Nr. 12 Auditcommissie - Verslag 7 juni 2021

Verslag Auditcommissie via MS Teams DATUM

7 juni 2021

Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66 Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller Afwezig met kennisgeving

AANVANG

16.30 uur

L.P. Platschorre G.H. Logt E. van der Wulp

A.J. Flach (wethouder Financiën) G. van Strien M.C.G. Gommans-Dane, A.M. Martens

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

De heer Platschorre opent de vergadering om 16.30 uur en heet de aanwezigen welkom bij deze ingelaste en extra auditcommissie zonder de accountant. De heer Martens is afwezig. Mw. Gommans is vanwege droevige familieomstandigheden afwezig.

2.

Vaststelling agenda.

Deze wordt ongewijzigd vastgesteld

3.

Verslag van 9 februari 2021

Deze wordt vastgesteld en wordt doorgeleid naar de lijst ingekomen stukken (lis) van de gemeenteraad. N.a.v. actiepunten. Deze worden behandeld op 23 juni zoals frauderisico samen met verslag accountant op jaarrekening. IC plan artikel 2013 A blijft staan Rechtmatigheidstoets door college: stand van zaken volgende keer door accountant, ook bezien of en in welke mate de raad bijgepraat moet/kan worden bijgepraat. Stand van zaken controle: Controle jaarrekening stand van zaken: loopt goed. Is zo goed als afgerond. Nog wel regionaal probleem TOZO-regeling. Regels zijn door rijksoverheid met terugwerkende kracht aangepast. Daardoor wellicht wat vertraging. Portefeuillehouder geeft aan dat hij van mening is dat dat dan maar zo is. Geeft meteen signaal naar de rijksoverheid dat dit op deze manier niet werkt. Dus daar niet van laten afhangen. Auditcommissie kan zich hierin vinden.

4.

Mededelingen / ingekomen stukken

Er zijn afgelopen tijd een stuk binnen gekomen welke op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad heeft gestaan. Deze wordt nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname

4.1 DG&J

DG&J reactie op zienswijze Governance onderzoek (nr 2 lis raad 12 april 2021). Geeft geen aanleiding tot maken van opmerkingen en wordt voor kennisgeving aangenomen.

5.

Even een reminder. In december is de auditcommissie meegenomen met een presentatie welke de volgende dag met de controllers en griffiers is besproken. Naar aanleiding van deze bespreking is een memo opgesteld met diverse vragen waar we eind januari/begin februari als auditcommissie een antwoord op dienden te geven in kader van het aanbestedingsproces voor een nieuwe accountant.

Aanbesteding 20222025

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 06 07\2021 06 07 verslag auditcommissie.docx

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg Dit heeft geleid dat een kleine werkgroep (Controller Alblasserdam en Zwijndrecht, inkoopbureau en griffier Hendrik-Ido-Ambacht) een marktverkenning hebben uitgevoerd afgelopen tijd. Op 10 mei is het resultaat besproken met de griffiers, controllers en vertegenwoordigers uit de GR-en die ook meedoen met dit traject. Op 17 mei jl. is het resultaat besproken met de controllers, griffiers, vertegenwoordigers van de GR-en en bestuurders/raadsleden van de 7 gemeenten en de GR-en. Namens Ambacht waren in ieder geval aanwezig Leo Platschorre, Gé van Strien en de griffier. Toen stond op de agenda: Gaan we samen/gezamenlijk aanbesteden? Doen we dit op basis van de aanbestedingsdocumenten van 5 jaar geleden met inachtneming van hetgeen eerder is gesteld qua aanpassingen? Beschrijvend document accountantsdiensten 2017-2019 is goede basis, met aandachtspunt om aanpak VIC (organisatiegericht vs. gegevensgericht) ook expliciet te beschrijven in nieuwe document was de conclusie 17 december 2020 van de controllers en griffiers die aanwezig waren - Wat voor accountant wil de gemeente hebben? Eentje die de controle doet of juist ook een natuurlijke adviesfunctie vervult? Hierbij is van belang goed na te denken wat je als gemeente wilt. Ook prijs/kwaliteitsaspect speelt een rol.

