Bijlage bij raadsvoorstel 7.1 PO031221-1917 Rapport Opvolging aanbevelingen 2017-2022 - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

Opvolging aanbevelingen 2017-2022 Rekenkameronderzoek

,

Waar(de) voor je geld Conceptrapport Rekenkamercommissie Veendam

Rapport | 3 juli 2023

Partners in verbetering

Inhoudsopgave H1 | Inleiding 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Aanleiding 2 1.3 Doelstelling van het onderzoek 2 1.4 Leeswijzer 2 H2 | Conclusies en aanbevelingen 3 2.1 Conclusies 3 2.2 Aanbevelingen 4 H3 | Onderzoeksverantwoording 7 3.1 Hoofd- en deelvragen 7 3.2 Onderzoeksmethoden 8 H4 | Algemene voorzieningen Wmo 9 4.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 9 4.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 9 4.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 10 4.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 11 4.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? 11 H5 | Quickscan vindbaarheid info op de website 13 5.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 13 5.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 13 5.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 13 5.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 14 5.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk

beleid en de uitvoering daarvan? 14 H6 | Quickscan informatieveiligheid 15 6.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 15 6.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 16 6.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 16 6.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 17 6.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? 17 H7 | Grondstoffenbeleid in Hendrik-Ido-Ambacht 18 7.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 18 7.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 18

Rapport Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

7.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 19 7.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 20 7.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? 21 H8 | Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid ten aanzien van inhuur derden 22 8.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 22 8.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 23 8.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 24 8.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 25 8.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? 26 H9 | Sportief Hendrik-Ido-Ambacht 27 9.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 27 9.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 27 9.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 27 9.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 28 9.5 Hebben de aanbevelingen

geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? 29 H10 | Raad weten met de Omgevingswet 30 10.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 30 10.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 32 10.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? 32 10.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 33 10.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? 34 H11 | Overkoepelende bevindingen 35 11.1 Is de opvolging van de aanbevelingen gelijk of zijn er verschillen? 35 11.2 Welke factoren zijn van invloed op de (mate van) opvolging? 35 11.3 Zijn er vervolgacties nodig om alsnog opvolging te geven aan de aanbevelingen? 37 11.4 Op welke wijze is de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen geborgd? 39 Bijlage 1 | Analysekader 40 Bijlage 2 | Bestudeerde documenten 42 Bijlage 3 | Geïnterviewde personen 43 Colofon 44 Dit document (inclusief eventuele bijlagen) is opgesteld door BMC en de (auteurs)rechten met betrekking tot de inhoud en het format van dit document berusten bij BMC.

Dit document is uitsluitend bedoeld voor gebruik door de opdrachtgever en mag niet worden gepubliceerd of aan anderen ter beschikking worden gesteld zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van BMC.

Rapport Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

DEEL I

Essentie van het onderzoek

| 1 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H1 | Inleiding 1.1 Inleiding Ieder jaar voert de Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht (hierna: de RKC) verschillende onderzoeken uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid. De rapporten van deze onderzoeken bevatten conclusies en aanbevelingen en een reactie waarin het college van B&W aangeeft in hoeverre zij deze conclusies en aanbevelingen overneemt. Met dit opvolgingsonderzoek wil de RKC inzicht krijgen in de mate waarin en de wijze waarop de conclusies en aanbevelingen van haar onderzoeken in de praktijk een vervolg hebben gekregen. In dit onderzoek zijn de volgende rapporten onderzocht: 1. Onderzoek decentralisaties/algemene voorzieningen Wmo (2017) 2. Quickscan vindbaarheid info op de website (2018) 3. Quickscan informatieveiligheid (2017) 4. Grondstoffenbeleid in Hendrik-Ido-Ambacht (2018) 5. Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid ten aanzien van inhuur derden (2019) 6. Sportief Hendrik-Ido-Ambacht (2021) 7. Omgevingsdienst (2021)

1.2 Aanleiding Met de komst van een nieuwe gemeenteraad in maart 2022 en een nieuw college van B&W wil de RKC inzichtelijk maken of en hoe de aanbevelingen van haar onderzoeken zijn opgevolgd en welke verbeteringen zijn gerealiseerd. Door middel van een onderzoek moet worden nagegaan in welke mate de uitgevoerde rekenkameronderzoeken hebben geleid tot veranderingen in gemeentelijk beleid en in de uitvoering daarvan.

1.3 Doelstelling van het onderzoek De RKC wil met dit onderzoek lering trekken uit de wijze waarop de gemeentelijke organisatie, college en raad omgaan met aanbevelingen uit de onderzoeken. Voor de politieke en ambtelijke organisatie biedt dit onderzoek inzicht in de mate waarin en de wijze waarop de aanbevelingen van de RKC zijn geïmplementeerd. De onderzoeksvraag is verder geoperationaliseerd naar een serie deelvragen.

1.4 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat de conclusies en aanbevelingen en in hoofdstuk 3 beschrijven we de onderzoeksverantwoording. De hoofdstukken 4 tot en met 10 bevatten de bevindingen per geselecteerd rekenkameronderzoek. Hoofdstuk 11 bevat overkoepelende bevindingen.

| 2 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H2 | Conclusies en aanbevelingen Op basis van de bevindingen, zoals weergegeven in hoofdstuk 4 tot en met 10, trekken we in dit hoofdstuk conclusies en doen we aanbevelingen.

2.1 Conclusies Conclusies ten aanzien van bespreking en besluitvorming 1. De behandeling van de rekenkameronderzoeken wordt positief beoordeeld, maar leidt niet altijd tot een inhoudelijk debat. Respondenten zijn tevreden over de huidige behandelwijze en geven aan dat de behandeling op een nette en correcte manier verloopt. Rekenkameronderzoeken worden uitgebreid en zorgvuldig besproken en er wordt per rapport voor een passende aanbieding gekozen, bijvoorbeeld met externe sprekers. Veel onderzoeken bevestigen dat de gemeente op de goede weg is. Wanneer het college de aanbevelingen overneemt, blijft de inhoudelijke discussie veelal achterwege, wat mogelijk ook gevolgen heeft voor de opvolging en vooral de monitoring van de aanbevelingen (zie ook conclusie 2). 2. Over de opvolging van de aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken wordt onvoldoende gesproken. Respondenten geven aan dat er te weinig gepraat wordt over rapporten nadat deze aan de raad zijn aangeboden. Er wordt wel gerapporteerd in de jaarrekening over de aanbevelingen, maar raadsleden hebben er behoefte aan om vaker over de opvolging van aanbevelingen te spreken. 3. Er wordt bij bijna alle rekenkamerrapporten een raadsvoorstel opgesteld, maar de formulering van het raadsvoorstel is niet altijd duidelijk. Bij bijna alle rekenkameronderzoeken is een raadsvoorstel opgesteld.

Soms wordt naar aanleiding van de bestuurlijke reactie geamendeerd vastgesteld, bijvoorbeeld bij het onderzoek naar de inhuur van derden en de Omgevingswet. Het is de vraag of het op dat moment voor de raad nog duidelijk is wat er precies besloten is, zo blijkt ook uit gesprekken. Daarnaast leidt de zinsnede dat de raad ‘kennis heeft genomen van het rapport en de aanbevelingen’ tot de vraag of daarmee de aanbevelingen ook door de raad zijn overgenomen.

