Formatiedraaiboek gemeente Hendrik-Ido-Ambacht na seniorenconvent

Formatiedraaiboek Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 1. Inleiding Over het proces van collegevorming is in de Gemeentewet weinig vastgelegd. Het enige dat vastligt, is dat na de raadsverkiezingen wethouders aftreden en dat de nieuwe raad nieuwe wethouders benoemt. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft daarom een handreiking gemaakt om de raad en raadsleden te helpen om het proces van collegevorming in te richten. In dit draaiboek is een overzicht gemaakt van de processtappen die na de verkiezingen kunnen worden genomen en de rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen. Het draaiboek gaat uit van de klassieke variant met verkenner, informateur en formateur. Dit draaiboek is bedoeld als richting waar de fracties op kunnen reflecteren ten behoeve van de komende formatie. Na de verkiezingen volgt een evaluatie en kunnen deze stappen eventueel in een definitief formatiedraaiboek worden verwerkt. Voorafgaand aan de verkiezingen wordt dit draaiboek in het seniorenconvent besproken. Het verzoek aan de fractievoorzitters is om dit draaiboek te delen met de lijsttrekkers en te bespreken met de fractie voor het seniorenconvent van 24 februari 2026. Op de griffie liggen twee exemplaren van het boek “Binnenskamers”. Dit boek is bedoeld als naslagwerk over formatieprocessen in de lokale democratie. Mocht u een exemplaar willen lenen dan kan dat.

Eventueel kunnen er exemplaren worden bijbesteld. 2. Overzicht processtappen na de verkiezingen Het proces kent zes hoofdfasen. Elke fase heeft een eigen verantwoordelijke, met als doel een soepele overgang van verkiezingsuitslag naar een nieuw college. Stap

Verantwoordelijke(n) Beschrijving

Belangrijke aandachts-punten

1. Uitslag en installatie raad

Kiesraad / Griffier / Gemeenteraad

Zorg voor duidelijke communicatie over de formele start van het formatieproces.

De verkiezingsuitslag wordt vastgesteld. De nieuwe raad wordt geïnstalleerd en neemt formeel zitting. De oude raad blijft in

functie tot de installatie van de nieuwe raad. 2. Aanwijzing verkenner/ informateur / duidingsdebat

3. Verkenningsen informatiefase

Fractievoorzitters / Raad

Verkenner/ informateur

De grootste partij neemt het initiatief tot het aanwijzen van een verkenner/ informateur. Op de maandag na de verkiezingen wordt een duidingsdebat gehouden om de verkenner/informateur aan te wijzen, het debat te voeren over mogelijke coalities en samenwerking te verkennen.

Kies een verkenner die boven de partijen staat en vertrouwen geniet van de raad.

De verkenner/ informateur voert gesprekken met alle fracties en onderzoekt de inhoudelijke basis voor samenwerking, verkent coalitieopties en toetst of voldoende vertrouwen en stabiliteit aanwezig zijn. Eindigt met een advies over welke

Zorg voor transparante verslaglegging.

De financiële situatie heeft effect op mogelijke ambities en afspraken in het akkoord. Een suggestie is om de controller aan te laten sluiten om een toelichting te geven op de financiële situatie van dat moment plus een meerjarige doorkijk.

Een open en eerlijke houding van partijen bevordert het vertrouwen. Ambtelijke ondersteuning is nuttig voor

partijen het best aan de slag kunnen met het akkoord en wie formateur wordt.

feitelijke onderbouwing.

De informateur informeert burgemeester en griffier. 4. Formatiefase

Formateur en beoogde deelnemende partijen aan het akkoord

De formateur leidt onderhandelingen over een coalitieakkoord, de portefeuilleverdeling en de voordracht van kandidaat-wethouders. De formateur informeert regelmatig de burgemeester en de griffier. De burgemeester krijgt de gelegenheid te reflecteren op het akkoord.

Leg afspraken zorgvuldig vast. Toets afspraken op uitvoerbaarheid met ambtelijke ondersteuning. Ruim voldoende tijd in voor afstemming met de ambtelijke organisatie.

5. Vaststelling coalitieakkoord en benoeming wethouders

Gemeenteraad

Het coalitieakkoord wordt gepresenteerd aan de raad dan wel vastgesteld. Na debat benoemt de raad de voorgedragen wethouders.

Transparantie en zorgvuldige communicatie versterken legitimiteit en draagvlak.

6. Afronding en overdracht

Nieuwe college / Gemeentesecretaris / Griffier

Overdracht van lopende dossiers, interne en externe communicatie over het nieuwe bestuur. Documentatie van het formatieproces voor toekomstige evaluaties.

Een goede start en duidelijke rolverdeling zijn essentieel voor samenwerking en continuïteit.

3. Rollen en verantwoordelijkheden • Gemeenteraad: Bepaalt spelregels, benoemt (in)formateurs, stelt coalitieakkoord vast en benoemt wethouders. • Verkenner/informateur: Voert eerste gesprekken, verkent mogelijkheden en onderzoekt mogelijke coalities op basis van inhoud en stabiliteit. • Formateur: Leidt onderhandelingen over coalitieakkoord en wethouder keuze. • Griffier: Bewaakt proces en ondersteunt de raad procedureel. • Gemeentesecretaris: Zorgt voor verbinding met ambtelijke organisatie, levert feitelijke en financiële informatie. • Burgemeester: bewaakt proces en omgangsvormen en reflecteert op concept akkoord. • Controller: aanwezig bij eerste onderhandelingsoverleg om toelichting te geven op de financiële situatie van dat moment plus een meerjarige doorkijk. 4. Communicatie Communicatie over de formatie is gericht op transparantie, vertrouwen en legitimiteit. Belangrijk is onderscheid tussen openbare procesinformatie en vertrouwelijke onderhandelingsinformatie. Koppel regelmatig aan de raad terug wat de stand van zaken is aan de onderhandelingstafel. De raad communiceert via officiële kanalen, waaronder het raadsinformatieportaal, persberichten en de website. 5. Evaluatie Na afronding van de formatie wordt een procesevaluatie uitgevoerd, bij voorkeur binnen drie maanden.

Doel is het identificeren van leerpunten voor toekomstige formaties en het waarborgen van continuïteit in bestuurlijke vernieuwing. Eventueel kan dit worden vastgelegd in een definitief draaiboek.