Voor de meeste accountants is 30/70 maximaal en eerder nog 20/80 waarbij het eerste getal de prijs betreft. Dus meer kwaliteitsaspecten dan prijsaspecten in de beoordeling. Accountants zoeken ook de klant die bij hen past. Ook een rol speelt mee de duur van een contract. 3 jaar is echt minimaal. Verlengen kan niet, hoogstens voor maximaal 1 jaar nieuw contract met aangaan (met een nieuwe prijs). Maar als je als enige partij dat doet, sta je er volgend jaar alleen voor Planning bespreken: hiervoor is een inventarisatie uitgezet welke hopelijk maandag 17 mei beschikbaar is ??? Naar aanleiding hiervan dienen een aantal vragen beantwoord te worden. De achterliggende stukken zijn bijgevoegd. De vragen die beantwoord dienen te worden zijn hieronder aangegeven: Vorige week maandag 17 mei hebben we met controllers, griffiers en raadsleden gesproken over de aanbesteding. Welke specifieke vragen dienen nu beantwoord te worden n.a.v. maandag. Dit wordt best lastig gevonden. Daarom deze mail met bijlagen Waar gaat het om: Gaat om ambitie van raad, college en organisatie Functie van de accountant op deze drie niveaus' Adviesfunctie of controle van de accountant Niet iedereen zal met BDO nieuw contract kunnen afsluiten Nu of over een jaar Wat vergeten we nu nog? daarbij worden de volgende vragen voorgelegd aan de auditcommissie: 1.

Hoe staat de gemeente/ GR tegenover verlengen van het contract met nog één jaar? 2. Welke verwachting (bestuurlijk en ambtelijk) heeft de gemeente over de rol van de accountant. Wordt er wel of niet een (brede) adviesfunctie gevraagd. Wat is de (ontwikkel-) ambitie op het gebied van interne beheersing en ambities om de raad goed in positie te houden of te stellen.

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 06 07\2021 06 07 verslag auditcommissie.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg Wat zijn de verwachtingen van de auditcommissie over deze brede, natuurlijke adviesfunctie? 3. Ziet gemeente/GR mogelijkheden om samen met andere gemeente(n) een perceel aan te bieden. Daarmee kan iedere gemeente/GR de specifieke bijdrage bij de aanbestedingstukken invullen. Hierbij wordt nog het volgende meegeven als advies: • 20% prijs en 80% kwaliteit. Bij prijs alleen één prijs opvragen (niet conform COS 610). De prijs wel conform COS 610 is ook komende jaren niet relevant. • Bij kwaliteit zou je een hoger aandeel van de punten kunnen toekennen aan 'natuurlijke adviesfunctie', 'auditteam' en 'presentatie'. Daarbij minimaal 60% van de punten op kwaliteit minimaal aan deze drie deelaspecten toekennen. (dus 48 van de 80 punten). • Tip n.a.v. de recente aanbesteding in Alblasserdam. Laat beoordelingscommissie zowel voorafgaand aan de presentatie een beoordeling geven o.g.v. de schriftelijke offerte, maar biedt ook de mogelijkheid deze beoordeling na de presentatie en beantwoording van verduidelijkende vragen om de beoordeling nog te kunnen herzien. Op papier lijken alle offertes op elkaar, maar in presentatie hebben kantoren echt de ruimte om te laten zien hoe ze bijv. invulling geven aan de 'natuurlijke adviesfunctie' en zie je ook of de persoon in kwestie (de teamleden) ook echt de accountant/adviseur is die je zoekt.

Tevens bijgaand een eerste concept versie van de aanbestedingsdocumenten accountantsdiensten, gebaseerd op de vorige aanbesteding. Met nadruk stellen we dat het echt een eerste 0.1 versie is. Percelen zijn hier uiteraard nog niet in benoemd, weging van de criteria nog niet aangepast, criteria nog niet aangescherpt, eventuele antwoorden uit de vorige nota's van inlichtingen nog niet verwerkt. Deze documenten nu met name bedoeld ter opfrissing voor betrokkenen, met name dan ook weer aangaande de specifieke lokale bijlagen (Daar kan grotendeels de lokale kleur worden aangegeven die men nu voor ogen ziet).