Conclusie ten aanzien van opvolging aanbevelingen 4. De meeste aanbevelingen worden, al dan niet geamendeerd, overgenomen door raad en college en worden opgevolgd in de praktijk. De aanbevelingen worden over het algemeen als concreet, helder en uitvoerbaar gezien, maar zouden nog wel scherper geformuleerd mogen worden. Uit gesprekken blijkt dat het college en de raad over het algemeen goed uit de voeten kunnen met de (concreetheid van de) aanbevelingen van de RKC. Ook vanuit de organisatie is aangegeven dat de aanbevelingen uitvoerbaar zijn, waarbij de organisatie en het college de opvolgingswijze zelf invullen. Wel worden er regelmatig aanbevelingen gedaan die zijn achterhaald door de tijd, door de snelle ontwikkelingen op bepaalde beleidsterreinen of de lange doorlooptijd van onderzoeken.

| 3 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

Het is dan lastig vast te stellen of deze aanbevelingen zijn opgevolgd, aangezien er reeds acties waren ingezet.

Conclusies ten aanzien van factoren die de (mate van) opvolging beïnvloeden. 5. De raad is tevreden met de huidige RKC en haar werkwijze. Uit dit onderzoek komt naar voren dat de RKC volgens de raad kwalitatief goede rapporten levert en zorgt voor een dito behandeling. Raadsleden geven ook aan dat de RKC doorgaans goed luistert naar de wensen van de raad. 6. Er moet voorafgaand aan een onderzoek beter worden onderzocht hoe relevant een onderwerp is voor de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Vanuit de raad, het college en de ambtelijke organisatie wordt aangegeven dat er meer vooronderzoek en afstemming over het onderwerp en de opzet van rekenkameronderzoeken zou moeten plaatsvinden. Daarmee wordt inzichtelijk of er daadwerkelijk een probleem is en of onderzoek naar een bepaald onderwerp betekenisvol is voor de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. De timing van onderzoeken en de communicatie daarover kunnen daarmee worden verbeterd.

Conclusie ten aanzien van monitoring 7. De opvolging van de aanbevelingen wordt niet goed bewaakt. De wijze waarop de monitoring van de aanbevelingen is belegd, is voor raadsleden niet duidelijk. In 2017 heeft de gemeenteraad besloten om de monitoring van de aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken te beleggen bij de auditcommissie. De aanbevelingen worden besproken door de auditcommissie en de aanbevelingen staan benoemd in het jaarverslag van de gemeente. Hoewel de organisatie aangeeft hiermee goed uit de voeten te kunnen, blijkt deze werkwijze bij veel raadsleden niet bekend te zijn. Raadsleden geven aan het gesprek (met de auditcommissie) over de opvolging van de aanbevelingen te missen, waardoor het lerend effect van onderzoeken is beperkt en de opvolging niet structureel is geborgd.

2.2 Aanbevelingen Aanbeveling ten aanzien van bespreking en besluitvorming 1. Heroverweeg de huidige vorm van bespreking. Doordat het college van tevoren via de bestuurlijke reactie al heeft aangegeven wat te doen met de aanbevelingen, verdwijnt soms het momentum voor een stevig inhoudelijk debat. Het is daarom raadzaam de vorm van bespreking te heroverwegen. Er zou bijvoorbeeld gedacht kunnen worden aan een extra bijeenkomst rondom een rapport waarbij het college nog moet reageren op de aanbevelingen. Daarbij zouden we wel willen aanbevelen om de lijn waarop nu voor maatwerk wordt gekozen per rapport, bijvoorbeeld door externe sprekers uit te nodigen, vooral te blijven volgen.

Aanbeveling ten aanzien van opvolging aanbevelingen 2. Blijf rekenschap geven van de verschillende factoren die invloed hebben op de doorwerking.

| 4 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

Op het gebied van timing en afstemming over de onderwerpkeuze blijft het noodzakelijk om (kennismakings)gesprekken te voeren met de raad, het college en de organisatie. Immers, hoe groter het draagvlak, hoe groter de impact van het onderzoek en hoe groter de kans dat de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd. Daarbij spelen zaken als timing en betrokkenheid ook tijdens het onderzoek een grote rol.

Aanbeveling ten aanzien van monitoring 3. Leg vast wie de verantwoordelijkheid op zich neemt om de opvolging van de aanbevelingen te monitoren en voer hierover als raad het gesprek. De raad mist het gesprek (met de auditcommissie) over de opvolging van de aanbevelingen en de uiteindelijke meerwaarde van het onderzoek. Door de raad is aangegeven dat het monitoren van de aanbevelingen door de auditcommissie heroverwogen kan worden; wellicht kan deze verantwoordelijkheid beter bij de griffie of de RKC worden belegd. Uiteindelijk is het aan de raad zelf om deze overzichten goed te volgen en hier indien nodig vragen over te stellen. Leg de gemaakte keuze vast in de nieuwe verordening, zodat deze ook voor iedereen duidelijk is.

| 5 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

DEEL II

Nota van bevindingen

| 6 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H3 | Onderzoeksverantwoording Deel II van het rapport gaat gedetailleerder in op de bevindingen waarop de conclusies en aanbevelingen in Deel I zijn gebaseerd. Deel II kent de volgende hoofdstukindeling: ● Hoofdstuk 3: Onderzoeksverantwoording ● Hoofdstuk 4: Onderzoek algemene voorzieningen Wmo (2017) ● Hoofdstuk 5: Quickscan vindbaarheid info op de website (2018) ● Hoofdstuk 6: Quickscan informatieveiligheid (2017) ● Hoofdstuk 7: Grondstoffenbeleid in Hendrik-Ido-Ambacht (2018) ● Hoofdstuk 8: Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid tbv inhuur derden (2019) ● Hoofdstuk 9: Sportief Hendrik-Ido-Ambacht (2021) ● Hoofdstuk 10: Raad weten met de Omgevingswet (2021) ● Hoofdstuk 11: Overkoepelende bevindingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het onderzoek is uitgevoerd.

3.1 Hoofd- en deelvragen De RKC heeft de volgende centrale hoofdvraag geformuleerd: Hoe gaat de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht om met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie uit de periode 2017-2022? De centrale onderzoeksvraag is verder geoperationaliseerd door middel van negen deelvragen. Deelvragen per individueel onderzoek 1. Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? 2. Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad en/of het college van B&W overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? 3. Welke door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? Welke aanbevelingen niet, en waarom niet? 4. Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? Is hierbij sprake van een structurele inbedding in de organisatie, werkwijzen of procedures, zodat het verbetereffect blijvend van karakter is? 5. Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan en waarom wel of niet? Overkoepelende vragen 6. Is er een patroon in de opvolging van de aanbevelingen te herkennen? 7. Welke relevante factoren zijn van invloed op de (mate van) opvolging van de aanbevelingen? 8.

