Bijlage BOVL herziene programmabegroting 2023 definitief d.d. 15.04.2023

Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting Lek-Merwede

[Titel van document] [ONDERTITEL VAN DOCUMENT] RIEN BAL

Herziene programmabegroting 2023 Definitief Opgesteld door M.D.(Rien) Bal MBA 15 april 2023

Inhoudsopgave 1.

Aanleiding ........................................................................................................................................ 2 1.1.

Definitief akkoord op Cao onderhandelingen 2023 ................................................................ 2

1.2.

Hoge projectomzet nog voor 2023 meegenomen................................................................... 2

1.3.

Opleidingskosten ingevoerd .................................................................................................... 2

1.4.

Opzet organisatie Installatie Verantwoordelijkheid binnen Bureau OVL ................................ 3

1.5.

Hogere advieskosten HR en Finance. ...................................................................................... 3

1.6.

Indexering en uitgangspunten ................................................................................................. 4

1.7.

Uitgangspunten financiële begroting ...................................................................................... 4

1.8.

Overzicht kosten per gemeente .............................................................................................. 4

2.

Herziene begroting 2023 ................................................................................................................. 5

3.

Investerings- en afschrijvingsoverzicht ............................................................................................ 6

4.

Voorstel herschikking reserves ........................................................................................................ 7

5.

4.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 7

4.2.

Beoogd effect........................................................................................................................... 7

4.3.

Argumenten ............................................................................................................................. 7

4.4.

Financiële gevolgen en risico’s ................................................................................................ 7

Ontwerpbesluit ................................................................................................................................ 8

Pagina 1 van 8 Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting

1. Aanleiding 1.1. Definitief akkoord op Cao onderhandelingen 2023 Bij het opstellen van de begroting 2023 kon niet worden voorzien dat de loonkosten flink zouden stijgen. Op 21 februari 2023 is er tussen VNG, WSGO, FNV Overheid, CNV Overheid en PDO een principe akkoord gesloten voor de Cao gemeenten en de Cao SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties). Het akkoord werd definitief gesloten op 6 april 2023 na de ledenraadpleging van de afzonderlijke partijen. De nieuwe cao’s lopen van 2 januari 2023 tot en met 1 januari 2024. Uit de berekening van het voor Bureau OVL werkend administratiekantoor Verstegen blijkt dat deze afspraken een kostenverhoging geven op de looncomponenten van 5,7%. Met terugwerkende kracht tot 2 januari 2023 worden de reeds uitbetaalde lonen gecorrigeerd. De hogere loonkosten zijn in de begroting aangepast, dit betreft een verhoging met een bedrag van € 31.482, -

1.2. Hoge projectomzet nog voor 2023 meegenomen Bij het opstellen van de begroting 2023 was het uitgangspunt dat er eind 2022 een aanbesteding had plaatsgevonden voor een Raamovereenkomst uitvoering projecten. Deze wens werd eind 2021 uitgesproken door het Algemeen Bestuur. Dit zou betekenen dat zowel de opdrachten, inkopen en betalingen niet meer via Bureau OVL zouden lopen maar contractueel tussen gemeenten en de contractaannemer. Eind september 2022 is er een werkgroep opgestart van beheerders en medewerkers van Bureau OVL. Er is met elkaar gewerkt aan een breed gedragen raamovereenkomst, in samenwerking met ingenieursbureau Bureau-33 en de inkooporganisatie van het JKC servicegemeente Drechtsteden. Echter het proces heeft langer geduurd dan gepland. Omdat de GR statuten geen ruimte bieden voor Bureau OVL om zelfstandig aan te besteden, moest er eerst, in samenwerking met juristen, een mogelijkheid worden ontwikkeld dat aanbesteden via Bureau OVL wel rechtmatig kon worden uitgevoerd. Het bestek is inmiddels gepubliceerd op 3 maart 2023 op Tenderned als Europese Aanbesteding, waarbij de inschrijvingen uiterlijk 5 mei 2023 binnen zijn en de definitieve gunning afgegeven kan worden voor een start op 1 juli van de “nieuwe” contractaannemer projecten. Naast de verhoging van de baten zijn natuurlijk ook de samenhangende kosten daarop aangepast.

