Nr. 11 Verslag auditcommissie 16 december 2020
Tekst van het document
Verslag Auditcommissie via MS Teams DATUM
16 december 2020
Aanwezig: Voorzitter Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66
AANVANG
15.00 uur
L.P. Platschorre G.H. Logt E. van der Wulp M.C.G. Gommans-Dane
Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller
M. Steehouwer (BDO), A.J. Flach (wethouder Financiën) A.M. Martens G. van Strien
Afwezig met kennisgeving
M. Fuchs
Nr.
Onderwerp
Opmerkingen/besluit/vervolg
1.
Opening.
De heer Platschorre opent de vergadering om 15.00 uur en heet de aanwezigen welkom.
2.
Vaststelling agenda.
Deze wordt ongewijzigd vastgesteld
3.
Verslag van 30 juni 2020
Deze wordt vastgesteld en wordt doorgeleid naar de lijst ingekomen stukken (lis) van de gemeenteraad.
4.
Verslag van
Deze wordt vastgesteld en wordt doorgeleid naar de lijst ingekomen stukken (lis) van de gemeenteraad.
5.
Mededelingen / ingekomen stukken
Er zijn afgelopen tijd een aantal stukken binnengekomen die op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname.
5.1. Gemeente SintMichielsgestel motie stabieler gemeentefonds
De ingekomen stukken 5.1 tot en met 53 worden voor kennisgeving aangenomen
5.2. Gemeente Almelo motie herverdeling gemeentefonds 5.3 Gemeente Loon op Zand motie financiën vanuit het rijk 5.4 Provincie Zuid-Holland begroting 2021
Is betrokken bij opstelling begroting 2021 voor zover van toepassing en wordt verder niet meer aan de orde gesteld.
T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 12 09 Auditcommissie\2020 12 16 verslag auditcommissie.docx
1
Nr.
Onderwerp
Opmerkingen/besluit/vervolg
5.5 Provincie Zuid-Holland financieel toezicht
Gaat over de jaarstukken 2019 en geven geen aanleiding tot verdere bespreking.
5.6 College van B&W Raadsinformatiebrief impact Corona
Wordt betroken bij agendapunt 6 Interimcontrole/managementletter voor zover van toepassing.
5.7 Notitie rechtmatigheidsverant woording commissie BADA en invoering rechtmatigheidsverant woording VNG en IPO
In het kader van de managementletter en actualiteiten in relatie tot de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt opgemerkt dat de commissie BBV een conceptadvies heeft gepubliceerd: https://www.commissiebbv.nl/news/view/57984359/consultatie-notitierechtmatigheidsverantwoording Consultatie notitie Rechtmatigheidsverantwoording De verwachting is dat met ingang van het boekjaar 2021 het college van burgemeester en wethouders via de jaarrekening verantwoording af gaat leggen over rechtmatigheid. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording en geeft geen separaat accountantsoordeel over de rechtmatigheid meer af. Omdat de Kadernota rechtmatigheid met name was gericht op de accountantscontrole, heeft de commissie BBV besloten een notitie Rechtmatigheidsverantwoording te publiceren die vooral is gericht op het college en de raad. De commissie BBV is voornemens de definitieve notitie Rechtmatigheidsverantwoording te publiceren in het eerste kwartaal van 2021. De daadwerkelijke publicatiedatum is mede afhankelijk van de voortgang van de wetswijziging. Gezien gewijzigde invalshoek van de notitie legt de commissie BBV deze ter consultatie voor. Onderstaand is de consultatieversie te downloaden.