Op welke wijze is de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen geborgd door het college van B&W en de gemeenteraad/griffie/RKC? En in hoeverre wordt er op de uitvoering van de aanbevelingen gestuurd?

| 7 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

9. Welke lessen kunnen we trekken uit de wijze waarop en de mate waarin de gegeven aanbevelingen zijn opgevolgd? Scope van het onderzoek De periode die centraal staat in dit onderzoek is 2017 tot 2022. De RKC heeft zeven rekenkameronderzoeken geselecteerd die binnen deze periode zijn uitgevoerd en waarin specifieke aanbevelingen zijn benoemd. De focus van het onderzoek ligt op de instrumentele doorwerking van de rekenkameronderzoeken. Dit betreft de mate waarin het college van B&W de aanbevelingen overneemt en de organisatie de aanbevelingen uitvoert. Daarnaast is er gekeken naar de belangrijkste factoren die van invloed zijn (geweest) op de opvolging van de aanbevelingen.

3.2 Onderzoeksmethoden Voor het verzamelen van de benodigde informatie en het beantwoorden van de onderzoeksvragen zijn de volgende onderzoeksmethoden ingezet.

Deskresearch Relevante documenten zijn bestudeerd, zoals de rekenkamerrapporten, de raadsverslagen en de moties en raadsvoorstellen die als gevolg van de onderzoeken zijn ingediend. Daarnaast is er gekeken naar de uitvoeringsrapportages en de beleidsnota’s van de gemeente op het thema van de zeven geselecteerde rekenkameronderzoeken. Tot slot is er naar P&C-documenten gekeken, zoals jaarrekeningen en de programmabegrotingen van de gemeente. Een compleet overzicht van de bestudeerde documenten treft u in bijlage 2.

Interviews Voor verdieping en nadere duiding zijn interviews gehouden. Er zijn onder andere gesprekken gevoerd met de concerncontroller, medewerkers van de ambtelijke organisatie (betrokken bij de onderzoeken), een vertegenwoordiging van het college en de gemeenteraad. De complete lijst van geïnterviewde personen is te vinden in bijlage 3. In totaal zijn er acht (groeps)gesprekken gevoerd. De interviews hadden als doel de uitkomsten uit de documentenstudie te verdiepen, nader te duiden en waar nodig aan te vullen. Voorafgaand aan de interviews met intern en extern betrokkenen is een interviewprotocol toegestuurd met informatie over het doel van het onderzoek en de gespreksthema’s. Tijdens de gesprekken zijn verdiepende vragen gesteld aan de hand van een topiclijst. Na afloop van het interview is aan de geïnterviewde(n) een kort verslag aangeboden voor eventueel commentaar.

| 8 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H4 | Algemene voorzieningen Wmo 4.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? De RKC heeft in 2017 onderzoek gedaan naar de algemene voorzieningen Wmo in Hendrik-Ido-Ambacht. Uit dit onderzoek zijn drie aanbevelingen gekomen: 1. Actieve promotie gericht op doelgroepen (en aandacht is voor cliëntondersteuning als losstaand product) Zorg vanuit de gemeente voor actieve promotie van en duidelijke lijnen naar Sociaal Wijkteam Ambacht. Door duidelijk doelgroepen te onderscheiden, kunnen gericht de inwoners gezocht en aangesproken worden. Dit kan bijvoorbeeld middels verschillende casusomschrijvingen, of een heldere campagne. 2. Managen van de verwachtingen (van inwoners) Inwoners die (onbewust) behoefte hebben aan ondersteuning moeten beseffen met welke vragen zij bij Sociaal Wijkteam Ambacht terecht kunnen. 3. Trekkersrol gemeente werven en opleiden jongere vrijwilligers In de procedurele afwikkeling van indicatiestellingen kan Sociaal Wijkteam Ambacht een grotere rol spelen, waardoor nog betere samenwerking en afstemming ontstaat tussen algemene voorzieningen en maatwerkvoorzieningen.

Daarnaast is het van belang om de verwachtingen van inwoners te managen wanneer zij met hulp van Sociaal Wijkteam Ambacht een aanvraag tot maatwerkvoorzieningen bij de SDD indienen; veel inwoners gaan ervan uit dat een aanvraag die ingediend is met ondersteuning van Sociaal Wijkteam Ambacht goedgekeurd zal worden. Het rapport is op 19 februari 2018 gepresenteerd in de raadscommissie door het onderzoeksbureau. Er heeft een uitgebreide behandeling plaatsgevonden waarin de raad het onderzoeksbureau verschillende technische vragen heeft gesteld. De vragen uit de commissie worden naar tevredenheid beantwoord. Het voorstel gaat als hamerstuk door naar de raadsvergadering. Tijdens de behandeling is door het college ook aangegeven dat het voorliggende rapport helder is.

4.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? In de notulen van 5 maart 2018 staat het onderzoek genoemd onder agendapunt 8.1, maar er staat verder geen beschrijving over de bespreking van het rapport in de raad. Uit het raadsbesluit blijkt dat de raad ‘kennis heeft genomen van het rapport’ conform het raadsvoorstel. Hiermee zijn alle aanbevelingen door de raad overgenomen.

| 9 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

4.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? Uit de bestuurlijke reactie blijkt dat het college de drie aanbevelingen wil opvolgen en daarvoor al een aantal zaken in gang heeft gezet, dan wel in gang wil gaan zetten. Tijdens de behandeling van het rapport gaf het college aan dat ze nog een aantal zaken moest en wilde verbeteren op het gebied van de algemene voorzieningen. Ook uit de bestuurlijke reactie van het college valt op te maken dat zij zelf een verbeterslag wilde maken. In de bestuurlijke reactie zijn daarom ook door het college acht eigen aandachtspunten geformuleerd. 1. Actieve promotie gericht op doelgroepen (en aandacht is voor cliëntondersteuning als losstaand product) Het college geeft aan de afgelopen twee jaar met de aanwezigheid van het Sociaal Wijkteam op de Zomerparkdag en het organiseren van themabijeenkomsten en netwerkbijeenkomsten en met advertenties in diverse media reeds de nodige inzet gepleegd op het promoten van het Sociaal Wijkteam en het verstrekken van informatie over het Sociaal Wijkteam. Daarnaast worden de suggesties vanuit het onderzoek om communicatie verder te verbeteren ter harte genomen. Er wordt tevens aangegeven dat de suggestie om dit te doen via geanonimiseerde casusbeschrijvingen, wordt overgenomen.

Verder blijkt dat de SDD standaard in haar correspondentie met aanvragers van een Wmo-maatwerkvoorziening wijst op de mogelijkheid van onafhankelijke cliëntondersteuning met een verwijzing naar het Sociaal Wijkteam. Op de website van de gemeente is cliëntondersteuning reeds als losstaand product zichtbaar. Ook op dit vlak wordt op de website en in het foldermateriaal van het Sociaal Wijkteam de informatievoorziening rondom het product onafhankelijke cliëntondersteuning verbeterd. 2. Verwachtingen van inwoners van de taak en rol van het Sociaal Wijkteam en van de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) Het college geeft aan dat in 2018 via de beschikbare communicatiemiddelen (websites gemeente en Sociaal Wijkteam, De Brug en De Kombinatie, Wmo-krant en foldermateriaal van de SDD en Sociaal Wijkteam), een instructie voor voorlichting aan de vrijwilligers van het signalerend huisbezoek wordt verbeterd. Daarnaast wordt in samenspraak met het Sociaal Wijkteam en de SDD voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd op vindplaatsen van gebruikers van Wmo-voorzieningen. 3. Trekkersrol gemeente werven en opleiden jongere vrijwilligers Voor het werven van nieuwe vrijwilligers door vrijwilligersorganisaties wil het college in 2018 gaan kijken hoe de gemeente hierin kan ondersteunen. Daarbij wordt aangesloten bij de ideeën van de vrijwilligersorganisaties.