Leveranties van materialen, extra inkoop van projecturen en te maken voor kosten Stedin t.b.v. 16C aanvragen. Een groot gedeelte van de kosten zal worden gecompenseerd door de directe betaling door de opdracht gevende gemeenten. Directe betaling van voorgefinancierde kosten zal het risico op liquide problemen voorkomen. Daarnaast wordt er een compensatie gezien in het indienen van declarabele uren. In 2023 zal er nog een optimalisatieslag worden doorgevoerd op het proces om de kosten die voor projecten worden gemaakt, ook daadwerkelijk als declarabele uren in te dienen en te bespreken met de opdracht gevende gemeenten. De verwachting is dat na de start van de nieuwe contractaannemer de geldstromen, met de daarbij behorende risico’s zullen afnemen tot de normale proportie van voorgaande jaren. Er zullen nog wel werken uitgevoerd worden door derden conform de onlangs herziene “Dienstencatalogus Pluspakket”.

1.3. Opleidingskosten ingevoerd Sinds afgelopen jaar zijn de medewerkers gestart met een opleidingstraject. In de voorgaande jaren is er geen budget vrijgemaakt voor opleidingen en trainingen van de medewerkers. Deze medewerkers werken al jaren met de RAW bestekken van de CROW, maar hebben geen kennis van deze bestekken, maar ook niet van de toepassing van de UAV 2021. Daarnaast was er niemand in het bezit van het Pagina 2 van 8 Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting

certificaat Voldoende Onderricht Persoon, waardoor er geen inspecties en controle mocht worden uitgevoerd aan de elektrische installatie van de lichtobjecten. Het medewerkers (training)traject voor een betere samenwerking en communicatie zal ook in 2023 worden doorgezet. Ook is er behoefte aan training voor certificaat verkeersveiligheid (werken aan de weg), certificaat BHV en een persoonlijke assertiviteitstraining. Het budget voor de opleidingskosten dient structureel te worden verhoogd met € 7.000, -. Voor 2023 wordt daar incidenteel een bedrag van € 8.000, - aan toegevoegd om de inhaal slag te maken. Totaal budget opleidingskosten 2023 zijn begroot op € 15.000, -.

1.4. Opzet organisatie Installatie Verantwoordelijkheid binnen Bureau OVL In 2022 is er op aandringen van het bestuur het IV-schap weer onder de aandacht gebracht. Dit traject was ooit in 2019 door de toenmalig Algemeen Manager opgestart, maar door voortdurende organisatieproblemen in de koelkast beland. Dit is door Bureau OVL weer opgepakt in 2022. Er is een handboek Bedrijfsvoering Elektrische Installaties geschreven specifiek voor BOVL en zijn er inspecties NEN 3140 uitgevoerd in de openbare verlichting installaties van het huidige areaal. Voor beide acties was een reservering meegenomen in de begroting. Voor 2023 zal het IV-schap organisatorisch worden voorbereid onder begeleiding van een extern adviseur, processen en structuren ontwikkeld en protocollen opgesteld. Er zal ook structureel overleg gehouden worden met de netbeheerder Stedin en de WV’ers van de contractaannemers. Voor de invulling van het IV-schap zal er een (externe) IV-er worden aangetrokken. Hiervoor is extra budget opgenomen onder beheerskosten voor een bedrag van totaal € 44.000, - om de organisatie goed in te kunnen richten. Voor de oplevering van projecten is er een nieuw opleverprotocol gemaakt, waarbij de directievoerders/toezichthouders (inmiddels gecertificeerd VOP’er) fysiek de projecten inspecteren vóórdat deze definitief opgeleverd kunnen worden.

De opleverkosten zullen per project met de opdrachtgever worden afgerekend, conform de tarieven voor activiteiten die zijn vastgelegd in de dienstencatalogus plus-pakket. Deze kosten worden mee genomen in de begroting per project.

1.5. Hogere advieskosten HR en Finance. Voor 2023 is er weer een 0 uren contract afgesloten met een HR adviseur, om op professionele wijze de personele zaken te behartigen en hierin te adviseren. De ervaring van afgelopen jaar zijn erg goed, de medewerkers hebben in haar een professioneel en vertrouwd aanspreekpunt gevonden. Hierdoor is er stapsgewijs ook gewerkt aan het verwerken van het verleden en het wegwerken van onzekerheden. Stilaan is het eigenaarschap ontwikkeld bij de medewerkers, waardoor zij ook verantwoordelijkheid durven nemen in hun deel van het proces. Samen met de invoering van de caoSGO, het personeelshandboek VHL en de HR Adviseur is er een stabiele groep medewerkers ontstaan. Dit traject behoeft continuering, maar was niet voorzien in de begroting 2023. In de nieuwe regelgeving op financiën en accountancy zijn er vanaf 2023 nieuwe regels van kracht. Hiervoor zijn inmiddels voor Bureau OVL ook de Financiële Verordeningen, het controleplan en normenkader aangepast. Een van de wijzigingen is dat het bestuur zelf moet zorgen voor een interne controle op rechtmatigheid en de accountant alleen de getrouwheid controleert. Hiervoor is een extern adviseur ingehuurd, die conform de wet en regelgeving periodiek de controle uitvoert en zijn bevindingen rapporteert aan het Dagelijks Bestuur.

