Nr. 10 verslag auditcommissie 12 januari 2022

Verslag Auditcommissie via MS Teams DATUM

12 januari 2022

Aanwezig: Voorzitter a.i. Griffier/Secretaris Auditcommissie PvdA D66

AANVANG

16.00 uur

P. Boudewijn G.H. Logt E. van der Wulp M.C.G. Gommans-Dane

Tevens aanwezig Collegeleden Gemeentesecretaris Controller

A.J. Flach (wethouder Financiën) A. de Baat G. van Strien

BDO Accountants Afwezig met kennisgeving

M. Steehouwer en N. van den Akker L.P. Platschorre

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

1.

Opening.

De heer Platschorre is afwezig vanwege familieomstandigheden. Hij heeft de heer Boudewijn gevraagd hem te vervangen. Hoewel dit niet formeel geregeld is (geen vervangingsregeling), is dit wel passend omdat de heer Boudewijn ook in de auditcommissie van de Drechtsteden heeft gezeten en ook de nodige kennis meebrengt en bij de aanbesteding nieuwe accountant is betrokken. De heer Boudewijn neemt de voorzittersrol even in. Hij opent de vergadering om 16.00 uur en heet de aanwezigen welkom. De heer Fuchs is verhinderd en de heer Van den Akker, senior assistent, vervangt hem. De interim gemeentesecretaris, Anne de Baat, sluit wat later aan.

2.

Vaststelling agenda.

Deze wordt ongewijzigd vastgesteld

3.

Verslag van 13 oktober 2021

Deze wordt ongewijzigd en onder dankzegging aan de opsteller vastgesteld. Verslag kan naar de lijst ingekomen stukken van de raad van 7 februari ter kennisname. Actiepunten frauderisico en onderzoeken 213a zijn opgenomen in de agenda. De rechtmatigheidsverantwoording wordt ingepast in het inwerkprogramma nieuwe raad. BDO is hiervoor beschikbaar -

4.

Mededelingen / ingekomen stukken

Hier worden met name stukken genoemd die afgelopen tijd zijn binnen gekomen welke op de lijst ingekomen stukken (lis) van de raad hebben gestaan. Deze worden nog even onder de aandacht van de auditcommissie gebracht, met name ter kennisname.

4.1 Nr. 18 raad 8 november 2021 Oproep tot nakomen van Wordt voor kennisgeving aangenomen. interbestuurlijke afspraken Provincie Zuid-Holland aan de leden van de vaste Kamercommissie

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 01 12\2022 01 12 verslag auditcommissie V3.docx

1

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

Binnenlandse Zaken oproep om samen als één samenhorige overheid te werken 4.2 Nr. 3 raad 6 december opdrachtbevestiging BDO

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

4.3 Nr. 7 raad 17 januari

Gaat om afspraken hoe de gemeente zich inspant om de goede uitvoering van de wettelijke medebewindstaken te bevorderen en welke uitgangspunten daarbij horen. Stoplichtenmodel wordt vervangen door een interventieladder. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een digitaal IBT-dashboard waaruit blijkt waar de gemeente staat. Hierdoor ontstaat een genuanceerder beeld.

2022 RIB over interbestuurlijke toezicht n.a.v. de eind september 2021 nieuwe bestuursovereenkoms Wordt voor kennisgeving aangenomen. t generiek interbestuurlijk toezicht en het bijbehorende uitvoeringsprogramm a van de provincie. 4.4 Nr. 15 raad 17

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

januari 2022 Provincie ZuidHolland Financieel toezicht begroting 2022: besluit repressief toezicht begroting 2022 4.5 Raad 17 januari:

vaststellen normenkader

Nu doen we dit pas aan het einde van het jaar. Bij de nieuwe rechtmatigheidsverklaring van het college lijkt het wenselijk dit vooraf te doen, dus dan weet het college waar de raad aan toetst of laat toetsen. Wordt voor kennisgeving aangenomen.

5.