De aandacht gaat daarbij uit naar de vrijwilliger in algemene zin.

| 10 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

4.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? De aanbevelingen uit het onderzoek zijn gebruikt door de organisatie bij het verbeteren van de kwaliteit van het Sociaal Wijkteam. Ten aanzien van de aanbeveling van de informatievoorziening is in 2019 gestart met de aanpassingen aan de website van de gemeente en de website van het Sociaal Wijkteam en is er een aangepaste instructie verschenen voor het huisbezoek. Ook is in de Regionale Beleidsvisie Sociaal Domein van de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) aandacht geschonken aan communicatie en beeldvorming. Met Blije Borgh, Yulius, Syndion en Eleos, Sociaal Wijkteam en SDD zijn in het tweede kwartaal van 2019 gesprekken gevoerd over de informatiebehoefte en de vormgeving van de voorlichting aan de cliënten over het aanbod van het Sociaal Wijkteam en de voorzieningen van de SDD. Uit gesprekken blijkt verder dat, op het moment dat de gemeente aan de slag ging met de uitwerking van het ‘Lokaal preventieplan Sociaal Domein’, in lijn met de uitkomsten van het rekenkameronderzoek, verder gewerkt is aan het verbeteren van de informatievoorziening richting inwoners. De gemeente heeft hiertoe een Sociale Kaart opgesteld in de vorm van een boekje met alle sociale voorzieningen. Daarnaast is een app ontwikkeld voor mensen die (sociale) activiteiten willen bezoeken. Dit zijn impliciete gevolgen van rekenkameronderzoek.

Er zijn uiteindelijk geen anonieme casusbeschrijvingen opgesteld, maar er zijn wel casussen besproken binnen de wijkteams tijdens multidisciplinaire overleggen. Op dat vlak is wel een vertaling naar het operationele niveau te zien. Een van de aanbevelingen uit het onderzoek was het opstellen van nieuw vrijwilligersbeleid en het werven van jongere vrijwilligers. In 2019 heeft de gemeente hiertoe een nieuw vrijwilligersbeleid vastgesteld. Bij het opstellen van dit beleid is aanbeveling over de trekkersrol voor het werven van nieuwe vrijwilligers nadrukkelijk meegenomen. Voor werven van jongere vrijwilligers heeft de gemeente Jong Zwijndrecht ingeschakeld. In 2023 werkt de gemeente aan een mogelijke herijking van het in 2019 vastgestelde vrijwilligersbeleid.

4.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? Vanuit het onderzoek kan worden vastgesteld dat alle aanbevelingen zijn opgevolgd. Uit de gesprekken komt naar voren dat de aanbevelingen die zijn gedaan concreet genoeg waren om de richting aan te geven die opgegaan moest worden. Of zoals tijdens een van de gesprekken werd gezegd ‘Ze waren gedetailleerd genoeg om misverstanden te voorkomen’. Met andere woorden, zowel het college als de organisatie kon er goed mee uit de voeten. Dit heeft uiteindelijk geholpen bij de uitvoering ervan. Verder kan uit gesprekken worden opgemaakt dat aanbevelingen zowel expliciet als impliciet tot doorwerking hebben geleid. Het onderzoek werd door de organisatie en het college gezien als een extra impuls om goed te kijken naar de voorliggende voorzieningen voor de Wmo.

| 11 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

Het onderzoek kent niet alleen doorwerking in nieuw beleid (Lokaal Preventieplan), maar ook in de communicatie en informatievoorziening richting inwoners (sociale kaart, website, inzet lokale media). Ook zijn verschillende uitvoeringsdocumenten opgesteld zoals instructies en handreikingen voor het werven van vrijwilligers. Uit het onderzoek komt wel naar voren dat de aanbevelingen, zoals ook uit de college reactie blijkt, grotendeels al in gang waren gezet. Het was min of meer een bevestiging van de beweging die de organisatie al had ingezet.

| 12 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H5 | Quickscan vindbaarheid info op de website 5.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? In 2018 is er een quickscan uitgevoerd naar de vindbaarheid van informatie op de website van de gemeente. Hierbij heeft onderzoekcentrum Drechtsteden een testpanel verzocht te zoeken naar informatie over de RKC en de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht. Uit het onderzoek kwam naar voren dat de vindbaarheid van informatie voor verbetering vatbaar was, dat er behoefte was aan meer overzichtelijkheid en een betere zoekfunctie op de website. In de quickscan zijn daarom drie aanbevelingen gedaan. 1. Verbeter de zoekfunctie op de website. In eerste instantie door de resultaten te ordenen met de meest actuele bestanden bovenaan en door bestanden die als resultaat verschijnen een herkenbare naam te geven zodat duidelijk is welke info het bevat. Daarnaast kan bekeken worden of er extra zoektermen gelinkt moeten worden aan bestanden op de website, zodat meer websitebezoekers de resultaten vinden die ze zoeken. 2. Bekijk waar de thema-indeling van de website overzichtelijker en logischer kan, zodat websitebezoekers via de knoppen in de menubalk makkelijker bij de juiste pagina terechtkomen. 3.

Beschouw de website als een heel belangrijk communicatiemiddel (en zorg dus voor een gebruiksvriendelijke website), maar blijf daarnaast ook via andere kanalen informeren; met name via het huis-aan-huis-blad. De quickscan is uiteindelijk niet behandeld door de raad. Het onderzoek is op de lijst met ingekomen stukken gezet voor 14 januari 2019 (nummer 3). Uit notulen blijkt dat de raad het onderzoek niet verder heeft besproken.

5.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? Omdat het alleen op de lijst van ingekomen stukken heeft gestaan, is het niet duidelijk of de raad ook daadwerkelijk een besluit heeft genomen over de aanbevelingen. Vast staat dat het college de aanbevelingen wel ter harte heeft genomen, zoals hieronder wordt beschreven.

5.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? Alle drie de aanbevelingen zijn door het college overgenomen of zijn al in gang gezet, blijkt uit de bestuurlijke reactie van het college van 19 november 2018. ● De zoekfunctie wordt beter en duidelijker zichtbaar, meldt het college. Op de nieuwe website zoekt de zoekfunctie op alle pagina's. ● De nieuwe website wordt vormgegeven aan de hand van de toptakenstructuur. Deze toptaken worden in vier thema's aangeboden: inwoners & ondernemers, politiek & bestuur, typisch Ambacht en contact. Dit betekent dat de belangrijkste pagina's, oftewel de toptaken, met één of twee klikken te bereiken zijn.

| 13 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

●

De nieuwe website wordt in huisstijl vormgegeven. Zo is de website niet alleen functioneel maar komt het ook tegemoet aan het Ambachtse gevoel, geeft het college aan.

