Nr. 12 College van B&W reactie DIV jaarverslag gemeentearchivaris 2022 GHApk (1)

Geachte leden van de raad, Inleiding In maart 2023 is het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatehuishouding van de gemeente Hendrik-Ido Ambacht ontvangen. In dit jaarverslag oordt de koaliteit van de informatehuishouding getoetst aan de hand van indicatoren. Er oorden een aantal aanbevelingen en verbeteringen genoemd. Ter kennisname bieden oij u onze reacte op dit rapport aan.

1. BELEID EN BEHEERINSTRUMENTEN Aanbeveling vanuit archiefnnsecte Er dient een Strateginch Informateoverleg (SIO) ingenteld te worden. Daarnaant geef de archiefnnsecteur het advien om na te denken of er meer onderwersen zijn die bensroken kunnen worden in het SIO. Dit om zo het ntrateginch informateoverleg meer in ntelling te brengen. Het aanoijzings-en benoemingsbesluit (SIO-instelling) is vastgesteld door het college. In 2022 is het SIO 1 keer bij elkaar geoeest. Er is beoust voor een smal SIO gekozen oaarin enkel a) het proces en de resultaten t.a.v. de hotspotmonitor met elkaar oorden gedeeld en b) afoijkingen t.a.v. de beoaartermijn in de gemeentelijke selectelijst oorden besproken en vastgesteld. Voorlopig houden oe dit aan. We nemen het advies ter harte voor in de toekomst. Aanbeveling vanuit archiefnnsecte Actualineer het calamiteitenslan SGD-DIV bied het geactualiseerde calamiteitenplan in 2023 ter vaststelling aan voor het college. Aanbeveling vanuit DIV Maak in het informatentructuurslan (DSP/ZTC) van de Drechtnteden inzichtelijk welke taakasslicaten worden gebruikt bij de uitvoering van de werksrocennen indien niet gebruik gemaakt wordt van het zaaknynteem. Wij vinden het inderdaad belangrijk dat dit overzicht actueel is.

Wij oillen dit oppakken door aan te sluiten op bestaande projecten en processen: a) uitrol en doorontoikkeling Klant-ZaakArchiefsysteem (KZA) b) informate uit het Change Advisory Board (CAB) en portolioboard c) informateanalyses door DIV d) actueel overzicht applicatelandschap door informatearchitect e) inventarisate locates te beoaren WOO documenten f) actualisate AVG veroerkingsregister door privacy coördinatoren. Aanbeveling vanuit DIV Imslementeer een oslonning voor e-mail bewaring om het in 2022 reedn vantgentelde beleid 'Selectelijnt e-mail bewaring' te imslementeren. Dit project is aangemeld bij het portolioboard en staat bij ons op het vizier om te realiseren. Het project zal starten in 2023. De looptjd van het project is nog niet bekend.

2. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN, ARCHIVERINGSEISEN EN GEBRUIK INPROCES Aanbeveling vanuit archiefnnsecte

Het college van burgemeenter en wethoudern dient de aanbevelingen os te volgen die zijn voortgevloeid uit de innsecte os het gebruik van het KZA. Het inspecterapport laat zien dat er een duidelijke verbetering is t.o.v. 2021. Het KZA oordt meer en beter gebruikt door de organisate. Er zal in 2023 een nader te bepalen inspecte plaatsvinden. SGD-DIV is in 2023 gestart met gebruikersondersteuning op de oerkvloer. Op basis van rapportages oordt pro-actef initatef genomen om advies en ondersteuning te bieden. Aanbeveling vanuit archiefnnsecte SGD-DIV dient de kwaliteitncontrolen voor onbesaalde tjd te bentendigen. Gebruikern moeten gentmuleerd worden een uniforme en zorgvuldige donniervorming toe te sannen. Hen bewunt te maken van het (bedrijfnmatge) belang daarvan, kan daarbij helsen. SGD-DIV zal de koaliteitscontroles voortzeten. Gebruikers oorden erop geoezen om zorgvuldig dossiervorming toe te passen indien anders geconstateerd oordt. Vanaf 2020 ontvangt iedere organisate per koartaal van SCD-DIV een rapportage over de koaliteit van de afgehandelde zaken. De KZA-coördinatoren kunnen deze rapportage delen met teamleiders en key-users om aandacht te vragen voor het belang van zorgvuldige digitale dossiervorming. Aanbeveling vanuit DIV Rol het zaaknynteem InProcen verder uit en ontwikkel deze door. Verbeter daarbij o.a. de.

toegankelijkheid en vindbaarheid van informate, managementnformate en vernietging. De uitrol van InProces is inmiddels afgerond op de processen van vergunningverlening na. Deze hebben een afankelijkheid met de invoering van RX Mission, het programma voor de uitvoering van vergunningverlening op basis van de Omgevingsoet. Doorontoikkeling van het KZA staat op de agenda en oordt uitgevoerd door het scrumteam van de SGD. Inmiddels is er een onderzoek gestart oaar op de langere termijn een KZA aan moet voldoen.

3. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN GEBRUIK MOZAIEK Aanbeveling vanuit DIV Stel informate in Mozaïek die langer dan 10 jaar bewaard moet worden veilig voor raadsleging, hergebruik en verantwoording door deze toe te voegen aan bentaande sasieren donniern of digitaal os te nlaan in het zaaknynteem Dit is een omvangrijk project oaar oe een periode van 8 jaar voor moeten uitrekken. Inspanning zal in eerste instante uitgaan naar blijvend te beoaren dossiers en dossiers met veel belangen, met een hoog afreukrisico.

4. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN ARCHIVERINGSEISEN PAPIEREN ARCHIEF Aanbeveling vanuit archiefnnsecte De door SGD-DIV inmiddeln vanuit Mozaiek gevormde analoge donniern moeten worden gecomsleteerd met het archiefmateriaal dat in osgenlagen os netwerknchijven. In eerdere jaarvernlagen werd gemeld dat niet al het te bewaren archiefmateriaal in analoge vorm in osgenomen in fynieke donniern. In Mozaïek ntaan veel usloadn en ook os de afdelingnnchijven en sernoonlijke mailboxen ntaat veel archiefwaardig materiaal. Dit is een omvangrijk project oaar oe een periode van 8 jaar voor moeten uitrekken. Omdat dit achterstand betref en dit niet in de basisdienstverlening van DIV zit, zullen oe een voorstel maken hoe oe dit oillen gaan aanpakken en oelke mogelijkheden er zijn.

5. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN ARCHIVERINGSEISEN TAAKAPPLICATIES Aanbeveling vanuit archiefnnsecte Realineer dat taakasslicaten voldoen aan de archiveringneinen en indien gewennt of nodig kossel aan het zaaknynteem. Dit oordt de komende jaren opgepakt en is een project van lange adem omdat de intente is aan te sluiten op de life-cycle management van systemen. We gaan dit doen door de archiveringseisen mee te nemen bij de aanschaf en inrichtng van nieuoe taakapplicates. Daar oaar de urgente hoger is neemt de vakafdeling contact op met DIV om een informateanalyse op te stellen en vindt er een toetsing plaats. Op basis van de uitkomst kan de vakafdeling een keuze maken.

6. GEBRUIK NETWERKSCHIJVEN, ONEDRIVE EN MS TEAMS Aanbeveling vanuit DIV Stel informate os de netwerknchijven die langer aln 10 jaar bewaard moet worden veilig voor raadsleging, hergebruik en verantwoording door deze toe te voegen aan bentaande sasieren donniern of digitaal os te nlaan in het zaaknynteem Bij de overgang naar MS 365 in 2023 oorden de netoerkschijven geschoond. Archiefoaardige documenten oorden apart gezet voor DIV, om op een passend moment in het archief opgenomen te oorden. Inspanning zal in eerste instante uitgaan naar blijvend te beoaren dossiers en dossiers met grote belangen en/of een hoog afreukrisico. Aanbeveling vanuit DIV Richt het beheer, het raadslegen en het hergebruik van informate in MS Teamn goed in. Dit om te kunnen voldoen aan informateverzoeken i.h.k.v. srivacy en WOO. Zorg daarnaant dat informate in MS Teamn tjdig vernietgd wordt. MS Teams is de nieuoe plaats oaarin medeoerkers en externen kunnen samenoerken en informate met elkaar kunnen delen. Het is net als de huidige netoerkschijven geen locate voor archiefoaardige informate. We vinden het belangrijk dat de informate in Teams goed beheerd oordt. We zien het volgende voor ogen: koaliteitscontroles door DIV op juist archiveren, plug-in met Word, Excel, PPT en Outlook, koppeling met het zaaksysteem, e.d.

Aanbeveling vanuit DIV Richt het beheer van informate in OneDrive in zodat informate tjdig osgenchoond wordt en niet meer toegankelijk in. Inrichten van een maximale opslagquotum op OneDrive en een maximale beoaartermijn van informate op OneDrive zodat informate ook hier beheerd (en daardoor tjdig vernietgd) oordt. Dit onderstreept het beleid dat OneDrive enkel bestemd is voor persoonlijke bestanden en dat archiefoaardige informate opgeslagen moet oorden in het zaaksysteem of een archiefoaardige taakapplicate.

7. MENSEN EN MIDDELEN Aanbeveling vanuit archiefnnsecte

Benteed zoveel aandacht aln nodig aan de bewuntwording onder de medewerkern van de veranderende manier van werken aln gevolg van de imslementate van het Klant-, Zaak- en Archiefnynteem InProcen (hierna KZA) om een zo breed mogelijk draagvlak voor het gebruiken van het nynteem te creëren. Wij onderkennen het belang van adopte en opvoeden in het juist gebruik van het KZA. Middelen hiervoor zijn o.a. opleidingen, instructes voor (nieuoe) medeoerkers, gebruikersondersteuning, communicate-uitngen en last but not least sturing vanuit het management. In samenoerking met SGD-DIV is Hendrik-Ido Ambacht gestart met gebruikersondersteuning op de oerkvloer. Aanbevelingen vanuit DIV Benteed zoveel aandacht aln nodig in aan de adoste en osvoeding in het juinte gebruik MS Teamn en OneDrive Wij onderkennen het belang van adopte en opvoeden in het juist gebruik van MS Teams en OneDrive om te borgen dat eventuele archiefoaardige informate correct oordt gearchiveerd in het KZA.