Daarnaast is deze adviseur in overleg met juristen de GR aan het herschrijven naar de huidige wet- en regelgeving. Deze kosten waren niet voorzien. Voor advisering HR als advisering Finance is gezamenlijk een herzien bedrag begroot opgenomen van € 26.500, -.

Pagina 3 van 8 Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting

1.6. Indexering en uitgangspunten Op aangeven van de provincie Zuid-Holland, maar ook op verzoek van verschillende gemeenten is er voor de kosten 2023 ook een indexering toegepast. De wijze van indexeren is opgenomen in de financiële verordening. Er zijn nog altijd onzekerheden als gevolg van de onrust op het wereldtoneel. De ontwikkelingen rond de oorlog in Oekraïne en de toestanden in Azië zorgen voor steeds lange levertijden, hoge prijzen en schaarste aan materialen. Dit risico ligt bij de budgethouders van de gemeenten. Zoals contractueel in het onderhoudsbestek is vastgelegd, heeft de contractaannemer recht op een eerste indexatie van arbeid en materiaal. In april 2023 is de eerste periode voor prijsaanpassingen en in september volgt er een tweede mogelijkheid voor aanpassing voor materialen. Dit risico ligt ook bij de beheerders van de gemeenten. Goed om hiermee ook rekening te houden. Op grond van het geschetste in de eerste alinea zijn de indirecte kosten beoordeeld en op de volgende onderdelen aangepast: • • • •

Huisvestingskosten 4% i.v.m. hogere energiekosten Beheerslasten 2 % i.v.m. duurdere licenties Afschrijvingen 8,5 % i.v.m. hogere afschrijvingskosten investeringen Algemene kosten 30% i.v.m. hogere kosten accountant, advies kosten en opleidingskosten. De post onvoorzien is gereduceerd met € 19.400, - Totaal meer benodigd € 29,500, -.

1.7. Uitgangspunten financiële begroting Bovenstaande items zorgen voor een noodzakelijke verhoging per lichtobject van € 11,06 naar €12,10, dat is een stijging van 9,4 %.

1.8. Overzicht kosten per gemeente In onderstaand schema is inzichtelijk gemaakt welk effect de aanpassing van het bedrag per licht heeft op de bijdrage per gemeente.

Herziene begrotingHerziene begroting Aantal Kosten 2023 Kosten 2023 Toename kosten Gemeente objecten 2023 (aant. * € 11,06) (aant. * € 12,10) 2023 Gorinchem 8.058 € 89.121,48 € 97.501,80 € 8.380,32 Hardinxveld-Giessendam 3.423 € 37.858,38 € 41.418,30 € 3.559,92 Hendrik-Ido-Ambacht 7.681 € 84.951,86 € 92.940,10 € 7.988,24 Molenlanden 10.469 € 115.787,14 € 126.674,90 € 10.887,76 Papendrecht 6.577 € 72.741,62 € 79.581,70 € 6.840,08 Vijfheerenlanden 14.049 € 155.381,94 € 169.992,90 € 14.610,96 Totaal