5.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? Alle drie de aanbevelingen lijken te zijn opgevolgd. Rond 2018-2019 heeft er een verbeterslag plaatsgevonden ten aanzien van de indeling van de website. Daarin is ook zoekfunctie meegenomen. Er is daarbij ook overgegaan op een indeling in toptaken, zoals het college in haar reactie aangaf. Verder worden er rapportages gemaakt van de klanttevredenheid over de website, dit gebeurt vanuit het Drechtstedenverband. Direct na het aanvragen van een product of dienst aan Burgerzaken wordt de klant gevraagd naar de tevredenheid van de dienstverlening. Al enige tijd wordt gesproken over het verbeteren van de manier van uitvragen. De tevredenheid over het contact via de website is altijd lager dan tevredenheid over het contact via de balie of de telefoon. In het kader van de BDTO (Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid) is de gemeente in 2023 samen met een bureau bezig met het actualiseren van het beheerplan.1 Vervolgens wordt de website BDTO-proof gemaakt en geactualiseerd. Met behulp van Newsroom Light wordt gekeken naar signalen over de website en eventueel (proactief) te ondernemen acties. Ambtelijke reactie: Wat wordt bedoeld met 'nu'? Is dat 2023? Dan is de opmerking dat gewerkt wordt aan een nieuw beheerplan correct.

(Ook in 2018 is een beheerplan opgesteld, dat wordt nu tegen het licht gehouden en waarschijnlijk gewijzigd.)

5.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? Als gekeken wordt naar de huidige website, dan zijn de aanbevelingen van de RKC duidelijk opgevolgd. Zo is er een verbeterde zoekfunctie en is er een toptakenstructuur ingevoerd. Uit gesprekken met de organisatie valt eveneens op te maken dat de website heel duidelijk wordt ingezet als communicatiemiddel en dat om dit middel zo klantvriendelijk mogelijk te maken, voortdurend klanttevredenheidsrapportages worden opgesteld. Uit de reactie van het college valt op te maken dat de aanbevelingen vooral werden gezien als een bestendiging van hetgeen al in gang was gezet.

1

Ook in 2018 is een beheerplan opgesteld, dat wordt nu tegen het licht gehouden en waarschijnlijk gewijzigd.

| 14 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H6 | Quickscan informatieveiligheid 6.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? Voor het veilig beheren en gebruiken van privacygevoelige informatie worden in de quickscan informatieveiligheid een aantal verbeterpunten benoemd, namelijk: ● Voor de afdeling Burgerzaken voldoet het bestaande beleid voor het werken met de BRP buiten het gemeentehuis (toegang tot de BRP op afstand) niet aan de wensen van de gemeente. In afstemming met de CISO wordt reeds gewerkt aan aanpassing van het huidige beleid. Een voorbeeld daarvan is aangeboden aan de gemeente Dordrecht. ● De governance rondom informatieveiligheid is niet eenduidig. In de interviews worden door de geïnterviewden verschillende functionarissen als coördinator informatieveiligheid genoemd. De governance rondom informatieveiligheid zou eenduidig gecommuniceerd moeten worden. ● Bij de zelfevaluaties is het van belang de juiste medewerkers te betrekken bij de beantwoording van de vragen. Nu is bij de zelfevaluatie van de PNIK, voor de paspoorten, op onjuiste gronden geconcludeerd dat voor de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht het verbeteren van de functiescheiding rondom de uitreiking en het beheer van de reisdocumenten een aandachtspunt is. Volgens betrokkenen was dit een incident.

● De aandacht van het college van B&W voor informatiebeveiliging is vrij beperkt. Informatiebeveiliging is als thema niet expliciet meegenomen in de portefeuilleverdeling, niet in het collegeprogramma, en niet in de rapportagecyclus. Ook de aandacht van de raad en raadscommissie voor informatiebeveiliging en privacybescherming van de burger is beperkt. Deze thema’s verdienen meer aandacht. Het rapport wordt op 23 augustus 2017 gepresenteerd in een commissievergadering. Na de presentatie wordt het rapport inhoudelijk behandeld. De commissie geeft aan het een helder rapport te vinden en vindt het goed dat het onderwerp op deze manier op de agenda komt. Vanuit de commissie komt het voorstel om het monitoren van de acties te delegeren aan de auditcommissie, een voorstel waarin de overige commissieleden zich kunnen vinden. De portefeuillehouder geeft aan dat het onderwerp informatiebeveiliging bij de volgende coalitieonderhandelingen nadrukkelijk een plek moet krijgen in het coalitie- en collegeprogramma. Afgesproken wordt om één keer per jaar de rapportage te bespreken en het monitoren van de acties te delegeren aan de auditcommissie. Het voorstel wordt als hamerstuk op de agenda van de raad gezet.

De raad besluit in de raadsvergadering van 4 september 2017 om kennis te nemen van de quickscan Informatieveiligheid en de monitoring van de opvolging van de acties uit het rapport te beleggen bij de auditcommissie.

| 15 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

6.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? Uit het raadsbesluit blijkt dat de raad kennis heeft genomen van de quickscan en dat de monitoring van de acties is belegd bij de auditcommissie. Er staat niet expliciet vermeld dat met de verbeterpunten wordt ingestemd.

6.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? In de quickscan wordt geconstateerd dat het informatiebeveiligingsbeleid niet voldoet aan de wensen van de afdeling Burgerzaken voor het werken met de Basisregistratie Personen (BRP) buiten het gemeentehuis en dat er wordt gewerkt aan nieuw beleid. Het college geeft in de bestuurlijke reactie aan dat hieraan wordt gewerkt. Toegang tot BRP op afstand is nodig voor medewerkers die een rol hebben in de crisisorganisatie, andere medewerkers zouden buiten het gemeentehuis geen toegang moeten hebben. Er wordt gezocht naar een passende oplossing en deze wil het college op 31 december 2017 hebben doorgevoerd. Na een verlenging van het oude beleid tot eind van 2019 is er inmiddels nieuw beleid opgesteld. In de Jaarstukken 2017 wordt aangegeven dat het aantal medewerkers dat buiten het gemeentehuis toegang heeft, beperkt is. Technisch wordt gezocht naar een mogelijkheid om werken op afstand mogelijk te maken, waarbij bepaalde applicaties, zoals BRP, ontoegankelijk worden. Het tweede verbeterpunt betreft het eenduidig communiceren over de governance rond informatieveiligheid.

Het college geeft in de bestuurlijke reactie bij het rapport aan dat de governance rondom informatieveiligheid niet optimaal is en dat de vastlegging ervan en extra aandacht voor communicatie per 31 december 2017 gerealiseerd worden. Daarbij geeft het college aan dat de constatering dat niet iedereen op de hoogte is van de verschillende rollen en functionarissen niet betekent dat dit een risico is voor de informatieveiligheid in het werk van de betreffende medewerkers. In het Jaarverslag 2017 wordt opgemerkt dat de governance rondom informatiebeveiliging extra aandacht heeft gehad en dat hierop, gezien het stijgende belang en daarmee de toename van activiteiten, nog steeds wordt geïnvesteerd. Het derde verbeterpunt is dat het bij zelfevaluaties van belang is de juiste medewerkers te betrekken bij de beantwoording van de vragen. Op basis van de aangeleverde stukken kan worden geconcludeerd dat er zelfevaluaties in het kader van de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) hebben plaatsgevonden. Het college geeft in de bestuurlijke reactie aan dat deze evaluaties niet meer door externe bureaus worden uitgevoerd om fouten te voorkomen.