Behandeling van agendapunt

1. Auditcommissie heeft geen behoefte aan een eenjarig contract met de accountant om dan na een jaar alsnog de aanbesteding te moeten doen. De vraag is of dit ook prijstechnisch handig is. Bovendien, de huidige accountant heeft al aangegeven dat hij niet met alle 12 partijen een nieuw contract kan en zal afsluiten. 2. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de wensen bij de organisatie: een accountant die tussendoor ook vragen kan beantwoorden en daarop snel inspeelt en nieuwe ontwikkelingen ook meegeeft. Om te voorkomen dat aan het einde van het jaar ineens allerlei zaken opdoemen waarvan je zegt "hadden we dat maar eerder geweten". En die de afspraken nakomt. Daarnaast is voor college en raad niet alleen de controle belangrijk maar ook de adviesfunctie, ieder op zijn eigen niveau. Ook is van belang dat de accountant meedenkt: dit staat in de wet en in de regels en hoe kunnen we hier dan goed mee omgaan. Dus een brede kijk en inzicht op regelgeving en mogelijkheden. Geen nee, tenzij of ja, of mentaliteit maar ja, en …. 3. Ontwikkelambitie bij Ambacht is om gegevens gericht de controle te doen en adviezen te krijgen voor verdere ontwikkeling binnen de omvang van de gemeente als Hendrik-Ido-Ambacht. Van belang is ook dat de accountant de

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 06 07\2021 06 07 verslag auditcommissie.docx

3

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg regio begrijpt of in ieder geval kan begrijpen. Qua interne beheersing graag meedenken, maar organisatie wil wel zelf de regie behouden. 4. Gezien de marktverkenning en de adviezen is het logisch dat Hendrik-IdoAmbacht een zelfstandig perceel is. 5. Prijs/kwaliteit 30/70 is navolgbaar. Wel wordt het wat apart gevonden dat de accountant bepaald wat voor hen een acceptabele verhouding is om in te schrijven. Aangegeven wordt dat de gemeente een accountant zoekt die bij haar past, maar andersom net zo goed de accountant een klant zoekt die bij hen past. Als blijkt dat dit toch te beperkend wordt qua aantal inschrijvingen, is verruiming denkbaar/bespreekbaar. Van belang is dus dat een accountant duidelijk adviesrol ook weet in te vullen. Ook het postuur heeft die durft te adviseren, dus niet alleen zeggen hoe het niet kan, maar ook welke weg bewandeld kan worden zodat het weer past. Ook tussentijds meegeeft. Soepele samenwerking. Uitvoerende medewerkers, waaronder controleleider erg belangrijk/bepalend. Hendrik-Ido-Ambacht wil wel regionaal aanbestedingstraject volgen, met een eigen perceel. Geeft grootst mogelijke vrijheid. Niet systeem gestuurd, maar gegevens gestuurd. Accountant die het goede gesprek voert met raad en college en begrijpt waar het de raad om te doen is. Kortom, de er voor de gemeente is.

Aandacht voor presentaties en procedure wijze van beoordeling, juist omdat je samen alles aanbesteed.

7.

Wat verder ter tafel komt

Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

8.

Volgende vergadering

In het jaarschema 2021 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (tevens die avond commissie ABA-Financiën):

9.

Sluiting.

-

23 juni 2021

-

13 oktober 2021

-

15 december

De voorzitter sluit om 17.07 uur de vergadering.

Actielijst Auditcommissie 7 juni 2021 Datum Onderwerp afspraak 16.12.2020 Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie. 09.02.2021 Onderzoeken 213a Gemeentewet worden mee afgewogen in kader I.C. jaarplan ten gevolge van de nieuwe positie college met betrekking tot rechtsmatigheidsverklaring

Actie door

Uiterlijk

Secretaris en controller bereiden e.e.a. voor.

Vergadering juni 2021

Controller

Medio 3e kwartaal 2021

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 06 07\2021 06 07 verslag auditcommissie.docx

4

09.02.2021 Bespreken

rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad college

auditcommissie

Bezien of dit nodig is in kader van totale proces rondom rechtmatigheidsverklaring bij eerste keer rechtmatigheidsverklaring

Jaaragenda: Medio maart  aanbesteding nieuwe accountant process  eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant?

Medio juni Jaarrekening 2020 (incl. Interbestuurlijk toezicht) Medio Oktober: - Auditplan van de accountant Medio December - Interimcontrole/managementletter - Normenkader controleprotocol

T:\Afdelingen\Griffier\2021\2021 COMMISSIES EN RAAD\2021 Auditcommissie\2021 06 07\2021 06 07 verslag auditcommissie.docx

5