50.257

€

555.842,42 €

608.109,70 €

52.267,28

Pagina 4 van 8 Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting

Baten

Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting 24.150 €

Mutatie vermogen €

16.830

20.610

37.440 €

€

17.553 €

€

Resultaat

Onttrekking uit reserves bestek en IV

96.704 € 824.084 €

91.036 € 1.901.253 €

92.100 € 1.228.136 €

15.205 €

49.503 €

33.679 €

552.818 €

17.500 €

58.676 €

848.235 €

€

11.102 €

46.687 €

29.551 €

531.561 €

237.067 €

954.249 €

1.938.693 €

€

14.983 €

50.000 €

32.078 €

530.100 €

142.600 €

366.275 €

1.245.689 €

Totaal: Lasten

€

€

€

€

€

€

€

2023

2022

jaar

Totaal: Algemene kosten

Algemene kosten

Totaal: Afschrijvingen

Afschrijvingen

Totaal: Beheerslasten

Beheerslasten

Totaal: Huisvestingskosten

Huisvestingskosten

Totaal: Personeelslasten

Personeelslasten

Totaal: Beheerkosten

Beheerkosten

Totaal: Projectkosten

Projectkosten

Lasten

Totaal: Baten

Budget

Rekening

Budget 2022

945 €

1.582.265 €

126.200 €

16.500 €

50.355 €

35.130 €

584.300 €

61.500 €

708.280 €

1.583.210 €

2023

herzien budget

608.109,70 €

561.803,76 €

549.881,08 €

549.881,08 €

€

Bijdrage Gemeenten

Herziene begroting 2023

12,10 €

11,06 €

11,06 €

11,06 €

50257

50796

49.718

49.718 €

Staat van baten en lasten

aantal masten in beheer

473 €

627.637 €

53.700 €

16.500 €

50.355 €

35.130 €

410.452 €

61.500 €

- €

628.110 €

DVO 2023

Herzien Budget

608.109,70

12,10

50257

472

954.628

72.500

-

-

-

173.848

-

708.280

955.100

DVO+ 2023

Herzien Budget

PLUS pakket

2. Herziene begroting 2023

Pagina 5 van 8

Herziene Programmabegroting 2023 €

€

Totaal afschrijvingen automatisering en beheerpakket Totaal kantoorautomatisering en beheerspakket

Totaal afschrijving materiele activa Totaal materiele activa 74.639

60.001

20% 20% 20% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33%

€

€

€ € € € € € € € € € €

44.926

38.615

8.617 6.693 2.441 2.634 1.090 4.845 5.229 1.601 2.705 2.760

16.258

14.967

€

€

3.830 2.008 1.155 1.155 478 1.980 1.939 594 918 911

€ € € € € € € € € €

€

€

€ € € € € € € € € €

38.805

23.648

4.787 4.685 1.286 1.479 612 2.865 3.290 1.007 1.787 1.849 14.967

€

18.259

3.830 2.008 1.155 1.155 478 1.980 1.939 594 918 911

€

€ € € €

€

€

€ € € € € € € € € €

3.292 €

137 1.054 101 2.000

€ € € € € € € € € €

€ € € € € € € € € € €

Kantoorautomatisering en beheerspakket Workstation HP MOON implementatie 8x Elitebook HP Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys Elitebook (Notebook 15") Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys HP Zbook Firefly 15 G8 Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) 3.147 19.150 10.040 3.500 3.500 1.449 6.000 5.875 1.799 2.781 2.760

15.157 €

1.291 €

6.311 €

€

14.638

€

Totaal kantoorinrichting

dec-17 apr-20 feb-21 jan-22 mrt-22 mrt-22 mei-22 aug-22 aug-22 nov-22 dec-22

548 4.214 394 10.000

€ € € €

€ € € €

20.546

8.681

957 2.677 131 324 134 885 1.352 414 870 938 7.985

€

11.277

957 2.008 131 324 134 885 1.352 414 870 911

€ € € € € € € € € €

€

€ € € €

€

€

€ € € € € € € € € €

3.292 €

137 1.054 101 2.000

€ € € €

9.271

697

669 28 697 €

3.989

669 28 € € € € € € € € € €

€

€ € € €

€

€

€ € € € € € € € € €

3.292 €

137 1.054 101 2.000

€ € € €

5.146

-

-

3.147

€

€

-

€

€

€ € € € € € € € € €

2.000

-

-

2.000 3.147 €

€ € € € € € € € € €

2.000 € € € € 1.054 93 2.000

Afschrijving 2027 Boekwaarde 2027

5.146 €

1.054 93 4.000

Afschrijving 2026 Boekwaarde 2026

8.574 €

274 2.107 193 6.000

Afschrijving 2025 Boekwaarde 2025

11.866 €

411 3.161 294 8.000

Afschrijving 2024 Boekwaarde 2024

137 € 1.054 € 101 € €

Afschrijving 2023 Boekwaarde 2023

548 € 5.268 € 495 €

Afs. % Boekwaarde 2022 20% € 20% € 20% € 20%

Investerings waarde 685 5.450 503 10.000

jan-22 okt-22 nov-22 nov-23

inv. Jaar

€ € € €

Kantoorinrichting Siemens (koffiezetapparaat) Albeka - bureaustoelen Trust Iris (conference camera) Bureaus 2023

Omschrijving

Overzicht van de materiele vaste activa met economisch nut

3. Investerings- en afschrijvingsoverzicht

Bureau Openbare Verlichting

Pagina 6 van 8

4. Voorstel herschikking reserves 4.1. Inleiding 1)

Door de loop van de tijd zijn er diverse bestemmingsreserves ontstaan die of hun functie hebben verloren of niet meer nodig zijn of bedragen bevatten voor uiteenlopende bestemmingen. Dit voorstel beoogd aan deze situatie een einde te maken en het inzicht in de reserves te vergroten.