In het Jaarverslag 2017 staat vervolgens vermeld dat de zelfevaluatie over 2017 is uitgevoerd door eigen medewerkers van Dienstverlening Drechtsteden en dat een steekproef in opdracht van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens uitwees dat deze zelfevaluatie zeer goed en nauwkeurig is uitgevoerd.

| 16 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

Het vierde verbeterpunt betreft het versterken van de aandacht van het college en de raad voor informatieveiligheid. Het college geeft in de bestuurlijke reactie aan dat bij de portefeuilleverdeling na de verkiezingen in 2018 wordt aanbevolen dat informatieveiligheid wordt meegenomen. Daarnaast wordt vanaf 2017 informatieveiligheid opgenomen in de P&C-cyclus als separaat onderdeel in de paragraaf bedrijfsvoering. Het college vraagt aan de hand van dit onderzoek aan de raad welke behoefte er leeft aan informatie over dit onderwerp. Het Jaarverslag 2017 vermeldt hierover dat hier in de afgelopen formatie aandacht voor is gevraagd. In latere jaarverslagen wordt vervolgens niet meer op dit onderzoek teruggekomen.

6.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? In een interview wordt aangegeven dat het verbeterpunt betreffende (het verduidelijken van) de governance rond informatieveiligheid is opgepakt. Er is een CISO gepositioneerd bij servicegemeente Dordrecht en deze heeft twee keer per jaar overleg met de betrokken beleidsadviseurs en de portefeuillehouder. Daarnaast overleggen de betrokken beleidsadviseurs regelmatig met de portefeuillehouder. De beleidsadviseurs worden gevonden vanuit de ambtelijke organisatie wanneer daar vragen rond informatieveiligheid spelen en fungeren als schakel tussen de CISO en de organisatie. De CISO heeft een jaarplan opgesteld om te volgen wat er wordt gerealiseerd en wat relevante ontwikkelingen zijn. Daarnaast wordt geconstateerd dat het onderwerp informatieveiligheid nu meer dan in het verleden op de bestuurlijke agenda staat. Het rekenkameronderzoek heeft hieraan bijgedragen, maar het komt ook door de toegenomen aandacht voor informatieveiligheid in algemene zin en door de actieve portefeuillehouder op dit onderwerp. Meteen na afronding van de quickscan is informatiebeveiliging een apart onderdeel van de P&C-cyclus geworden. Binnen het college is er een portefeuillehouder aangewezen.

De raad wordt via raadsinformatiebrieven geïnformeerd over informatieveiligheid en er wordt jaarlijks een bijeenkomst voor raadsleden georganiseerd, bijvoorbeeld rond bewustwording. De behoefte van de raad is geïnventariseerd; de raad geeft aan vooral te willen weten of de gemeente de informatieveiligheid op orde heeft.

6.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? De verschillende verbeterpunten die in de quickscan informatieveiligheid werden genoemd, zijn opgepakt. Deels gebeurde dit al ten tijde van het rekenkameronderzoek en deels gebeurde dit na afloop en naar aanleiding van het onderzoek. De uitkomsten van het onderzoek worden herkend. Opgemerkt wordt dat het onderzoek niet op een ongelukkig moment kwam; informatiebeveiliging is een voortdurend proces, waardoor de timing eigenlijk altijd goed is. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt aangegeven dat informatieveiligheid een lastig onderwerp voor de raad is en dat de RKC wellicht duidelijker had kunnen aangeven waar raadsleden naar kunnen vragen.

| 17 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H7 | Grondstoffenbeleid in Hendrik-Ido-Ambacht 7.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? In het onderzoek Grondstoffenbeleid in Hendrik-Ido-Ambacht dat in 2018 werd uitgevoerd, wordt geadviseerd om gezien de prestaties op het gebied van milieu en kosten, de raad te betrekken bij het vaststellen van het beleid. De raad zou zich op geïnformeerde wijze moeten uitspreken over het ambitieniveau, de vertaling van de ambities naar beleid en de vertaling van beleid naar (mogelijke) wijzigingen in de inzamelsystematiek. Vervolgens worden de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Betrek de raad bij het vaststellen van het ambitieniveau, bestaande uit de hoeveelheid huishoudelijk restafval per inwoner en de hoogte van de afvalstoffenheffing per huishouden. Hierbij dient de raad geïnformeerd te worden over het landelijk beleid (wat zijn de landelijke doelstellingen en hoe wil Hendrik-Ido-Ambacht zich hier tot verhouden?). 2. Vertaal het ambitieniveau van de raad in het nieuwe beleid. Formuleer in het nieuwe beleid de doelstellingen zo SMART mogelijk. Geef daarbij aan wat de doelstellingen zijn op het gebied van milieuprestaties (met name voor de hoeveelheid huishoudelijk restafval per inwoner), de hoogte van de kosten en de hoogte en dekkingsgraad van de afvalstoffenheffing. 3.

Geef HVC de opdracht verschillende scenario's uit te werken, waarin mogelijkheden als omgekeerd inzamelen, uitbreiding van de inzet van minicontainers, optimalisatie van het huidige systeem middels nascheiding en het invoeren van DIFTAR verkend worden. Doe in de scenario's uitspraken over: ○ de verwachte prestaties op het gebied van milieu (met name de hoeveelheid huishoudelijk restafval per inwoner); ○ de hoogte van kosten en doorwerking op de afvalstoffenheffing; ○ consequenties voor het dienstverleningsniveau voor de inwoners; ○ haalbaarheid en risico's. 4. Presenteer de uitwerking van de scenario's en resultaten aan de raad. De raad kan zich uitspreken over een voorkeur voor een (mogelijke) wijziging en inzamelsystematiek. Tijdens de behandeling van het onderzoek in de commissie worden verschillende vragen gesteld. Eén fractie heeft voorafgaand aan de vergadering technische vragen ingediend. De commissie en portefeuillehouder zien voldoende aanknopingspunten om met de raad verder te praten over uitgangspunten, randvoorwaarden en scenario's. De voorzitter van de RKC benadrukt nogmaals goed na te denken wie je partner is bij het op te stellen grondstoffenbeleidsplan. Het voorstel gaat als hamerstuk naar de raad.

7.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? In de raadsvergadering van 4 februari 2019 besluit de raad kennis te nemen van het rapport en de genoemde aanbevelingen over te nemen.

| 18 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

7.3 Welke aanbevelingen zijn door het college van B&W en de ambtelijke organisatie aantoonbaar opgevolgd? De eerste aanbeveling luidt: Betrek de raad bij het vaststellen van het ambitieniveau, bestaande uit de hoeveelheid huishoudelijk restafval per inwoner en de hoogte van de afvalstoffenheffing per huishouden. Hierbij dient de raad geïnformeerd te worden over het landelijk beleid (wat zijn de landelijke doelstellingen en hoe wil Hendrik-Ido-Ambacht zich hier tot verhouden?). In de bestuurlijke reactie op het onderzoek stelt het college voor om een discussieavond te organiseren waarop de raad en het college met elkaar in gesprek gaan over het landelijke beleid en het lokale ambitieniveau. Het college zegt toe de opbrengsten van deze avond te verwerken in het nieuwe grondstoffenbeleidsplan. In het Jaarverslag 2019 staat beschreven dat de gemeenteraad is betrokken bij het grondstoffenbeleidsplan 2019-2023. Op 14 mei 2019 is er een avond met de gemeenteraad georganiseerd waarbij de raad is geïnformeerd over het landelijke beleid en hoe Hendrik-Ido-Ambacht zich daartoe verhoudt. De tweede aanbeveling is om het ambitieniveau van de raad te vertalen in het nieuwe beleid.