De commissie heeft daarbij de volgende vragen: Is de rol van de raad u voldoende duidelijk? Is het u voldoende duidelijk over welke criteria het college zich dient te verantwoorden? Zijn de keuzemogelijkheden met betrekking tot de verantwoordingsgrens u voldoende duidelijk? Zijn de gevolgen van de keuzemogelijkheden met betrekking tot de verantwoordingsgrens u voldoende duidelijk? Heeft u andere zaken die (aanvullende) toelichting nodig hebben? De heer Steehouwer geeft aan dat deze notitie erg ver gaat en eerder tot meer administratieve lasten zal leiden. Hij is geschrokken van de conceptnotitie en er zal vanuit de accountantsorganisatie ook een reactie op komen. Met name zwaarte/gewicht interne organisatie om zaken te borgen wordt redelijke stevig aangezet. Dat betekent een serieuze verbeterde interne controle. Heeft ook te maken met en kan gevolgen hebben voor het ambitieniveau van de raad en met deze notitie kan de flexibiliteit en klantgerichtheid in het geding komen. Oorspronkelijke bedoeling van de rechtsmatigheidstoets neerleggen bij het college wet als inzet minder lasten en minder controle en meer dialoog. Vooraf meer in de verbeterde interne controle regelen dan achteraf. Afgesproken wordt dat de controller met secretaris en ondersteund door de secretaris auditcommissie/griffier een conceptreactie opstellen en voorleggen aan de auditcommissie.
T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 12 09 Auditcommissie\2020 12 16 verslag auditcommissie.docx
2
Nr.
Onderwerp
Opmerkingen/besluit/vervolg
6.
Interimcontrole/ management letter
Vorig jaar is gekozen voor een managementletter met actiepunten en prioriteiten. Dit jaar is gekozen voor een uitgebreidere versie in verband met de rechtmatigheidsverantwoording. Ook Covid speelt hierbij een rol. Ook aandacht voor de interne beheersing, informatievoorziening en interne verslaglegging. De heer Steehouwer neemt de aanwezigen mee naar blz. 16 en 17 van de managementletter. Veel is groen en oranje. Dat wil zeggen proces is toereikend danwel adequaat. Enkele puntjes zijn rood en dus nog ontoereikend, in dat geval moet een steekproefgewijze conctrole achteraf plaatsvinden. Het is toegroeien naar de rechtmatigheidsverantwoording. Dat betekent primaire processen beschrijven en onderdeel laten zijn van de verbijzonderde interne controle. Covid: 2 kanten qua interne beheersing. Niet altijd fysiek vast te stellen of zaken geleverd zijn vanwege het thuiswerken en meer aandacht oor de verbijzonderde interne controle. De raad is met de RIB onder 5.6 meegenomen in hoeverre Covid effecten heeft. Dat voorkomt risico's op onrechtmatigheid. Wel aandacht voor subsidietoekenning in relatie tot de KPI's en wat er wel gerealiseerd is van de KPI en wat niet. Zorg dat hier heldere besluiten over zijn. In 2002 zal dit nog wel meevallen, maar voor 2021 zal dit nog meer gaan spelen en van belang is dus heldere besluitvorming.
Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie. Secretaris en controller bereiden e.e.a. voor. Gewezen wordt op een niet volledig heldere zin op pagina 4. Op pagina 5 staat onder hoofdlijn van de aanpak door uw gemeente inzake Covid-19 dat er geen nadere afspraken zijn gemaakt met de gemeenteraad (rekening/auditcommissie ten aanzien van de periodiciteit en diepgang van de informatievoorziening inzake corona. Gewezen wordt naar de RIB onder 5.6. van deze agenda. College heeft de raad geïnformeerd en hanteert een pragmatisch handelingskader. Hierbij wordt verwezen naar hoe de portefeuillehouder sociaal de commissie heeft mee genomen. Geconstateerd wordt dat ten aanzien van de financiën met betrekking tot Covid in Ambacht nog niet zoveel aan de hand is als je dat vergelijkt met andere gemeenten. De raad dient wel met informatie zo nodig in stelling te worden gebracht. College hanteert de regel zoals deze normaal ook geldt: geld uitgeven binnen de begroting en waar nodig de raad in stelling brengen en kadestelling e.d. Afgesproken wordt dat het college de raad regulier (actieve informatieplicht) zoals gebruikelijk informeert en dit een vast agendapunt wordt op de agenda van de auditcommissie.
Vennootschapsbelasting: op de aangifte over 2017 is nog geen antwoord van de belastingdienst ontvangen. 2018 en 2019 gaat nog komen. Desgevraagd wordt aangegeven dat aandelenverkoop veelal buiten de sfeer van de vennootschapsbelasting vallen (Eneco). Klein risico is er altijd. De managementletter wordt verder voor kennisgeving aangenomen
7.
Normenkader en protocol accountantscontrole t.b.v. de jaarrekening 2020
Evident is dat controle plaats vindt op het Europese aanbestedingsrecht. Het lokale aanbestedingsrecht maakt geen onderdeel uit van de rechtmatigheidscontrole. Covid19 is wel opgenomen, maar zal meer betrekking hebben op 2021 zoals besproken op 29 oktober 2020. Voorstel was om akkoord te gaan en vanavond, woensdag 16 december, dit te melden in commissie ABA-Financiën om deze door te geleiden naar raad 11 januari 2021 en daaraan toe te voegen. Nu deze vergadering geen doorgang vindt zal de griffier via de mail dit melden aan de raad en dat dit punt wordt toegevoegd aan de
T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 12 09 Auditcommissie\2020 12 16 verslag auditcommissie.docx
3
Nr.
Onderwerp
Opmerkingen/besluit/vervolg raadsvergadering van 11 januari 2021. Met het raadsvoorstel en het procesvoorstel wordt ingestemd.
8.
Andere actualiteiten door BDO/Marc Steehouwer
10. Aanbesteding 20222025
Deze zijn al besproken in het kader van de vorige agendapunten: -
Maatwerk rechtmatigheidsverantwoording belangrijkste actualiteit en conceptnotitie BBV en reactie daarop formuleren
Morgenvroeg zitten de controllers en griffiers van de 7 gemeenten, de 5 GR-en en 1 BV bij elkaar om te praten of en hoe we samen gaan werken voor de aanbesteding van de accountant voor de periode 2022-2025. De griffier heeft deze bijeenkomst samen met de controller van Alblasserdam weer voorbereid en neemt de auditcommissie mee door de presentatie van morgenvroeg (bijgevoegd bij dit verslag). Als eerste kijken we terug op de vorige aanbesteding. De beschrijving accountantsdiensten 2017-2019 is een goede basis voor een nieuwe procedure, met dien verstande dat ook aandacht besteed wordt aan de VIC: organisatiegericht versus gegevensgericht) ook expliciet te beschrijven. De markt van de accountant is gewijzigd. Ze schrijven niet graag in voor en te korte periode en zeker niet voor een te grote opdracht met veel partners. Dus de kans is reëel dat het totale pakket opgesplitst moet worden in diverse percelen. Van belang is wel samen hierin op te trekken vanwege alleen al kennisdeling. Daarom is ook een marktverkenning in het op te starten proces opgenomen. Tussen een accountant voor 13 organisaties of iedere organisatie een accountant zit veel ruimte. De ervaring in Westelijk Noord-Brabant en in Alblasserdam heeft recent geleerd dat ook grote kantoren als Deloitte best mee willen doen, maar dan voor een deel van het pakket.