2)

Nadat in 2022 nieuwe bureaustoelen zijn aangeschaft is er behoefte om ook het overige verouderde kantoormeubilair te vervangen.

4.2. Beoogd effect Boekwaarde 31-12-2022 90.441

Herschikking reserves 65.965

Boekwaarde na herschikking 156.406

Bestemmingsreserves: Interne financiering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Handboek Installatieverantwoordelijkheid

47.000 16.678 2.287

-47.000 -16.678 -2.287

0 0 0

Totaal

156.406

0

156.406

Algemene reserve

4.3. Argumenten 1.1

Reserve interne financiering is geen bestemmingsreserve De Reserve interne financiering is bedoeld om voldoende eigen vermogen te hebben om geen beroep te behoeven doen op de kapitaalmarkt. Bureau OVL beschikt daarom niet over kredietfaciliteiten bij een bank. Het is logisch om het bedrag van € 47.000 toe te voegen aan de Algemene Reserve.

1.2

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering is ondoorzichtig over de bestedingsdoelen De reserve bevat middelen voor bedrijfsvoering algemeen, projectenbestek en bureaustoelen. Dat verhindert een goed inzicht. Voorgestaan wordt, als er bedragen nodig zijn, deze in de begroting op te nemen wat de transparantie verhoogd. Door de reserve op te heffen en de gelden te herschikken wordt de onduidelijkheid opgeheven. Voorgesteld wordt dat saldo wordt toegevoegd aan de Algemene Reserve.

1.3

Saldo bestemmingsreserve handboek installatieverantwoordelijkheid is niet meer nodig Het saldo dat, na dekking van de gemaakte kosten, resteert is niet meer nodig en kan herschikt worden. Voorgesteld wordt het bedrag toe te voegen aan de Algemene Reserve.

1.4

De Algemene Reserve behoeft aanvulling om voldoende weerstandsvermogen te hebben In de jaarrekening 2022 zijn de risico’s berekend op € 152.000 en het benodigd weerstandsvermogen volgens de financiële verordening op € 187.000. Door de herschikking ontstaat een aanvaardbaar niveau van de Algemene Reserve

2.1.

In de begroting 2023 zijn geen investeringskredieten opgenomen De behoefte bestaat, na de aanschaf van bureaustoelen in 2022, ook de bureaus te vervangen zodat die ook voldoen aan de huidige arbo-eisen. De begroting voorziet hier niet in. Door een krediet beschikbaar te stellen kan op rechtmatige wijze tot aanschaf worden overgegaan.

4.4. Financiële gevolgen en risico’s Bureaumeubilair wordt lineair afgeschreven met jaarlijks 20% van de aanschafwaarde. Conform de bepaling in de financiële verordening gaat de afschrijving in per 1 januari van het jaar nadat de investering in gebruik is genomen. In de begroting 2024 en volgende jaren zal het afschrijvingsbedrag worden opgenomen

Pagina 7 van 8 Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting

5. Ontwerpbesluit AB Bureau OVL : Agendapunt : Onderwerp : Nummer :

7 juni 2023 .. Herziene Programmabegroting 2023 2023-010

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare verlichting Besluit: 1. De herziene begroting 2023 vast te stellen 2. De prijs per lichtobject, zoals voorgesteld in DB 2023-03-17, te verhogen naar € 12,10 3. Het tarief declarabele uren voor toezicht te handhaven op € 85, - en het tarief declarabele uren projectcoördinatie en projectleiding/directievoering te handhaven op € 98, 4. De reserves te herschikken zoals opgenomen in de tabel beoogd effect 5. Een investeringskrediet van € 10.000 beschikbaar te stellen voor vervanging kantoormeubilair

Aldus besloten in de bestuursvergadering gehouden op 7 juni 2023

de secretaris

de voorzitter

M.D. Bal

J. Quik

Pagina 8 van 8 Herziene Programmabegroting 2023

Bureau Openbare Verlichting