Aanbevolen wordt om in het nieuwe beleid de doelstellingen zo SMART mogelijk te formuleren en daarbij aan te geven wat de doelstellingen zijn op het gebied van milieuprestaties (met name voor de hoeveelheid huishoudelijk restafval per inwoner), de hoogte van de kosten en hoogte en dekkingsgraad van de afvalstoffenheffing. In haar bestuurlijke reactie gaat het college niet expliciet op deze aanbeveling in. In het Jaarverslag 2019 wordt alleen aangegeven dat het ambitieniveau van de raad is vertaald in het grondstoffenbeleidsplan 2019-2023. De derde aanbeveling was om HVC de opdracht te geven om verschillende scenario's uit te werken waarin mogelijkheden als omgekeerd inzamelen, uitbreiding van de inzet van minicontainers, optimalisatie van het huidige systeem middels nascheiding en het invoeren van DIFTAR verkend worden. In de scenario's zouden uitspraken gedaan moeten worden over de verwachte prestaties op het gebied van milieu (met name de hoeveelheid huishoudelijk restafval per inwoner), de hoogte van kosten en doorwerking op de afvalstoffenheffing, consequenties voor het dienstverleningsniveau voor de inwoners en haalbaarheid en risico's. In de bestuurlijke reactie geeft het college aan dat zij HVC herkent als samenwerkingspartner in dit proces; een grondstoffenbeleid kan niet tot stand komen zonder hun advisering.

Tegelijkertijd vindt het college dat het voor het bepalen van een scenario dat past bij de Ambachtse ambities, het belangrijk is om advies te krijgen van een onafhankelijke partij. Het college deelt de mening dat HVC betrokken moet zijn in het proces, maar stelt voor om die betrokkenheid vorm te geven in de huidige adviserende rol, zonder expliciete opdracht. In de Jaarstukken 2019 staat beschreven dat er in het grondstoffenbeleidsplan en tijdens de bijeenkomst met de raad vier scenario’s zijn geschetst. Bij de uitwerking van de scenario’s heeft HVC geen expliciete opdracht gekregen, deze is gegund aan een extern bureau. HVC heeft wel adviserend opgetreden en is actief betrokken geweest bij het proces, zo staat in de jaarstukken verwoord.

| 19 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

De vierde aanbeveling was om de uitwerking van de scenario's en resultaten aan de raad te presenteren. De raad kan zich dan uitspreken over een voorkeur voor een (mogelijke) wijziging en inzamelsystematiek. Deze aanbeveling is voor het college evident, zo staat in de bestuurlijke reactie op het onderzoek. Tijdens de bijeenkomst van 14 mei 2019 heeft de raad zich hierover kunnen uitspreken en deze input is volgens de Jaarstukken 2019 meegenomen in het grondstoffenbeleidsplan.

7.4 Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? Tijdens een interview met de ambtelijke organisatie is verkend hoe er uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen. In dit interview is besproken dat de raad de afgelopen jaren in alle stappen van het beleidsproces betrokken is geweest. Het grondstoffenbeleidsplan 2019-2023 is in de commissie en de raad behandeld en in januari 2021 is de raad middels een Raadsinformatiebrief geïnformeerd over de voortgang van het grondstoffenbeleidsplan 2019-2023. Vervolgens is er in april 2021 een themabijeenkomst met de raad geweest met verschillende presentaties waarin de opties voor verbeteringen ten aanzien van duurzaamheid en kostenniveau zijn besproken. Met een externe partij, de Afvalspiegel, zijn verschillende scenario’s in beeld gebracht en de gemeente is door deze partij begeleid om te komen tot een voorstel aan de raad voor invoering van het recycletarief. Dit was niet in overeenstemming met de aanbeveling uit het rekenkameronderzoek waarin deze rol werd toebedacht aan HVC. De gemeente heeft met HVC een dienstverleningsovereenkomst en HVC is daarom betrokken bij het implementatieplan; zij zal tenslotte de uitvoering op zich nemen. In februari 2022 heeft de coalitie ingestemd met het voorliggende raadsvoorstel, de gehele oppositie heeft tegen gestemd.

Dat laatste had deels te maken met de druk van de verkiezingen en onrust in de media, zo wordt in een interview aangegeven. Vanuit de ambtelijke organisatie bezien, sloot het grondstoffenbeleidsplan dat werd vastgesteld aan bij het rekenkameronderzoek. Uit het rekenkameronderzoek bleek dat de ambities ten aanzien van duurzaamheid niet gehaald konden worden. Het grondstoffenbeleid was een grote opgave die niet op korte termijn te realiseren was. In een interview wordt aangegeven dat de raad zich ervan bewust was dat de landelijke ambities van 100 kilogram restafval per inwoner in 2020 en 30 kilogram restafval per inwoner in 2025 binnen de kaders van het coalitieakkoord niet te realiseren waren. Aanpassingen moesten binnen het bestaande systeem vorm krijgen en het vorige coalitieakkoord was daarbij beperkend. Zo waren bijvoorbeeld extra minicontainers niet bespreekbaar. Er was geen ruimte om nieuwe systeemkeuzes te maken. Wat er nu verandert in Hendrik-Ido-Ambacht is dat er betaald gaat worden voor restafval, maar dit wel binnen het bestaande systeem. Milieu, kosten en service aan de burger zijn de relevante onderdelen van het grondstoffenbeleid. De knoppen waaraan gedraaid kan worden zijn beperkt door de keuze om vast te houden aan de bestaande systemen van ondergrondse inzameling voor restafval en GFT en geen extra minicontainer aan huis.

Het recycletarief is binnen deze beperkingen de grootste knop waaraan gedraaid kan worden. De verwachting is dat door invoering van een financiële prikkel het grootste effect op duurzaamheidsgebied wordt bereikt.

| 20 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

7.5 Hebben de aanbevelingen geleid tot veranderingen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? De aanbevelingen van het rekenkameronderzoek hebben met name gevolgen gehad voor de betrokkenheid van de raad bij het verloop van het beleidsproces. Het rekenkameronderzoek heeft een ondersteunende rol gespeeld om uiteindelijk te komen tot het implementatieplan van het recycletarief. De noodzaak voor een systeemwijziging werd nog duidelijker. Uiteindelijk is er binnen de kaders een besluit genomen voor invoering van het recycletarief, maar ook voor ondersteunende maatregelen, zoals het verminderen van het aantal ondergrondse containers (kostenbesparing), wekelijks ophalen van PBD (milieuprestaties), GFT-E containers bij alle hoogbouwcomplexen (milieuprestaties) en inzamelen op vulgraad (kostenbesparing). Vanuit de ambtelijke organisatie worden de bevindingen van het rekenkameronderzoek onderschreven. Er wordt opgemerkt dat in het rapport staat wat de gemeente al wist, maar dat het krachtig is dat dit onafhankelijk wordt getoetst voor de raad. De analyse uit het rekenkameronderzoek wordt als globaal en niet heel exact en onderbouwd gezien. Volgens een respondent is gebleken dat het voor de raad lastig is om een ambitie vast te stellen wanneer de systeemkeuzes al vaststaan.