Ook toekomstige ontwikkelingen spelen een rol zoals binnen de GR Drechtsteden, de wijziging in rechtmatigheidsverantwoording e.d. Tevens wordt de planning aangegeven. Medio februari ligt er bij alle gemeenten een procesvoorstel op basis van deze presentatie en de inbreng van morgenvroeg met een marktverkenning welke in februari wordt gestart. In maart kunnen dan de individuele wensen opgehaald worden. Dan zal het bestek geschreven kunnen worden met instemming van de raden en in juli de uitvraag naar de markt. Uiteindelijk kan dan in december de besluitvorming plaats vinden. Accountants vinden 30 % prijs en 70 % kwaliteit echt nog net kunnen, De prijs zou lager qua criterium moeten zijn en kwaliteit zou hoger gewaardeerd moeten worden in de beoordeling blijkt uit een recente marktverkenning. Door de griffier, controller en de portefeuillehouder wordt aangegeven waarom Alblasserdam voor 2020 en 2021 een andere accountant heeft genomen. De griffier geeft aan dat hij net bericht krijgt dat na 23 december definitief bekend zal zijn wie de accountant wordt in Alblasserdam officieel. De reden van opzegging/stopzetten contract met huidige accountnat is de samenwerking tussen de accountant en de gemeente Alblasserdam. Vanuit de auditcommissie wordt meegeven te bezien of de periode van het contract niet korter kan zijn gezien de wijzigingen.
Ook wordt aandacht gevraagd voor juist de kwaliteit. De griffier geeft aan dat dit nog terug komt op basis van onder meer de marktverkenning. Vergeet niet dat als je het alleen doet en gezien de huidige prijs je al gauw ook aan een Europese aanbesteding moet denken en een dergelijk traject dus moet doorlopen. Dan kun je wellicht toch beter samen optrekken dan alle 12 alleen.
T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 12 09 Auditcommissie\2020 12 16 verslag auditcommissie.docx
4
Nr.
Onderwerp
Opmerkingen/besluit/vervolg Wel speelt mee dat als Dordrecht centrumgemeente wordt het wellicht goed is dat wij een andere accountant hebben dan Dordrecht. De auditcommissie wacht af maar verzoekt mee te nemen om ook te bezien of we een zelfstandig aanbestedingsproces kunnen doorlopen.
11. Wat verder ter tafel komt
Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.
12. Volgende vergadering
In het jaarschema 2020 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (tevens die avond commissie ABA-Financiën): -
17 maart 2021 mede in verband met aanbesteding accountant
-
23 juni 2021
-
13 oktober 2021
-
15 december 2021
17 maart is de datum van de landelijke verkiezingen. 10 maart is biddag. De griffier/secretaris auditcommissie zal voor deze datum een datumprikker rondsturen. Wellicht hangt deze datum ook nog samen met proces van aanbesteding 2022-2025 voor een nieuwe accountant. 13.
Sluiting.
De voorzitter sluit om 16.15 uur de vergadering.
Actielijst Auditcommissie 16 december 2020 2020 Datum Onderwerp Actie door afspraak 16.12.2020 In het kader van de managementletter en actualiteiten in relatie tot de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt opgemerkt dat de commissie BBV een conceptadvies Controller/secretaris heeft gepubliceerd: /griffier https://www.commissiebbv.nl/news/v iew/57984359/consultatie-notitierechtmatigheidsverantwoording Reageren op concept document 16.12.2020 Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken Secretaris en naar frauderisico's in een open dialoog. controller bereiden Twee jaar geleden is dat ook gedaan, e.e.a. voor. maar toen intern en niet met de auditcommissie.
Uiterlijk
Begin januari wegens einddatum voor 27 januari 2021
Vergadering juni 2021
Jaaragenda: Medio maart Bespreken rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad - college Op 29 oktober besproken dit naar begin 2021 te verplaatsen
T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 12 09 Auditcommissie\2020 12 16 verslag auditcommissie.docx
5
Onderzoeken artikel 213a Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Welke onderzoeken staan in de planning bij het college.
Medio juni Jaarrekening 2020 (incl. Interbestuurlijk toezicht) Medio Oktober: - Auditplan van de accountant Medio December - Interimcontrole/managementletter - Normenkader controleprotocol
T:\Afdelingen\Griffier\2020\2020 COMMISSIES EN RAAD\2020 Auditcommissie\2020 12 09 Auditcommissie\2020 12 16 verslag auditcommissie.docx
6