te lossen.

Los hiervan staat de relatie met Cascade en bezoek van de raad aan Cascade. De controller geeft aan dat het een zoekproces is geweest. BDO heeft vorig jaar opmerkingen meegegeven en organisatie wilde niet in diezelfde valkuil vallen. Paragraaf 2.3 en 2.4, corona en gecorrigeerde fouten heeft de ervaring gegeven dat er wel erg nauwkeurig is gekeken door de accountant. Discussiepunten bij onze gemeente vond niet plaats bij andere gemeenten. Is ook het werk van de accountant. Maar dit heeft wel geleid tot een aangepaste jaarrekening, hoewel dat cijfermatig verder geen enkele consequentie heeft. Het zijn meer boekhoudkundige

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 06 30 Auditcommissie\2020 06 30 verslag auditcommissie.docx

3

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg aanpassingen. Er is van beide kanten hard gewerkt om tot dit mooie eindresultaat te komen. Over meerwerk is al gesproken en er komt vanuit de organisatie in overleg met BDO een voorstel naar de auditcommissie. Mede door de werkwijze in verband met Covid19 kwamen de nodige vragen laat in de tijd.

6.

Presentatievorm P&C Cyclus

In de laatste raadscommissie ABA-Financiën kwam de vraag naar voren, ingegeven door de wijze van presentatie in de kadernota, of dit anders kan. Voorzitter en secretaris van de auditcommissie hebben dit punt nog toegevoegd aan de agenda. In de kadernota wordt vanaf pagina 15 gewerkt met kleuren om de stand van zaken aan te geven. De portefeuillehouder geeft aan dat hij het raadslid William Lagendijk heeft willen uitnodigen te komen met een voorstel hoe hij de verantwoording ziet. Uiteraard vanuit zijn positie als raadslid, ingegeven vanuit zijn vakinhoudelijke kennis. Afgesproken wordt dat de griffier/secretaris auditcommissie de heer Lagendijk zal benaderen voor een afspraak tussen de heer Lagendijk, de controller en de griffier om te bezien en wellicht te komen met een voorstel hoe de heer Lagendijk de prestentatie van de P&C producten dan voor zich ziet.

7.

8.

Andere actualiteiten door BDO/Marc Steehouwer

Deze zijn al besproken in het kader van het auditplan:

Wat verder ter tafel komt/rondvraag

Binnen de griffierskring en het controlleroverleg zal besproken worden over controle 2021. Vooralsnog wordt uitgegaan van verlenging. Dan heeft BDO 5 jaar de controle gedaan en dient een nieuwe procedure qua aanbesteding te worden gestart. De griffier van Ambacht heeft, namens de griffierskring, contact gezocht met Dennis van der Graaf, voorzitter controllersoverleg om dit voor te bereiden. Dit komt nog terug.

-

Maatwerk rechtmatigheidsverantwoording belangrijkste actualiteit BBV kent geen belangrijke wijzigingen: raamwerk BBV is nader geduid en aanscherping activa is verdiept en verduidelijkt ten aanzien van grondexploitaties. Is meer nadere duiding/vorm van jurisprudentie

In de commissie ABA-Financiën heeft de voorzitter van de auditcommissie een voorschot genomen op het accountantsverslag. Hij geeft aan dit gedaan te hebben onder de duidelijke restrictie dat dit geen standpunt betreft van de auditcommissie en dat dit nog op 30 juni besproken moet worden. De beide leden van de auditcommissie hebben er een wat ander beeld bij. De heer Platschorre betreurt dit en maakt zijn excuses als er een ander beeld is ontstaan dan hij bedoelde. N.B. op de geluidband staat het volgende: De heer Platschorre begint als volgt "Voorzitter dank uw wel. We moeten inderdaad het overleg met de accountant nog hebben. Dat gaat volgende week gebeuren. De accountant heeft wel aangekondigd een goedkeurende verklaring van de getrouwheid van de jaarrekening af te geven. Alhoewel hij ook schrijft dat de jaarrekening …… Definitief advies van de auditcommissie krijgt u op de raadsvergadering. "9.

Volgende vergadering

In het jaarschema 2020 zijn een aantal data opgenomen van 16 tot 17 uur. Verzocht wordt een datumprikker te laten rondgaan ter afstemming. Volgende vergadering is gepland 30 september en daarna 9 december.

10.

Sluiting.

De voorzitter sluit om 17.40 uur de vergadering.

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 06 30 Auditcommissie\2020 06 30 verslag auditcommissie.docx

4

Actielijst Auditcommissie 30 juni 2020 Datum afspraak

Onderwerp

Actie door

Uiterlijk

Medio februari  Bespreken rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad – college  Onderzoeken artikel 213a Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Welke onderzoeken staan in de planning bij het college. Medio mei/juni - Accountantsverslag Jaarrekening Medio september/oktober - Auditplan - Normenkader en controleprotocol Medio november/december - Financieel handboek Auditcommissie actualiseren - Managementletter 2020/interim controle

T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 06 30 Auditcommissie\2020 06 30 verslag auditcommissie.docx

5