Het zou geholpen hebben wanneer er een scherpere analyse van de kosten had plaatsgevonden in het rekenkameronderzoek, dan had de raad ook scherpere keuzes kunnen maken. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt geconstateerd dat er in ieder geval wel iets met dit onderzoek is gebeurd. Ten tijde van dit onderzoek zet de ambtelijke organisatie stappen om invoering van het grondstoffenbeleidsplan op 1 januari 2024 mogelijk te maken. Er wordt vanuit de ambtelijke organisatie verschillend gedacht over de mate waarin dit onderwerp momenteel leeft onder raadsleden.

| 21 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

H8 | Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid ten aanzien van inhuur derden 8.1 Welke aanbevelingen heeft de RKC geformuleerd en in welke mate heeft hierover discussie en besluitvorming plaatsgevonden? In 2019 heeft de RKC onderzoek gedaan naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid ten aanzien van de inhuur van derden. In dit onderzoek werden de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Vertaal generieke doelstellingen aan HR-beleid. In de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn beleidsdoelstellingen geëxpliciteerd. Zoals aangegeven bij de bevindingen zijn deze doelstellingen in het geval van duurzaamheid en SROI meetbaar, door vaststelling acceptabel en realistisch bevonden en voor duurzaamheid ook tijdsgebonden. De doelstellingen zijn echter niet specifiek vertaald naar inhuur van derden. Zo is duurzaamheid enkel beschreven vanuit doelstellingen op energiebesparing en niet vanuit het perspectief van de duurzame inzetbaarheid van de medewerker. Indien dit belangrijk wordt gevonden door de gemeenteraad, adviseren wij een dergelijke doelstellingen voor de inzet van medewerkers en inhuur van derden specifiek te formuleren. 2. Wees duidelijk over de sturingsfilosofie en het gebruik van uitbesteden, inbesteden en inhuur. Hendrik-Ido-Ambacht is een relatief kleine ambtelijke organisatie.

Dit komt doordat verschillende taken zijn uitbesteed aan een samenwerkingsverband zoals SCD of aan de markt zoals zwembad en groenvoorziening. Voor de uitvoering van de overige gemeentelijke taken kan de ambtelijke organisatie niet zonder inhuur van externen. Hiermee vermindert de organisatie haar eigen kwetsbaarheid maar vergroot het de kwaliteit tegen beperkte meerkosten. Als het kan, krijgen ‘zittende’ medewerkers kansen om door te stromen naar andere functies. Dat doet de ambtelijke organisatie actief. Waar dat niet lukt maakt Hendrik-Ido-Ambacht gebruik van raamcontracten en waar dat niet toereikend is van andere marktpartijen. Wij concluderen dat deze manier van werken, die overigens goed te verklaren is gezien de omvang van de ambtelijke organisatie, onvoldoende aan de raad is uitgelegd. Als RKC willen we adviseren om deze toelichting veel explicieter te doen. Dit zou ook uitvoering kunnen geven aan de eerdere aanbeveling van de RKC om een afwegingskader voor inhuur op stellen. Wij denken dat als dat goed uitgelegd wordt, het mogelijk ook niet nodig is om een norm voor inhuur op te stellen. 3. Monitoren van de kwaliteit van de inhuur. Voor de uitvoering van de taken is inhuur erg belangrijk voor Hendrik-Ido-Ambacht.

Van belang is wel dat de broker in de uitvoering van de taak voldoende onafhankelijk is, en niet alleen ‘eigen’ mensen inbrengt maar echt ‘de beste’ kandidaten uit de markt haalt. Wij hebben geen aanleiding om te denken dat dit niet goed gebeurt. Wij adviseren om de kwaliteit van de

| 22 | Rapport Opvolgingsonderzoek - Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

uitvoering van inhuurkrachten goed te blijven monitoren en daarover ook interne afspraken vast te leggen hoe dat te doen.

4. Operationaliseer de doelstelling om de lokale economie te willen stimuleren. De keerzijde van de keuze om te werken met een raamcontract is misschien lastig te verenigen met de kleinschaliger lokale economie die de Hendrik-Ido-Ambacht als doelstelling in het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft staan. Door de samenwerking wordt er eerder op regionale schaal gekeken. Wij adviseren om deze doelstelling als gemeenteraad te concretiseren. 5. Blijf alert op toekomstige ontwikkeling. Hendrik-Ido-Ambacht is kwetsbaar, en dat vraag de volle aandacht om zelfstandig te kunnen blijven. Wij constateren dat de ambtelijke organisatie de noodzaak van de verdere ontwikkeling van medewerkers duidelijk onderkent om te kunnen voldoen aan de toekomstige opgaven. Het antwoord op de vraag ‘hoe’ dat gerealiseerd kan worden, ontbreekt in onze ogen in de nota ‘Op maat verbinden’. Wat betekent dat voor taken die zelf uitgevoerd worden, en taken waarvoor samenwerkingsverbanden worden ingezet of inhuur. Wij adviseren om de ‘hoe’ vraag ook uit te werken en op te nemen in de nota zodat tijdig keuzes gemaakt kunnen worden en de optimale inzet van medewerkers en inhuur geborgd blijft. 6. Nader onderzoek naar inhuur projectmanagers iPM. Hendrik-Ido-Ambacht huurt op relatief grote schaal projectmanagers in bij iPM. Dit is nodig voor allerlei complexe projecten.

Deze projectmanagers maken onderdeel uit van een afdeling van de gemeente Dordrecht. Het projectmanagementbureau werkt op basis van Regeling onderlinge samenwerking Drechtstedengemeenten ook voor Hendrik-Ido-Ambacht. Dit levert de basis op voor het inbesteden van het projectmanagement. Ter voorkoming van misverstanden verdient het de aanbeveling om de reikwijdte van de in te besteden werkzaamheden die vallen binnen de regeling nader te verduidelijken. Het onderzoek is op 19 februari 2020 besproken in de commissie. Naast een presentatie door het onderzoeksbureau is er ook een presentatie verzorgd door de plaatsvervangend griffier van de gemeente Etten-Leur die de commissie meeneemt in de vraag hoe de raad zich beter kan informeren, wat als de belangrijkste conclusie uit het onderzoek wordt beschouwd. Er worden verschillende vragen gesteld door de commissieleden en er ontstaat een discussie over de vraag hoe de bestuurlijke reactie zich verhoudt tot het raadsvoorstel, waarin wordt aangegeven de aanbevelingen van de RKC over te nemen. Daarbij komt ook de rol van de commissie aan de orde. Het voorstel gaat vervolgens als debatstuk naar de raadsvergadering van 2 maart 2020.

8.2 Welke aanbevelingen van de RKC zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke zijn niet overgenomen en waarom niet? Tijdens de raadsvergadering op 2 maart 2020 is er uitgebreid gesproken over het onderzoek van de RKC en is er een amendement ingediend. De oorspronkelijke tekst van het raadsvoorstel luidde: ‘Wij stellen u voor: