Bijlage bij raadsvoorstel 7.1 Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester 2023

Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester 2023 De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, gelezen het voorstel van de voorbereidingscommissie benoeming nieuwe burgemeester; Gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; Gelet op de circulaire van 1 oktober 2017 Benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties besluit: vast te stellen De Verordening op vertrouwenscommissie benoeming burgemeester 2023

Begripsbepalingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties b. De commissaris: de commissaris van de Koning in Zuid-Holland. c. De commissie: de vertrouwenscommissie. d. De raad: de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht. e. De griffier: secretaris van de vertrouwenscommissie en procesbewaker f. Gemeentesecretaris: plaatsvervangend secretaris van de vertrouwenscommissie. g. Wethouder: adviseur van de vertrouwenscommissie. Taak en werkzaamheden commissie Artikel 2 1. De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden. 2. De vertrouwenscommissie is een commissie als bedoeld in artikel 3.1.2. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers 2022. De leden van de commissie ontvangen voor de duur van de activiteiten van de commissie een toelage van € 128,23 per maand. 3. Voor de toepassing van het eerste lid stelt de burgemeester de duur van de activiteiten vast. Samenstelling commissie Artikel 3 1. De commissie bestaat uit maximaal één lid per fractie, door de raad uit haar midden benoemd. 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 3. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. Het lidmaatschap is persoonlijk. Ambtelijke ondersteuning Artikel 4 1. 2. 3.

De raadsgriffier is secretaris van de commissie. De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. De secretaris is géén lid van en heeft géén stemrecht in de commissie. 1

Adviseurs Artikel 5 1. Een van de wethouders wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd. 2. De gemeentesecretaris wordt toegevoegd aan de commissie als ambtelijk ondersteuner. 3. De adviseur en ondersteuner worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. 4. De adviseur en ambtelijke ondersteuner zijn géén lid van de commissie en hebben geen stemrecht. 5. Bij afwezigheid van de raadsgriffier wordt de taak waargenomen door de gemeentesecretaris.

Taak commissie Artikel 6 1. De commissie heeft tot taak de kandidaten voor de vervulling van de vacature van burgemeester te beoordelen; 2. De commissie voert daartoe gesprekken met de door de commissaris geselecteerde kandidaten; 3. De gesprekken met en de oordeelsvorming over de kandidaten vinden plaats in aanwezigheid van en door die raadsleden, die lid zijn van de commissie alsmede de aan de commissie toegevoegde adviseurs en ambtelijk ondersteuners; Artikel 7 1. Nadat de commissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk, gemotiveerd en vertrouwelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris; 2. De commissie brengt haar in artikel 7, lid 1 bedoeld verslag uit op basis van de door de commissaris verstrekte informatie over de kandidaten en op basis van de informatie ontleend aan het gesprek met de door haar ontvangen kandidaten, zulks na weging van een en ander; 3. De commissie doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. 4. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid; 5. De commissie geeft in haar verslag tevens een beredeneerde volgorde van aanbeveling aan.

Artikel 8 1. Het verslag aan de raad en de commissaris, bedoeld in artikel 7 eerste lid en de conceptaanbeveling aan de raad, bedoeld in artikel 7. lid 3, worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld; 2. In het verslag aan de raad en de commissaris kunnen de leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven; 3. Bij staking van stemmen over het uit te brengen verslag aan de raad en commissaris, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering; 4. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden in het verslag de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de raad en de commissaris gebracht; 5. De commissie kan de commissaris vragen in de gelegenheid te worden gesteld de op schrift gestelde opvattingen mondeling toe te lichten. 2

Geheimhouding Artikel 9 1. De leden van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen als lid van de commissie ter kennis is gekomen. 2. De geheimhoudingsplicht van de commissie geldt ook ten opzichte van raadsleden die geen lid van de commissie zijn of lid van de commissie zijn geweest. 3. Deze geheimhouding geldt zowel tijdens het bestaan van de commissie als na de ontbinding van de commissie. 4. De geheimhoudingplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 9 van deze verordening, geen inzage in of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. 5. De leden 1 tot en met 3 van dit artikel zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op degen, die op grond van artikel 4 de commissie ambtelijke bijstand verlenen en de adviseurs van de commissie 6. De geheimhouding brengt onder meer met zich mee dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris, geen inlichtingen –schriftelijk of mondeling – kunnen worden ingewonnen over de kandidaten en dat overleg met derden is uitgesloten. De secretaris nodigt op verzoek van de commissie de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.

De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de kandidaat verder worden beschermd, bij voorbeeld bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van de correspondentie. 7. Er vindt geen correspondentie plaats over kandidaten, over met kandidaten gevoerd gesprekken of andere informatie via e-mail. 8. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. 9. De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet. 10. De commissie legt bij elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. 11. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen. 12.

Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris. Vergaderingen Artikel 10 1. De commissie vergadert in beslotenheid en zo dikwijls als de voorzitter of twee leden dit noodzakelijk achten. 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en de adviseur van de commissie. 3. De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is. 4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing van de beslissing niet mogelijk of 3

staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Contactpersoon bij de benoemingsprocedure Artikel 11 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. 3. Van ingekomen stukken geeft de raadsgriffier onverwijld kennis aan alle leden en adviseurs van de commissie; alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden. Artikel 12 1. De voorzitter nodigt, danwel de raadsgriffier namens de voorzitter, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie' 2. De plaatsen en tijdstippen voor gesprekken worden zodanig gekozen, dat voorkomen wordt dat de kandidaten hierdoor bekend worden of rondom het onderhoud met de commissie met elkaar in contact komen. Verslag Artikel 13 1.

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste: a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie waaronder de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling c. een aanduiding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

Archivering Artikel 14 1. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden gearchiveerd in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. 2. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 lid 1 sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid , geldende voor een periode van vijfenzeventig jaar. 3. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

4

Onvoorziene gevallen Artikel 15 In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de procedureregels niet voorzien beslist de commissie.

Inwerkingtreding Artikel 16 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgende op die, waarop de Minister aan de raad meedeelt dat in de vacature is voorzien, behoudens het gestelde over de geheimhouding. Artikel 17 Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester 2023" Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 oktober 2022 de griffier,

de voorzitter,

drs. ing G.H. Logt

J. Heijkoop

5