Intern Controleplan 2021

Op grond van artikel 18 van de financiële verordening op grond van artikel 212 zorgt het college “ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen en neemt het college maatregelen tot herstel bij afwijkingen”. Hiervoor wordt jaarlijks een intern controleplan opgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeente in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording.

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 01 12\2022 01 12 verslag auditcommissie V3.docx

2

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg

Met een toereikend intern controleplan wordt structuur aan de uitvoering gegeven. Verbijzonderde interne controles worden zoveel mogelijk tijdens het jaar uitgevoerd waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht komen en bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor worden versterkt. De resultaten van de toets en het plan voor verbetering worden met management en college besproken en desgewenst ter kennisgeving aan de auditcommissie aangeboden. Het interne controleplan rechtmatigheid voor 2021 is een plan van één van de onderdelen van de brede controle op de organisatie; deze brede controle bestaat uit de volgende onderdelen: 1) de interne controle (dit plan); 2) de aanpak van de aanbevelingen van de accountant naar aanleiding van de laatste jaarrekeningcontrole; 3) eventuele college-onderzoeken met betrekking tot doelmatigheid op grond van art. 213a GW; 4) borging van de aanbevelingen/verbetering in de organisatie; 5) de inrichting van de P&C cyclus; 6) de onafhankelijke advisering door de concerncontroller. Door de nieuwe wetgeving rondom rechtmatigheid zal het normenkader niet meer in december/januari aan het einde van het boekjaar worden vastgesteld, maar voor de zomervakantie. College weet dan van te voren waar de raad waarde aan hecht in kader van controle en rechtmatigheid.

De verwachting is wel dat er niet zo veel veranderd. De controller geeft aan dat wellicht het normenkader uitgedund kan worden. Controleplan wordt voorgelegd aan auditcommissie om input voor 2022 op te halen. Coronacontrole heeft impact op de totale controle resultaten. Is wel een extra belasting. Gemeld wordt dat vorige week de extra formatie ruimte voor een interne controle medewerker is ingevuld. De controller ligt toe dat dit plan weliswaar laat aan de commissie wordt aangeboden, maar de daadwerkelijke werkzaamheden natuurlijk al zijn gestart. Het is de bedoeling om het i.c. plan 2022 vóór de zomer vast te stellen. Auditcommissie neemt kennis van het interne controleplan. 6.

Managementletter 2021

In het kader van de aan BDO verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht brengt BDO met deze management letter verslag uit over hun bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. De heren Steehouwer en Van den Akker nemen de auditcommissie aan de hand van het dashboard (pagina 5) mee door de manegementletter. Interne beheersing is op orde en relatief ongewijzigd. Inkoopproces is verbeterd rond registratie contracten en verplichtingen. IC beheersing is regionaal en op orde. IC plan 2021 is aangescherpt. Meer grip, maar blijft een aandachtspunt. Afdoende basis om controle te kunnen doen. Benchmark IT: GR Drechtsteden scoort hoog in de benchmark en hoog op norm BDO. Compliment naar de samenwerkingsregeling/servicegemeente. Procesinrichting eerste en tweede lijn: vastlegging kan stelselmatiger. Nu moet meer gesteund worden op de VIC. Sluitstuk is nog de interne beheersing. Maar over het algemeen is het een voldoende beheerste organisatie.

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 01 12\2022 01 12 verslag auditcommissie V3.docx

3

Nr.

Onderwerp

Opmerkingen/besluit/vervolg Met de auditcommissie nog een nieuw voorstel normenkader bespreken op korte termijn. Risicoanalyse actueel houden t.b.v. de VIC. Verbeterpunten en acties materiele processen: - Prestatielevering bij inkopen bij realisatie is belangrijk. Nu veelal achteraf - Systeem verplichtingenadministratie van de Volgerlanden is in hele organisatie nu ingevoerd. - Bewaking van de inkoopprocedure en realisatie met functiescheiding behoeft aandacht dat dit doorgevoerd blijft. - Kwartaalcontrole onderdeel van de VIC gedurende het jaar gelijkmatiger. - Data-analyse waar mogelijk via IC plan - Actiepuntenlijst blz. 6: hoogste staat rood maar gaat om prioritering. Hoogste staat boven aan, maar onderste is zeker ook belangrijk Voor de jaarcontrole zijn er, op dit moment, geen bijzonderheden. Ze worden ook niet verwacht.

7.

 

Andere actualiteiten door BDO/Marc Steehouwer

 

Tozo Sociale dienst vastleggen zaken. En IBB opvolging. Commissie BBV heeft besloten dat tekortkomingen bij de uitvoering van de identificatieplicht bij de bijstandsverlening zijn aan te merken als een niet financiële onrechtmatigheid. Werkload SIsa neemt toe. Van 13 naar 22 Sisa verklaringen dit jaar BDO brengt binnenkort weer de benchmark Nederlandse gemeenten uit.

BDO verlaat vergadering. 7.

Wat verder ter tafel komt

Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

8.

Volgende vergadering

In het jaarschema 2022 zijn de volgende data opgenomen van 16 tot 17 uur (tevens die avond commissie ABA-Financiën 20.00 uur en seniorenconvent 19.00 uur):

9.

10.

-

Wellicht maart/april 2022 gesprek over normenkader 2022?

-

15 juni 2022

-

12 oktober 2022

-

7 december 2022

Sluiting.

De voorzitter sluit om 16.45 uur de vergadering.

Aanbesteding accountant

Gehele auditcommissie is betrokken bij de aanbesteding en afweging. Ook secretaris en portefeuillehouder hebben proces kunnen volgen en zijn goed op de hoogte gehouden. Organisatie en college worden immers gecontroleerd maar moeten ook met de gekozen accountant kunnen werken. Er is geen aanleiding om het voorstel verder te bespreken. Voorstel komt op 26 januari in de besloten commissie aan de orde en 7 februari in de raad. Op het voorstel en de bijlagen ligt geheimhouding. Deze wordt bekrachtigd.

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 01 12\2022 01 12 verslag auditcommissie V3.docx

4

Actielijst Auditcommissie 12 januari 2022 Datum Onderwerp afspraak 16.12.2020 Afgesproken wordt om rond de zomer, met de jaarrekening, nader te kijken naar frauderisico's in een open dialoog. Twee jaar geleden is dat ook gedaan, maar toen intern en niet met de auditcommissie. 09.02.2021 Onderzoeken 213a Gemeentewet worden mee afgewogen in kader jaarplan ten gevolge van de nieuwe positie college met betrekking tot rechtsmatigheidsverklaring

Actie door Zit in intern controleplan. Nog in jaarplanning uitwerken wanneer terugkoppeling komt Zit in intern controleplan. Nog in jaarplanning uitwerken wanneer terugkoppeling komt

Kan van actielijst af. Is verwerkt in intern controleplan. Als B&W voor dat jaar geen onderwerpen aandraagt en auditcommissie stemt hiermee in, dan hoeft er ook niks extra's te gebeuren. Voor 2021 is niets aangedragen hebben ze niks genoemd. In 2022 plan hebben we weer een nieuwe kans

Auditcommissie/ griffier

Wordt meegenomen in inwerkprogramma nieuwe raad. BDO heeft haar diensten aangeboden

09.02.2021 Bespreken

rechtmatigheidsverantwoording 2021 proces afstemming raad college

Uiterlijk

Jaaragenda: Medio maart  eerste kwartaal onderzoek bevindingen accountant?  Normenkaderen controeprotocol 2022  Voortgang uitvoering intern controleplan

Medio juni Jaarrekening 2022 (incl. Interbestuurlijk toezicht) • Voortgang uitvoering intern controleplan Medio Oktober: - Auditplan van de accountant - Voortgang uitvoering intern controleplan Medio December - Interimcontrole/managementletter - Intern controleplan - Voortgang uitvoering intern controleplan

T:\Afdelingen\Griffier\2022\2022 COMMISSIES EN RAAD\2022 Auditcommissie\2022 01 12\2022 01 12 verslag auditcommissie V3.docx

5